Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

Ако искате да създавате и отпечатвате етикети от всякакъв вид, не търсете повече от Microsoft Word и Excel. Можете да съхранявате вашите данни за етикети в Excel и след това да извлечете тези данни в Word, за да запазите или отпечатате вашите етикети.

В това ръководство ще научите как да създадете електронна таблица с етикети в Excel, която е съвместима с Word, да конфигурирате вашите етикети и да ги запазите или отпечатате.

1. Въведете данните за вашите етикети в електронна таблица на Excel

Първата стъпка е да създадете електронна таблица в Excel с вашите данни за етикети. Ще присвоите подходящо заглавие на всяко поле с данни, за да можете да извлечете заглавките в Word.

За следния пример ще създадем електронна таблица със следните полета:

• Първо име
• Фамилия
• Адрес на улица
• град
• състояние
• Пощенски код

За да започнете да създавате своята електронна таблица в Excel:

1. Стартирайте Microsoft Excel на вашия компютър с Windows или Mac и създайте нова електронна таблица.
2. На екрана с електронни таблици на Excel изберете първата клетка в първия ред и въведете First Name .

1. Изберете първата клетка в колона B и въведете Фамилия . По подобен начин добавете Street Address , City , State и ZIP Code към първите редове на колоните C , D , E и F съответно.
2. Сега добавете данните под всяка заглавка, която току-що създадохте. Вашата електронна таблица трябва да изглежда по следния начин:

1. Когато приключите с добавянето на данни, запазете електронната си таблица, като изберете Файл в горната част.
2. Изберете Запазване в лявата странична лента.
3. Изберете Преглед в панела вдясно.

1. Изберете папка, в която да запишете вашата електронна таблица, въведете име за вашата електронна таблица в полето Име на файл и изберете Запазване в долната част на прозореца.

1. Затворете прозореца на Excel.

Вашата електронна таблица в Excel вече е готова.

2. Конфигурирайте етикети в Word

Втората стъпка е да конфигурирате размерите на вашите етикети в Word. Има няколко предварително дефинирани оформления на етикети, от които можете да избирате. Можете дори да създадете свой собствен етикет с персонализирани размери, ако желаете.

1. Стартирайте Microsoft Word на вашия компютър с Windows или Mac и започнете нов празен документ.
2. На екрана за редактиране на документ изберете раздела Изпращане от горната лента с инструменти.
3. В раздела Изпращания изберете Стартиране на циркулярни документи и след това изберете Етикети от менюто.

1. В прозореца, който се отваря, изберете доставчик на етикети от падащото меню Доставчици на етикети. След това изберете тип етикет от списъка с номера на продукта , накрая изберете OK .

1. Ако искате да създадете персонализиран етикет, изберете бутона Нов етикет и задайте размерите на етикета в следващия прозорец.

1. Оформлението на вашия етикет вече е конфигурирано и дръжте този документ отворен в Word.

3. Пренесете данните от Excel в документа на Word

След като вашите етикети са конфигурирани, импортирайте данните, които сте записали във вашата електронна таблица в Excel, във вашия документ на Word. Не е необходимо да отваряте Excel, за да направите това.

Да започна:

1. Докато вашият Word документ е все още отворен, изберете раздела Изпращане в горната част.
2. В раздела Изпращания изберете Избор на получатели и изберете Използване на съществуващ списък . Вие казвате на Word, че искате да използвате предварително дефиниран списък за вашите етикети.

1. В прозореца на File Explorer , който се отваря, отидете до папката, съдържаща електронната таблица на Excel, която сте създали по-горе. Щракнете двукратно върху електронната таблица, за да я импортирате във вашия документ на Word.

1. Word ще отвори прозорец за избор на таблица . Тук изберете листа, който съдържа данните за етикета.
2. Поставете отметка до опцията Първият ред от данни съдържа заглавки на колони и изберете OK .

4. Добавяне на етикети от Excel към Word документ

Сега ще посочите полетата, които искате да използвате във вашите етикети.

Да направя това:

1. Уверете се, че все още сте в документа с етикети в Word.
2. Изберете раздела „ Поща “ в горната част и след това от секцията „ Писане и вмъкване на полета “ изберете опцията „ Адресен блок “.

1. В прозореца Вмъкване на адресен блок , който се отваря, изберете бутона Съвпадение на полета .

1. Word отваря прозорец за съвпадение на полета . Тук се уверете, че всяко поле в Required for Address Block съвпада със съответното поле във вашата електронна таблица. Например, адрес 1 трябва да бъде настроен да използва улица от вашата електронна таблица и т.н.

1. Изберете OK , за да затворите прозореца.
2. Обратно в прозореца Вмъкване на адресен блок можете да видите визуализация на вашия етикет. Уверете се, че този преглед представя действителните етикети, които искате да създадете. След това изберете OK в долната част на прозореца.

1. Във вашия документ на Word ще забележите, че първият етикет вече казва > .
2. Изберете раздела Изпращане в горната част и след това изберете Актуализиране на етикети .

1. Всички етикети във вашия документ вече трябва да казват > .

5. Създайте етикети от Excel в Word документ

Word вече разполага с всички необходими данни, за да генерира вашите етикети. Сега ще завършите процеса и Word ще покаже действителните данни за всеки етикет:

1. В раздела Поща на Word изберете опцията Finish & Merge и изберете Edit Individual Documents от менюто.

1. В прозореца, който се отваря, изберете Всички и изберете OK .

1. Вашият Word документ вече трябва да показва всички ваши етикети с техните индивидуални данни.

Вече можете да запазите този документ с етикети, да генерирате PDF от него или физически да отпечатате документа (етикети).

6. Запазете Word етикети, създадени от Excel като PDF

Не е необходимо да използвате инструмент на трета страна, за да запазите документа с етикета на Word като PDF:

1. Изберете раздела Файл в горната част на прозореца на Word.
2. От страничната лента вляво изберете Запиши като .
3. Изберете Преглед в десния панел.

1. Изберете папка, в която да запишете вашия PDF файл, въведете име за вашия PDF файл в полето Име на файл , изберете PDF от падащото меню Запиши като тип и изберете Запиши .

7. Отпечатайте етикети на Word, създадени от Excel

Можете да отпечатате вашите етикети директно от Word. Уверете се, че вашият принтер е свързан към вашия компютър , когато извършвате печат:

1. Изберете раздела Файл в горната част на прозореца на Word.
2. Изберете Печат в лявата странична лента.

1. Изберете принтер от менюто Printer в десния панел и след това изберете Print в горната част.

И всичко е готово.

Както можете да видите по-горе, Word и Excel ви помагат да създавате почти всички видове етикети на вашите Windows и Mac компютри. Ако това ви е помогнало да генерирате типа етикети в Excel, който искате, уведомете ни в коментарите по-долу.