MS Office -vinkkejä

Tarkistuslistan luominen Excelissä on tärkeä taito, joka auttaa sinua hallitsemaan päivittäisiä tehtäviä ja varmistamaan, että mikään tärkeä ei jää huomiotta.

Tekstinkäsittelyohjelmat ovat kulkeneet pitkän tien 1980-luvun alusta, jolloin Microsoft julkaisi ensimmäisen kerran Microsoft Wordin MS-DOS:lle. Sen uraauurtava ominaisuus oli, että se oli suunniteltu käytettäväksi hiiren kanssa.

Gantt-kaaviot ovat suosittu tapa seurata projekteja, erityisesti ryhmille, joiden on pidettävä mielessä tehtävän kesto. Käyttämällä Gantt-kaaviota tehokkaasti voit varmistaa, että eri tehtävät eivät häiritse toisiaan, ja jopa määrittää, milloin yhden pitäisi valmistua, jotta toinen voi alkaa.

Tämä on yleinen skenaario: Olet saanut sähköpostilla Word-asiakirjan, joka sinun on allekirjoitettava ja lähetettävä takaisin. Voit tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja palauttaa asiakirjan, mutta Wordissa on helpompi, parempi ja nopeampi tapa lisätä allekirjoitus.

Jos haluat luoda ja tulostaa kaikenlaisia ​​tarroja, etsi Microsoft Word ja Excel. Voit tallentaa tarratietosi Exceliin ja hakea ne sitten Wordissa tarrojen tallentamista tai tulostamista varten.

Yhdistäminen on Microsoft Wordin ominaisuus, jonka avulla voit yksinkertaistaa henkilökohtaisten kirjeiden, tarrojen, kirjekuorien, sähköpostien ja hakemiston luomista. Koska yhdistäminen ei ole MS Wordin yleisimmin käytettyjen ominaisuuksien joukossa, jotkut käyttäjät eivät ehkä tiedä, miten Wordissa yhdistetään kirjeitä, tarroja ja kirjekuoria.

Se on aina kauhea tragedia, kun joku menettää jotain tärkeää, jonka parissa hän työskenteli, koska hän ei tallentanut asiakirjaansa kunnolla. Tämä tapahtuu useammin kuin luulet Excel- ja Word-käyttäjille.

Kun useimmat ihmiset ajattelevat tekstin lajittelua sovelluksessa, he ajattelevat solujen lajittelua Excel-laskentataulukossa. Voit kuitenkin lajitella tekstiä Wordissa, kunhan on jokin, joka kertoo Wordille, missä tekstin eri osat alkavat ja päättyvät.

Histogrammi on kaavio, jonka voit luoda Excelin tiedoista. Sen avulla on helppo tehdä yhteenveto tiettyjen arvojen tiheydestä tietojoukossasi.

Microsoft Word voi tehdä paljon muutakin kuin pelkkä raporttien ja ansioluetteloiden tekeminen. Siinä on tehokkaat graafiset työkalut, joiden avulla voit tehdä graafisia asiakirjoja, kuten onnittelukortteja.

Modern Language Association (MLA) on organisaatio, joka tarjoaa ohjeita ammatti- ja akateemisille kirjoittajille. Monet yliopistot, työnantajat ja ammattitoimistot vaativat nyt kirjoittajilta MLA-tyyliä, koska se on helppokäyttöinen ja johdonmukainen.

Oletuksena, jos olet kirjautunut Office-sovelluksiin Microsoft-tililläsi, sovelluksesi tallentavat asiakirjasi OneDrive-tallennustilaan. Tämä rohkaisee sinua tallentamaan tiedostosi pilveen, jotta voit käyttää niitä muilla synkronoiduilla laitteilla.

Jos käytät OneDrivea valokuvakirjastosi varmuuskopiointiin, se lähettää sinulle säännöllisesti muistoja sähköpostitse – kuvia ja videoita samalta päivältä aikaisempina vuosina. Näin voit poistaa ne käytöstä Windowsissa, Androidissa, iPhonessa ja iPadissa.

Jos olet joskus työskennellyt useiden työkirjojen kanssa Excelissä, tiedät, että se voi joskus aiheuttaa ongelmia, jos kaikki työkirjat ovat avoinna samassa Excel-esiintymässä. Jos esimerkiksi lasket kaikki kaavat uudelleen, se tekee sen kaikille avoimille työkirjoille samassa ilmentymässä.

Jos haluat lähettää ammattimaisen näköistä kirjeenvaihtoa, älä anna vastaanottajan ensimmäisenä nähdä sotkuista käsinkirjoitettua kirjekuorta. Tartu kirjekuoreen, aseta se tulostimeen ja kirjoita nimi ja osoite Microsoft Wordilla.

Tiesitkö, että voit luoda Wordissa lomakkeita, joita ihmiset voivat täyttää. Kun kuulet täytettävistä lomakkeista, se liittyy lähes aina Adobe- ja PDF-dokumentteihin, koska se on suosituin muoto.

Microsoft Word on välttämätön kaikille, jotka työskentelevät kaikenlaisten asiakirjojen kanssa. Sanat ovat olleet olemassa niin kauan, että on mahdotonta kuvitella tekevän toimisto-, koulu- tai muuta digitaalista työtä ilman sitä.

Samojen toimintojen suorittaminen kerta toisensa jälkeen ei ole vain tylsää, vaan se voi myös olla ajanhukkaa ja kuluttaa tuottavuuttasi. Tämä pätee erityisesti aloitteleville Excel-käyttäjille, jotka eivät ehkä ymmärrä, että yleisiä tehtäviä on helppo automatisoida tallentamalla makro.

Matemaattisesti lasket alueen vähentämällä vähimmäisarvon tietyn tietojoukon enimmäisarvosta. Se edustaa arvojen leviämistä tietojoukon sisällä ja on hyödyllinen vaihtelevuuden mittaamiseen – mitä suurempi alue, sitä hajautetumpi ja vaihtelevampi tietosi on.

Jos sinulla on Excel-arkki, jossa on paljon päivämääriä, joudut todennäköisesti lopulta laskemaan erot joidenkin näiden päivämäärien välillä. Ehkä haluat nähdä, kuinka monta kuukautta sinulla kesti maksaa velkasi tai kuinka monta päivää kesti laihduttaaksesi tietyn määrän.

Jos käytät Exceliä päivittäin, olet todennäköisesti törmännyt tilanteisiin, joissa sinun on pitänyt piilottaa jotain Excel-laskentataulukosta. Ehkä sinulla on joitain ylimääräisiä tietolaskentataulukoita, joihin viitataan, mutta joita ei tarvitse tarkastella.

Excelissä kolme yleisimmin käytettyä kaavaa, jotka suorittavat yksinkertaisia ​​matemaattisia laskutoimituksia, ovat COUNT, SUM ja AVERAGE. Hallitsetpa talousbudjettia Excelissä tai vain seuraat seuraavaa lomaasi, olet todennäköisesti käyttänyt jotakin näistä toiminnoista aiemmin.

Sovelluksen oudossa paikassa voit lisätä PowerPoint-diaan toimintopainikkeita tehdäksesi esityksestäsi interaktiivisemman ja katsojan helpompi käyttää. Nämä toimintopainikkeet voivat helpottaa esityksen navigointia ja saada esityksesi diat käyttäytymään web-sivuina.

Tietokoneellasi on kaksi samannimistä Excel-tiedostoa eri kansioissa. Miten määrität, ovatko tiedostot saman Excel-työkirjan kaksoiskappaleita vai eri versioita.

Jos käytät Exceliä paljon, olet todennäköisesti törmännyt tilanteeseen, jossa sinulla on nimi yhdessä solussa ja sinun on jaettava nimi eri soluihin. Tämä on hyvin yleinen ongelma Excelissä, ja voit todennäköisesti tehdä Google-haun ja ladata 100 erilaista makroa, jotka useat ihmiset ovat kirjoittaneet tehdäksesi sen puolestasi.

Esityksen luominen PowerPointissa on huomattavasti helpompaa, jos tiedät muutamia vinkkejä ja temppuja. Olemme näyttäneet sinulle, kuinka voit muuttaa diojen kokoa, lisätä PDF-tiedoston, lisätä musiikkia ja tehdä PowerPointistasi kiinnostavamman.

Kirjoitin äskettäin artikkelin Excelin yhteenvetofunktioiden käyttämisestä suurten tietomäärien helppoon yhteenvetoon, mutta artikkelissa otettiin huomioon kaikki laskentataulukon tiedot. Entä jos haluat tarkastella vain osaa tiedoista ja tehdä yhteenvedon tietojen osajoukosta.

Yksi päivämäärien vähentämisen rajoituksista Excelissä on, että sovellus voi antaa sinulle vain joko päivien, kuukausien tai vuosien määrän erikseen, ei yhdistetyn luvun. Onneksi Microsoft sisällytti sisäänrakennetun Excel-toiminnon, joka antaa sinulle tarkat erot kahden päivämäärän välillä laskentataulukossa.

Joten sinulla on upea kuva lapsistasi tai koiristasi ja haluat pitää hauskaa poistamalla taustan ja pudottamalla toisen taustan. Tai ehkä haluat vain poistaa taustan kuvasta, jotta voit käyttää sitä verkkosivustolla tai digitaalisessa asiakirjassa.

Mahdollisuus seurata muutoksia tekstinkäsittelydokumenteissa oli pelin muuttava innovaatio. Microsoft Word oli tämän kehityksen eturintamassa, ja Wordin käyttäjät ovat hyödyntäneet ominaisuutta siitä lähtien.