Yhdistämisen käyttäminen Wordissa kirjeiden, tarrojen ja kirjekuorien luomiseen

Yhdistäminen on Microsoft Wordin ominaisuus, jonka avulla voit yksinkertaistaa henkilökohtaisten kirjeiden, tarrojen, kirjekuorien, sähköpostien ja hakemiston luomista. Koska yhdistäminen ei ole MS Wordin yleisimmin käytettyjen ominaisuuksien joukossa, jotkut käyttäjät eivät ehkä tiedä, miten Wordissa yhdistetään kirjeitä, tarroja ja kirjekuoria. 

Jos yrität säästää aikaa kunkin kirjeen, tarran tai muiden asiakirjojen manuaaliseen personointiin, yhdistäminen voi olla hyödyllistä. Vaikka et olisi koskaan yrittänyt luoda yhdistämiskirjettä, prosessi on melko suoraviivainen, ja opastamme sinut alla jokaisen vaiheen läpi.

Kuinka luoda yhdistämiskirjeitä

Microsoft Wordissa on ohjattu toiminto, joka opastaa sinua yhdistämiskirjeiden luomisessa . Ohjattu toiminto kysyy kirjettä, jota haluat käyttää, ja kirjeen vastaanottajia matkan varrella, joten varmista, että sinulla on luettelo vastaanottajista valmiina lisättäväksi. Jos et, ei hätää, voit aina lisätä vastaanottajaluettelon manuaalisesti.

1. Avaa Word-asiakirja ja kirjoita viestisi. Jätä pois personoidut elementit (esimerkiksi otsikko, nimi, kaupunki jne.). Toistaiseksi voit jättää tyhjän tilan kohtaan, johon haluat lisätä nämä elementit, esimerkiksi:

1. Kun mallisi on valmis, valitse yläpalkista Postitukset > Aloita yhdistäminen > Vaiheittainen yhdistämistoiminto .

1. Uusi ruutu tulee näkyviin MS Word -ikkunan oikeaan reunaan. Tämä on ohjattu toiminto, joka opastaa sinut prosessin läpi. Ensimmäisenä vaiheena sinun on valittava käsittelemäsi asiakirjan tyyppi. Valitse Kirjaimet ja valitse Seuraava: Aloitusasiakirja .

1. Sinun on valittava seuraavassa asiakirja, jota haluat käyttää yhdistämiseen.
   Jos olet jo kirjoittanut sisältöä kirjeellesi, valitse Käytä nykyistä asiakirjaa .
   Jos haluat käyttää käyttövalmis mallia, valitse mallista Aloita. Kun olet valinnut aloitusasiakirjan, napsauta Valitse vastaanottajat . 

1. Seuraava vaihe on vastaanottajien valitseminen. Olettaen, että sinulla on vastaanottajan tiedoilla täytetty Excel-taulukko, voit tuoda tiedot valitsemalla Käytä olemassa olevaa tiedostoa -vaihtoehdon ja valitsemalla Selaa seuraavasta osiosta. 

Siirry taulukolle, joka sisältää vastaanottajaluettelon resurssienhallinnan avulla, valitse taulukko ja valitse Avaa . 

Kun valitset taulukon, näet Valitse taulukko -ikkunan. Valitse asiaankuuluvat taulukot. Muista valita valintaruutu tekstin Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot , jos se pitää paikkansa tiedoissasi, ja valitse OK .

Seuraavaksi näet luettelon vastaanottajista, joita Word käyttää yhdistämisessäsi. Jos kaikki näyttää hyvältä, valitse OK . 

Kun olet lisännyt Excel-taulukon, valitse Seuraava: Kirjoita kirje .

1. Olet nyt valmis lisäämään paikkamerkkejä kirjeeseesi. Vie kohdistin kohtaan, johon haluat lisätä paikkamerkin, ja valitse Lisää kohteita yhdistämisruudusta.

Lisää yhdistämiskenttä -valintaikkuna avautuu, josta voit valita sopivan paikkamerkin ja lisätä sen kirjeeseen valitsemalla Lisää .

1. Kun olet lisännyt kaikki yhdistämiskentät, valitse Seuraava: Esikatsele kirjaimia .

Tämä näyttää esikatselun kaikista yhdistämisellä luoduista kirjeistä. Voit vaihtaa kirjeiden esikatselua yhdistämisruudun nuolipainikkeilla.

1. Valitse Seuraava: Viimeistele yhdistäminen . Valitse seuraavassa vaiheessa joko Tulosta (jos haluat tulostaa kaikki kirjaimet) tai Muokkaa yksittäisiä kirjaimia > Kaikki (jos aiot yhdistää kirjaimet yhdeksi asiakirjaksi).

Kuinka luoda yhdistämistarroja

On aina hyvä idea koota postituslistasi siististi Excel-taulukkoon, jotta et huimaa, kun tarvitset jonkun postitustietoja. Jos kuitenkin haluat tulostaa tarrat, Excel-arkkikokoelmasi ei leikkaa sitä. Sen sijaan sinun on luotava yhdistämistunnisteet MS Wordiin.

1. Jos sinulla on jo Excel-taulukko, jossa on postitustiedot, voit siirtyä seuraavaan vaiheeseen. Jos ei, järjestä postituslistasi Excel-arkille. Lisää joitakin otsikoita (etunimi, sukunimi, osoite jne.) ja järjestä luettelosi.
2. Vaihda MS Wordiin. Käytä ohjattua toimintoa tarrojen luomiseen. Avaa tyhjä asiakirja ja valitse Postitukset > Valitse yhdistäminen > Vaiheittainen ohjattu yhdistämistoiminto . 

1. Valitse Tarrat ja sitten Seuraava: Aloitusasiakirja . 

1. Valitse seuraavassa näytössä Muuta asiakirjan asettelua . Valitse seuraavaksi Tarraasetukset määrittääksesi tuotenumerosi ja etiketin brändisi.

Kun valitset OK , näet asiakirjassasi ääriviivat tarrat. Jos et, siirry kohtaan Table Design > Borders ja valitse Näytä ruudukkoviivat.

1. Palaa MS Wordin Postitukset -välilehteen ja valitse Valitse vastaanottajat > Käytä olemassa olevaa luetteloa. 

Siirry Excel-tiedostoon, joka sisältää postituslistan. Valitse tiedosto ja valitse Avaa .

1. Näet Valitse taulukko -ikkunan. Jos työkirjassasi on useita arkkeja, näet tässä useamman kuin yhden kohteen. Valitse se, joka sisältää postituslistasi. Valitse tekstin vieressä oleva valintaruutu Ensimmäinen tietorivi sisältää sarakeotsikot ja valitse OK . 

1. MS Word tuo postituslistan. Valitse Address Block . Katso oikealla oleva esikatselu. 

Jos se ei näytä siltä miltä haluat, valitse Vastaa kentät. Varmista, että kaikki tiedot vastaavat sopivaa laskentataulukon otsikkoa ja valitse OK .

Katso esikatselu uudelleen. Jos se näyttää hyvältä, valitse OK .

1. Tarrassa näkyy nyt > . Siirry kohtaan Postitukset > Päivitä lisättävät tarrat > kaikkiin tarroihin.

1. Tunnisteet ovat nyt valmiita yhdistettäviksi. Siirry kohtaan Postitukset > Viimeistely ja yhdistä > Muokkaa yksittäisiä asiakirjoja . 

Näet pienen ikkunan ponnahdusikkunaan. Valitse Kaikki ja sitten OK .

1. Näet nyt kaikki tunnisteet yhdistettyinä.

Kuinka luoda yhdistämiskirjekuoria

Yhdistelmäkirjekuorien luominen on enimmäkseen samaa kuin tarrojen luominen, mutta muutamalla säädöllä. 

Napsauta jälleen Postitukset > Aloita yhdistäminen > Vaiheittainen yhdistämistoiminto , mutta tällä kertaa valitse Kirjekuoret ja valitse sitten alhaalta Seuraava: Aloitusasiakirja .

1. Sinua pyydetään valitsemaan aloitusasiakirja. Valitse Kirjekuoren asetukset valitaksesi kirjekuoren koon ja toimitus-/palautusosoitteen sijainnin (katso seuraava vaihe) ja valitse Seuraava: Valitse vastaanottajat .

1. Kun valitset Kirjekuoriasetukset , näet pienen ponnahdusikkunan. Valitse haluamasi kirjekuoren koko ja valitse fontti sekä toimitus- ja palautusosoite.

1. Ohjatun toiminnon seuraava vaihe on vastaanottajien valitseminen. Valitse Käytä olemassa olevaa luetteloa (olettaen, että sinulla on jo vastaanottajatiedot sisältävä Excel-taulukko) ja etsi tiedosto valitsemalla Selaa . Valitse haluamasi tiedosto ja napsauta Seuraava: Järjestä kirjekuori . 

1. Valitse seuraavassa näytössä Osoitelohko , katso esikatselua varmistaaksesi, että se näyttää siltä kuin haluat, ja valitse OK .

Näet nyt kirjekuoressa tekstin  > .

1. Valitse Seuraava: Esikatsele kirjekuoriasi . Näet saman esikatselun kuin edellisessä vaiheessa, mutta asiakirjassasi. Voit siirtyä kirjekuorien välillä ohjatun toiminnon ruudun nuolipainikkeilla.

Kirjekuoresi ovat nyt valmiita yhdistettäviksi. Valitse Seuraava: Viimeistele yhdistäminen .

1. Seuraavassa näytössä näet vaihtoehdon Muokkaa yksittäisiä kirjekuoria . Valitse se, yhdistä kaikki tietueet valitsemalla Kaikki ja valitse OK .

Näet nyt kaikki kirjekuoret yhdistettynä yhdeksi asiakirjaksi.

Joukkotulostus ja sähköpostit on tehty helpoksi

Yhdistäminen voi säästää paljon aikaa, jonka muuten kuluttaisit kirjeiden, tarrojen tai kirjekuorien mukauttamiseen. Se ei kuitenkaan ole kaikki mitä voit tehdä MS Wordilla. Voit myös luoda onnittelukortteja , vihkoja ja arkistokortteja .

Yhdistäminen on ollut käytössä jo jonkin aikaa, mutta jos haluat tehostaa prosessejasi, Microsoft Office 2019 esitteli joitain siistejä ominaisuuksia , joita kannattaa ehkä tarkastella.