Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Винаги е ужасна трагедия, когато някой загуби нещо важно, върху което е работил, защото не е запазил документа си правилно. Това се случва по-често, отколкото бихте си помислили на потребителите на Excel и Word!

За щастие Microsoft добави много функции в последните няколко версии, които помагат за намаляване на шансовете за загуба на данни поради сривове, прекъсвания на захранването, случайни изтривания и т.н. Едната функция се нарича AutoRecover, а втората, по-малко известна функция, се нарича AutoBackup.

В тази статия ще говоря за това как да конфигурирате и двете опции, така че вашите данни да са възможно най-безопасни. Бих искал също така да спомена, че най-новите версии на Office ви позволяват да записвате документи директно в OneDrive, което е добра опция, която трябва да обмислите, тъй като все още ще имате достъп до работата си, дори ако твърдият ви диск се повреди.

Автоматично възстановяване на Excel

Функцията за автоматично възстановяване е включена по подразбиране и основно запазва вашия документ автоматично на временно място след зададен интервал от време. За да видите настройките за автоматично възстановяване, щракнете върху Файл и след това върху Опции .

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Кликнете върху Запазване в менюто отляво и ще видите опцията за автоматично възстановяване под Запазване на работни книги .

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

По подразбиране информацията за автоматично възстановяване се записва на всеки 10 минути. В допълнение към интервала, Excel трябва да бъде неактивен за 30 секунди, преди данните да бъдат запазени. Освен това автоматично записаната информация се записва в местоположението на файла за автоматично възстановяване, посочено тук. И така, как работи? По принцип, да приемем, че имате работен лист като този по-долу и сте го запазили.

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Сега да кажем, че добавям следните данни към електронната таблица на Excel и изчаквам около 10 минути, без да запазя моя документ. Тъй като интервалът за автоматично възстановяване е зададен на 10 минути, трябва да изчакате поне толкова дълго, за да бъдат запазени данните.

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

В моя случай симулирах срив на Excel, като отворих диспечера на задачите и убих процеса на Excel. След това отворих отново Excel и веднага видях опция, наречена Показване на възстановени файлове .

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Ако щракнете върху това, ще се покаже списък с Excel файлове, които могат да бъдат възстановени. В моя случай той имаше оригиналния файл, който имаше данни само в A1 и A2, и имаше също AutoRecovered файла, който включваше данните, които не бях записал на диска.

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Щракването върху някой от елементите в списъка ще отвори друг екземпляр на Excel, показващ данните в този конкретен файл. Като цяло, това е наистина полезна функция за моментите, когато не сте запазили цялата си работа, но Excel приключва неочаквано.

Основният недостатък на тази функция е, че данните за автоматично възстановяване се съхраняват на същия твърд диск като вашия файл, така че ако нещо се случи с вашия твърд диск, всичко ще изчезне. Можете да промените местоположението в настройките по-горе на отделен твърд диск или дори на мрежово местоположение, което силно препоръчвам.

Имайте предвид, че информацията за автоматично възстановяване също се изтрива автоматично от Excel при следните обстоятелства:

  1. Записвате файла ръчно или като използвате FileSave As .
  2. Затваряте файла или излизате от Excel (независимо дали запазвате файла или не)
  3. Изключвате AutoRecover изцяло или само за работната книга

Така че основно, когато запишете файла, той се отървава от данните за автоматично възстановяване. Освен това, ако ръчно излезете от Excel и изберете да не запазвате данните, той ще изтрие данните за автоматично възстановяване. Просто имайте това предвид, когато използвате тази функция. Ако сте тежък потребител на Excel, предлагам да зададете интервала за автоматично възстановяване на нещо като 2 или 3 минути вместо 10.

Автоматичен бекъп

Друга функция, за която не много хора наистина знаят, е AutoBackup. За да го използвате, първо трябва да отидете и да запазите файла си, за да стигнете до диалоговия прозорец Запазване . Ако вече имате запазен документ на Excel, отидете на Файл и след това Запиши като и изберете местоположение. Когато направите това, ще се покаже диалоговият прозорец Запиши като .

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

В диалоговия прозорец щракнете върху бутона Инструменти , който е отляво на бутона Запазване . Ще видите няколко опции, една от които е Общи опции . Когато щракнете върху това, ще се появи малък прозорец с още няколко опции.

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Продължете и поставете отметка в полето Винаги създавай резервно копие . Щракнете върху OK и сега, когато запишете файла, файл с резервно копие на Excel също ще бъде създаден с разширение .XLK. Имайте предвид, че първия път, когато направите това, файловете ще бъдат абсолютно еднакви. Ако направите редакции на оригиналния файл и след това го запишете отново, архивният файл ще остане същият (оригиналните данни). Третият път, когато го запишете обаче, архивният файл ще бъде актуализиран с информация до второто запаметяване.

По принцип резервният файл винаги е една версия зад текущата версия. Така че, ако сте направили куп промени, запазили сте файла си и след това искате да се върнете към версията, която не е имала тези промени, можете просто да отворите архивния файл.

Файлът се записва на същото място като оригиналния файл и изглежда няма начин това да се промени. Тази функция не добавя много безопасност към вашия документ, но е добра при определени обстоятелства.

Надяваме се, че активирането на тези функции за архивиране и възстановяване в Excel ще ви предпази от загуба на важни данни. Винаги е добър вариант да използвате облачно хранилище (като OneDrive) като допълнителна предпазна мрежа в случай, че компютърът ви се повреди катастрофално. Ако имате въпроси, не се колебайте да коментирате. Наслади се!


Как да изтриете напълно лични метаданни от документи на Microsoft Office

Как да изтриете напълно лични метаданни от документи на Microsoft Office

Всичко, което правите, генерира данни някъде. Тези данни, когато бъдат събрани и анализирани, стават информация.

Как да споделяте или да работите съвместно върху Word Doc с други

Как да споделяте или да работите съвместно върху Word Doc с други

Търсите начин да си сътрудничите с други хора върху документ на Word. Ако е така, можете да го направите много лесно в самия Word.

Как да използвате циркулярни документи в Word за създаване на писма, етикети и пликове

Как да използвате циркулярни документи в Word за създаване на писма, етикети и пликове

Обединяването на поща е функция на Microsoft Word, която ви помага да рационализирате създаването на персонализирани писма, етикети, пликове, имейли и директория. Тъй като циркулярните документи не са сред най-често използваните функции на MS Word, някои потребители може да не знаят как да направят циркулярни документи в Word, за да създават писма, етикети и пликове.

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Винаги е ужасна трагедия, когато някой загуби нещо важно, върху което е работил, защото не е запазил документа си правилно. Това се случва по-често, отколкото бихте си помислили, на потребителите на Excel и Word.

Каква версия на Microsoft Office имам?

Каква версия на Microsoft Office имам?

Ако едно и също приложение на Microsoft Office има различни функции на различни устройства, това вероятно е защото те са различни версии. Някои добавки и шаблони на трети страни също имат функции, които работят само в определени версии на Office.

4 начина за провеждане на анкета на Microsoft Teams по време на срещи

4 начина за провеждане на анкета на Microsoft Teams по време на срещи

Извикването за вдигане на ръка при лична среща е лесен и бърз начин да прецените настроението в стаята. Това, че всичките ви срещи са онлайн сега, не означава, че не можете да постигнете същото.

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Текстообработващите програми изминаха дълъг път от началото на 80-те години на миналия век, когато Microsoft за първи път пусна Microsoft Word за MS-DOS. Неговата новаторска характеристика беше, че е проектиран да се използва с мишка.

Как да създавате и използвате формули в таблици в Word

Как да създавате и използвате формули в таблици в Word

Има много моменти, когато трябва да включа някои прости изчисления на данни в документ на Word и таблицата е най-добрият вариант. Винаги можете да опитате да вмъкнете цяла електронна таблица на Excel във вашия Word документ, но това понякога е прекалено.

Как да добавите горни и долни колонтитули в PowerPoint

Как да добавите горни и долни колонтитули в PowerPoint

PowerPoint ви позволява да персонализирате шаблони за презентации по различни начини. Един от тях е чрез добавяне на горни и долни колонтитули към вашата презентация на PowerPoint.

Как да добавяте и отпечатвате фонови изображения на Excel

Как да добавяте и отпечатвате фонови изображения на Excel

Можете да подобрите външния вид на вашата електронна таблица в Excel и да я направите визуално по-привлекателна за аудиторията. Най-добрият начин да го подправите е да добавите фоново изображение на Excel.

Как да използвате функцията YEARFRAC в Excel

Как да използвате функцията YEARFRAC в Excel

Едно от ограниченията на изваждането на дати в Excel е, че приложението може да ви даде само броя на дните, броя на месеците или броя на годините поотделно, а не комбинирано число. За щастие Microsoft включи вградена функция в Excel, за да ви даде точни разлики между две дати в работен лист.

Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

Ето един често срещан сценарий: Получили сте документ на Word по имейл, който трябва да подпишете и изпратите обратно. Можете да отпечатате, подпишете, сканирате и върнете документа, но има по-лесен, по-добър и по-бърз начин да вмъкнете подпис в Word.

Как да добавите бутони за действие към презентация на PowerPoint

Как да добавите бутони за действие към презентация на PowerPoint

Намерени на странно място в приложението, можете да добавите бутони за действие към слайд на PowerPoint, за да направите презентацията си по-интерактивна и по-лесна за използване от зрителя. Тези бутони за действие могат да направят презентацията по-лесна за навигация и да накарат слайдовете във вашата презентация да се държат като уеб страници.

Коя е най-новата версия на Microsoft Office?

Коя е най-новата версия на Microsoft Office?

Лесно е да объркате Microsoft Office и Office 365 или Microsoft 365. Microsoft Office е стандартният офис пакет, който сте използвали от години и може да включва версиите на настолни приложения на Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access и Publisher в зависимост от изданието ти получаваш.

Как да създадете стаи за разбивка в Microsoft Teams

Как да създадете стаи за разбивка в Microsoft Teams

В предишна статия разгледахме как работят видеоконференциите в Microsoft Teams. Оттогава Microsoft актуализира Teams с нови функции, включително дългоочакваната и много желана възможност за създаване на стаи за разбивка.

Как да използвате Sparklines в Excel

Как да използвате Sparklines в Excel

Някога сте имали работен лист с данни в Excel и бързо сте искали да видите тенденцията в данните. Може би имате някои резултати от тестове за вашите ученици или приходи от вашата компания през последните 5 години и вместо да създавате диаграма в Excel, което отнема време и в крайна сметка изяжда цял работен лист, някои малки мини-диаграми в една клетка биха Бъди по-добър.

Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

Ако искате да създавате и отпечатвате етикети от всякакъв вид, не търсете повече от Microsoft Word и Excel. Можете да съхранявате вашите данни за етикети в Excel и след това да извлечете тези данни в Word, за да запазите или отпечатате вашите етикети.

Как да изчислим дисперсията в Excel

Как да изчислим дисперсията в Excel

Така че бяхте помолен да изчислите дисперсията с помощта на Excel, но не сте сигурни какво означава това или как да го направите. Не се притеснявайте, това е лесна концепция и още по-лесен процес.

Как сигурно да защитите с парола Excel файл

Как сигурно да защитите с парола Excel файл

Microsoft Excel остава най-популярното приложение за електронни таблици в света. Данните от електронните таблици на Excel често са поверителни, тъй като съдържат лични или финансови данни.

Как да използвате Сравняване и комбиниране на документи в Word

Как да използвате Сравняване и комбиниране на документи в Word

Word има две наистина полезни функции, които почти никой не използва: Сравняване на документи и Комбиниране на документи. Както подсказват имената им, функциите ви позволяват или да сравнявате два документа на Word един срещу друг, или да комбинирате два заедно.

Поправете Google Meet: Не можете да се присъедините към това видеообаждане

Поправете Google Meet: Не можете да се присъедините към това видеообаждане

Поправете грешки в Google Meet: Не можете да се присъедините към видеообаждане. Актуализирайте браузъра, проверете настройките за дата и час, и опитайте нова връзка.

Minecraft Enchanting: Пълно ръководство

Minecraft Enchanting: Пълно ръководство

Minecraft има задълбочена омагьосваща система, която предоставя конкурентно предимство в битка с омагьосани оръжия и броня.

Топ 5 безплатни софтуер за блокиране на хазарт

Топ 5 безплатни софтуер за блокиране на хазарт

Някои приложения и софтуер срещу хазарт се заплащат. За да ви помогнем, тук са топ 5 безплатни софтуер за блокиране на хазарт.

11 най-добър софтуер за IP камера и средство за преглед на IP камери през 2020 г

11 най-добър софтуер за IP камера и средство за преглед на IP камери през 2020 г

Софтуер за IP камера лесен за използване и удобен. Открийте най-добрия безплатен софтуер за IP камера за вашите камери за видеонаблюдение на Windows, Mac, iPhone или Android.

Google Maps: Как да проверите надморската височина

Google Maps: Как да проверите надморската височина

Научете как да проверите надморската височина в Google Maps. Стъпка по стъпка ръководство за активация на опцията Терен.

15 най-добър софтуер за клониране на диск (безплатен и платен) през 2020 г

15 най-добър софтуер за клониране на диск (безплатен и платен) през 2020 г

Клонирането на диск е важен процес за създаване на копие на твърдия диск. В тази статия споменаваме 15 най-добри, безплатни и платени софтуери за клониране на дискове.

PS5 не се свързва с интернет? 14 начина за коригиране

PS5 не се свързва с интернет? 14 начина за коригиране

Затруднявате ли се да свържете вашата конзола PS5 към конкретна Wi-Fi или Ethernet мрежа? Разберете как да коригирате проблемите със свързването на PS5 с интернет.

Какво е JNLP файл? Как да отворя един?

Какво е JNLP файл? Как да отворя един?

Ако не сте запознати с JNLP файловете, продължете да четете това ръководство, за да научите повече за тях. Ами също да ви покажа как да ги отворите.

Топ 4 начина да получите безплатни TikTok монети

Топ 4 начина да получите безплатни TikTok монети

Вероятно имате любим стриймър в TikTok. Подобно на Twitch, можете да им подарите знак на вашата признателност под формата на TikTok монети.

Как да изтриете популярни търсения в Google

Как да изтриете популярни търсения в Google

Научете как да управлявате популярните търсения в Google и да подобрите личната си продуктивност с нашите лесни за следване инструкции.