Как да настроите повтаряща се среща в Teams

Трябва ли да планирате повтарящи се срещи в MS Teams с едни и същи участници? Научете как да настроите повтаряща се среща в Teams.

Microsoft Teams е често първият избор за организиране на виртуални срещи от дистанционни и разпределени екипи, използващи пакета Microsoft 365. Освен тях, и други бизнеси използват това приложение за провеждане на онлайн срещи. Настройването на среща в Teams е доста просто. Когато потвърдите графика на срещата, всички добавени участници ще получат индивидуални имейли за нея.

Понякога определени екипи трябва да имат срещи редовно (месечно, седмично или дори ежедневно). Ако вашите повтарящи се срещи имат голям брой участници, планирането на тези срещи поотделно може да бъде изтощителен и отнемащ време процес. Но не се притеснявайте. Функцията за повтарящи се срещи в Microsoft Teams е тук, за да ви помогне.

Ако знаете, че срещите в Teams се повтарят регулярно, можете да настроите повтаряща се среща. По този начин не е необходимо ръчно да създавате срещата всеки път, когато искате да информирате хората за нея. Можете да създадете срещата веднъж и да активирате опцията за повторение, за да направите всичките участници наясно с повтарящия се график.

Съдържание

• 1 Какво е повтаряща се среща?
• 2 Стъпки за създаване на повтаряща се среща в Teams
  • 2.1 Отиване в таба Календар на Teams
  • 2.2 Добавяне на информация за срещата
  • 2.3 Настройка на повтаряща се среща
• 3 Често задаващи се въпроси за повтарящи се срещи в Teams
  • 3.1 Как да настроите повтаряща се среща с краен дата в Teams?
  • 3.2 Как да добавя някого в повтаряща се среща в Teams?
  • 3.3 Използват ли повтарящите се срещи в Teams един и същи линк?
• 4 Заключение

Какво е повтаряща се среща?

Както подсказва името, повтарящата се среща е среща, която се провежда повторно. Срещата може да се повтаря ежедневно, седмично, на две седмици, месечно, на тримесечие и т.н. Може да се наложи да организирате повтарящи се срещи с вашите мениджъри, ръководители на екипи или всички членове на проекта, когато трябва да осигурите постоянен контрол и отговорност.

Тези срещи гарантират, че проектите винаги остават на правилния път и че се развива здрава връзка между членовете на екипа. В Microsoft Teams получавате шанс да планирате повтарящи се срещи за вашите екипи. Използвайки тази функция, не е необходимо да планирате всяка среща поотделно, добавяйки имейл адресите на участниците индивидуално за всяка среща.

Можете да добавите времевия диапазон за повтарящи се срещи и да настроите интервалите, за да планирате всички повтарящи се срещи наведнъж. Ако сте зает професионалист или трябва да настроите ежедневни или други повтарящи се срещи, тази функция в Teams ще ви бъде полезна. Можете да планирате всички срещи наведнъж, а добавените участници ще получат известие.

Стъпки за създаване на повтаряща се среща в Teams

Като потребител можете да получите достъп до MS Teams от уеб приложението (Microsoft 365) или чрез настолното приложение. Добрата новина е, че функцията за повтарящи се срещи е налична и в двете версии на това приложение. Интерфейсите изглеждат сходно, така че можете да изпълнявате същите стъпки и за двете. Нека да разгледаме как да настроите повтаряща се среща в Teams. За по-лесно разбиране, ще ви покажа стъпките в множество секции.

Отиване в таба Календар на Teams

1. Отворете приложението Teams на компютъра си или влезте в уеб приложението Teams в уеб браузър.

   

2. Настолното приложение ще се отвори с таба Чат отворен. Изберете таба Календар от левия панел.
3. Обаче, уеб приложението Teams ще се отвори с таба Календар.

Добавяне на информация за срещата

1. С отворения таб Календар пред вас, кликнете на бутона Нова среща в горния десен ъгъл.

   

2. На екрана ще се отвори нов планировчик за срещи.
3. В горната част ще видите текущата си времева зона. Можете да я промените от падащото меню.
4. В полето Добавете заглавие, трябва да добавите името на срещата.
5. В полето Добавете задължителни участници въведете имейл адресите на участниците.
6. Трябва да добавите датата и времето за първия случай на срещата.

   

7. Изберете продължителността на срещата от падащите менюта за начало и край, или планирайте срещата за Цял ден.
8. Можете също да добавите местоположение и дневен ред или детайли за срещата.

Прочетете също: Microsoft Teams: Колко дълго може да продължи среща

Настройка на повтаряща се среща

1. За да настроите всякакъв тип повтаряща се среща, кликнете на Не се повтаря, за да отворите падащото меню.

   

2. Избирайки всеки работен ден (Пн-Пт), можете да изберете дните от седмицата за среща, времето за повтаряне и крайната дата.
3. Ако изберете Ежедневно, ще се появи помощник, където можете да изберете крайната дата и след колко дни искате да се повтаря графикът.
4. Можете да изберете Седмично, за да изберете деня за седмичната среща и крайната дата. Тази опция може да се избере и за двуседмични срещи, като изберете Повтаря се на всеки 2 седмици.
5. За Месечни срещи, можете да изберете между дата или ден от седмицата.

   

6. Опцията Годишно ще ви позволи да изберете между датата на месеца или деня от седмицата, като първия понеделник на февруари.
7. С опцията Потребителска можете да извършвате всякакъв вид повтарящи се срещи, споменати по-горе.
8. Кликнете на бутона Запази, за да затворите помощника.
9. Кликнете на бутона Изпрати, за да завършите процеса на създаване на повтаряща се среща.

Често задаващи се въпроси за повтарящи се срещи в Teams

Как да настроите повтаряща се среща с краен дата в Teams?

За да настроите повтаряща се среща в Teams, трябва да започнете създаването на нова среща. Докато правите това, кликнете върху падащото меню Не се повтаря и изберете една от предпочитаните опции. След това ще се появи помощник за настройване на повторението. Там ще видите полето Край. Поставете курсора в това поле и изберете крайната дата за повтарящите се срещи.

Как да добавя някого в повтаряща се среща в Teams?

Отидете в календара на Teams, за да намерите графика на повтарящите се срещи. Кликнете върху срещата и след това кликнете върху бутона Редактиране. Изберете Редактиране на случай, за да добавите някого към един случай на срещата, или изберете Редактиране на серия, за да добавите някого за всяка повтаряща се среща. Сега добавете хората в полето за участниците в срещата и кликнете на Изпрати актуализация.

Използват ли повтарящите се срещи в Teams един и същи линк?

Не, за всяка повтаряща се среща в Teams има различни линкове за срещи. Въпреки това, идентификаторът на срещата за всяка повтаряща се среща ще бъде същият. Така че тези, които искат да се присъединят към повтарящите се срещи в Teams, използвайки идентификатора на срещата, могат да го направят лесно с идентификатора.

Заключение

Много организации използват Microsoft Teams за официалните си срещи. Понякога официалните срещи трябва да бъдат организирани на редовни интервали, което е натоварващ процес за всеки. За да ви помогне, Teams ви предлага функцията за настройка на повтарящи се срещи в това приложение.

С нейна помощ можете да намалите времето, необходимо за ръчно настройване на всяка среща. Тук добавих най-лесния и актуален метод за настройка на повтарящи се срещи в Teams. Често ли се нуждаете от повтарящи се срещи в Teams? Как мислите, че този лесен метод ще ви помогне при настройването на повтарящи се срещи в Teams? Има ли нещо, което бихте искали Microsoft да подобри по отношение на тази функция? Кажете ни в коментарите по-долу.

Също така, не забравяйте да споделите тази статия с приятелите си и в социалните медии. Следващото, което прочетете е как да поправите грешка в Teams съжаляваме, не можахме да се свържем с вас.