Как да изтриете напълно лични метаданни от документи на Microsoft Office
Всичко, което правите, генерира данни някъде. Тези данни, когато бъдат събрани и анализирани, стават информация.
Винаги е ужасна трагедия, когато някой загуби нещо важно, върху което е работил, защото не е запазил документа си правилно. Това се случва по-често, отколкото бихте си помислили на потребителите на Excel и Word!
За щастие Microsoft добави много функции в последните няколко версии, които помагат за намаляване на шансовете за загуба на данни поради сривове, прекъсвания на захранването, случайни изтривания и т.н. Едната функция се нарича AutoRecover, а втората, по-малко известна функция, се нарича AutoBackup.
В тази статия ще говоря за това как да конфигурирате и двете опции, така че вашите данни да са възможно най-безопасни. Бих искал също така да спомена, че най-новите версии на Office ви позволяват да записвате документи директно в OneDrive, което е добра опция, която трябва да обмислите, тъй като все още ще имате достъп до работата си, дори ако твърдият ви диск се повреди.
Автоматично възстановяване на Excel
Функцията за автоматично възстановяване е включена по подразбиране и основно запазва вашия документ автоматично на временно място след зададен интервал от време. За да видите настройките за автоматично възстановяване, щракнете върху Файл и след това върху Опции .
Кликнете върху Запазване в менюто отляво и ще видите опцията за автоматично възстановяване под Запазване на работни книги .
По подразбиране информацията за автоматично възстановяване се записва на всеки 10 минути. В допълнение към интервала, Excel трябва да бъде неактивен за 30 секунди, преди данните да бъдат запазени. Освен това автоматично записаната информация се записва в местоположението на файла за автоматично възстановяване, посочено тук. И така, как работи? По принцип, да приемем, че имате работен лист като този по-долу и сте го запазили.
Сега да кажем, че добавям следните данни към електронната таблица на Excel и изчаквам около 10 минути, без да запазя моя документ. Тъй като интервалът за автоматично възстановяване е зададен на 10 минути, трябва да изчакате поне толкова дълго, за да бъдат запазени данните.
В моя случай симулирах срив на Excel, като отворих диспечера на задачите и убих процеса на Excel. След това отворих отново Excel и веднага видях опция, наречена Показване на възстановени файлове .
Ако щракнете върху това, ще се покаже списък с Excel файлове, които могат да бъдат възстановени. В моя случай той имаше оригиналния файл, който имаше данни само в A1 и A2, и имаше също AutoRecovered файла, който включваше данните, които не бях записал на диска.
Щракването върху някой от елементите в списъка ще отвори друг екземпляр на Excel, показващ данните в този конкретен файл. Като цяло, това е наистина полезна функция за моментите, когато не сте запазили цялата си работа, но Excel приключва неочаквано.
Основният недостатък на тази функция е, че данните за автоматично възстановяване се съхраняват на същия твърд диск като вашия файл, така че ако нещо се случи с вашия твърд диск, всичко ще изчезне. Можете да промените местоположението в настройките по-горе на отделен твърд диск или дори на мрежово местоположение, което силно препоръчвам.
Имайте предвид, че информацията за автоматично възстановяване също се изтрива автоматично от Excel при следните обстоятелства:
Така че основно, когато запишете файла, той се отървава от данните за автоматично възстановяване. Освен това, ако ръчно излезете от Excel и изберете да не запазвате данните, той ще изтрие данните за автоматично възстановяване. Просто имайте това предвид, когато използвате тази функция. Ако сте тежък потребител на Excel, предлагам да зададете интервала за автоматично възстановяване на нещо като 2 или 3 минути вместо 10.
Автоматичен бекъп
Друга функция, за която не много хора наистина знаят, е AutoBackup. За да го използвате, първо трябва да отидете и да запазите файла си, за да стигнете до диалоговия прозорец Запазване . Ако вече имате запазен документ на Excel, отидете на Файл и след това Запиши като и изберете местоположение. Когато направите това, ще се покаже диалоговият прозорец Запиши като .
В диалоговия прозорец щракнете върху бутона Инструменти , който е отляво на бутона Запазване . Ще видите няколко опции, една от които е Общи опции . Когато щракнете върху това, ще се появи малък прозорец с още няколко опции.
Продължете и поставете отметка в полето Винаги създавай резервно копие . Щракнете върху OK и сега, когато запишете файла, файл с резервно копие на Excel също ще бъде създаден с разширение .XLK. Имайте предвид, че първия път, когато направите това, файловете ще бъдат абсолютно еднакви. Ако направите редакции на оригиналния файл и след това го запишете отново, архивният файл ще остане същият (оригиналните данни). Третият път, когато го запишете обаче, архивният файл ще бъде актуализиран с информация до второто запаметяване.
По принцип резервният файл винаги е една версия зад текущата версия. Така че, ако сте направили куп промени, запазили сте файла си и след това искате да се върнете към версията, която не е имала тези промени, можете просто да отворите архивния файл.
Файлът се записва на същото място като оригиналния файл и изглежда няма начин това да се промени. Тази функция не добавя много безопасност към вашия документ, но е добра при определени обстоятелства.
Надяваме се, че активирането на тези функции за архивиране и възстановяване в Excel ще ви предпази от загуба на важни данни. Винаги е добър вариант да използвате облачно хранилище (като OneDrive) като допълнителна предпазна мрежа в случай, че компютърът ви се повреди катастрофално. Ако имате въпроси, не се колебайте да коментирате. Наслади се!
Всичко, което правите, генерира данни някъде. Тези данни, когато бъдат събрани и анализирани, стават информация.
Търсите начин да си сътрудничите с други хора върху документ на Word. Ако е така, можете да го направите много лесно в самия Word.
Обединяването на поща е функция на Microsoft Word, която ви помага да рационализирате създаването на персонализирани писма, етикети, пликове, имейли и директория. Тъй като циркулярните документи не са сред най-често използваните функции на MS Word, някои потребители може да не знаят как да направят циркулярни документи в Word, за да създават писма, етикети и пликове.
Винаги е ужасна трагедия, когато някой загуби нещо важно, върху което е работил, защото не е запазил документа си правилно. Това се случва по-често, отколкото бихте си помислили, на потребителите на Excel и Word.
Ако едно и също приложение на Microsoft Office има различни функции на различни устройства, това вероятно е защото те са различни версии. Някои добавки и шаблони на трети страни също имат функции, които работят само в определени версии на Office.
Извикването за вдигане на ръка при лична среща е лесен и бърз начин да прецените настроението в стаята. Това, че всичките ви срещи са онлайн сега, не означава, че не можете да постигнете същото.
Текстообработващите програми изминаха дълъг път от началото на 80-те години на миналия век, когато Microsoft за първи път пусна Microsoft Word за MS-DOS. Неговата новаторска характеристика беше, че е проектиран да се използва с мишка.
Има много моменти, когато трябва да включа някои прости изчисления на данни в документ на Word и таблицата е най-добрият вариант. Винаги можете да опитате да вмъкнете цяла електронна таблица на Excel във вашия Word документ, но това понякога е прекалено.
PowerPoint ви позволява да персонализирате шаблони за презентации по различни начини. Един от тях е чрез добавяне на горни и долни колонтитули към вашата презентация на PowerPoint.
Можете да подобрите външния вид на вашата електронна таблица в Excel и да я направите визуално по-привлекателна за аудиторията. Най-добрият начин да го подправите е да добавите фоново изображение на Excel.
Едно от ограниченията на изваждането на дати в Excel е, че приложението може да ви даде само броя на дните, броя на месеците или броя на годините поотделно, а не комбинирано число. За щастие Microsoft включи вградена функция в Excel, за да ви даде точни разлики между две дати в работен лист.
Ето един често срещан сценарий: Получили сте документ на Word по имейл, който трябва да подпишете и изпратите обратно. Можете да отпечатате, подпишете, сканирате и върнете документа, но има по-лесен, по-добър и по-бърз начин да вмъкнете подпис в Word.
Намерени на странно място в приложението, можете да добавите бутони за действие към слайд на PowerPoint, за да направите презентацията си по-интерактивна и по-лесна за използване от зрителя. Тези бутони за действие могат да направят презентацията по-лесна за навигация и да накарат слайдовете във вашата презентация да се държат като уеб страници.
Лесно е да объркате Microsoft Office и Office 365 или Microsoft 365. Microsoft Office е стандартният офис пакет, който сте използвали от години и може да включва версиите на настолни приложения на Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access и Publisher в зависимост от изданието ти получаваш.
В предишна статия разгледахме как работят видеоконференциите в Microsoft Teams. Оттогава Microsoft актуализира Teams с нови функции, включително дългоочакваната и много желана възможност за създаване на стаи за разбивка.
Някога сте имали работен лист с данни в Excel и бързо сте искали да видите тенденцията в данните. Може би имате някои резултати от тестове за вашите ученици или приходи от вашата компания през последните 5 години и вместо да създавате диаграма в Excel, което отнема време и в крайна сметка изяжда цял работен лист, някои малки мини-диаграми в една клетка биха Бъди по-добър.
Ако искате да създавате и отпечатвате етикети от всякакъв вид, не търсете повече от Microsoft Word и Excel. Можете да съхранявате вашите данни за етикети в Excel и след това да извлечете тези данни в Word, за да запазите или отпечатате вашите етикети.
Така че бяхте помолен да изчислите дисперсията с помощта на Excel, но не сте сигурни какво означава това или как да го направите. Не се притеснявайте, това е лесна концепция и още по-лесен процес.
Microsoft Excel остава най-популярното приложение за електронни таблици в света. Данните от електронните таблици на Excel често са поверителни, тъй като съдържат лични или финансови данни.
Word има две наистина полезни функции, които почти никой не използва: Сравняване на документи и Комбиниране на документи. Както подсказват имената им, функциите ви позволяват или да сравнявате два документа на Word един срещу друг, или да комбинирате два заедно.
Разрешете грешка на Apple iTunes, която казва, че файлът iTunes Library.itl е заключен, на заключен диск или нямате разрешение за запис за този файл.
Не можете да разберете как да повторите песен или плейлист в Apple iTunes? И ние не можахме в началото. Ето някои подробни инструкции как се прави.
Как да създадете модерно изглеждащи снимки чрез добавяне на заоблени ъгли в Paint.NET
Използвахте ли Delete for me в WhatsApp, за да изтриете съобщения от всички? Няма проблем! Прочетете това, за да научите да отмените Изтриване за мен в WhatsApp.
Как да изключите досадните известия на AVG, които се появяват в долния десен ъгъл на екрана.
Когато решите, че сте приключили с акаунта си в Instagram и искате да се отървете от него. Ето ръководство, което ще ви помогне да изтриете акаунта си в Instagram временно или за постоянно.
Научете стъпка по стъпка как да изключите връзките, върху които може да се кликва, в Notepad++ с този лесен и бърз урок.
Отървете се от показване на предаване в Up Next на Apple TV+, за да запазите любимите си предавания в тайна от другите. Ето стъпките.
Открийте колко лесно е да промените профилната снимка за вашия акаунт в Disney+ на вашия компютър и устройство с Android.
Търсите алтернативи на Microsoft Teams за лесна комуникация? Намерете най-добрите алтернативи на Microsoft Teams за вас през 2023 г.