15 PowerPoint-vinkkiä ja temppuja esityksesi parantamiseen

Esityksen luominen PowerPointissa on huomattavasti helpompaa, jos tiedät muutamia vinkkejä ja temppuja. Olemme näyttäneet sinulle, kuinka voit muuttaa diojen kokoa , lisätä PDF -tiedoston , lisätä musiikkia ja tehdä PowerPointistasi kiinnostavamman . 

Oletpa sitten uusi PowerPoint-esitysten luomisessa tai ammattilainen, voit kehittyä entisestään ottamalla käyttöön uusia PowerPoint-suunnitteluideoita . 

Sisällysluettelo

• 1. Kuvan lukitseminen PowerPointissa
• 2. Toista diaesitys PowerPointissa
• 3. PowerPointin koon pienentäminen 
• 4. PowerPoint-muistiinpanojen lisääminen ja tulostaminen
• 5. Kuinka muokata PowerPoint-taustoja
• 6. Linkin liittäminen toiseen diaan esityksessä
• 7. Pysy johdonmukaisena käyttämällä Format Painteriä
• 8. Näytä älykkäältä SmartArtin avulla
• 9. Kohdista objektisi
• 10. Kuva-asettelun käyttäminen
• 11. Ole säästäväinen diasiirtymien kanssa
• 12. Käytä animaatioita viisaasti
• 13. SUUKKO
• 14. Etsi korkealaatuisia malleja, kuvia ja grafiikkaa
• 15. Vie esitys videona

1. Kuvan lukitseminen PowerPointissa

Kuvan lukitseminen PowerPoint-esitykseen estää kuvan mittasuhteiden tai kuvasuhteen vääristymisen tai skaalautumisesta.

Voit lukita kuvan PowerPointissa seuraavasti:

1. Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Koko ja sijainti . 

1. Valitse Lukitse kuvasuhde -ruutu .

On myös mahdollista lukita kuva tai kohde, jotta sen kokoa ei voi muuttaa tai siirtää dian ympärillä ollenkaan. Tämä ominaisuus saattaa puuttua useimmista PowerPoint-työpöytäversioista. Voit ehkä napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kuvaa, muotoa tai objektia ja valita Lukitse .

Jos et näe tätä vaihtoehtoa, yksi kiertotapa on sijoittaa objekteja kantadiaan. Saat lisätietoja lukemalla kantadiojen muokkaamisen PowerPointissa . 

2. Toista diaesitys PowerPointissa

Jos aiot käyttää PowerPoint-diaesitystä jatkuvasti, voit asettaa diaesityksen silmukaksi sen sijaan, että joutuisit käynnistämään sen uudelleen manuaalisesti.

1. Avaa PowerPoint, jonka haluat silmukan.
2. Valitse Diaesitys - välilehti.
3. Valitse Aseta diaesitys -painike.

1. Valitse ruutu Silmukka jatkuvasti, kunnes Esc.

1. Valitse OK - painike.

Sinun on painettava Esc - näppäintä lopettaaksesi silmukan sisältävän PowerPoint-esityksen. Napsauttamalla dekkisi viimeistä diaa tai painamalla oikeaa nuolinäppäintä näppäimistölläsi diaesitys käynnistyy uudelleen.

3. PowerPointin koon pienentäminen 

PowerPoint-tiedostot voivat kasvaa suuriksi, jos olet lisännyt korkearesoluutioisia kuvia tai mediatiedostoja. Meillä on muutamia PowerPoint-vinkkejä, jotka voivat auttaa pienentämään PowerPoint-tiedostosi kokoa.

• Upota vain esityksessäsi käytetyt kirjasinmerkit valitsemalla vasemmalla olevasta valikosta  Tiedosto > Asetukset > Tallenna .

• Jos olet päättänyt upottaa kirjasimia tiedostoon, valitse Upota vain esityksessä käytetyt merkit -vaihtoehto.

• Poista kuvankäsittelytiedot. Kun muokkaat kuvaa PowerPointissa, se tallentaa alkuperäisen kuvan ja muokatun version. Tämän estämiseksi: 
  • Valitse Tiedosto > Asetukset > Lisäasetukset . 
  • Valitse Kuvan koko ja laatu -kohdassa Hylkää muokkaustiedot -valintaruutu . 
  • Voit pienentää PowerPointin kokoa entisestään poistamalla valintaruudun Älä pakkaa kuvia tiedostossa ja valitse kuvillesi pienempi oletusresoluutio. 

• Pakkaa kuvia lisää valitsemalla kuva diaesityksestäsi. 
  • Valitse Kuvamuoto - välilehdessä Pakkaa kuvat -painike. Voit valita, käytetäänkö pakkausasetuksia kaikkiin kuviin vai vain valitsemaasi kuvaan. 
  • Valitse Poista rajatut alueet kuvista -valintaruutu ja valitse Käytä oletustarkkuutta . Paina OK .

Pienentämällä PowerPoint-tiedoston kokoa helpotat tiedoston tallentamista ja lähettämistä sähköpostitse.

4. PowerPoint-muistiinpanojen lisääminen ja tulostaminen

Lisää puhujan muistiinpanoja, jotta esittelijä muistaa, mitä sanoa esityksen aikana valitsemalla Muistiinpanot - painike PowerPointin alaosassa. Kirjoita komentosarja tai vain muutama muistiinpano muistutukseksi.

Jos haluat tulostaa esityksen muistiinpanoineen, valitse Muistiinpanot-sivut Tulosta - valintaikkunan Asetukset -osiossa.

5. Kuinka muokata PowerPoint-taustoja

Jos haluat lisätä, poistaa tai muokata taustagrafiikkaa dioistasi PowerPoint-työpöytäsovelluksella, sinun on valittava Näytä - valikosta Slide Master . Valitse sitten vasemmalta diamaskin tai jokin sen alapuolella näkyvistä asetteluista: Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muotoile tausta . Valitse Piilota taustagrafiikka -ruutu . 

Jos käytät PowerPointia selaimessa, olet ehkä huomannut, että diapohjia ei ole. Kun käytät online-versiota, voit suoraan lisätä, poistaa tai muokata mitä tahansa diassa näkyvää grafiikkaa.

6. Linkin liittäminen toiseen diaan esityksessä

Linkittäminen saman esityksen toiseen diaan voi olla hyödyllistä, jos ennakoit tarpeen ohittaa osan esityksestäsi aikarajoitusten vuoksi tai palata edelliseen diaan. Se on yhtä helppoa kuin hyperlinkin lisääminen.

1. Valitse teksti, kuva tai muoto, jota haluat käyttää linkkinä.
2. Valitse Lisää > Linkki tai napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Hyperlinkki .
3. Valitse Lisää hyperlinkki -valintaikkunan Linkki- kohdassa Sijoita tähän asiakirjaan .

1. Valitse, mihin diaan haluat linkittää, ja paina OK - painiketta.

7. Pysy johdonmukaisena käyttämällä Format Painteriä

Johdonmukaisuus on hyvin suunnitellun PowerPoint-esityksen tunnusmerkki. Esimerkiksi diojen otsikoilla tulee olla sama väri, kirjasin ja kirjasinkoko koko pakkauksessa. Muotomaalari tekee esityksen kaikkien otsikoiden ja elementtietikettien standardoinnista nopeaa ja helppoa. 

1. Valitse sisältö, jossa on haluamasi muotoilu.
2. Valitse Aloitus - välilehdeltä Muotomaalari . 
3. Valitse seuraavaksi jotain muuta, ja ensimmäisen elementin muotoilu otetaan käyttöön automaattisesti.

Yksinkertainen. Jos haluat käyttää muotoilua useisiin elementteihin, kaksoisnapsauta Muotoilua ja toista yllä olevaa vaihetta 3, kunnes olet käyttänyt muotoilua kaikkiin haluamiisi elementteihin. Lopeta Format Painterin käyttö painamalla Esc -näppäintä.

8. Näytä älykkäältä SmartArtin avulla

PowerPointin sisäänrakennettu SmartArt-ominaisuus auttaa viemään esityksesi uudelle tasolle. SmartArtin avulla voit muuntaa yksinkertaisen, tylsän tekstin mukaansatempaavaksi grafiikaksi.

1. Valitse teksti, jonka haluat muuntaa grafiikaksi.
2. Valitse Aloitus - välilehdellä Muunna SmartArt-muotoon .

1. Valitse vaihtoehto, josta pidät eniten. Kun siirrät hiirtä eri vaihtoehtojen päälle, näet, miltä tekstisi näyttää muutettuna kyseiseksi SmartArt-vaihtoehdoksi.
2. Jos haluat SmartArt-vaihtoehdon, jonka avulla voit lisätä kuvia, valitse Lisää SmartArt-grafiikkaa . 
3. Valitse vasemmalla olevasta valikosta Kuva .

1. Valitse vaihtoehto, josta pidät eniten.
2. Valitse OK - painike.
3. Voit lisätä kuvan valitsemalla kuvakuvakkeen SmartArt-elementistä ja valitsemalla, lisätäänkö kuva tietokoneellasi olevasta tiedostosta vai verkkolähteestä, kuten Bingistä.

SmartArt-galleriassa on kymmeniä vaihtoehtoja. Yksi niistä tekee diastasi kiinnostavamman.

9. Kohdista objektisi

Olet käyttänyt Format Painteriä varmistaaksesi, että muotoilusi on johdonmukainen koko esityksen ajan. Varmista samalla, että kaikki objektisi on kohdistettu täydellisesti PowerPointin tasaustyökalun avulla.

1. Valitse objektit, jotka haluat tasata pitämällä Shift -näppäintä painettuna , kun valitset kutakin objektia.
2. Valitse Muoto - välilehdellä Tasaa . 
3. Valitse, kuinka haluat valitun objektin tasaavan.

1. Jos haluat jakaa vähintään kolme objektia tasaisesti, valitse objektit ja valitse sitten Tasaa ja joko Jaa vaakasuunnassa tai Jaa pystysuunnassa . 

Tarkkailu dioissasi olevien kohteiden kohdistamisessa auttaa luomaan ammattimaisen esityksen.

10. Kuva-asettelun käyttäminen

Kun käsittelet diaa, jossa on yksi tai useampi kuva, kokeile PowerPointin sisäänrakennettua Picture Layout -työkalua. Se on SmartArt kuville.

1. Valitse kaikki dian kuvat ( valitse useita kuvia pitämällä Shift- näppäintä painettuna ).
2. Valitse Kuvatyökalut - valikosta Muoto > Kuvan asettelu . 

1. Vie hiiren osoitin vaihtoehtojen päälle löytääksesi parhaan kuvan asettelun ja valitse se.

Jos päätät, että et halua käyttää kuva-asettelua, voit muuntaa kuvat takaisin muodoiksi valitsemalla Suunnittelu > Muunna > Muunna muodoiksi .

11. Ole säästäväinen diasiirtymien kanssa

Kun huomaat, että voit lisätä animaatioita diojen väliin, saatat tuntea houkutusta kokeilla niitä kaikkia. Sinun tulee kuitenkin muistaa PowerPoint-esitysten pääsääntö: vähemmän on enemmän. Jos sinun on ehdottomasti käytettävä siirtymää, pidä kiinni yksinkertaisista, kuten Cut and Fade .

1. Valitse dia.
2. Valitse siirtymä Siirtymät - välilehdeltä.

1. Valitse Tehosteasetukset , jos se on käytettävissä, jos haluat valita lisäasetuksia siirtymälle.

1. Valitse Esikatselu nähdäksesi siirtymän toiminnassa.

12. Käytä animaatioita viisaasti

Kun vähennät diasiirtymiäsi, varmista, että käytät myös animaatioita harkitusti. Tekstin tai objektien animointi diassa voi helpottaa esitystäsi, mutta liian monet animaatiot voivat häiritä. Ole tarkka siitä, milloin ja missä käytät niitä. 

Animaatioiden ja tehosteiden lisääminen:

1. Valitse teksti tai objekti, jonka haluat animoida. 
2. Valitse animaatio Animaatiot - välilehdeltä.

1. Valitse seuraavaksi tehosteasetukset . Huomaa, että tehosteasetukset vaihtelevat sen mukaan, minkä animaation olet valinnut.

Voit valita eri tapoja aloittaa animaatiot. Valitse Animaatiot - välilehden Ajoitus -osiossa , milloin animaatio aloitetaan.

• Napsauttamalla . Tämä vaihtoehto käynnistää animaation, kun napsautat diaa.
• Edellisen kanssa . Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että animaatio toistetaan samaan aikaan sarjan edellisen animaation kanssa.
• Edellisen jälkeen . Animaatio alkaa heti edellisen päättymisen jälkeen.
• Kesto . Tämän vaihtoehdon avulla voit saada vaikutuksen kestämään pidempään tai lyhyempään.
• Viive . Lisää aikaa ennen kuin vaikutus alkaa.

Animaatioiden toistojärjestyksen muuttaminen:

1. Valitse diasta animaatiomerkki (tai vaihda Animaatio-ruutuun valitsemalla se Animaatio -välilehden Advanced Animation -osiossa ja valitse animaatio luettelosta.)

1. Valitse Animaatio - välilehden Ajoitus -osiossa joko Siirrä aikaisemmin tai Siirrä myöhemmin .

Voit lisätä animaation objektiryhmään seuraavasti:

1. Paina Ctrl ja valitse useita objekteja.
2. Luo ryhmä valitsemalla Muoto > Ryhmä > Ryhmä .
3. Valitse animaatio Animaatiot - välilehdeltä.

Jos käytät niitä oikein, animaatiot voivat tehdä esityksestäsi selkeämmän ja helpommin ymmärrettävän.

13. SUUKKO

PowerPoint-diat ovat tehokkaimpia, kun ne ovat yksinkertaisia. Kun lisäät dioihin vain tärkeimmät tiedot, ihmisten on helpompi sulattaa ja muistaa viestisi. Voit aina kertoa aiheesta enemmän, mutta älä pakkaa diaan enemmän sisältöä kuin tarvitset. Loppujen lopuksi yleisösi pitäisi kuunnella enemmän kuin lukea.

14. Etsi korkealaatuisia malleja, kuvia ja grafiikkaa

Kun pidät asian yksinkertaisena, käytät kuvia ja grafiikkaa, jotka näyttävät hyvältä. Olemme koonneet yhteen hienoja valokuvasivustoja ja paikkoja, joista saat kauniita PowerPoint-malleja .

15. Vie esitys videona

Kun olet tyytyväinen esitykseen, vie se videona:

1. Valitse Tiedosto > Vie .

1. Valitse Luo video .

1. Valitse videon laatu ja haluatko käyttää tallennettuja ajoituksia ja kertomuksia.

1. Aseta kunkin dian kesto.
2. Valitse Luo video -painike.
3. Siirry kansioon, johon haluat tallentaa videotiedoston.
4. Valitse Tallenna - painike.

Näiden vinkkien ja temppujen avulla nostat esityksesi uudelle tasolle! 

Ehkä kuitenkin kaikista oppimistasi vihjeistä ja temppuista huolimatta olet päättänyt vannoa ohjelmiston kokonaan. Niin monet PowerPoint-esitykset ovat saaneet yleisön uneen, että meillä on nyt sille termi: "death by PowerPoint". Sano siinä tapauksessa hyvästit Powerpointille ja tutustu näihin seitsemään PowerPointin vaihtoehtoon, joita voit käyttää verkossa.