On aina kauhea tragedia, kun joku menettää jotain tärkeää, jonka parissa hän työskenteli, koska hän ei ole tallentanut asiakirjaansa kunnolla. Tämä tapahtuu useammin kuin uskoisit Excelin ja Wordin käyttäjille!
Onneksi Microsoft on lisännyt pariin viimeiseen versioon monia ominaisuuksia, jotka auttavat vähentämään tietojen menettämisen mahdollisuuksia kaatumisten, sähkökatkojen, tahattomien poistojen jne. vuoksi. Yksi ominaisuus on nimeltään AutoRecover ja toinen, vähemmän tunnettu ominaisuus, on nimeltään AutoBackup.
Tässä artikkelissa puhun siitä, kuinka molemmat vaihtoehdot määritetään niin, että tietosi ovat mahdollisimman turvallisia. Haluan myös mainita, että Officen uusimmat versiot mahdollistavat asiakirjojen tallentamisen suoraan OneDriveen, mikä on hyvä vaihtoehto, koska voit silti käyttää töitäsi, vaikka kiintolevysi vikaantuisi.
Excelin automaattinen palautus
Automaattinen palautustoiminto on oletusarvoisesti käytössä, ja se tallentaa asiakirjasi periaatteessa automaattisesti väliaikaiseen sijaintiin tietyn ajan kuluttua. Voit tarkastella automaattisen palautuksen asetuksia napsauttamalla Tiedosto ja sitten Asetukset .
Napsauta Tallenna vasemmanpuoleisessa valikossa ja näet Automaattinen palautus -vaihtoehdon kohdassa Tallenna työkirjat .
Oletusarvoisesti automaattisen palautuksen tiedot tallennetaan 10 minuutin välein. Aikavälin lisäksi Excelin on oltava käyttämättömänä 30 sekuntia ennen kuin tiedot tallentuvat. Lisäksi automaattisesti tallennetut tiedot tallennetaan tässä lueteltuun automaattisen palautuksen tiedostosijaintiin . Joten miten se toimii? Periaatteessa oletetaan, että sinulla on alla olevan kaltainen laskentataulukko ja olet tallentanut sen.
Oletetaan nyt, että lisään seuraavat tiedot Excel-laskentataulukkoon ja odotan noin 10 minuuttia tallentamatta asiakirjaani. Koska automaattinen palautusväli on asetettu 10 minuutiksi, sinun on odotettava vähintään sen verran, että tiedot tallentuvat.
Minun tapauksessani simuloin Excelin kaatumista avaamalla tehtävähallinnan ja tappamalla Excel-prosessin. Sen jälkeen avasin Excelin uudelleen ja näin heti vaihtoehdon nimeltä Näytä palautetut tiedostot .
Jos napsautat sitä, se tuo esiin luettelon Excel-tiedostoista, jotka voidaan palauttaa. Minun tapauksessani siinä oli alkuperäinen tiedosto, jossa oli tietoja vain A1- ja A2-muodoissa, ja siinä oli myös AutoRecovered-tiedosto, joka sisälsi tiedot, joita en ollut tallentanut levylle.
Napsauttamalla mitä tahansa luettelossa olevaa kohdetta avautuu toinen Excel-esiintymä, joka näyttää kyseisen tiedoston tiedot. Kaiken kaikkiaan tämä on todella hyödyllinen ominaisuus silloin, kun et tallentanut kaikkea työtäsi, mutta Excel päättyy odottamatta.
Tämän ominaisuuden suurin haittapuoli on, että automaattisen palautuksen tiedot tallennetaan samalle kiintolevylle kuin tiedostosi, joten jos kiintolevyllesi tapahtuu jotain, kaikki katoaa. Voit vaihtaa yllä olevista asetuksista sijainnin erilliseen kiintolevyyn tai jopa verkkosijaintiin, mitä suosittelen.
Huomaa, että Excel poistaa automaattisesti myös automaattisen palautuksen tiedot seuraavissa tilanteissa:
Joten periaatteessa aina kun tallennat tiedoston, se poistaa automaattisen palautuksen tiedoista. Lisäksi, jos suljet Excelin manuaalisesti etkä tallenna tietoja, automaattisen palautuksen tiedot poistetaan. Muista tämä, kun käytät tätä ominaisuutta. Jos olet kova Excel-käyttäjä, suosittelen, että asetat automaattisen palautuksen aikaväliksi jotain 2 tai 3 minuuttia 10 minuutin sijaan.
Automaattinen varmuuskopiointi
Toinen ominaisuus, jota monet ihmiset eivät tiedä siitä, on AutoBackup. Jotta voit käyttää sitä, sinun on ensin mentävä ja tallennettava tiedosto, jotta pääset Tallenna - valintaikkunaan. Jos sinulla on jo tallennettu Excel-asiakirja, siirry kohtaan Tiedosto ja sitten Tallenna nimellä ja valitse sijainti. Kun teet tämän, näyttöön tulee Tallenna nimellä -valintaikkuna.
Napsauta valintaikkunassa Työkalut -painiketta, joka on Tallenna -painikkeen vasemmalla puolella . Näet pari vaihtoehtoa, joista yksi on Yleiset asetukset . Kun napsautat sitä, näkyviin tulee pieni ikkuna, jossa on muita vaihtoehtoja.
Mene eteenpäin ja valitse Luo aina varmuuskopio -ruutu. Napsauta OK ja nyt, kun tallennat tiedoston, luodaan myös Excel-varmuuskopiotiedosto .XLK-tunnisteella. Huomaa, että kun teet tämän ensimmäisen kerran, tiedostot ovat täsmälleen samat. Jos muokkaat alkuperäistä tiedostoa ja tallennat sen uudelleen, varmuuskopiotiedosto pysyy edelleen samana (alkuperäiset tiedot). Kun tallennat sen kolmannella kerralla, varmuuskopiotiedosto kuitenkin päivitetään tiedoilla toiseen tallennuskertaan asti.
Periaatteessa varmuuskopiotiedosto on aina yksi versio nykyistä versiota jäljessä. Joten jos teit joukon muutoksia, tallensit tiedoston ja halusit sitten palata versioon, jossa näitä muutoksia ei ollut, voit vain avata varmuuskopiotiedoston.
Tiedosto on tallennettu samaan paikkaan kuin alkuperäinen tiedosto, eikä sitä näytä olevan mahdollista muuttaa. Tämä ominaisuus ei lisää asiakirjaasi paljon turvallisuutta, mutta se on hyvä tietyissä olosuhteissa.
Näiden varmuuskopiointi- ja palautusominaisuuksien käyttöönotto Excelissä toivottavasti säästää sinua tärkeiden tietojen menettämiseltä. On aina hyvä vaihtoehto käyttää pilvitallennustilaa (kuten OneDrive) ylimääräisenä turvaverkkona, jos tietokoneesi epäonnistuu katastrofaalisesti. Jos sinulla on kysyttävää, kommentoi. Nauttia!
Tekstinkäsittelyohjelmat ovat kulkeneet pitkän tien 1980-luvun alusta, jolloin Microsoft julkaisi ensimmäisen kerran Microsoft Wordin MS-DOS:lle. Sen uraauurtava ominaisuus oli, että se oli suunniteltu käytettäväksi hiiren kanssa.
Gantt-kaaviot ovat suosittu tapa seurata projekteja, erityisesti ryhmille, joiden on pidettävä mielessä tehtävän kesto. Käyttämällä Gantt-kaaviota tehokkaasti voit varmistaa, että eri tehtävät eivät häiritse toisiaan, ja jopa määrittää, milloin yhden pitäisi valmistua, jotta toinen voi alkaa.
Tämä on yleinen skenaario: Olet saanut sähköpostilla Word-asiakirjan, joka sinun on allekirjoitettava ja lähetettävä takaisin. Voit tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja palauttaa asiakirjan, mutta Wordissa on helpompi, parempi ja nopeampi tapa lisätä allekirjoitus.
Jos haluat luoda ja tulostaa kaikenlaisia tarroja, etsi Microsoft Word ja Excel. Voit tallentaa tarratietosi Exceliin ja hakea ne sitten Wordissa tarrojen tallentamista tai tulostamista varten.
Yhdistäminen on Microsoft Wordin ominaisuus, jonka avulla voit yksinkertaistaa henkilökohtaisten kirjeiden, tarrojen, kirjekuorien, sähköpostien ja hakemiston luomista. Koska yhdistäminen ei ole MS Wordin yleisimmin käytettyjen ominaisuuksien joukossa, jotkut käyttäjät eivät ehkä tiedä, miten Wordissa yhdistetään kirjeitä, tarroja ja kirjekuoria.
Se on aina kauhea tragedia, kun joku menettää jotain tärkeää, jonka parissa hän työskenteli, koska hän ei tallentanut asiakirjaansa kunnolla. Tämä tapahtuu useammin kuin luulet Excel- ja Word-käyttäjille.
Kun useimmat ihmiset ajattelevat tekstin lajittelua sovelluksessa, he ajattelevat solujen lajittelua Excel-laskentataulukossa. Voit kuitenkin lajitella tekstiä Wordissa, kunhan on jokin, joka kertoo Wordille, missä tekstin eri osat alkavat ja päättyvät.
Histogrammi on kaavio, jonka voit luoda Excelin tiedoista. Sen avulla on helppo tehdä yhteenveto tiettyjen arvojen tiheydestä tietojoukossasi.
Microsoft Word voi tehdä paljon muutakin kuin pelkkä raporttien ja ansioluetteloiden tekeminen. Siinä on tehokkaat graafiset työkalut, joiden avulla voit tehdä graafisia asiakirjoja, kuten onnittelukortteja.
Modern Language Association (MLA) on organisaatio, joka tarjoaa ohjeita ammatti- ja akateemisille kirjoittajille. Monet yliopistot, työnantajat ja ammattitoimistot vaativat nyt kirjoittajilta MLA-tyyliä, koska se on helppokäyttöinen ja johdonmukainen.
Oletuksena, jos olet kirjautunut Office-sovelluksiin Microsoft-tililläsi, sovelluksesi tallentavat asiakirjasi OneDrive-tallennustilaan. Tämä rohkaisee sinua tallentamaan tiedostosi pilveen, jotta voit käyttää niitä muilla synkronoiduilla laitteilla.
Jos käytät OneDrivea valokuvakirjastosi varmuuskopiointiin, se lähettää sinulle säännöllisesti muistoja sähköpostitse – kuvia ja videoita samalta päivältä aikaisempina vuosina. Näin voit poistaa ne käytöstä Windowsissa, Androidissa, iPhonessa ja iPadissa.
Jos olet joskus työskennellyt useiden työkirjojen kanssa Excelissä, tiedät, että se voi joskus aiheuttaa ongelmia, jos kaikki työkirjat ovat avoinna samassa Excel-esiintymässä. Jos esimerkiksi lasket kaikki kaavat uudelleen, se tekee sen kaikille avoimille työkirjoille samassa ilmentymässä.
Jos haluat lähettää ammattimaisen näköistä kirjeenvaihtoa, älä anna vastaanottajan ensimmäisenä nähdä sotkuista käsinkirjoitettua kirjekuorta. Tartu kirjekuoreen, aseta se tulostimeen ja kirjoita nimi ja osoite Microsoft Wordilla.
Tiesitkö, että voit luoda Wordissa lomakkeita, joita ihmiset voivat täyttää. Kun kuulet täytettävistä lomakkeista, se liittyy lähes aina Adobe- ja PDF-dokumentteihin, koska se on suosituin muoto.
Microsoft Word on välttämätön kaikille, jotka työskentelevät kaikenlaisten asiakirjojen kanssa. Sanat ovat olleet olemassa niin kauan, että on mahdotonta kuvitella tekevän toimisto-, koulu- tai muuta digitaalista työtä ilman sitä.
Samojen toimintojen suorittaminen kerta toisensa jälkeen ei ole vain tylsää, vaan se voi myös olla ajanhukkaa ja kuluttaa tuottavuuttasi. Tämä pätee erityisesti aloitteleville Excel-käyttäjille, jotka eivät ehkä ymmärrä, että yleisiä tehtäviä on helppo automatisoida tallentamalla makro.
Matemaattisesti lasket alueen vähentämällä vähimmäisarvon tietyn tietojoukon enimmäisarvosta. Se edustaa arvojen leviämistä tietojoukon sisällä ja on hyödyllinen vaihtelevuuden mittaamiseen – mitä suurempi alue, sitä hajautetumpi ja vaihtelevampi tietosi on.
Jos sinulla on Excel-arkki, jossa on paljon päivämääriä, joudut todennäköisesti lopulta laskemaan erot joidenkin näiden päivämäärien välillä. Ehkä haluat nähdä, kuinka monta kuukautta sinulla kesti maksaa velkasi tai kuinka monta päivää kesti laihduttaaksesi tietyn määrän.
Jos käytät Exceliä päivittäin, olet todennäköisesti törmännyt tilanteisiin, joissa sinun on pitänyt piilottaa jotain Excel-laskentataulukosta. Ehkä sinulla on joitain ylimääräisiä tietolaskentataulukoita, joihin viitataan, mutta joita ei tarvitse tarkastella.
Ratkaise Apple iTunes -virhe, joka sanoo, että iTunes Library.itl -tiedosto on lukittu, lukitulla levyllä tai sinulla ei ole kirjoitusoikeutta tälle tiedostolle.
Etkö ymmärrä, kuinka kappale tai soittolista toistetaan Apple iTunesissa? Emme voineet kumpaakaan aluksi. Tässä on joitain yksityiskohtaisia ohjeita sen tekemiseen.
Kuinka luoda modernin näköisiä valokuvia lisäämällä pyöristetyt kulmat Paint.NETissä
Käytitkö Delete for me WhatsAppissa viestien poistamiseen kaikilta? Ei huolia! Lue tämä oppiaksesi kumoamaan poistamisen puolestani WhatsAppissa.
Kuinka sammuttaa ärsyttävät AVG-ilmoitukset, jotka näkyvät näytön oikeassa alakulmassa.
Kun päätät, että olet valmis Instagram-tilisi kanssa ja haluat päästä eroon siitä. Tässä on opas, joka auttaa sinua poistamaan Instagram-tilisi väliaikaisesti tai pysyvästi.
Jos olet ollut pitkään Applen käyttäjä, olet varmasti törmännyt Find My -sovellukseen, joka on asennettuna iPhoneen, iPadiin, Maciin ja muihin Applen ekosysteemin laitteisiin. Fin…
Google-kuvien lukittu kansio: vaiheittaiset ohjeet asennukseen, kuvien lisäämiseen, kuvien siirtämiseen ja muuhun
Mitä tietää Google Passkeys mahdollistaa kasvojen ja sormenjälkien tunnistamisen kirjautumiseen Google-tiliisi. Salasanat voidaan luoda lisäämällä omistamasi laite Google-tiliisi ja…
Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Mutta joskus sanat on kirjoitettava selkeästi korostamaan ja selittämään tai vain antamaan teokselle otsikko. Clipchampin kanssa työskenteleville tämä on…
