Как да създадете списък за разпространение в Outlook

Ако използвате Outlook за комуникация с вашите колеги, вероятно сте искали многократно да изпращате имейли до конкретна група, чието членство се променя често. Например, може да се наложи да изпращате имейл на всички ваши представители за обслужване на клиенти всеки ден, но поради голямото текучество списъкът може да се променя често.

Можете да въвеждате името или имейла на всеки човек ръчно всеки път, когато изпращате имейл, но бързо това може да стане тромаво, тъй като групата става по-голяма. Не само това, но и рискувате по невнимание да забравите някого, което може да доведе до драма в офиса. Ето къде идва списъкът за разпространение или групата с контакти!

В по-голямата си част термините „група за контакти“ и „списък за разпространение“ са взаимозаменяеми. Microsoft започна да използва фразата „група за контакти“, вероятно защото е малко по-интуитивна от „списък за разпространение“. 

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

Има обаче истинска разлика между двете в организации, които използват Microsoft 365. Администраторите на Microsoft 365 могат да конвертират съществуващите списъци за разпространение на Outlook в „Групи“, което от своя страна дава на членовете на групата достъп до споделени библиотеки и пространства за сътрудничество като Microsoft Teams , Yammer и Planner .

Въпреки че вашият ИТ отдел вероятно управлява списъците за разпределение на вашата организация в Outlook – особено ужасяващия и често зле поддържан списък с всички служители, вие все още можете да създавате свои собствени групи с контакти в Outlook

По-долу ще ви преведем как да създавате групи с контакти в Outlook както за версията на браузъра, така и за настолното приложение. 

Как да създадете група контакти в Outlook Online

Създаването на група контакти в браузърната версия на Outlook е лесно.

  1. Влезте в акаунта си на outlook.com или изберете Outlook от стартовия панел на приложения, ако вече сте влезли в Microsoft 365. Ако не виждате Outlook в списъка с приложения (ще видите), изберете Всички приложения .

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. В левия панел под Групи изберете Нова група .

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. В изскачащия прозорец дайте име и описание на новата си група и изберете Създаване . (Ако вашата организация го е активирала, може да бъдете подканени да създадете имейл адрес за групата. В този случай, за по-лесно използване, опитайте да направите имейл адреса идентичен с името на групата.)

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. Сега добавете членове към групата. Търсете хора по име или по имейл адрес. Изберете резултата от търсенето за човека, който искате да добавите към групата, и той ще се появи под „Този ​​човек ще бъде добавен“.

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. Повторете стъпка 4, докато не добавите всички, които искате, към групата. След това изберете бутона Добавяне .
  2. Изберете Затвори .
  3. Изпратете имейл до групата, която сте създали, като изберете Ново съобщение .

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. В полето До започнете да въвеждате името на създадената от вас група и я изберете от списъка, който се показва.

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

Лесна работа. Но какво ще стане, ако трябва да добавите или премахнете хора от групата? Прочетете.

Как да редактирате група контакти в Outlook Online

Microsoft улесни редактирането на група контакти, без да напускате Outlook Online. Някои стъпки може да са малко по-различни в зависимост от това как вашата организация е конфигурирала Microsoft 365, но стъпките по-долу трябва да ви отведат там.

  1. В левия панел под Групи изберете групата, която искате да редактирате.
  2. В записа на тази група изберете иконата Още (три точки/многоточие).

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. Изберете Настройки . (В зависимост от това как Outlook е конфигуриран за вашата организация, може да видите опция за добавяне на членове направо от иконата Още.)

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. В панела с настройки на групата, който се появява вдясно, изберете Редактиране на групата .

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. Изберете раздела Членове
  2. Оттам можете да добавяте членове или да ги изтривате от групата, като изберете иконата X до записа за лицето, което искате да премахнете.

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. Ако сте добавили членове към групата, изберете бутона Добавяне . В противен случай изберете Затвори .

Друг начин за редактиране на групи контакти в Outlook Online

В зависимост от това как е конфигуриран Outlook, може също да можете да редактирате групи с контакти, като следвате тези стъпки:

  1. Отидете в секцията Хора на Outlook (вдясно от иконата на календара). 

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. В левия панел в секцията Групи изберете Собственик , за да покажете групите, които сте създали.

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. Изберете от списъка групата, която искате да редактирате.
  2. Изберете Управление на членовете на групата .

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. Оттам можете да добавяте членове или да изтривате съществуващи членове, като изберете X до запис.

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

Как да създадете група с контакти в настолното приложение на Outlook

Създаването на група контакти в настолната версия на Outlook е още по-лесно, отколкото в онлайн версията.

  1. Стартирайте Outlook и изберете иконата Хора близо до долния ляв ъгъл (където превключвате между имейл, задачи, хора и календар).

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. След това от лентата с инструменти изберете Нова група контакти . (Ако вашата организация използва Microsoft 365, може също да видите бутон Нова група. За нашите цели ще използваме Нова група контакти, за да улесним груповите имейли.)

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. В прозореца на групата с контакти, който се появява, дайте име на вашата група с контакти и след това изберете Добавяне на членове и изберете откъде искате да вземете новите си членове. Опциите може да включват От контакти на Outlook , От адресна книга или Нов имейл контакт

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

  1. Един по един потърсете хората, които искате да добавите към групата с контакти. Уверете се, че техният запис е маркиран и изберете бутона Членове (или щракнете двукратно върху техния запис), за да ги добавите. Когато сте готови, изберете OK .
  2. Затворете прозореца, като не забравяйте да отговорите с Да , ако бъдете подканени да запазите промените си.
  3. Сега, когато адресирате нов имейл, можете да въведете името на групата с контакти в полето До . Вашата група контакти ще бъде добавена. Ако желаете, можете да разширите списъка с групи и Outlook ще замени списъка с неговите членове. Имайте предвид обаче, че няма да можете да свиете списъка отново.

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

Групите контакти се показват като записи в адресната книга на Outlook, така че ще можете да ги намерите в този азбучен списък.

Как да редактирате група контакти в настолното приложение на Outlook

Сега нека редактираме съществуваща група контакти в настолната версия на Outlook.

  1. Стартирайте Outlook и изберете иконата Хора близо до долния ляв ъгъл.
  2. Намерете и изберете групата, която искате да редактирате, в списъка си с контакти.
  3. В панела вдясно изберете Редактиране . Това ще ви върне там, където можете да управлявате групата чрез добавяне и/или премахване на членове.

Как да създадете списък за разпространение в Outlook

Независимо дали използвате онлайн версията на Outlook или настолното приложение, определено си струва да отделите няколко минути, за да създадете списъци за разпространение на Outlook, които ще използвате многократно. Ще се радваш, че го направи.


Leave a Comment

Как да изтриете напълно лични метаданни от документи на Microsoft Office

Как да изтриете напълно лични метаданни от документи на Microsoft Office

Всичко, което правите, генерира данни някъде. Тези данни, когато бъдат събрани и анализирани, стават информация.

Как да споделяте или да работите съвместно върху Word Doc с други

Как да споделяте или да работите съвместно върху Word Doc с други

Търсите начин да си сътрудничите с други хора върху документ на Word. Ако е така, можете да го направите много лесно в самия Word.

Как да използвате циркулярни документи в Word за създаване на писма, етикети и пликове

Как да използвате циркулярни документи в Word за създаване на писма, етикети и пликове

Обединяването на поща е функция на Microsoft Word, която ви помага да рационализирате създаването на персонализирани писма, етикети, пликове, имейли и директория. Тъй като циркулярните документи не са сред най-често използваните функции на MS Word, някои потребители може да не знаят как да направят циркулярни документи в Word, за да създават писма, етикети и пликове.

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Как да използвате функциите за автоматично възстановяване и автоматично архивиране на Excel

Винаги е ужасна трагедия, когато някой загуби нещо важно, върху което е работил, защото не е запазил документа си правилно. Това се случва по-често, отколкото бихте си помислили, на потребителите на Excel и Word.

Каква версия на Microsoft Office имам?

Каква версия на Microsoft Office имам?

Ако едно и също приложение на Microsoft Office има различни функции на различни устройства, това вероятно е защото те са различни версии. Някои добавки и шаблони на трети страни също имат функции, които работят само в определени версии на Office.

4 начина за провеждане на анкета на Microsoft Teams по време на срещи

4 начина за провеждане на анкета на Microsoft Teams по време на срещи

Извикването за вдигане на ръка при лична среща е лесен и бърз начин да прецените настроението в стаята. Това, че всичките ви срещи са онлайн сега, не означава, че не можете да постигнете същото.

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Как да създадете и използвате автоматичен текст в Microsoft Word

Текстообработващите програми изминаха дълъг път от началото на 80-те години на миналия век, когато Microsoft за първи път пусна Microsoft Word за MS-DOS. Неговата новаторска характеристика беше, че е проектиран да се използва с мишка.

Как да създавате и използвате формули в таблици в Word

Как да създавате и използвате формули в таблици в Word

Има много моменти, когато трябва да включа някои прости изчисления на данни в документ на Word и таблицата е най-добрият вариант. Винаги можете да опитате да вмъкнете цяла електронна таблица на Excel във вашия Word документ, но това понякога е прекалено.

Как да добавите горни и долни колонтитули в PowerPoint

Как да добавите горни и долни колонтитули в PowerPoint

PowerPoint ви позволява да персонализирате шаблони за презентации по различни начини. Един от тях е чрез добавяне на горни и долни колонтитули към вашата презентация на PowerPoint.

Как да добавяте и отпечатвате фонови изображения на Excel

Как да добавяте и отпечатвате фонови изображения на Excel

Можете да подобрите външния вид на вашата електронна таблица в Excel и да я направите визуално по-привлекателна за аудиторията. Най-добрият начин да го подправите е да добавите фоново изображение на Excel.

Как да използвате функцията YEARFRAC в Excel

Как да използвате функцията YEARFRAC в Excel

Едно от ограниченията на изваждането на дати в Excel е, че приложението може да ви даде само броя на дните, броя на месеците или броя на годините поотделно, а не комбинирано число. За щастие Microsoft включи вградена функция в Excel, за да ви даде точни разлики между две дати в работен лист.

Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

Как да вмъкнете подпис в документ на Microsoft Word

Ето един често срещан сценарий: Получили сте документ на Word по имейл, който трябва да подпишете и изпратите обратно. Можете да отпечатате, подпишете, сканирате и върнете документа, но има по-лесен, по-добър и по-бърз начин да вмъкнете подпис в Word.

Как да добавите бутони за действие към презентация на PowerPoint

Как да добавите бутони за действие към презентация на PowerPoint

Намерени на странно място в приложението, можете да добавите бутони за действие към слайд на PowerPoint, за да направите презентацията си по-интерактивна и по-лесна за използване от зрителя. Тези бутони за действие могат да направят презентацията по-лесна за навигация и да накарат слайдовете във вашата презентация да се държат като уеб страници.

Коя е най-новата версия на Microsoft Office?

Коя е най-новата версия на Microsoft Office?

Лесно е да объркате Microsoft Office и Office 365 или Microsoft 365. Microsoft Office е стандартният офис пакет, който сте използвали от години и може да включва версиите на настолни приложения на Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access и Publisher в зависимост от изданието ти получаваш.

Как да създадете стаи за разбивка в Microsoft Teams

Как да създадете стаи за разбивка в Microsoft Teams

В предишна статия разгледахме как работят видеоконференциите в Microsoft Teams. Оттогава Microsoft актуализира Teams с нови функции, включително дългоочакваната и много желана възможност за създаване на стаи за разбивка.

Как да използвате Sparklines в Excel

Как да използвате Sparklines в Excel

Някога сте имали работен лист с данни в Excel и бързо сте искали да видите тенденцията в данните. Може би имате някои резултати от тестове за вашите ученици или приходи от вашата компания през последните 5 години и вместо да създавате диаграма в Excel, което отнема време и в крайна сметка изяжда цял работен лист, някои малки мини-диаграми в една клетка биха Бъди по-добър.

Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

Как да създадете етикети в Word от електронна таблица на Excel

Ако искате да създавате и отпечатвате етикети от всякакъв вид, не търсете повече от Microsoft Word и Excel. Можете да съхранявате вашите данни за етикети в Excel и след това да извлечете тези данни в Word, за да запазите или отпечатате вашите етикети.

Как да изчислим дисперсията в Excel

Как да изчислим дисперсията в Excel

Така че бяхте помолен да изчислите дисперсията с помощта на Excel, но не сте сигурни какво означава това или как да го направите. Не се притеснявайте, това е лесна концепция и още по-лесен процес.

Как сигурно да защитите с парола Excel файл

Как сигурно да защитите с парола Excel файл

Microsoft Excel остава най-популярното приложение за електронни таблици в света. Данните от електронните таблици на Excel често са поверителни, тъй като съдържат лични или финансови данни.

Как да използвате Сравняване и комбиниране на документи в Word

Как да използвате Сравняване и комбиниране на документи в Word

Word има две наистина полезни функции, които почти никой не използва: Сравняване на документи и Комбиниране на документи. Както подсказват имената им, функциите ви позволяват или да сравнявате два документа на Word един срещу друг, или да комбинирате два заедно.

Как да коментирате GIF файлове в публикации в Instagram

Как да коментирате GIF файлове в публикации в Instagram

Понякога единственият начин да предадете това, което всъщност искате да кажете, е чрез GIF, а изборът на правилния може да има забавни резултати. Вероятно вече знаете как да изпращате GIF файлове в Snapchat и как да публикувате GIF във Facebook, Instagram, Reddit и Twitter, но знаехте ли, че можете да използвате GIF файлове за коментари и в публикации в Instagram.

SIM карта срещу SD карта: Каква е разликата?

SIM карта срещу SD карта: Каква е разликата?

SIM картите и SD картите наистина могат да изглеждат еднакво за неопитното око. И двете карти се използват в мобилни телефони и други мобилни устройства.

Как да инсталирате или преместите PS5 игри на външен твърд диск

Как да инсталирате или преместите PS5 игри на външен твърд диск

Вътрешното устройство за съхранение на PlayStation 5s с капацитет 825 GB изглежда много, но съвременните видеоигри могат да бъдат големи. Много заглавия изискват над 50 GB, като някои дори надвишават 100 GB.

Не можете да актуализирате системния софтуер на вашата PS5? Опитайте тези 10 поправки

Не можете да актуализирате системния софтуер на вашата PS5? Опитайте тези 10 поправки

PlayStation 5 разчита в голяма степен на актуализации на системния софтуер и фърмуера, за да добавя нови функции, да поддържа съвместимост с нови видеоигри и аксесоари и да подобрява общата производителност по време на игра. Така че, ако автоматичните и ръчните актуализации на PS5 не успеят да се изтеглят или инсталират, имате сериозен проблем, който изисква незабавно внимание.

Как да скриете публикациите си в Instagram, вместо да ги изтривате

Как да скриете публикациите си в Instagram, вместо да ги изтривате

Instagram е популярна платформа за социални медии, която ви позволява да споделяте снимки и видеоклипове с вашите приятели и последователи. Въпреки че много потребители обичат да показват публикациите си на света, има моменти, когато може да искате да скриете определени публикации от публичното пространство.

Как да анулирате абонамента си за Uber One

Как да анулирате абонамента си за Uber One

Uber One е месечна абонаментна услуга, предлагана чрез приложението Uber, която предоставя на членовете ексклузивни привилегии и предимства за техните пътувания с Uber, поръчки с Uber Eats и други. Ако обаче вече не желаете да продължите абонамента си за Uber One и искате да го прекратите, е важно да знаете как да го анулирате.

How to See Who Is Stalking Your Facebook Profile

How to See Who Is Stalking Your Facebook Profile

They say curiosity killed the cat, but sometimes you want to find out who’s been looking at your Facebook profile, photos, posts, and personal info. Want to know how to see who is stalking your Facebook profile.

Как да поправите, че текстовете на песни в Spotify не се показват

Как да поправите, че текстовете на песни в Spotify не се показват

През 2021 г. Spotify пусна функцията си за текстове на песни в реално време както за безплатни, така и за платени потребители в САЩ.

76 най-полезни клавишни комбинации за Adobe Photoshop

76 най-полезни клавишни комбинации за Adobe Photoshop

Adobe Photoshop е една от най-мощните програми за дизайн и графика, но може да е трудно да научите всички съвети и трикове, които улесняват и ускоряват задачите ви за редактиране. Ето защо познаването на клавишните комбинации на Adobe Photoshop е от съществено значение.

Как да подредите по азбучен ред в Google Таблици (мобилни и компютърни)

Как да подредите по азбучен ред в Google Таблици (мобилни и компютърни)

Сортирането на данни в електронната ви таблица може да бъде удобен начин да намерите това, което ви е необходимо, но също така и добър начин да ги организирате. Ще ви покажем как да подредите данните си по азбучен ред в Google Таблици, за да можете да ги поддържате подредени и чисти.