A Körlevél használata a Wordben levelek, címkék és borítékok létrehozására

A levelezőegyesítés a Microsoft Word szolgáltatása, amely segít a személyre szabott levelek, címkék, borítékok, e-mailek és címtárak létrehozásában. Mivel a körlevél-összevonás nem tartozik az MS Word leggyakrabban használt szolgáltatásai közé, előfordulhat, hogy egyes felhasználók nem tudják, hogyan kell leveleket, címkéket és borítékokat létrehozni a Wordben. 

Ha időt szeretne megtakarítani az egyes levelek, címkék vagy egyéb dokumentumok kézi személyre szabásával, akkor a körlevél-egyesítés jól jöhet. Még akkor is, ha soha nem próbált körlevél létrehozását, a folyamat meglehetősen egyszerű, és az alábbiakban végigvezetjük az egyes lépéseken.

Hogyan készítsünk körlevél-leveleket

A Microsoft Word egy varázslóval rendelkezik, amely végigvezeti a körlevél-levelek létrehozásán . A varázsló kérni fogja a használni kívánt levelet és a levél címzettjeit, ezért győződjön meg róla, hogy készen áll a beszúrásra kész címzettek listájára. Ha nem, nem nagy baj, bármikor hozzáadhatja a címzettek listáját manuálisan.

1. Nyisson meg egy Word-dokumentumot, és írja be az üzenetet. Hagyja el a személyre szabott elemeket (például cím, név, város stb.). Egyelőre csak hagyhat egy üres helyet, ahol be szeretné szúrni ezeket az elemeket, például:

1. Ha a sablon készen áll, válassza a Levelezések > Körlevél indítása > Lépésről lépésre történő körlevél varázsló lehetőséget a felső szalagon.

1. Egy új ablaktábla jelenik meg az MS Word ablakának jobb szélén. Ez a varázsló végigvezeti a folyamaton. Első lépésként ki kell választania a dokumentum típusát, amelyen dolgozik. Válassza a Letters , majd a Next: Starting document .

1. A következőben ki kell választania azt a dokumentumot, amelyet a körlevélkészítéshez használni szeretne.
   Ha már beírt bizonyos tartalmat a leveléhez, válassza az Aktuális dokumentum használata lehetőséget .
   Ha használatra kész sablont szeretne használni, válassza a Start a sablonból lehetőséget. Ha kiválasztotta a kezdő dokumentumot, kattintson a Címzettek kiválasztása elemre . 

1. A következő lépés a címzettek kiválasztása. Feltételezve, hogy van egy Excel-lapja a címzett adataival, importálhatja az adatokat a Meglévő fájl használata opció kiválasztásával , majd a következő részben a  Tallózás kiválasztásával.

Az Intézővel navigáljon a címzettek listáját tartalmazó lapra, válassza ki a lapot, majd válassza a Megnyitás lehetőséget . 

Amikor kiválasztja a lapot, megjelenik a Táblázat kiválasztása ablak. Válassza ki a megfelelő táblázato(ka)t. Ügyeljen arra, hogy jelölje be az Első adatsor oszlopfejlécet szöveg melletti négyzetet, ha ez igaz az Ön adataira, majd kattintson az OK gombra .

Ezután megjelenik azoknak a címzetteknek a listája, amelyeket a Word az egyesítés során fog használni. Ha minden rendben van, válassza az OK lehetőséget . 

Ha hozzáadta az Excel-lapot, válassza a Tovább: Írja meg levelét lehetőséget .

1. Most már készen áll arra, hogy helyőrzőket adjon a leveléhez. Vigye a kurzort oda, ahová a helyőrzőt szeretné hozzáadni, és válassza a További elemek lehetőséget a körlevélpanelen.

Megnyílik az Egyesítési mező beszúrása párbeszédpanel, ahol kiválaszthatja a megfelelő helyőrzőt, és a Beszúrás gombbal hozzáadhatja a levélhez.

1. Ha az összes egyesítési mezőt beszúrta, válassza a Tovább: Betűk előnézete lehetőséget .

Ez megjeleníti a körlevéllel létrehozott összes levél előnézetét. A levelek előnézetét a körlevélpanelen lévő nyílgombokkal válthatja át.

1. Válassza a Következő lehetőséget: Az egyesítés befejezése . A következő lépésben válassza a Nyomtatás (ha az összes betűt ki szeretné nyomtatni) vagy az Egyedi betűk szerkesztése > Összes lehetőséget (ha a betűket egyetlen dokumentumba szeretné egyesíteni).

Körlevél-címkék létrehozása

Mindig célszerű a levelezőlistát rendezetten összeállítani egy Excel-lapon, hogy ne szédüljön meg, ha valakinek a levelezési adataira van szüksége. Ha azonban ki szeretné nyomtatni a címkéket, az Excel lap-összeállítás nem fogja kivágni azokat. Ehelyett levélegyesítési címkéket kell létrehoznia az MS Wordben.

1. Ha már rendelkezik egy Excel-lappal a levelezési adatokkal, ugorhat a következő lépésre. Ha nem, rendezze levelezőlistáját egy Excel-lapon. Adjon hozzá néhány fejlécet (Utónév, Vezetéknév, Cím stb.), és rendezze a listát.
2. Váltson át MS Word-re. Címkék létrehozásához használja a varázslót. Nyisson meg egy üres dokumentumot, és válassza a Levelezések > Körlevél kiválasztása > Lépésről lépésre történő körlevél varázsló lehetőséget . 

1. Válassza a Címkék , majd a Tovább: Dokumentum indítása lehetőséget . 

1. A következő képernyőn válassza a Dokumentum elrendezésének módosítása lehetőséget . Ezután válassza a Címkebeállítások lehetőséget a termékszám és a címkemárka beállításához .

Miután kiválasztotta az OK gombot , a címkék körvonalazva jelennek meg a dokumentumon. Ha nem, nyissa meg a Táblázat kialakítása > Szegélyek menüpontot, és válassza a Rácsvonalak megtekintése lehetőséget.

1. Lépjen vissza az MS Word Levelezések lapjára, és válassza a Címzettek kiválasztása > Meglévő lista használata lehetőséget. 

Keresse meg a levelezőlistát tartalmazó Excel-fájlt. Válassza ki a fájlt, majd válassza a Megnyitás lehetőséget .

1. Ekkor megjelenik a Táblázat kiválasztása ablak. Ha több lapja van a munkafüzetben, itt egynél több elemet fog látni. Válassza ki azt, amelyik tartalmazza a levelezőlistát. Jelölje be az Első adatsor oszlopfejlécet szöveg melletti négyzetet , majd kattintson az OK gombra . 

1. Az MS Word importálja a levelezőlistát. Válassza a Címblokk lehetőséget . Nézd meg a jobb oldali előnézetet. 

Ha nem úgy néz ki, ahogy szeretné, válassza a Mezők egyeztetése lehetőséget. Győződjön meg arról, hogy minden részlet megfelel a munkalap megfelelő fejlécének, majd kattintson az OK gombra .

Nézd meg újra az előnézetet. Ha jól néz ki, válassza az OK lehetőséget .

1. Ekkor a címkén a > felirat látható . Lépjen a Levelezések > A hozzáadandó címkék frissítése > minden címkéhez menüpontra.

1. A címkék készen állnak az összevonásra. Lépjen a Levelezések > Befejezés és egyesítés > Egyedi dokumentumok szerkesztése menüpontra . 

Megjelenik egy kis ablak. Válassza az Összes lehetőséget , majd az OK lehetőséget .

1. Ekkor az összes címkét egyesítve fogja látni.

Körlevél-borítékok létrehozása

A körlevél-borítékok létrehozása többnyire ugyanaz, mint a címkék esetében, de néhány módosítással. 

Ismét kattintson a Levelezések > Körlevél indítása > Lépésről lépésre történő körlevél varázsló elemre , de ezúttal válassza a Borítékok lehetőséget , majd alulról válassza a Tovább: Kezdő dokumentum lehetőséget.

1. A rendszer felkéri, hogy válasszon kiinduló dokumentumot. Válassza a Borítékbeállítások lehetőséget a boríték méretének és a szállítási/visszaküldési cím helyének kiválasztásához (lásd a következő lépést), majd válassza a Tovább: Címzettek kiválasztása lehetőséget .

1. Amikor kiválasztja a Borítékbeállítások lehetőséget , egy kis ablak jelenik meg. Válassza ki a kívánt borítékméretet, és válassza ki a betűtípust és a szállítási és visszaküldési cím helyét.

1. A varázsló következő lépése a címzettek kiválasztása. Válassza a Meglévő lista használata lehetőséget (feltéve, hogy már rendelkezik a címzett adatait tartalmazó Excel-lappal), majd válassza a Tallózás lehetőséget a fájl megkereséséhez . Válassza ki a megfelelő fájlt, majd kattintson a Tovább: A boríték elrendezése gombra . 

1. A következő képernyőn válassza a Címblokk lehetőséget, nézze meg az előnézetet, és győződjön meg arról, hogy úgy néz ki, mint ahogyan szeretné, majd kattintson az OK gombra .

Ekkor a borítékon megjelenik a  > ikon.

1. Válassza a Következő lehetőséget: A borítékok előnézete . Ugyanazt az előnézetet fogja látni, mint az előző lépésben, csak a dokumentumon. A varázsló ablaktábláján lévő nyílgombokkal válthat a borítékok között.

A borítékok készen állnak az egyesítésre. Válassza a Következő lehetőséget: Az egyesítés befejezése .

1. A következő képernyőn megjelenik az Egyedi borítékok szerkesztése lehetőség . Jelölje ki, válassza az Összes elemet az összes rekord egyesítéséhez, majd kattintson az OK gombra .

Ekkor az összes borítékot egyetlen dokumentumba egyesítve fogja látni.

Könnyű tömegnyomtatás és e-mailek

A körlevél használatával rengeteg időt takaríthat meg, amelyet egyébként a levelek, címkék vagy borítékok testreszabásával töltene. Ez azonban nem minden, amit megtehetsz az MS Word programmal. Létrehozhat üdvözlőkártyákat , füzeteket és indexkártyákat is .

Az e-mail-egyesítés egy ideje létezik, de ha folyamatait szeretné hatékonyabbá tenni, a Microsoft Office 2019 bevezetett néhány ügyes funkciót , amelyeket érdemes megnéznie.