Как да създадете формуляри за попълване в Word

Знаете ли, че можете да създавате формуляри в Word, които хората могат да попълват? Когато чуете за формуляри за попълване, това почти винаги е свързано с Adobe и PDF документи, защото това е най-популярният формат.

Word обаче също е доста мощен инструмент и можете да го използвате за бързо създаване на формуляри, които можете или да отпечатате, или да изпратите по имейл и т.н. Ако трябва да създадете анкета, която ще достигне до много хора и искате всички отговори се преброяват автоматично, може би е най-добре да използвате Google Документи, за да създадете анкетата .

В тази статия ще ви покажа как да създадете формуляр с текстови полета, квадратчета за отметка, инструмент за избор на дата и списъчно поле. Можете също така да направите формулярите си много по-добре изглеждащи, ако използвате таблици, за да организирате всичко.

Активиране на раздела Разработчик

По подразбиране не можете да създавате формуляри в Word, освен ако не активирате раздела Разработчик в лентата. Тъй като не се използва от много хора, Microsoft го деактивира по подразбиране. За да активирате раздела, щракнете върху Файл и след това върху Опции .

От лявата страна щракнете върху Персонализиране на лентата и след това поставете отметка в квадратчето Разработчик в дясното списъчно поле.

Щракнете върху OK и щракнете върху раздела в лентата. Разделът, който ни интересува най-много, е Controls .

Създаване на формуляр в Word

Секцията за контроли има около осем различни контроли, които могат да бъдат добавени към вашия документ на Word: Rich Text, Plain-Text, Picture, Building Block Gallery, Checkbox, Combo Box, Drop-Down List и Date Picker.

За да вмъкнете контрола, просто щракнете върху нея и тя ще се появи където и да е бил курсорът. В моя пример по-долу създадох таблица и добавих две полета с обикновен текст за име и фамилия.

По подразбиране всяка контрола има свой собствен текст за попълване. За контрола с обикновен текст е Щракнете или докоснете тук, за да въведете текст . Можете да редактирате този текст за всяка контрола, като щракнете върху бутона Режим на проектиране , който е вдясно от иконите на контролата.

Ще видите някои сини контейнери да се появяват отляво и отдясно на всички контроли, които сте добавили към вашия документ. Изберете текста и го променете на каквото искате. Щракнете отново върху бутона Design Mode , за да излезете от режима.

След това щракнете върху новодобавената контрола, така че да бъде маркирана и след това щракнете върху Свойства , което е точно под бутона Режим на проектиране. Всяка контрола ще има стандартен набор от опции с персонализирани опции в долната част в зависимост от вида на контролата.

Тук можете да зададете заглавие на контролата, да промените цвета, да стилизирате текста и да посочите дали контролата може да бъде редактирана или изтрита. Най-отдолу са специфичните опции за контрола, които в случай на контрола с обикновен текст са дали искате да разрешите множество редове или не. Последната опция е полезна, ако имате нужда някой да въведе абзац от текст.

И така, каква е разликата между контрола с обикновен текст и контрола с богат текст? Е, не много. В контролата за обогатен текст можете да промените настройките за шрифт/цвят за всяка дума поотделно, докато контролата за обикновен текст ще приложи форматирането към целия текст. Бихте си помислили, че контролът за обикновен текст няма да позволи удебеляване, промени на шрифта или промени в цвета, но това е така.

След това продължих и добавих контрола за падащ списък към моя формуляр. Ще видите, че пише Изберете елемент и това е всичко. За да добавите елементи към списъка, трябва да щракнете върху Свойства .

Щракнете върху бутона Добавяне и след това въведете име по ваш избор. По подразбиране Показваното име и стойност ще бъдат същите, но можете да ги промените, ако желаете. Наистина няма причина да променяте стойността, освен ако не пишете макроси на Word и не се позовавате на контролите в кода.

След като добавите всичките си избори, продължете напред и щракнете върху OK и вече ще можете да изберете опциите от падащия списък.

Единствената разлика между контролата на падащия списък и контролата на разгъващия се списък е, че последната позволява на потребителя да въведе своя собствена стойност, ако желае. В падащия списък трябва да изберете един от изборите в списъка. В разгъващото се поле можете да изберете от списъка или да въведете своя собствена стойност.

Контролът за избор на дата работи точно като всеки инструмент за избор на дата, който вероятно сте използвали в сайтове за резервации на авиокомпании и т.н. Когато щракнете върху него, се появява календар и можете просто да щракнете върху датата, за да я изберете.

Ако щракнете върху бутона Свойства , ще видите, че има доста опции за контрола за избор на дата.

Можете да изберете различен формат за показване на датата и да изберете различен тип календар. Контролът на картината е друга хубава опция, която ще позволи на потребителите лесно да вмъкват картина.

Когато потребителят щракне върху изображението, ще се появи диалогов прозорец, където може да избере картина от своя компютър, от търсенето на изображения в Bing или от OneDrive. Те също имат опции за Facebook и Flickr.

Сега нека добавим няколко квадратчета за отметка към нашия документ. Имайте предвид, че когато добавите квадратче за отметка и се опитате да въведете текст в него, то ще ви каже, че изборът е заключен. Вярвам, че това е проектирано. Трябва да щракнете до квадратчето за отметка и след това да въведете вашия текст.

И накрая, можете да вмъкнете контрола за градивен блок, която ви позволява да избирате съдържание от бързи части и автоматичен текст. Ако не знаете за какво говоря, вижте публикацията ми за това как да използвате AutoText и Quick Parts в Word . В моя пример добавих някои кавички към персонализиран автоматичен текст и след това свързах контролата с него чрез диалоговия прозорец Свойства.

След като имате всички контроли във вашия документ по начина, по който искате, може би е добра идея да защитите документа, така че потребителят да може да попълва само полетата на формуляра и това е всичко. За да направите това, щракнете върху Ограничаване на редактирането в раздела Разработчик .

В панела, който се показва вдясно, щракнете върху падащото меню под Ограничения за редактиране и изберете Попълване на формуляри . Не забравяйте да поставите отметка в полето Разрешаване само на този тип редактиране в полето за документи .

Щракнете върху Да, започнете да прилагате защита и след това въведете парола, ако желаете. Сега само полетата на формуляра ще могат да се редактират, а всичко останало ще бъде заключено/защитено. Потребителят може лесно да използва клавиша TAB, за да се придвижва между различните полета на формуляра.

Като цяло Word не е най-добрият инструмент за създаване на формуляри, но е приличен и вероятно повече от достатъчен за повечето хора. Ако имате въпроси, не се колебайте да коментирате. Наслади се!