Hur man döljer Outlook-uppgifter med ett framtida startdatum

När du är i en uppgiftsvy, till exempel en uppgiftsmapp eller att göra-fältet:

Högerklicka på aktivitetsvyns bakgrund.

Klicka på "Visa inställningar".

Klicka på "Filter"-knappen i fönstret som visas. Växla till fliken "Avancerat" i popup-fönstret Filter.

Klicka på rullgardinsmenyn "Fält" och välj "Alla uppgiftsfält" > "Startdatum".

Från rullgardinsmenyn "Skicka" väljer du "på eller före."

Skriv "Idag" i inmatningsrutan "Värde" och tryck på "Lägg till i lista".

Stäng de öppna popup-fönstren med "OK"-knappen.

Eftersom Microsoft investerar mer resurser i sina uppgiftshanteringsappar har det aldrig varit en bättre tid att använda Outlook Tasks. I kombination med Microsoft To-Do, Cortana och OneNote är Outlook Tasks en extremt mångsidig lösning för att hantera listor, påminnelser och ditt dagliga schema – med bara ett litet fel.

Outlook-uppgifter har både ett "startdatum" och ett "förfallodatum", vilket gör att du kan ange när du förväntar dig att arbeta med en uppgift. I teorin är din uppgift inte relevant förrän startdatumet har uppstått, så det borde inte behöva förtreta dig i Outlook-gränssnittet.

Tyvärr ignorerar Outlook normalt startdatumet – så uppgifter som är schemalagda för framtiden kommer att förbli synliga, vilket gör listan rörig och gör det svårare att se vad som är direkt genomförbart. Att fixa detta är inte intuitivt men kan uppnås med Outlooks avancerade vyfiltreringsfunktioner.

Innan vi börjar är det viktigt att notera att du måste upprepa följande procedur för varje Outlook-uppgiftsvy du vill använda den med. Till exempel är Outlooks Att-göra-fält, To-Do Peek och individuella uppgiftsmappar alla distinkta uppgiftsvyer som kan filtreras individuellt. Att tillämpa detta beteende på varje vy är därför en övning i dubbelarbete.

Skapa först en uppgift med ett startdatum i framtiden så att du har något att arbeta med. Du bör se uppgiften dyka upp direkt, vilket inte är särskilt användbart eftersom det ännu inte är genomförbart.

Högerklicka på att göra-fältet (eller bakgrunden till vyn du arbetar med) och klicka på "Visa inställningar" i menyn som visas. Från popup-fönstret klickar du på "Filter..." och byter till fliken "Avancerat" i den resulterande filterpopupen.

Du bör se att minst ett standardfilter redan finns. Som framgår av dess logik är det här filtret ansvarigt för att införa Outlooks standardbeteende för att dölja slutförda uppgifter, så vi kommer inte att röra det. Istället kommer vi att lägga till nya filter med hjälp av ingångarna under tabellen.

Börja med att klicka på rullgardinsmenyn "Fält" och navigera till "Alla uppgiftsfält" > "Startdatum" i menyn som visas. Detta kommer att lägga till ett filter på egenskapen "Startdatum". Från rullgardinsmenyn "Skicka", välj "på eller före" och skriv sedan "Idag" (utan citattecken) i inmatningsrutan "Värde". Tryck slutligen på "Lägg till i lista".

Klicka på "OK" på båda de öppna popup-fönstren och du bör se att uppgiftsvyn är filtrerad för att endast inkludera objekt där startdatumet har uppnåtts. Detta kan mycket väl lösa ditt specifika användningsfall, även om det finns ytterligare ett problem som du kanske vill lösa.

För närvarande kommer detta filter också att dölja alla uppgifter som inte har ett startdatum, vilket inte är idealiskt. För att lösa detta, gå tillbaka till filterfönstret enligt beskrivningen ovan. Lägg till ytterligare ett filter på egenskapen "Startdatum", den här gången väljer du "finns inte" som villkor och lämnar värdet tomt.

Nu, när du använder filtren, bör du se uppgiftsvyn som visar uppgifter där startdatumet har uppstått, såväl som alla uppgifter som saknar ett startdatum.

Om du kommer att dra nytta av denna förändring beror på ditt arbetsflöde för uppgiftshantering. Du kanske gillar att alla dina uppgifter ska vara synliga hela tiden, oavsett när de är schemalagda för implementering. I det här fallet kommer Outlooks standardbeteende att vara tillfredsställande. Men för mer komplexa arbetsflöden med flera öppna uppgifter är det viktigt att dölja uppgifter som inte kan åtgärdas ännu för att minska den kognitiva bördan. Även om det är långt ifrån självklart, är det inte särskilt svårt att ställa in detta i Outlook.

Slutligen är det värt att notera att dessa ändringar enbart gäller för Outlook-skrivbordsappen – andra Outlook Tasks-upplevelser, som Microsoft To-Do, saknar förmågan att filtrera uppgifter på detta sätt. Egenskapen Startdatum (och alla andra Outlook-fält) är dock tillgängliga för alla Outlook-uppgifter, oavsett hur den skapades.