Ako filtrovať údaje v Exceli

Nedávno som napísal článok o tom, ako používať súhrnné funkcie v Exceli na jednoduché zhrnutie veľkého množstva údajov, ale tento článok zohľadnil všetky údaje v pracovnom hárku. Čo ak sa chcete pozrieť len na podmnožinu údajov a zosumarizovať podmnožinu údajov?

V Exceli môžete vytvoriť filtre v stĺpcoch, ktoré skryjú riadky, ktoré nezodpovedajú vášmu filtru. Okrem toho môžete v Exceli použiť aj špeciálne funkcie na zhrnutie údajov iba pomocou filtrovaných údajov.

Obsah

• Vytvorte jednoduché filtre v Exceli
• Vytvorte rozšírené filtre v Exceli
• Zhrnutie filtrovaných údajov

V tomto článku vás prevediem krokmi na vytváranie filtrov v Exceli a tiež pomocou vstavaných funkcií na zhrnutie filtrovaných údajov.

Vytvorte jednoduché filtre v Exceli

V Exceli môžete vytvárať jednoduché filtre a zložité filtre. Začnime jednoduchými filtrami. Pri práci s filtrami by ste mali mať vždy jeden riadok navrchu, ktorý sa používa na štítky. Nie je podmienkou mať tento riadok, ale o niečo uľahčuje prácu s filtrami.

Vyššie mám nejaké falošné údaje a chcem vytvoriť filter v stĺpci Mesto . V Exceli je to naozaj jednoduché. Pokračujte a kliknite na kartu Údaje na páse s nástrojmi a potom kliknite na tlačidlo Filter . Nemusíte vyberať údaje na hárku ani klikať na prvý riadok.

Keď kliknete na Filter, do každého stĺpca v prvom riadku sa automaticky pridá malé rozbaľovacie tlačidlo úplne vpravo.

Teraz pokračujte a kliknite na rozbaľovaciu šípku v stĺpci Mesto. Uvidíte niekoľko rôznych možností, ktoré vysvetlím nižšie.

V hornej časti môžete rýchlo zoradiť všetky riadky podľa hodnôt v stĺpci Mesto. Všimnite si, že keď zoradíte údaje, presunie sa celý riadok, nielen hodnoty v stĺpci Mesto. Tým sa zabezpečí, že vaše údaje zostanú nedotknuté tak, ako boli predtým.

Tiež je dobré pridať stĺpec úplne vpredu s názvom ID a o��íslovať ho od jedného do ľubovoľného počtu riadkov, ktoré máte v pracovnom hárku. Týmto spôsobom môžete vždy zoradiť podľa stĺpca ID a získať údaje späť v rovnakom poradí, v akom boli pôvodne, ak je to pre vás dôležité.

Ako vidíte, všetky údaje v tabuľke sú teraz zoradené podľa hodnôt v stĺpci Mesto. Zatiaľ nie sú skryté žiadne riadky. Teraz sa pozrime na začiarkavacie políčka v spodnej časti dialógového okna filtra. V mojom príklade mám v stĺpci Mesto iba tri jedinečné hodnoty a tieto tri sa zobrazia v zozname.

Pokračoval som a zrušil som začiarknutie dvoch miest a jedno som nechal začiarknuté. Teraz sa zobrazuje iba 8 riadkov údajov a ostatné sú skryté. Môžete ľahko zistiť, že sa pozeráte na filtrované údaje, ak skontrolujete čísla riadkov úplne vľavo. V závislosti od toho, koľko riadkov je skrytých, uvidíte niekoľko vodorovných čiar navyše a farba čísel bude modrá.

Teraz povedzme, že chcem filtrovať podľa druhého stĺpca, aby som ďalej znížil počet výsledkov. V stĺpci C mám celkový počet členov v každej rodine a chcem vidieť len výsledky pre rodiny s viac ako dvoma členmi.

Pokračujte a kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky v stĺpci C a pre každú jedinečnú hodnotu v stĺpci uvidíte rovnaké začiarkavacie políčka. V tomto prípade však chceme kliknúť na Filtre čísel a potom kliknúť na Väčšie ako . Ako vidíte, existuje veľa ďalších možností.

Zobrazí sa nové dialógové okno a tu môžete zadať hodnotu pre filter. Môžete tiež pridať viac ako jedno kritérium pomocou funkcie AND alebo OR. Dalo by sa povedať, že chcete napríklad riadky, ktorých hodnota je väčšia ako 2 a nie je rovná 5.

Teraz mám len 5 riadkov údajov: rodiny len z New Orleans a s 3 alebo viacerými členmi. Dosť ľahké? Upozorňujeme, že filter v stĺpci môžete jednoducho vymazať kliknutím na rozbaľovaciu ponuku a následným kliknutím na odkaz Vymazať filter z názvu stĺpca .

Takže to je asi všetko pre jednoduché filtre v Exceli. Ich použitie je veľmi jednoduché a výsledky sú celkom jasné. Teraz sa pozrime na zložité filtre pomocou dialógového okna Rozšírené filtre.

Vytvorte rozšírené filtre v Exceli

Ak chcete vytvoriť pokročilejšie filtre, musíte použiť dialógové okno Rozšírený filter. Povedzme napríklad, že chcem vidieť všetky rodiny, ktoré žijú v New Orleans s viac ako 2 členmi v rodine ALEBO všetky rodiny v Clarksville s viac ako 3 členmi v rodine A iba tie s koncovou e-mailovou adresou .EDU . Teraz to nemôžete urobiť pomocou jednoduchého filtra.

Aby sme to dosiahli, musíme hárok programu Excel nastaviť trochu inak. Pokračujte a vložte pár riadkov nad vašu množinu údajov a skopírujte štítky nadpisov presne do prvého riadka, ako je znázornené nižšie.

Teraz sa dozviete, ako fungujú pokročilé filtre. Najprv musíte zadať kritériá do stĺpcov v hornej časti a potom kliknúť na tlačidlo Rozšírené v časti Zoradiť a filtrovať na karte Údaje .

Čo presne teda môžeme zadať do týchto buniek? Dobre, začnime teda naším príkladom. Chceme vidieť iba údaje z New Orleans alebo Clarksville, takže ich napíšme do buniek E2 a E3.

Keď zadávate hodnoty do rôznych riadkov, znamená to ALEBO. Teraz chceme rodiny z New Orleans s viac ako dvoma členmi a rodiny z Clarksville s viac ako 3 členmi. Ak to chcete urobiť, zadajte >2 do C2 a >3 do C3.

Keďže >2 a New Orleans sú v rovnakom riadku, bude to operátor AND. To isté platí pre riadok 3 vyššie. Nakoniec chceme iba rodiny s koncovou e-mailovou adresou .EDU. Ak to chcete urobiť, stačí zadať *.edu do D2 aj D3. Symbol * znamená ľubovoľný počet znakov.

Keď to urobíte, kliknite na ľubovoľné miesto v množine údajov a potom kliknite na tlačidlo Rozšírené . Pole List Rang e automaticky zistí vašu množinu údajov, pretože ste na ňu klikli pred kliknutím na tlačidlo Rozšírené. Teraz kliknite na malé tlačidlo napravo od tlačidla Rozsah kritérií .

Vyberte všetko od A1 po E3 a potom znova kliknite na rovnaké tlačidlo, aby ste sa vrátili do dialógového okna Rozšírený filter. Kliknite na tlačidlo OK a vaše údaje by teraz mali byť filtrované!

Ako vidíte, teraz mám len 3 výsledky, ktoré zodpovedajú všetkým týmto kritériám. Všimnite si, že označenia pre rozsah kritérií sa musia presne zhodovať s označeniami pre množinu údajov, aby to fungovalo.

Pomocou tejto metódy môžete samozrejme vytvoriť oveľa komplikovanejšie dotazy, takže sa s tým pohrajte, aby ste dosiahli požadované výsledky. Nakoniec si povedzme o aplikácii súčtových funkcií na filtrované dáta.

Zhrnutie filtrovaných údajov

Teraz povedzme, že chcem zhrnúť počet členov rodiny na mojich filtrovaných údajoch, ako by som to mohol urobiť? Vyčistime náš filter kliknutím na tlačidlo Vymazať na páse s nástrojmi. Nebojte sa, je veľmi jednoduché znova použiť rozšírený filter jednoduchým kliknutím na tlačidlo Rozšírené a opätovným kliknutím na tlačidlo OK.

V spodnej časti našej množiny údajov pridajte bunku s názvom Total a potom pridajte funkciu súčtu na sčítanie celkového počtu členov rodiny. V mojom príklade som práve napísal =SUM(C7:C31) .

Takže keď sa pozriem na všetky rodiny, mám spolu 78 členov. Teraz poďme ďalej a znova použite náš rozšírený filter a uvidíme, čo sa stane.

Hops! Namiesto toho, aby som ukázal správne číslo, 11, stále vidím, že celkový počet je 78! prečo je to tak? No, funkcia SUM neignoruje skryté riadky, takže stále robí výpočet pomocou všetkých riadkov. Našťastie existuje niekoľko funkcií, ktoré môžete použiť na ignorovanie skrytých riadkov.

Prvým je SUBTOTAL . Predtým, ako použijeme niektorú z týchto špeciálnych funkcií, budete chcieť vymazať filter a potom funkciu zadať.

Keď je filter vymazaný, pokračujte a zadajte =MEDZISÚČET( a malo by sa zobraziť rozbaľovacie pole s množstvom možností. Pomocou tejto funkcie najskôr pomocou čísla vyberiete typ funkcie súčtu, ktorý chcete použiť.

V našom príklade chcem použiť SUM , takže by som zadal číslo 9 alebo naň jednoducho klikol z rozbaľovacej ponuky. Potom napíšte čiarku a vyberte rozsah buniek.

Keď stlačíte enter, mali by ste vidieť, že hodnota 78 je rovnaká ako predtým. Ak však teraz použijete filter znova, uvidíme 11!

Výborne! To je presne to, čo chceme. Teraz môžete upraviť svoje filtre a hodnota bude vždy odrážať iba riadky, ktoré sa práve zobrazujú.

Druhá funkcia, ktorá funguje takmer úplne rovnako ako funkcia SUBTOTAL, je AGGREGATE . Jediný rozdiel je v tom, že vo funkcii AGGREGATE je ďalší parameter, kde musíte zadať, že chcete ignorovať skryté riadky.

Prvý parameter je sčítacia funkcia, ktorú chcete použiť, a rovnako ako v prípade SUBTOTAL, 9 predstavuje funkciu SUM. Druhá možnosť je, kde musíte zadať 5, aby ste ignorovali skryté riadky. Posledný parameter je rovnaký a je ním rozsah buniek.

Môžete si tiež prečítať môj článok o súhrnných funkciách, kde sa dozviete, ako používať funkciu AGGREGATE  a ďalšie funkcie ako MODE, MEDIAN, AVERAGE atď.

Dúfame, že tento článok vám poskytne dobrý východiskový bod na vytváranie a používanie filtrov v Exceli. Ak máte nejaké otázky, pokojne napíšte komentár. Užite si to!