Samojen toimintojen suorittaminen kerta toisensa jälkeen ei ole vain tylsää, vaan se voi myös olla ajanhukkaa ja kuluttaa tuottavuuttasi . Tämä pätee erityisesti aloitteleville Excel-käyttäjille , jotka eivät ehkä ymmärrä, että yleisten tehtävien automatisointi on helppoa tallentamalla makro. Mutta mikä on Excel-makro?
Excel-makrojen avulla voit automatisoida monia yleisiä suoritettavia tehtäviä kaavojen lisäämisestä tietojen muotoiluun. Sinun ei tarvitse olla ohjelmoija luodaksesi niitä, sillä Excel voi tallentaa toiminnot suorittaessasi niitä. Jos haluat tietää, kuinka makro tallennetaan Exceliin, sinun on noudatettava alla olevia ohjeita.
Mikä on Excel-makro?
Excel-makro on tallennettu ohjesarja, joka on luotu manuaalisesti VBA:ssa (Visual Basic for Applications) tai tallennettu automaattisesti Excelin Macro Recorder -työkalulla. Makron avulla voit tallentaa mitä tahansa yleisiä toimintoja, kuten tyhjien sarakkeiden poistamisen, tekstin muotoilun muuttamisen tai uusien kaavojen lisäämisen työkirjaan.
Nämä tallennetut toiminnot voidaan sitten suorittaa napin painalluksella tai käyttämällä tiettyä pikanäppäintä. Jokaisella makrolla on oma pikakuvake, jonka avulla voit toistaa toiminnon nopeasti.
Jos käytät Exceliä makron tallentamiseen, lyhennät laskentataulukon luomiseen tai muokkaamiseen kuluvaa aikaa, mikä nopeuttaa työnkulkua.
Kuinka tallentaa makro Exceliin
Helpoin tapa luoda uusi makro Microsoft Excelissä on tallentaa se Macro Recorder -työkalulla, jota voit käyttää Excelissä Windowsissa tai Macissa. Valitettavasti makroa ei voi tallentaa Excel Onlineen.
- Jos haluat tallentaa uuden makron Exceliin, avaa uusi tai olemassa oleva työkirja. Valitse nauhapalkin Kehittäjä - välilehdellä Tallenna makro -painike. Vaihtoehtoisesti paina näppäimistön Alt + T + M + R -näppäimiä.
- Tallenna makro -ikkunassa voit määrittää makrollesi nimen, joka tunnistaa sen tarkoituksen Makron nimi -ruudussa, sekä antaa kuvauksen muille käyttäjille Kuvaus - ruudussa. Voit myös lisätä pikanäppäimen (kuten Ctrl + T ) määrittääksesi uuden makron pikanäppäimelle.
- Avattavassa Tallenna makro sisään -valikossa voit määrittää, mihin haluat tallentaa makron, kun se on tallennettu, kuten Tämä työkirja (tallentaaksesi sen avoimeen työkirjaan), Uusi työkirja (tallentaaksesi sen uuteen työkirjaan ) tai Personal Macro Workbook (jotta voit käyttää sitä useissa työkirjoissa). Aloita tallennus valitsemalla OK - painike, kun olet vahvistanut valintasi.
- Kun valitset OK , Excel Macro Recorder on tallennustilassa. Jokainen suorittamasi toiminto painikkeen napsauttamisesta solun muokkaamiseen tallennetaan. Suorita tässä vaiheessa toiminnot, jotka haluat tallentaa makrona, ja valitse sitten Lopeta tallennus -painike Kehittäjä - välilehdellä, kun olet valmis.
Olemassa olevien Microsoft Excel -makrojen suorittaminen, muokkaaminen tai poistaminen
Tallennusmakro -ikkunassa valitsemastasi tallennuspaikasta riippuen tallennettu makrosi on valmis suoritettavaksi avoimessa työkirjassasi tai vasta avatussa työkirjassa.
- Jos haluat suorittaa, muokata tai poistaa luomasi makron, valitse nauhapalkista Kehittäjä > Makrot .
- Makro - ikkunassa näkyy luettelo avoimessa työkirjassasi suoritettavista makroista. Suorita makro valitsemalla se luettelosta ja valitsemalla sitten Suorita - painike. Voit myös käyttää makron luomisen yhteydessä valitsemaasi pikanäppäintä sen suorittamiseen.
- Jos haluat sen sijaan tehdä muutoksia tallennettuun makroon, valitse Muokkaa - painike. Tämä avaa Excelin VBA-editorin, jolloin kokeneet käyttäjät voivat muokata VBA-koodia ja muuttaa makron suoritustapoja. VBA-aloittelijoille saattaa olla helpompi yksinkertaisesti poistaa makro ja tallentaa se uudelleen.
- Jos haluat poistaa makron, valitse se luettelosta ja napsauta sitten Poista - painiketta.
- Excel pyytää sinua vahvistamaan, että haluat poistaa makron. Vahvista tämä valitsemalla Kyllä . Kun makro on poistettu, sinun on tallennettava makro uudelleen yllä lueteltujen vaiheiden mukaisesti.
Excel-tiedostojen tallentaminen tallennettujen makrojen kanssa
Excel-työkirjat tallennetaan yleensä XLSX-tiedostomuodossa (tai XLS -tiedostomuodossa Excel 2007:ssä ja sitä vanhemmissa työkirjoissa). Tämä tiedostotyyppi tukee useimpia Excel-tietoja, mutta ei sisällä tallennettuja Excel-makroja.
Jos haluat tallentaa Excel-tiedoston, jossa on tallennettuja makroja, sinun on käytettävä sen sijaan XLSM- tiedostomuotoa.
- Voit tallentaa Excel-tiedoston makrokäyttöisenä työkirjana valitsemalla Tiedosto > Tallenna nimellä > Selaa .
- Valitse Tallenna nimellä -ikkunan avattavasta valikosta Excel-makrokäyttöinen työkirja (*.xlsm) . Valitse tiedoston tallennuspaikka ja tallenna se valitsemalla Tallenna - painike.
- Kun avaat makroa tukevan Excel-tiedoston toisessa PC- tai Mac-tietokoneessa, saatat joutua valtuuttamaan Excel suorittamaan kaikki mukana olevat makrot ensin. Tee tämä valitsemalla Ota makrot käyttöön -painike.
Excel-tiedostojen jakaminen tallennettujen makrojen kanssa
Excel-makrot ovat hyödyllisiä, mutta ne sisältävät myös mahdollisia tietoturvariskejä. Jos avaat Excel-tiedoston, joka sisältää makroja lähteestä, jota et tunnista tai johon et luota, annat tiedoston suorittaa vaarallista koodia tietokoneellasi.
Tämän vuoksi online-sähköpostipalveluntarjoajat, kuten Gmail, estävät automaattisesti käyttäjiä lähettämästä XLSM -tiedostoja (makro-yhteensopiva Excel-työkirja) muille käyttäjille. Jos näin käy, voit ehkä käyttää tiedostojenjakopalveluita, kuten Google Drivea, jakaaksesi sen verkossa muiden käyttäjien kanssa.
Jos haluat jakaa makro-yhteensopivan Excel-tiedoston toisen lähellä olevan käyttäjän kanssa, voit myös tarkastella paikallisia tiedostonsiirtomenetelmiä jakaaksesi sen toisen PC:n tai Macin tai muiden laitteiden, kuten älypuhelimien, kanssa.
Makrokäyttöiset Excel-tiedostot voidaan pakata viruksiin tai muihin haittaohjelmiin, joten jos avaat Excel-tiedoston, johon et luota, saatat joutua etsimään haittaohjelmia jälkikäteen varmistaaksesi, että tietokoneesi ei ole vaarantunut. Tai skannaa itse tiedosto ennen sen avaamista.
Edistyneet Excel-vinkit ja temput
Makron tallentaminen on vain yksi Excel-temppu , joka voi auttaa sinua säästämään aikaa, mutta on myös muita Excelin ominaisuuksia, jotka voivat tehdä sinusta myös tuottavamman. Tehokäyttäjät saattavat olla kiinnostuneita Excelin käyttämisestä tietojen kaappaamiseen verkossa , kun taas data-analyytikot saattavat olla uteliaita siitä, kuinka COUNTIFS-, SUMIFS- ja AVERAGEIFS -laskentoja käytetään laajaan data-analyysiin.
Jos haluat työskennellä mieluummin ryhmässä tai kamppailet monimutkaisen Excel-kaavan kanssa, voit myös tehdä yhteistyötä Excel-taulukoiden parissa jaetun työkirjan avulla. Saatat kuitenkin huomata, että Google Sheets on parempi vaihtoehto verkkoyhteistyöhön, mutta siinä on monia samoja toimintoja ja ominaisuuksia.