Hur du får ut det mesta av Microsofts omdesignade (och omdöpta) To Do

Microsoft har förnyat sin app för att göra listor för att bli ett heltäckande uppgiftshanteringssystem. För att få ut det mesta av det kan du

Importera befintliga listor

Skapa och dela listor

Arbeta med uppgifter

Använd smarta listor

Att göra är ett av de senaste tilläggen till Microsofts utbud av produktivitetsverktyg. Den fick nyligen en omfattande uppdatering av användargränssnittet efter en mängd nya funktioner, så vi bestämde oss för att ta en ny titt på vad den kan erbjuda under 2019.

To Do är ett resultat av Microsofts förvärv av Wunderlist. Även om Wunderlist fortfarande är i drift idag, har ingenjörsresurser omdirigerats till To Do. Microsoft har byggt om appen ovanpå sin Office 365-infrastruktur, för att säkerställa att den uppfyller efterlevnadskraven för företagsanvändning. Den här arkitekturen gör det också möjligt för Att göra att synkronisera med e-postmeddelanden och uppgifter i Outlook.

To Dos omdesign tidigare denna månad flyttade appen närmare Wunderlists designspråk. Det finns större användning av färg och en mer noggrann uppmärksamhet på stoppning mellan gränssnittselement. Det nya utseendet, som kommer med en subtil namnändring (från Att göra till Att göra), indikerar Microsofts växande förtroende för produkten.

Komma igång

Dagens Att göra är tillgängligt på nästan alla större plattformar. Appar erbjuds på Windows 10, macOS, iOS, Android och webben. Dessutom integreras To Do i ett växande urval av Microsoft-produkter. Dessa inkluderar Outlook, Cortana och Microsoft Planner, så appen kan bli ett nav för alla dina uppgifter.

I den här guiden kommer vi att använda Att göra på en Windows 10-dator. De flesta skärmar är väldigt lika på alla plattformar, så du bör inte stöta på några problem att följa med på din egen enhet.

När du har laddat ner To Do måste du först logga in. Både personliga Microsoft-konton och Office 365-konton för företag stöds. Med hjälp av appens inställningsskärm kan du lägga till ytterligare konton senare.

När du har loggat in kommer du att landa på Att göra-skärmen "Min dag". Det är värt att ta en stund att utvärdera gränssnittet. På stationära enheter använder Att göra en vy med två paneler. Dina uppgiftslistor visas till vänster, medan mittsektionen uppdateras för att visa innehållet i listor. När du väljer en uppgift visas ytterligare en ruta till höger för att redigera dess egenskaper. Den mobila layouten är väldigt lik, med navigeringen gömd bakom en hamburgermeny.

För att komma till appens inställningssida, klicka på din profilbild i det övre vänstra hörnet. Välj "Inställningar" från rullgardinsmenyn eller "Hantera konton" för att lägga till och ta bort Office 365-konton.

Importera befintliga uppgifter

Skärmen Inställningar låter dig importera dina befintliga uppgifter från Wunderlist. Det betyder att du kan fortsätta där du slutade i den äldre appen. Att göra kommer automatiskt att skapa listor för att ersätta dina Wunderlist-listor och fylla dem med dina uppgifter i Wunderlist.

Inställningar låter dig också ändra några grundläggande alternativ i appen. Det finns stöd för ljusa eller mörka teman och möjligheten att inaktivera raderingsbekräftelser och slutförandeljud.

Längre ner hittar du en uppsättning växlingsknappar för "Smarta listor". Vi kommer att återkomma till smarta listor senare, men för nu vet du bara att det är möjligt att förhindra oanvända smarta listor från att dyka upp i appen. Den sista växlingsknappen låter dig styra om flaggade Outlook-e-postmeddelanden ska visas i Att göra – om du inaktiverar detta tar du bort avsnittet "Flaggad e-post" från navigeringsfältet.

Skapar listor

För att skapa en lista, klicka på knappen "Ny lista" längst ned i navigeringsmenyn. Skriv ett namn för din lista och tryck på enter. Alternativt kan du lägga till en anpassad emoji att använda som listans navigeringsikon. Klicka på listans namn i den centrala rutan och sedan på smileyknappen för att välja en emoji.

Har du flera relaterade listor? Testa att skapa en grupp. Klicka på knappen till höger om knappen "Ny lista" för att skapa och namnge din grupp. Du kan sedan dra individuella listor till gruppen och göra dem till barn inom den. Detta kan hjälpa till att städa upp din navigeringsmeny genom att dölja listor som används sällan.

Lista alternativ

Du kan komma åt en listas alternativmeny genom att klicka på ikonen med tre punkter längst upp till höger i appen. Du kan justera appens tema individuellt för varje lista, ändra uppgiftens sorteringsordning eller byta namn på listan.

Den här menyn ger dig också ett sätt att visa (eller dölja) slutförda uppgifter i din lista. Slutligen finns det menyalternativ för att fästa en genväg till din Start-meny eller ta bort listan. Detta tar bort alla uppgifter i listan, såväl som själva listan.

Dela listor

Du kan dela listor med andra användare för att underlätta samarbetet. Börja med att klicka på personikonen bredvid listalternativknappen.

Klicka på "Skapa inbjudningslänk" för att få din delbara länk. Ge länken till personer som behöver tillgång till listan. De kommer att kunna visa, lägga till och redigera uppgifter i listan. För att hantera delningsalternativ i framtiden, klicka på delningsknappen igen. Du kommer att se samarbetspartners läggas till i listan och ett alternativ för att återkalla delad åtkomst.

Jobbar med arbetsuppgifter

Uppgifter är de viktigaste objekten inom To Do. Det är enkelt att skapa en uppgift: välj en lista och klicka sedan på "Lägg till uppgift" längst ned på skärmen. Skriv ett uppgiftsnamn och tryck på enter.

I sin mest grundläggande form är det allt som finns. Du kan fortsätta lägga till uppgifter genom att skriva beskrivningar och trycka på enter. Uppgifter har dock många fler tillgängliga alternativ, så försök att klicka på en för att få upp dess informationsfönster.

Här kan du ställa in en påminnelse, förfallodatum och upprepningsschema för uppgiften. Det finns ett textfält för ytterligare anteckningar (praktiskt för webbadresser) och en filväljare för att lägga till bilagor.

Längst upp i rutan låter länken "Lägg till steg" dig skapa en uppsättning underuppgifter. Detta är användbart för att skapa enkla checklistor inom en större process. Till exempel kan du lägga till "Mattor", "Golv" och "Ytor" till en uppgift "Rengör huset".

Slutligen låter den lilla stjärnikonen dig markera en uppgift som viktig. Detta kommer att resultera i att det dyker upp i listan "Viktigt" som är synlig i Att göras navigeringsmeny. På samma sätt kommer "Lägg till i min dag" att visa uppgiften i listan "Min dag" - mer om detta i nästa avsnitt...

Använda smarta listor

Smarta listor är Att göras sätt att beskriva listor som automatiskt samlar uppgifter från andra listor. Du kan inte skapa smarta listor men du kan välja vilka som ska visas, som vi såg på sidan Inställningar.

Vi har redan tittat på två smarta listor: Viktigt och Min dag. My Day motiverar ytterligare förklaring, eftersom det är ett sätt på vilket To Do skiljer sig från konkurrenterna.

I stället för att helt förlita sig på förfallodatum ger To Do dig möjligheten att välja uppgifter att arbeta med varje dag. Tanken är att du ska granska dina väntande uppgifter på morgonen, lägga till några till "Min dag" och sedan arbeta utifrån den listan. Detta hjälper dig att undvika att bli distraherad av oåtgärdbara uppgifter i dina listor.

Att göra är smart nog att kunna föreslå uppgifter att lägga till i Min dag. Du kan se förslag visas när du besöker My Day på morgonen. Vanligtvis kommer Att göra att föreslå uppgifter med ett slutdatum. Det kommer också att inkludera alla uppgifter som du lade till i My Day igår men som du inte kom att slutföra. Detta hjälper dig att snabbt komma tillbaka till var du var medan du hanterade din arbetsbelastning för dagen.

Det finns för närvarande tre andra smarta listor inom Att göra: Planerad, flaggad e-post och Tilldelad till mig. Planerade ytor varje uppgift med ett förfallodatum. Flaggat e-postmeddelande visar alla e-postmeddelanden som du har flaggat för åtgärder med Outlook. Varje e-postmeddelande omvandlas till en vanlig uppgift.

Tilldelad till mig, som är specifik för Office 365-konton, innehåller Microsoft Planner-uppgifter som du för närvarande arbetar med. Det betyder att du kan använda en teamplanerare samtidigt som du behåller din personliga uppgiftslista. Det finns inget behov av att växla mellan applikationer när du använder både Outlook och Planner sida vid sida.

Microsoft att göra

Detta är slutet på vår snabba rundtur i To Do. Som du förhoppningsvis har sett har To Do mognat till en allt mer omfattande uppgiftshanteringslösning. Den är full av funktioner och kan integreras med mycket av Microsofts ekosystem.

För att få ut det mesta av det måste du använda funktioner som smarta listor. Det är dessa beröringar som höjer To Do över mängden. Den är dock lika användbar som en enkel uppgiftsapp för personligt bruk – att lägga till nya objekt tar bara några sekunder.

To Dos största produktivitetsvinster kommer utan tvekan när de kombineras med andra Microsoft-produkter. Microsoft använder appen för att kombinera sina olika tjänster. To Do håller på att bli ett produktivitetsnav som samlar data från Outlook, Cortana och Planner. Möjligheten att använda appen på alla plattformar säkerställer att du alltid kan komma åt alla dina uppgifter, var du än är.

Med stöd för samarbetsarbete, robusta alternativ för individuella uppgifter och dagliga planerarefunktioner har To Do växt till en väl avrundad plattform för uppgiftshantering. Det har kunnat göra det samtidigt som det är oerhört enkelt att komma igång med, så oavsett dina krav kan To Do förmodligen uppfylla dem.