Как да използвате циркулярни документи в Word за създаване на писма, етикети и пликове

Обединяването на поща е функция на Microsoft Word, която ви помага да рационализирате създаването на персонализирани писма, етикети, пликове, имейли и директория. Тъй като циркулярните документи не са сред най-често използваните функции на MS Word, някои потребители може да не знаят как да направят циркулярни документи в Word, за да създават писма, етикети и пликове. 

Ако се опитвате да спестите време, прекарано в ръчно персонализиране на всяка буква, етикет или друг документ, циркулярното писмо може да ви бъде полезно. Дори ако никога не сте опитвали да създадете писмо за циркулярно писмо, процесът е доста лесен и ние ви превеждаме през всяка стъпка по-долу.

Как да създадете циркулярни писма

Microsoft Word има съветник, който ви превежда през създаването на писма за сливане на поща . Съветникът ще поиска писмото, което искате да използвате, и получателите на писмото по пътя, така че се уверете, че имате списък с получатели, готов за вмъкване. Ако не го направите, нищо страшно, винаги можете да добавите списък с получатели ръчно.

1. Отворете документ на Word и напишете вашето съобщение. Изоставете персонализираните елементи (например заглавие, име, град и т.н.). Засега можете просто да оставите празно място за мястото, където искате да вмъкнете тези елементи, така:

1. Когато вашият шаблон е готов, изберете Изпращания > Стартиране на циркулярни документи > Съветник за циркулярни документи стъпка по стъпка от горната лента.

1. Нов панел ще се появи по протежение на дясната граница на вашия прозорец на MS Word. Това е съветникът, който ще ви преведе през процеса. Като първа стъпка ще трябва да изберете типа на документа, върху който работите. Изберете Писма и изберете Напред: Начален документ .

1. След това ще трябва да изберете документа, който искате да използвате за циркулярни документи.
   Ако вече сте въвели съдържание за вашето писмо, изберете Използване на текущия документ .
   Ако искате да използвате готов за използване шаблон, изберете Старт от шаблон. Когато изберете начален документ, щракнете върху Избор на получатели . 

1. Следващата стъпка е да изберете получатели. Ако приемем, че имате лист в Excel, попълнен с данните за получателя, можете да импортирате данните, като изберете опцията Използване на съществуващ файл и изберете Преглед от следващия раздел. 

Придвижете се до листа, съдържащ списъка с получатели, като използвате Explorer, изберете листа и изберете Отваряне . 

Когато изберете листа, ще видите прозореца за избор на таблица . Изберете съответната таблица(и). Не забравяйте да поставите отметка в квадратчето до текста Първият ред от данни съдържа заглавки на колони , ако това е вярно за вашите данни, и изберете OK .

След това ще видите списъка с получатели, които Word ще използва във вашето сливане. Ако всичко изглежда добре, изберете OK . 

Когато добавите листа на Excel, изберете Напред: Напишете вашето писмо .

1. Вече сте готови да добавите контейнери към писмото си. Преместете курсора си там, където искате да добавите контейнера, и изберете Още елементи от екрана за циркулярни документи.

Ще се отвори диалоговият прозорец Вмъкване на поле за сливане , откъдето можете да изберете съответния контейнер и да изберете Вмъкване , за да го добавите към вашето писмо.

1. Когато вмъкнете всички полета за сливане, изберете Напред: Преглед на вашите писма .

Това ще ви покаже визуализация на всички писма, генерирани с циркулярни документи. Можете да използвате бутоните със стрелки в панела за циркулярни документи, за да превключите визуализацията на писмата.

1. Изберете Напред: Завършете сливането . В следващата стъпка изберете Печат (ако искате да отпечатате всички букви) или Редактиране на отделни букви > Всички (ако ще обедините буквите в един документ).

Как да създадете етикети за циркулярни документи

Винаги е добра идея да компилирате пощенския си списък подредено в лист на Excel, за да не се чувствате замаяни, когато имате нужда от нечия пощенска информация. Въпреки това, ако искате да отпечатате етикетите, вашата компилация на Excel лист няма да го отреже. Вместо това ще трябва да създадете етикети за циркулярни документи в MS Word.

1. Ако вече имате лист в Excel с подробности за изпращане, можете да преминете към следващата стъпка. Ако не, организирайте пощенския си списък в Excel лист. Добавете някои заглавки (Име, Фамилия, Адрес и т.н.) и сортирайте списъка си.
2. Преминете към MS Word. Използвайте съветника за създаване на етикети. Отворете празен документ и изберете Изпращания > Избор на циркулярни документи > Съветник за циркулярни документи стъпка по стъпка . 

1. Изберете Етикети и след това Напред: Начален документ . 

1. На следващия екран изберете Промяна на оформлението на документа . След това изберете Опции за етикети, за да зададете номера на продукта и марката на етикета.

След като изберете OK , ще видите етикетите, очертани върху вашия документ. Ако не го направите, отидете на Table Design > Borders и изберете View Gridlines.

1. Върнете се в раздела Mailings в MS Word и изберете Select Recipients > Use an Existing List. 

Отидете до файла на Excel, съдържащ списъка с имейли. Изберете файла и изберете Отваряне .

1. Ще видите прозореца за избор на таблица . Ако имате няколко листа в работната си книга, тук ще видите повече от един елемент. Изберете тази, която съдържа вашия пощенски списък. Поставете отметка в квадратчето до текста Първият ред от данни съдържа заглавки на колони и изберете OK . 

1. MS Word импортира пощенския списък. Изберете Адресен блок . Вижте визуализацията вдясно. 

Ако не изглежда както искате, изберете Съпоставяне на полета. Уверете се, че всички подробности съответстват на подходящо заглавие от вашия работен лист и изберете OK .

Погледнете визуализацията отново. Ако изглежда добре, изберете OK .

1. Сега ще видите > в етикета. Отидете на Изпращане > Актуализиране на етикети за добавяне > към всички етикети.

1. Етикетите вече са готови за обединяване. Отидете на Изпращане > Завършване и обединяване > Редактиране на отделни документи . 

Ще видите изскачащ малък прозорец. Изберете Всички и след това OK .

1. Сега ще видите всичките си етикети обединени.

Как да създадете пликове за циркулярни документи

Създаването на пликове за циркулярни документи е почти същото като това за етикети, но с няколко настройки. 

Отново щракнете върху Изпращания > Стартиране на циркулярни документи > Съветник за циркулярни документи стъпка по стъпка , но този път изберете Пликове и след това изберете Напред: Стартиране на документ отдолу.

1. Ще бъдете помолени да изберете начален документ. Изберете Опции за плик, за да изберете размера на плика и позицията на адреса за доставка/връщане (вижте следващата стъпка) и изберете Напред: Изберете получатели .

1. Когато изберете Опции за плик , ще видите изскачащ малък прозорец. Изберете предпочитания от вас размер на плика и изберете шрифта и разположението за доставка и адрес за връщане.

1. Следващата стъпка в съветника е да изберете получатели. Изберете Използване на съществуващ списък (ако приемем, че вече имате лист в Excel, съдържащ данните за получателя) и изберете Преглед , за да потърсите файла . Изберете съответния файл и щракнете върху Напред: Подредете своя плик . 

1. На следващия екран изберете Адресен блок , погледнете визуализацията, за да се уверите, че изглежда така, както искате, и изберете OK .

Сега ще видите > на плика. 

1. Изберете Напред: Преглед на вашите пликове . Ще видите същата визуализация, която видяхте в предишната стъпка, но във вашия документ. Можете да използвате бутоните със стрелки в прозореца на съветника, за да превключвате между пликове.

Вашите пликове вече са готови за обединяване. Изберете Напред: Завършете сливането .

1. На следващия екран ще видите опция за редактиране на отделни пликове . Изберете го, изберете Всички , за да обедините всички записи, и изберете OK .

Сега ще видите всички пликове, обединени в един документ.

Лесно групово отпечатване и имейли

Използването на циркулярни документи може да ви спести много време, което иначе бихте похарчили за персонализиране на вашите писма, етикети или пликове. Това обаче не е всичко, което можете да правите с MS Word. Можете също така да създавате поздравителни картички , брошури и индексни картички .

Обединяването на поща съществува от известно време, но ако искате да направите процесите си ефективни, Microsoft Office 2019 въведе някои удобни функции , които може да искате да разгледате.