Hur man hanterar möten i Outlook

Här är våra val för hur du kan hantera möten i Outlook

Använd schemaläggningsassistenten. Den här inbyggda funktionen i Outlook kan hittas genom att klicka på fliken Hem, följt av att klicka på nedåtpilen bredvid Nytt e-postmeddelande och sedan välja Möte.

Innan du accepterar att gå med i ett möte från ett e-postmeddelande kan du snabbt se din kalender för att se hur din dag eller vecka ser ut. Håll musen över kalenderikonen för att se månadskalendern.

Öppna e-postmeddelandet om mötesförfrågan. Du bör se Acceptera, Preliminärt eller Avvisa. Klicka på en av dessa för att låta mötesdeltagarna veta din status och lägga till den i kalendern.

Om du arbetar hemifrån, eller nu återvänder till kontoret, har något alltid återkommit över tid är möten. Från att diskutera viktiga ämnen, hålla intervjuer, en till en och en hel del mer, en del av alla företag eller jobb involverar möten så att alla kan komma igång och hålla sig på samma sida.

Ju fler möten du har, desto stökigare kan din kalender bli. Jo, Outlook-appen på Windows 10, som ingår i Microsoft 365, gör det enkelt att hantera möten. Här är våra val för hur du kan hantera möten i Outlook.

Använd schemaläggningsassistenten

Vårt främsta val för att hantera möten i Outlook är att använda schemaläggningsassistenten. Den här inbyggda funktionen i Outlook kan hittas genom att klicka på fliken Hem, följt av att klicka på nedåtpilen bredvid Nytt e-postmeddelande och sedan välja Möte. Du bör då se en flik uppe för Scheduling Assistant. Klicka här.

Om du tittar på Scheduling Assistant visar ett skuggat område med vertikala staplar mötestider du vill ha. Du kan dra staplarna för att justera tiden. Ett rutnät kommer också att visa när deltagare är tillgängliga. Du kommer att se att Outlook också kommer att föreslå tider och antalet konflikter för det mötet om det finns några.

Schemaläggningsassistenten hjälper till att se till att alla i mötet är på samma sida och att det inte finns några konflikter. Det kommer att blockera tider som dina kollegor inte är tillgängliga och låter dig till och med se när mötesrum är och inte är tillgängliga när du gör ett möte.

Visa snabbt din kalender

Nästa steg för att hantera möten i Outlook är att använda Outlooks kalender till din fördel. Innan du accepterar att gå med i ett möte från ett e-postmeddelande kan du snabbt se din kalender för att se hur din dag eller vecka ser ut. Håll musen över kalenderikonen för att se månadskalendern. Med kalenderns snabbvy kommer du att kunna se ditt schema utan att lämna dina e-postmeddelanden.

När du håller muspekaren över ikonen kommer du att kunna se kommande möten och möten för veckan. Du kan också se vilka rum de förekommer i och vid vilka tidpunkter. Om du vill kan du också välja Docka titt-ikonen i det övre högra hörnet av kalendern (nära rullningslisten) för att docka ut titten och få den att följa dig när du läser dina e-postmeddelanden.

Använd funktionen för mötesförfrågningar till din fördel

Vårt sista val relaterar till funktionen för mötesförfrågningar i Outlook. Med den här har du full kontroll över att svara på mötesförfrågningar när du tar emot dem, vilket säkerställer att du har den mest uppdaterade informationen i din kalender. Det hjälper också till att rensa din inkorg från inbjudningar.

För att använda den här funktionen måste du öppna e-postmeddelandet för mötesförfrågan. Du bör se Acceptera, Preliminärt eller Avvisa. Klicka på en av dessa för att låta mötesdeltagarna veta din status och lägga till den i kalendern. Om du accepterar kan du redigera svaret innan du skickar, skicka svaret nu eller skicka inte ett svar. Dessa val kommer att hjälpa mötesarrangören att få en bättre uppfattning om vem som planerar att delta. Om du inte svarar kommer personen som organiserade det inte att veta om du planerar att delta eller inte.

Naturligtvis kan du också klicka på alternativet Föreslå ny tid för att föreslå en alternativ tid för mötet. Eller, när du har accepterat, kan du redigera mötet från din kalender, säg att du vill ändra tiden, genom att högerklicka på det.

Kolla in några andra funktioner också

Även om vi har diskuterat Outlook-appen på Windows, finns det några ytterligare sätt att hantera möten också. Dessa täcker Outlook för webben och Outlook mobil. Som tillkännagavs i juli ger Outlook på webben nu användare mer kontroll över mötesinbjudningar genom att visa meddelanden, mötesdetaljer, deltagarnas svar och mer. Outlook på Android visar samtidigt den information du kan tycka är relevant, såsom e-postmeddelanden och filer, i händelsedetaljerna i din kalender för att hjälpa dig att bättre planera för möten. Det finns definitivt fler sätt än ett att hantera möten i Outlook, så låt oss veta hur du hanterar dina möten genom att lämna oss en kommentar nedan.