Ako používať hromadnú korešpondenciu v programe Word na vytváranie listov, štítkov a obálok

Hromadná korešpondencia je funkcia programu Microsoft Word, ktorá vám pomáha zefektívniť vytváranie prispôsobených listov, štítkov, obálok, e-mailov a adresára. Keďže hromadná korešpondencia nepatrí medzi najčastejšie používané funkcie programu MS Word, niektorí používatelia nemusia vedieť, ako vykonať hromadnú korešpondenciu v programe Word na vytváranie listov, štítkov a obálok. 

Ak sa snažíte ušetriť čas strávený ručným prispôsobovaním každého listu, štítku alebo iných dokumentov, môže sa vám hodiť hromadná korešpondencia. Aj keď ste sa nikdy nepokúšali vytvoriť list hromadnej korešpondencie, proces je celkom jednoduchý a prevedieme vás každým krokom nižšie.

Ako vytvoriť listy hromadnej korešpondencie

Microsoft Word má sprievodcu, ktorý vás prevedie vytváraním listov hromadnej korešpondencie . Sprievodca sa vás opýta na list, ktorý chcete použiť, a na príjemcov listu, takže sa uistite, že máte pripravený zoznam príjemcov na vloženie. Ak tak neurobíte, žiadny veľký problém, vždy môžete pridať zoznam príjemcov ručne.

1. Otvorte dokument programu Word a napíšte správu. Vynechajte prispôsobené prvky (napríklad názov, meno, mesto atď.). Zatiaľ môžete nechať prázdne miesto, kam chcete tieto prvky vložiť, napríklad:

1. Keď je vaša šablóna pripravená, z horného pásu vyberte položku Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > Podrobný sprievodca hromadnou korešpondenciou .

1. Pozdĺž pravého okraja okna programu MS Word sa zobrazí nová tabla. Toto je sprievodca, ktorý vás prevedie celým procesom. Ako prvý krok budete musieť vybrať typ dokumentu, na ktorom pracujete. Vyberte Letters a zvoľte Next: Starting document .

1. V ďalšom budete musieť vybrať dokument, ktorý chcete použiť na hromadnú korešpondenciu.
   Ak ste už nejaký obsah svojho listu zadali, vyberte možnosť Použiť aktuálny dokument .
   Ak chcete použiť šablónu pripravenú na použitie, vyberte možnosť Začať zo šablóny. Po výbere úvodného dokumentu kliknite na Vybrať príjemcov . 

1. Ďalším krokom je výber príjemcov. Za predpokladu, že máte hárok programu Excel vyplnený údajmi príjemcu, môžete údaje importovať výberom možnosti Použiť existujúci súbor a výberom možnosti Prehľadávať v nasledujúcej časti. 

Pomocou prieskumníka prejdite na hárok so zoznamom príjemcov, vyberte hárok a vyberte Otvoriť . 

Keď vyberiete hárok, zobrazí sa okno Vybrať tabuľku . Vyberte príslušné tabuľky. Nezabudnite začiarknuť políčko vedľa textu Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov , ak to platí pre vaše údaje, a vyberte OK .

Ďalej uvidíte zoznam príjemcov, ktorých Word použije pri zlúčení. Ak všetko vyzerá dobre, vyberte OK . 

Po pridaní hárka programu Excel vyberte položku Ďalej: Napíšte svoj list .

1. Teraz ste pripravení pridať zástupné symboly do svojho listu. Presuňte kurzor na miesto, kam chcete pridať zástupný symbol, a na table hromadnej korešpondencie vyberte položku Ďalšie položky .

Otvorí sa dialógové okno Vložiť zlučovacie pole , v ktorom môžete vybrať príslušný zástupný symbol a výberom položky Vložiť ho pridať do svojho listu.

1. Po vložení všetkých zlučovacích polí vyberte Ďalej: Ukážka písmen .

Zobrazí sa vám náhľad všetkých listov vygenerovaných hromadnou korešpondenciou. Na prepnutie náhľadu písmen môžete použiť tlačidlá so šípkami na table hromadnej korešpondencie.

1. Vyberte Ďalej: Dokončite zlúčenie . V nasledujúcom kroku vyberte buď Tlačiť (ak chcete vytlačiť všetky písmená) alebo Upraviť jednotlivé písmená > Všetky (ak chcete písmená zlúčiť do jedného dokumentu).

Ako vytvoriť štítky hromadnej korešpondencie

Vždy je dobré zostaviť si zoznam adresátov prehľadne v hárku programu Excel, aby sa vám netočila hlava, keď potrebujete niečie poštové údaje. Ak však chcete štítky vytlačiť, kompilácia hárka Excelu to neodstráni. Namiesto toho budete musieť vytvoriť štítky hromadnej korešpondencie v programe MS Word.

1. Ak už máte hárok programu Excel s podrobnosťami o e-maile, môžete prejsť na ďalší krok. Ak nie, usporiadajte si zoznam adries na hárku programu Excel. Pridajte nejaké hlavičky (Meno, Priezvisko, Adresa atď.) a usporiadajte svoj zoznam.
2. Prepnite na MS Word. Na vytváranie štítkov použite sprievodcu. Otvorte prázdny dokument a vyberte položku Korešpondencia > Vyberte položku Hromadná korešpondencia > Podrobný sprievodca hromadnou korešpondenciou . 

1. Vyberte Štítky a potom Ďalej: Počiatočný dokument . 

1. Na ďalšej obrazovke vyberte možnosť Zmeniť rozloženie dokumentu . Potom vyberte Možnosti štítku a nastavte číslo produktu a značku štítku.

Po výbere možnosti OK sa na dokumente zobrazia označenia. Ak nie, prejdite do časti Návrh tabuľky > Orámovanie a vyberte položku Zobraziť mriežku.

1. Vráťte sa na kartu Korešpondencia v MS Word a vyberte položku Vybrať príjemcov > Použiť existujúci zoznam. 

Prejdite do súboru programu Excel, ktorý obsahuje zoznam pošty. Vyberte súbor a vyberte možnosť Otvoriť .

1. Zobrazí sa okno Vybrať tabuľku . Ak máte v zošite viacero hárkov, uvidíte tu viac ako jednu položku. Vyberte ten, ktorý obsahuje váš zoznam adries. Začiarknite políčko vedľa textu Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov a vyberte OK . 

1. MS Word importuje zoznam adries. Vyberte Blok adresy . Pozrite si náhľad vpravo. 

Ak to nevyzerá tak, ako by ste chceli, vyberte položku Priradiť polia. Uistite sa, že všetky podrobnosti zodpovedajú príslušnej hlavičke z pracovného hárka a vyberte OK .

Pozrite si ukážku ešte raz. Ak to vyzerá dobre, vyberte OK .

1. Na štítku teraz uvidíte > . Prejdite do Korešpondencie > Aktualizovať štítky a pridajte > do všetkých štítkov.

1. Štítky sú teraz pripravené na zlúčenie. Prejdite do časti Korešpondencia > Dokončiť a zlúčiť > Upraviť jednotlivé dokumenty . 

Zobrazí sa malé okno. Vyberte Všetky a potom OK .

1. Teraz uvidíte všetky vaše štítky zlúčené.

Ako vytvoriť obálky hromadnej korešpondencie

Vytváranie obálok hromadnej korešpondencie je väčšinou rovnaké ako pri štítkoch, ale s niekoľkými vylepšeniami. 

Opäť kliknite na Korešpondencia > Spustiť hromadnú korešpondenciu > Podrobný sprievodca hromadnou korešpondenciou , ale tentoraz vyberte Obálky a potom vyberte Ďalej: Spustenie dokumentu zdola.

1. Zobrazí sa výzva na výber počiatočného dokumentu. Vyberte Možnosti obálky , aby ste vybrali veľkosť obálky a polohu dodacej/spiatočnej adresy (pozrite si ďalší krok) a vyberte Ďalej: Výber príjemcov .

1. Keď vyberiete Možnosti obálky , zobrazí sa malé okno. Vyberte preferovanú veľkosť obálky a vyberte písmo a umiestnenie pre doručovaciu a spiatočnú adresu.

1. Ďalším krokom v sprievodcovi je výber príjemcov. Vyberte položku Použiť existujúci zoznam (za predpokladu, že už máte hárok programu Excel obsahujúci údaje o príjemcovi) a výberom položky Prehľadávať vyhľadajte súbor . Vyberte príslušný súbor a kliknite na Ďalej: Usporiadať obálku . 

1. Na ďalšej obrazovke vyberte Blok adresy , pozrite sa na ukážku, aby ste sa uistili, že vyzerá tak, ako chcete, a vyberte OK .

Na obálke  teraz uvidíte > .

1. Vyberte Ďalej: Ukážka svojich obálok . Uvidíte rovnakú ukážku, akú ste videli v predchádzajúcom kroku, ale vo svojom dokumente. Na prepínanie medzi obálkami môžete použiť tlačidlá so šípkami na table sprievodcu.

Vaše obálky sú teraz pripravené na zlúčenie. Vyberte Ďalej: Dokončite zlúčenie .

1. Na nasledujúcej obrazovke uvidíte možnosť Upraviť jednotlivé obálky . Vyberte ho, vyberte Všetko , aby ste zlúčili všetky záznamy, a vyberte OK .

Teraz uvidíte všetky obálky zlúčené do jedného dokumentu.

Hromadná tlač a e-maily sú jednoduché

Používanie hromadnej korešpondencie vám môže ušetriť veľa času, ktorý by ste inak strávili prispôsobovaním listov, štítkov alebo obálok. To však nie je všetko, čo môžete s MS Word robiť. Môžete tiež vytvárať pohľadnice , brožúry a indexové karty .

Hromadná korešpondencia je tu už nejaký čas, ale ak chcete zefektívniť svoje procesy, Microsoft Office 2019 predstavil niekoľko úhľadných funkcií , na ktoré sa možno budete chcieť pozrieť.