Как да създадете списък за разпространение в Outlook

Ако използвате Outlook за комуникация с вашите колеги, вероятно сте искали многократно да изпращате имейли до конкретна група, чието членство се променя често. Например, може да се наложи да изпращате имейл на всички ваши представители за обслужване на клиенти всеки ден, но поради голямото текучество списъкът може да се променя често.

Можете да въвеждате името или имейла на всеки човек ръчно всеки път, когато изпращате имейл, но бързо това може да стане тромаво, тъй като групата става по-голяма. Не само това, но и рискувате по невнимание да забравите някого, което може да доведе до драма в офиса. Ето къде идва списъкът за разпространение или групата с контакти!

В по-голямата си част термините „група за контакти“ и „списък за разпространение“ са взаимозаменяеми. Microsoft започна да използва фразата „група за контакти“, вероятно защото е малко по-интуитивна от „списък за разпространение“. 

Има обаче истинска разлика между двете в организации, които използват Microsoft 365. Администраторите на Microsoft 365 могат да конвертират съществуващите списъци за разпространение на Outlook в „Групи“, което от своя страна дава на членовете на групата достъп до споделени библиотеки и пространства за сътрудничество като Microsoft Teams , Yammer и Planner .

Въпреки че вашият ИТ отдел вероятно управлява списъците за разпределение на вашата организация в Outlook – особено ужасяващия и често зле поддържан списък с всички служители, вие все още можете да създавате свои собствени групи с контакти в Outlook . 

По-долу ще ви преведем как да създавате групи с контакти в Outlook както за версията на браузъра, така и за настолното приложение. 

Как да създадете група контакти в Outlook Online

Създаването на група контакти в браузърната версия на Outlook е лесно.

1. Влезте в акаунта си на outlook.com или изберете Outlook от стартовия панел на приложения, ако вече сте влезли в Microsoft 365. Ако не виждате Outlook в списъка с приложения (ще видите), изберете Всички приложения .

1. В левия панел под Групи изберете Нова група .

1. В изскачащия прозорец дайте име и описание на новата си група и изберете Създаване . (Ако вашата организация го е активирала, може да бъдете подканени да създадете имейл адрес за групата. В този случай, за по-лесно използване, опитайте да направите имейл адреса идентичен с името на групата.)

1. Сега добавете членове към групата. Търсете хора по име или по имейл адрес. Изберете резултата от търсенето за човека, който искате да добавите към групата, и той ще се появи под „Този ​​човек ще бъде добавен“.

1. Повторете стъпка 4, докато не добавите всички, които искате, към групата. След това изберете бутона Добавяне .
2. Изберете Затвори .
3. Изпратете имейл до групата, която сте създали, като изберете Ново съобщение .

1. В полето До започнете да въвеждате името на създадената от вас група и я изберете от списъка, който се показва.

Лесна работа. Но какво ще стане, ако трябва да добавите или премахнете хора от групата? Прочетете.

Как да редактирате група контакти в Outlook Online

Microsoft улесни редактирането на група контакти, без да напускате Outlook Online. Някои стъпки може да са малко по-различни в зависимост от това как вашата организация е конфигурирала Microsoft 365, но стъпките по-долу трябва да ви отведат там.

1. В левия панел под Групи изберете групата, която искате да редактирате.
2. В записа на тази група изберете иконата Още (три точки/многоточие).

1. Изберете Настройки . (В зависимост от това как Outlook е конфигуриран за вашата организация, може да видите опция за добавяне на членове направо от иконата Още.)

1. В панела с настройки на групата, който се появява вдясно, изберете Редактиране на групата .

1. Изберете раздела Членове . 
2. Оттам можете да добавяте членове или да ги изтривате от групата, като изберете иконата X до записа за лицето, което искате да премахнете.

1. Ако сте добавили членове към групата, изберете бутона Добавяне . В противен случай изберете Затвори .

Друг начин за редактиране на групи контакти в Outlook Online

В зависимост от това как е конфигуриран Outlook, може също да можете да редактирате групи с контакти, като следвате тези стъпки:

1. Отидете в секцията Хора на Outlook (вдясно от иконата на календара). 

1. В левия панел в секцията Групи изберете Собственик , за да покажете групите, които сте създали.

1. Изберете от списъка групата, която искате да редактирате.
2. Изберете Управление на членовете на групата .

1. Оттам можете да добавяте членове или да изтривате съществуващи членове, като изберете X до запис.

Как да създадете група с контакти в настолното приложение на Outlook

Създаването на група контакти в настолната версия на Outlook е още по-лесно, отколкото в онлайн версията.

1. Стартирайте Outlook и изберете иконата Хора близо до долния ляв ъгъл (където превключвате между имейл, задачи, хора и календар).

1. След това от лентата с инструменти изберете Нова група контакти . (Ако вашата организация използва Microsoft 365, може също да видите бутон Нова група. За нашите цели ще използваме Нова група контакти, за да улесним груповите имейли.)

1. В прозореца на групата с контакти, който се появява, дайте име на вашата група с контакти и след това изберете Добавяне на членове и изберете откъде искате да вземете новите си членове. Опциите може да включват От контакти на Outlook , От адресна книга или Нов имейл контакт . 

1. Един по един потърсете хората, които искате да добавите към групата с контакти. Уверете се, че техният запис е маркиран и изберете бутона Членове (или щракнете двукратно върху техния запис), за да ги добавите. Когато сте готови, изберете OK .
2. Затворете прозореца, като не забравяйте да отговорите с Да , ако бъдете подканени да запазите промените си.
3. Сега, когато адресирате нов имейл, можете да въведете името на групата с контакти в полето До . Вашата група контакти ще бъде добавена. Ако желаете, можете да разширите списъка с групи и Outlook ще замени списъка с неговите членове. Имайте предвид обаче, че няма да можете да свиете списъка отново.

Групите контакти се показват като записи в адресната книга на Outlook, така че ще можете да ги намерите в този азбучен списък.

Как да редактирате група контакти в настолното приложение на Outlook

Сега нека редактираме съществуваща група контакти в настолната версия на Outlook.

1. Стартирайте Outlook и изберете иконата Хора близо до долния ляв ъгъл.
2. Намерете и изберете групата, която искате да редактирате, в списъка си с контакти.
3. В панела вдясно изберете Редактиране . Това ще ви върне там, където можете да управлявате групата чрез добавяне и/или премахване на членове.

Независимо дали използвате онлайн версията на Outlook или настолното приложение, определено си струва да отделите няколко минути, за да създадете списъци за разпространение на Outlook, които ще използвате многократно. Ще се радваш, че го направи.