Ganttov diagram je obľúbeným spôsobom sledovania projektov, najmä pre tímy, ktoré potrebujú mať na pamäti trvanie úlohy. Efektívnym používaním Ganttovho diagramu sa môžete uistiť, že sa rôzne úlohy navzájom nerušia, a dokonca určiť, kedy má jedna skončiť, aby mohla začať iná.
Existuje niekoľko spôsobov, ako vytvoriť Ganttov diagram, ale v tomto článku vám ukážeme, ako ho vytvoriť v programe, ktorý pravdepodobne máte k dispozícii: Microsoft Excel. Aj keď pri riadení veľkého množstva úloh pravdepodobne neprekoná softvér vyrobený na mieru, pre malé projekty je to úplne dobrá alternatíva.
Ako vytvoriť Ganttov diagram v programe Microsoft Excel
Na vytváraní Ganttovho grafu v Exceli je pekné, že pravdepodobne už vlastníte kópiu tabuľky a viete, ako ju používať. Ak nie, odporúčame vám pozrieť si našu príručku Excelu . Najnovšie verzie programu Microsoft Excel (na túto príručku používame Office Online, aj keď Office 365 môžete získať aj zadarmo ) obsahujú Ganttovu šablónu, takže sa na ňu pozrime ešte predtým, než vám ukážeme, ako si vytvoriť vlastnú .
Ganttova šablóna programu Microsoft Excel
Skôr ako začnete zostavovať graf od začiatku, nezabudnite, že v Exceli je zahrnutá Ganttova šablóna. Ak používate Office Online, je to jeden z dostupných zošitov na domovskej obrazovke Excelu
Šablóna Ganttovho diagramu je celkom dobrá. Svoje údaje môžete zadať do tabuľky, ktorá potom automaticky exportuje údaje do obráteného stĺpcového grafu. Odporúčame vám trochu sa s tým pohrať, aby ste videli, čo je možné pomocou grafov Excel Gantt. Šablóna je však trochu neflexibilná, takže ak vám nebude fungovať, budete musieť zostaviť Ganttov diagram od začiatku.
Vytvorte si vlastný Ganttov diagram
- Ak chcete, aby veci boli presne podľa vašich predstáv, budete musieť začať s prázdnym zošitom. Ak to chcete urobiť, vyberte tlačidlo nový prázdny zošit z horného panela – je úplne vľavo – a počkajte, kým sa načíta. Po dokončení sa vám zobrazí prázdna tabuľka.
- Pred vytvorením Ganttovho diagramu musíte dať dokopy nejaké údaje. Pre ilustráciu budeme predstierať, že máme päť úloh a očíslujeme ich od 1 do 5. Tie idú do stĺpca A. Do stĺpca B pridajte niekoľko fiktívnych dátumov začiatku štyroch úloh – uistite sa, že bunky sú nastavené na akceptovanie dátumov. Nakoniec v stĺpci C nastavte trvanie každej úlohy v dňoch.
Ak chcete, môžete tiež pridať koncový dátum do stĺpca C, potom dátumy automaticky odčítať a nechať si zobraziť výsledné trvanie v stĺpci D. Avšak len na účely nastavenia Ganttovho diagramu je počiatočný dátum a trvanie dosť.
- Keď sú dátumy pripravené, ďalším krokom je vytvorenie skladaného grafu na základe dátumu začiatku našich úloh. Na to musíte vybrať všetky údaje v tabuľke, od A1 po C6, a potom vybrať vložiť v hornej časti stránky (prečítajte si všetko o vytváraní grafov v Exceli ).
- Panel nástrojov sa zmení na niekoľko možností grafu, musíte prejsť na grafické možnosti a kliknúť na šípku nadol. Zobrazí sa dlhý zoznam možností, pod pruhmi vyberte skladaný pruh . Uistite sa, že ste si nevybrali ten s názvom 100% skladaný pruh, pretože to nebude fungovať.
- Microsoft Excel začne pracovať a v strede obrazovky sa objaví nový graf. Toto sú začiatky vášho Ganttovho diagramu, hoci tam ešte nie ste.
- Po prvé, pravdepodobne budete musieť zmeniť veľkosť okna (už sme to urobili vo vyššie uvedenom príklade) a potom premenovať graf kliknutím na pole názvu grafu . Keď už ste pri tom,. Odstráňte aj legendu v spodnej časti grafu – kde sa uvádza dátum začiatku a trvanie – tak, že ju vyberiete a stlačíte kláves Delete na klávesnici.
- Ďalej musíte zmeniť poradie grafu. Práve teraz je úloha 5 hore a úloha 1 dole a musí to byť presne naopak. Ak to chcete opraviť, kliknite pravým tlačidlom myši kdekoľvek na graf a v zobrazenom dialógovom okne vyberte položku Formát .
- Na pravej strane obrazovky sa otvorí nový panel úloh s názvom „Graf“. Zo všetkých možností vyberte Vertikálna os .
- V ponuke, ktorá sa otvorí, začiarknite políčko vedľa nastavenia s názvom kategórie v opačnom poradí . To by malo umiestniť úlohu 1 na vrchol grafu.
- Po vykonaní tohto kroku zostáva už len jeden krok, a to odstránenie modrej časti – ktorá predstavuje počiatočný dátum – pruhu z grafu. Koniec koncov, v Ganttovom diagrame vás zaujíma iba trvanie úloh; modrý pruh práve prekáža.
- Ak sa ho chcete zbaviť, kliknite pravým tlačidlom myši na ktorýkoľvek z modrých pruhov. Zobrazí sa ďalšie pole formátu; kliknite naň. Opäť budete mať otvorenú pravú tablu. Tentokrát však musíme kliknúť na záznam série „Dátum začiatku“.
- V tejto ponuke kliknite na položku s názvom Výplň , potom vo veľkej ponuke farieb, ktorá sa zobrazí, prejdite úplne nadol a vyberte možnosť Bez výplne .
Týmto je váš Ganttov diagram hotový. Oranžové rámčeky (ak chcete, môžete ich prefarbiť pomocou príkazu vyplniť) zobrazujú, kedy sa na určitej úlohe pracuje.
Ganttove diagramy v Exceli
To by malo stačiť na to, aby ste mohli začať s vytváraním vlastných Ganttových diagramov. Hoci šablóny, ktoré ponúka Excel – nehovoriac o softvéri na riadenie projektov na mieru – sú pravdepodobne lepšou voľbou, ak plánujete spravovať veľa úloh, použitie možnosti domáceho varenia, ako je uvedené vyššie, môže byť lepšie, ak sledujete malý počet úlohy alebo chcete prezentáciám pridať jednoduchú chuť.