Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Текстообработващите програми изминаха дълъг път от началото на 80-те години на миналия век, когато Microsoft за първи път пусна Microsoft Word за MS-DOS. Неговата новаторска характеристика беше, че е проектиран да се използва с мишка. Днешните версии на Microsoft Word включват функции, които потребителите дори не са могли да си представят тогава, включително използване на възможността за автоматичен текст на Microsoft Word, за да създавате съдържание по-бързо и с по-малко грешки. 

Ако използвате Word много, вероятно има фрази, текстови блокове или графики, които използвате често. Функциите за автоматично коригиране и автоматичен текст на Word са създадени, за да ви помогнат да вмъкнете тези повтарящи се записи бързо, спестявайки ви време. Примери може да са добавяне на вашия подпис в края на писмо или вмъкване на шаблонен език в документи като договори или искания за предложения. 

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Разликата между автокоригиране и автотекст

В Microsoft Word AutoCorrect ви позволява да създавате текстови фрагменти за многократна употреба - до 255 знака. След това тези фрагменти са достъпни за вас не само в Word, но и във всички ваши приложения на Office, като Outlook и PowerPoint .

Автоматичният текст, от друга страна, е много по-стабилен. Направен е да контролира много по-големи блокове от текст. Записите за автоматичен текст, които създавате, се записват с вашия шаблон на Word и не са налични в другите приложения на Office, които използвате. Както AutoCorrect, така и AutoText са налични в настолната и онлайн версията на Microsoft Word.

Как да създадете и използвате AutoCorrect

За да конфигурирате и използвате запис за автокоригиране, отворете документ с текст, който искате да конвертирате във фрагмент за многократна употреба. В примера по-долу ние конфигурираме AutoCorrect да вмъква кратък блок от текст, когато въвеждаме -123 .

  1. Изберете до 255 знака текст, който искате да използвате повторно, като напишете кратка поредица от знаци.

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. Отидете на Файл > Опции > Проверка и изберете бутона Опции за автокоригиране .

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. Уверете се, че квадратчето Замяна на текст, докато пишете е отметнато.

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. След това в секцията Замяна въведете знаците, които искате да бъдат заменени с блока от текст, който сте избрали в Стъпка 1. В този случай използваме знаците -123 . Текстът, който сте избрали в Стъпка 1, ще се появи под С .

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. Накрая изберете Добавяне , след това OK и след това отново OK

Използване на запис за автокоригиране

Сега, за да използвате записа за автокоригиране, който сте създали, като следвате стъпките по-горе, просто въведете -123 във вашия документ на Word и тези знаци ще бъдат заменени с блока от текст, който сте избрали в стъпка 1. 

Как да създадете и използвате автоматичен текст

Ако искате автоматично да вмъкнете блокове от текст, които са по-дълги от 255 знака или които включват изображения, използвайте AutoText вместо AutoCorrect.

Създаване на нов запис в автоматичен текст

Отново започнете, като отворите документ, който съдържа текста, който искате да превърнете във фрагмент за многократна употреба.

  1. Изберете блока от текст, включително изображения, който искате да конвертирате в запис на автоматичен текст.

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. Натиснете Alt + F3 . Това ще стартира диалогов прозорец Създаване на нов градивен блок , където ще имате няколко опции.
  2. Попълнете информацията, като се уверите, че сте включили уникално име и описание. 

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. Изберете OK

Използване на запис в автоматичен текст на Microsoft Word 

Сега, за да използвате записа в AutoText, който току-що създадохте, следвайте тези стъпки.

  1. Изберете раздела Вмъкване в лентата с инструменти.
  2. Изберете Бързи части и след това Автоматичен текст .
  3. Изберете записа в AutoText, който искате, и той ще бъде вмъкнат във вашия документ на Word.

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Използване на запис в автотекст чрез автокоригиране

Като алтернатива можете да вмъкнете записа в AutoText, който сте създали, като напишете името на записа. Този метод по същество използва функцията AutoCorrect. Например, като използвате записа за автоматичен текст по-горе, можете да започнете да въвеждате „Използване на гъвкави рамки“ и ще видите подсказка, която гласи „(Натиснете ENTER за вмъкване).“

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Когато натиснете Enter , пълният блок AutoText ще бъде вмъкнат във вашия документ.

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Ако не виждате подсказката „(Натиснете ENTER за вмъкване)“, ще трябва да активирате Показване на предложения за автоматично довършване . Можете да направите това, като отидете на Файл > Опции > Разширени и поставите отметка в квадратчето до Показване на предложения за автоматично довършване .

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Добавяне на запис за автоматичен текст към лентата с инструменти за бърз достъп

Ако искате да намалите броя на действията, които трябва да предприемете, за да вмъкнете автоматичния текст на Microsoft Word, можете да добавите записа към лентата с инструменти за бърз достъп. 

  1. Изберете падащата стрелка на лентата с инструменти за бърз достъп и изберете Още команди .

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. В падащото поле Избор на команди от изберете Всички команди

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. Намерете AutoText в списъка вляво и изберете бутона Добавяне , за да го добавите към списъка вдясно.

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. Изберете OK .
  2. Сега ще видите, че към лентата с инструменти за бърз достъп е добавен бутон за автоматичен текст. 

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. За да вмъкнете запис в AutoText, изберете бутона AutoText и след това изберете записа в AutoText, който искате да вмъкнете във вашия документ.

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Използване на запис в автоматичен текст чрез пряк път

Друг начин за вмъкване на запис в AutoText е чрез създаване на клавишна комбинация.

  1. Щракнете с десния бутон някъде върху лентата с инструменти и изберете Персонализиране на лентата...

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. Изберете бутона Персонализиране в долната част на диалоговия прозорец.
  2. В списъка Категории вляво изберете Градивни блокове .
  3. В списъка с градивни блокове вдясно изберете градивния блок, за който искате да създадете клавишна комбинация.
  4. Поставете курсора в полето Натиснете нов клавиш за бърз достъп и въведете клавишната комбинация, която искате да използвате. В примера по-долу използваме Alt + Ctrl + Shift + L като клавишна комбинация. 

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

  1. Изберете бутона Присвояване .
  2. Изберете Затвори и след това OK
  3.  Сега, когато се върнете във вашия документ на Word, можете да използвате клавишната комбинация, която току-що създадохте, за да вмъкнете записа за автоматичен текст.

Бъдете по-умни и по-бързи с триковете, които сте научили

Дори и да не сте човек, ориентиран към детайлите, съветите по-горе ще ви накарат да изглеждате така! Ще спестите време и ще направите по-малко грешки, докато съставяте документ на Word, ако се възползвате от тези функции. Ако желаете, направете още една крачка напред и създайте някои макроси в Word за всяка поредица от действия, които извършвате многократно.


Как да изтриете напълно лични метаданни от документи на Microsoft Office

Как да изтриете напълно лични метаданни от документи на Microsoft Office

Всичко, което правите, генерира данни някъде. Тези данни, когато бъдат събрани и анализирани, стават информация.

Как да споделяте или да работите съвместно върху Word Doc с други

Как да споделяте или да работите съвместно върху Word Doc с други

Търсите начин да си сътрудничите с други хора върху документ на Word. Ако е така, можете да го направите много лесно в самия Word.

Как да използвате циркулярни документи в Word за създаване на писма, етикети и пликове

Как да използвате циркулярни документи в Word за създаване на писма, етикети и пликове

Обединяването на поща е функция на Microsoft Word, която ви помага да рационализирате създаването на персонализирани писма, етикети, пликове, имейли и директория. Тъй като циркулярните документи не са сред най-често използваните функции на MS Word, някои потребители може да не знаят как да направят циркулярни документи в Word, за да създават писма, етикети и пликове.

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Винаги е ужасна трагедия, когато някой загуби нещо важно, върху което е работил, защото не е запазил документа си правилно. Това се случва по-често, отколкото бихте си помислили, на потребителите на Excel и Word.

Каква версия на Microsoft Office имам?

Каква версия на Microsoft Office имам?

Ако едно и също приложение на Microsoft Office има различни функции на различни устройства, това вероятно е защото те са различни версии. Някои добавки и шаблони на трети страни също имат функции, които работят само в определени версии на Office.

4 начина за провеждане на анкета на Microsoft Teams по време на срещи

4 начина за провеждане на анкета на Microsoft Teams по време на срещи

Извикването за вдигане на ръка при лична среща е лесен и бърз начин да прецените настроението в стаята. Това, че всичките ви срещи са онлайн сега, не означава, че не можете да постигнете същото.

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Текстообработващите програми изминаха дълъг път от началото на 80-те години на миналия век, когато Microsoft за първи път пусна Microsoft Word за MS-DOS. Неговата новаторска характеристика беше, че е проектиран да се използва с мишка.

Как да създавате и използвате формули в таблици в Word

Как да създавате и използвате формули в таблици в Word

Има много моменти, когато трябва да включа някои прости изчисления на данни в документ на Word и таблицата е най-добрият вариант. Винаги можете да опитате да вмъкнете цяла електронна таблица на Excel във вашия Word документ, но това понякога е прекалено.

Как да добавите горни и долни колонтитули в PowerPoint

Как да добавите горни и долни колонтитули в PowerPoint

PowerPoint ви позволява да персонализирате шаблони за презентации по различни начини. Един от тях е чрез добавяне на горни и долни колонтитули към вашата презентация на PowerPoint.

Как да добавяте и отпечатвате фонови изображения на Excel

Как да добавяте и отпечатвате фонови изображения на Excel

Можете да подобрите външния вид на вашата електронна таблица в Excel и да я направите визуално по-привлекателна за аудиторията. Най-добрият начин да го подправите е да добавите фоново изображение на Excel.

Как да използвате функцията YEARFRAC в Excel

Как да използвате функцията YEARFRAC в Excel

Едно от ограниченията на изваждането на дати в Excel е, че приложението може да ви даде само броя на дните, броя на месеците или броя на годините поотделно, а не комбинирано число. За щастие Microsoft включи вградена функция в Excel, за да ви даде точни разлики между две дати в работен лист.

Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

Ето един често срещан сценарий: Получили сте документ на Word по имейл, който трябва да подпишете и изпратите обратно. Можете да отпечатате, подпишете, сканирате и върнете документа, но има по-лесен, по-добър и по-бърз начин да вмъкнете подпис в Word.

Как да добавите бутони за действие към презентация на PowerPoint

Как да добавите бутони за действие към презентация на PowerPoint

Намерени на странно място в приложението, можете да добавите бутони за действие към слайд на PowerPoint, за да направите презентацията си по-интерактивна и по-лесна за използване от зрителя. Тези бутони за действие могат да направят презентацията по-лесна за навигация и да накарат слайдовете във вашата презентация да се държат като уеб страници.

Коя е най-новата версия на Microsoft Office?

Коя е най-новата версия на Microsoft Office?

Лесно е да объркате Microsoft Office и Office 365 или Microsoft 365. Microsoft Office е стандартният офис пакет, който сте използвали от години и може да включва версиите на настолни приложения на Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access и Publisher в зависимост от изданието ти получаваш.

Как да създадете стаи за разбивка в Microsoft Teams

Как да създадете стаи за разбивка в Microsoft Teams

В предишна статия разгледахме как работят видеоконференциите в Microsoft Teams. Оттогава Microsoft актуализира Teams с нови функции, включително дългоочакваната и много желана възможност за създаване на стаи за разбивка.

Как да използвате Sparklines в Excel

Как да използвате Sparklines в Excel

Някога сте имали работен лист с данни в Excel и бързо сте искали да видите тенденцията в данните. Може би имате някои резултати от тестове за вашите ученици или приходи от вашата компания през последните 5 години и вместо да създавате диаграма в Excel, което отнема време и в крайна сметка изяжда цял работен лист, някои малки мини-диаграми в една клетка биха Бъди по-добър.

Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

Ако искате да създавате и отпечатвате етикети от всякакъв вид, не търсете повече от Microsoft Word и Excel. Можете да съхранявате вашите данни за етикети в Excel и след това да извлечете тези данни в Word, за да запазите или отпечатате вашите етикети.

Как да изчислим дисперсията в Excel

Как да изчислим дисперсията в Excel

Така че бяхте помолен да изчислите дисперсията с помощта на Excel, но не сте сигурни какво означава това или как да го направите. Не се притеснявайте, това е лесна концепция и още по-лесен процес.

Как сигурно да защитите с парола Excel файл

Как сигурно да защитите с парола Excel файл

Microsoft Excel остава най-популярното приложение за електронни таблици в света. Данните от електронните таблици на Excel често са поверителни, тъй като съдържат лични или финансови данни.

Как да използвате Сравняване и комбиниране на документи в Word

Как да използвате Сравняване и комбиниране на документи в Word

Word има две наистина полезни функции, които почти никой не използва: Сравняване на документи и Комбиниране на документи. Както подсказват имената им, функциите ви позволяват или да сравнявате два документа на Word един срещу друг, или да комбинирате два заедно.

Как да принудите Google Chrome винаги да показва пълни URL адреси

Как да принудите Google Chrome винаги да показва пълни URL адреси

Chrome по подразбиране не ви показва пълния URL адрес. Може да не ви интересува много тази подробност, но ако по някаква причина имате нужда от показване на пълния URL адрес, Подробни инструкции как да накарате Google Chrome да показва пълния URL адрес в адресната лента.

Как да си върнем стария Reddit

Как да си върнем стария Reddit

Reddit промени своя дизайн още веднъж през януари 2024 г. Редизайнът може да бъде видян от потребителите на настолен браузър и стеснява основната емисия, като същевременно предоставя връзки

Как да копирате съдържание от учебници с Google Lens

Как да копирате съдържание от учебници с Google Lens

Въвеждането на любимия ви цитат от вашата книга във Facebook отнема много време и е пълно с грешки. Научете как да използвате Google Lens, за да копирате текст от книги на вашите устройства.

Кратко ръководство за това как да създавате напомняния в Google Home

Кратко ръководство за това как да създавате напомняния в Google Home

Напомнянията винаги са били основният акцент в Google Home. Те със сигурност правят живота ни по-лесен. Нека направим бърза обиколка за това как да създавате напомняния в Google Home, така че никога да не пропускате да се погрижите за важни поръчки.

Fix Server DNS адресът не може да бъде намерен в Chrome

Fix Server DNS адресът не може да бъде намерен в Chrome

Понякога, когато работите с Chrome, не можете да осъществите достъп до определени уебсайтове и получавате грешка „Fix Server DNS адресът не може да бъде намерен в Chrome“. Ето как можете да разрешите проблема.

Netflix: Промяна на паролата

Netflix: Промяна на паролата

Как да промените паролата си в услугата за стрийминг на видео Netflix с помощта на предпочитания от вас браузър или приложение за Android.

Как да деактивирате подкана за възстановяване на страници в Microsoft Edge

Как да деактивирате подкана за възстановяване на страници в Microsoft Edge

Ако искате да се отървете от съобщението Restore pages на Microsoft Edge, просто затворете браузъра или натиснете клавиша Escape.

Какво е дълбоко свързване?

Какво е дълбоко свързване?

Дълбоките връзки са популярната техника за пренасочване на потребителите. Научете за дълбоките връзки тук, за да ги използвате за увеличаване на трафика на вашия уебсайт или приложение.

Какво е AR Cloud?

Какво е AR Cloud?

AR е следващото голямо нещо в интернет за забавление, работа или бизнес. Научете подробно AR облака, за да станете информиран потребител.

Как да използвате Microsoft Edge Drop като професионалист

Как да използвате Microsoft Edge Drop като професионалист

Използвайте Microsoft Edge Drop и лесно споделяйте файлове и съобщения между устройства, като следвате тези лесни за начинаещи стъпки.