Ako vytvoriť a používať automatický text v programe Microsoft Word

Textové procesory prešli dlhú cestu od začiatku 80. rokov, keď spoločnosť Microsoft prvýkrát vydala Microsoft Word pre MS-DOS. Jeho prelomovou vlastnosťou bolo, že bol navrhnutý na použitie s myšou. Dnešné verzie programu Microsoft Word obsahujú funkcie, ktoré si používatelia vtedy nedokázali ani len predstaviť, vrátane použitia funkcie automatického textu programu Microsoft Word na rýchlejšie vytváranie obsahu s menším počtom chýb. 

Ak často používate Word, je pravdepodobné, že často používate frázy, bloky textu alebo grafiky. Funkcie automatických opráv a automatického textu vo Worde sú navrhnuté tak, aby vám pomohli rýchlo vložiť tieto opakujúce sa položky a ušetrili vám čas. Príkladom môže byť pridanie vášho podpisu na koniec listu alebo vloženie štandardného jazyka do dokumentov, ako sú zmluvy alebo žiadosti o návrhy. 

Rozdiel medzi automatickými opravami a automatickým textom

V programe Microsoft Word vám automatické opravy umožňujú vytvárať opakovane použiteľné úryvky textu – až do 255 znakov. Tieto úryvky potom máte k dispozícii nielen vo Worde, ale aj vo všetkých aplikáciách balíka Office, ako sú Outlook a PowerPoint .

AutoText je na druhej strane oveľa robustnejší. Je vyrobený na ovládanie oveľa väčších blokov textu. Položky automatického textu, ktoré vytvoríte, sa uložia pomocou šablóny Wordu a nie sú dostupné v iných aplikáciách balíka Office, ktoré používate. Automatické opravy aj automatický text sú k dispozícii v počítačovej a online verzii programu Microsoft Word.

Ako vytvoriť a používať automatické opravy

Ak chcete nakonfigurovať a použiť položku automatických opráv, otvorte dokument s textom, ktorý chcete previesť na opakovane použiteľný úryvok. V nižšie uvedenom príklade konfigurujeme automatické opravy na vloženie krátkeho bloku textu, keď zadáme -123 .

1. Vyberte až 255 znakov textu, ktorý chcete znova použiť, zadaním krátkej série znakov.

1. Prejdite na Súbor > Možnosti > Korektúra a vyberte tlačidlo Možnosti automatických opráv .

1. Uistite sa, že je začiarknuté políčko Nahrádzať text pri písaní .

1. Ďalej v časti Nahradiť zadajte znaky, ktoré chcete nahradiť blokom textu, ktorý ste vybrali v kroku 1. V tomto prípade používame znaky -123 . Text, ktorý ste vybrali v kroku 1, sa zobrazí v časti S .

1. Nakoniec vyberte Pridať , potom OK a potom znova OK . 

Použitie položky automatických opráv

Ak chcete použiť položku automatických opráv, ktorú ste vytvorili podľa vyššie uvedených krokov, jednoducho zadajte do dokumentu programu Word -123 a tieto znaky sa nahradia blokom textu, ktorý ste vybrali v kroku 1. 

Ako vytvoriť a používať automatický text

Ak chcete automaticky vkladať bloky textu, ktoré sú dlhšie ako 255 znakov alebo ktoré obsahujú obrázky, použite namiesto automatických opráv automatický text.

Vytvorenie novej položky automatického textu

Opäť začnite otvorením dokumentu s textom, ktorý chcete zmeniť na opätovne použiteľný úryvok.

1. Vyberte blok textu vrátane obrázkov, ktorý chcete previesť na položku automatického textu.

1. Stlačte Alt + F3 . Tým sa spustí dialógové okno Vytvoriť nový stavebný blok , kde budete mať niekoľko možností.
2. Vyplňte informácie, pričom nezabudnite uviesť jedinečný názov a popis. 

1. Zvoľte OK . 

Použitie položky automatického textu programu Microsoft Word 

Ak chcete použiť položku automatického textu, ktorú ste práve vytvorili, postupujte podľa týchto krokov.

1. Vyberte kartu Vložiť na paneli s nástrojmi.
2. Vyberte Rýchle časti a potom Automatický text .
3. Vyberte položku automatického textu, ktorú chcete, a vloží sa do dokumentu programu Word.

Použitie zadávania automatického textu prostredníctvom automatických opráv

Prípadne môžete vložiť položku automatického textu, ktorú ste vytvorili, zadaním názvu položky. Táto metóda v podstate využíva funkciu automatických opráv. Napríklad pomocou vyššie uvedenej položky automatického textu môžete začať písať „Využite agilné rámce“ a zobrazí sa popis s textom „(Pre vloženie stlačte kláves ENTER).“

Keď stlačíte Enter , do dokumentu sa vloží celý blok automatického textu.

Ak sa vám nezobrazuje popis „(Pre vloženie stlačte kláves ENTER), budete musieť povoliť možnosť Zobraziť návrhy automatického dokončovania . Môžete to urobiť tak, že prejdete na Súbor > Možnosti > Rozšírené a začiarknete políčko vedľa položky Zobraziť návrhy automatického dokončovania .

Pridanie položky automatického textu na panel s nástrojmi Rýchly prístup

Ak chcete znížiť počet akcií, ktoré musíte vykonať na vloženie automatického textu programu Microsoft Word, môžete položku pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup. 

1. Vyberte šípku rozbaľovacej ponuky na paneli s nástrojmi Rýchly prístup a vyberte položku Ďalšie príkazy .

1. V rozbaľovacom poli Vybrať príkazy z vyberte položku Všetky príkazy . 

1. Nájdite Automatický text v zozname naľavo a kliknutím na tlačidlo Pridať ho pridajte do zoznamu napravo.

1. Zvoľte OK .
2. Teraz uvidíte, že na panel s nástrojmi Rýchly prístup bolo pridané tlačidlo automatického textu. 

1. Ak chcete vložiť položku automatického textu, vyberte tlačidlo Automatický text a potom vyberte položku automatického textu, ktorú chcete vložiť do dokumentu.

Použitie zadávania automatického textu cez skratku

Ďalším spôsobom vloženia položky automatického textu je vytvorenie klávesovej skratky.

1. Kliknite pravým tlačidlom myši kdekoľvek na páse s nástrojmi a vyberte položku Prispôsobiť pás s nástrojmi…

1. Vyberte tlačidlo Prispôsobiť v spodnej časti dialógového okna.
2. V zozname Kategórie naľavo vyberte položku Stavebné bloky .
3. V zozname Stavebné bloky na pravej strane vyberte stavebný blok, pre ktorý chcete vytvoriť klávesovú skratku.
4. Umiestnite kurzor do poľa Stlačte novú klávesovú skratku a zadajte klávesovú skratku, ktorú chcete použiť. V nižšie uvedenom príklade používame ako klávesovú skratku  Alt + Ctrl + Shift + L.

1. Vyberte tlačidlo Priradiť .
2. Vyberte Zavrieť a potom OK . 
3.  Teraz, keď ste späť vo svojom dokumente Word, môžete použiť klávesovú skratku, ktorú ste práve vytvorili, na vloženie položky automatického textu.

Buďte múdrejší a rýchlejší s trikmi, ktoré ste sa naučili

Aj keď nie ste skutočne orientovaný na detaily, podľa vyššie uvedených tipov to bude vyzerať, že ste! Ak využijete tieto funkcie, ušetríte čas a urobíte menej chýb pri vytváraní dokumentu programu Word. Ak chcete, urobte to ešte o krok ďalej a vytvorte vo Worde nejaké makrá pre akúkoľvek sériu akcií, ktoré vykonávate opakovane.