A Gantt-diagramok népszerű módja a projektek nyomon követésének, különösen azoknak a csapatoknak, akiknek szem előtt kell tartaniuk egy feladat időtartamát. A Gantt-diagram hatékony használatával megbizonyosodhat arról, hogy a különböző feladatok ne zavarják egymást, és még azt is meghatározhatja, hogy az egyiknek mikor kell befejeződnie, hogy egy másik elkezdődhessen.
Számos módja van Gantt-diagramok készítésének, de ebben a cikkben bemutatjuk, hogyan készíthet egyet egy valószínűleg elérhető programban: Microsoft Excel. Bár nagyszámú feladat kezelésekor valószínűleg nem fogja felülmúlni az egyedi készítésű szoftvereket, kis projektekhez teljesen jó alternatíva.
Gantt-diagramok létrehozása a Microsoft Excelben
A Gantt-diagram Excelben való létrehozásának jó tulajdonsága, hogy valószínűleg már rendelkezik a táblázat másolatával, és tudja, hogyan kell használni. Ha nem, javasoljuk, hogy tekintse meg Excel oktatóanyagunkat . A Microsoft Excel legfrissebb verziói (az útmutatóhoz az Office Online-t használjuk, bár az Office 365 ingyenesen is beszerezhető ) tartalmaz Gantt-sablont, ezért nézzük meg gyorsan, mielőtt bemutatnánk, hogyan készíthet saját .
Microsoft Excel Gantt sablon
Mielőtt elkezdené egy diagram létrehozását a semmiből, vegye figyelembe, hogy az Excel tartalmazza a Gantt-sablont. Ha az Office Online-t használja, az az Excel kezdőképernyőjén elérhető munkafüzetek egyike
A Gantt-diagram sablon nagyon jó. Megadhatja adatait egy táblázatban, amely ezután automatikusan exportálja az adatokat egy fordított oszlopdiagramba. Javasoljuk, hogy foglalkozzon vele egy kicsit, hogy lássa, mi lehetséges az Excel Gantt diagramokkal. A sablon azonban kissé rugalmatlan, így ha nem működik az Ön számára, akkor a Gantt-diagramokat a semmiből kell összeállítania.
Saját Gantt-diagram készítése
- Ha azt szeretné, hogy a dolgok pontosan úgy történjenek, ahogy szeretné, akkor egy üres munkafüzettel kell kezdenie. Ehhez válassza ki az új üres munkafüzet gombot a legfelső sávon – ez egészen a bal oldalon van –, és várja meg, amíg betöltődik. Ha ez megtörtént, egy üres táblázat jelenik meg.
- Mielőtt elkészítené a Gantt-diagramot, össze kell állítania néhány adatot. Szemléltetés céljából úgy teszünk, mintha öt feladatunk lenne, és 1-től 5-ig számozzuk őket. Ezek az A oszlopba kerülnek. A B oszlopban adjon hozzá néhány fiktív kezdési dátumot négy feladathoz – győződjön meg arról, hogy a cellák dátumok fogadására vannak beállítva. Végül a C oszlopban állítsa be az egyes feladatok időtartamát napokban.
Ha szeretné, hozzáadhat egy befejezési dátumot is a C oszlophoz, majd automatikusan kivonhatja a dátumokat, és a kapott időtartamot megjelenítheti a D oszlopban. Azonban csak a Gantt-diagram beállításához a kezdő dátum és az időtartam elég.
- A dátumok készenlétével a következő lépés egy halmozott diagram elkészítése a feladataink kezdő dátuma alapján. Ehhez ki kell jelölnie az összes adatot a táblázatban, A1-től C6-ig, majd az oldal tetején válassza a Beszúrás lehetőséget (olvass el a diagramok készítéséhez Excelben ).
- Az eszköztár számos grafikonopcióra változik, lépjen a grafikus beállításokhoz, és kattintson a lefelé mutató nyílra. A lehetőségek hosszú listája jelenik meg, a sávok alatt válassza ki a halmozott sávot . Ügyeljen arra, hogy ne a 100%-ban halmozott sávot válassza, mert az nem fog működni.
- A Microsoft Excel munkába áll, és egy új diagram jelenik meg a képernyő közepén. Ez a Gantt-diagram kezdete, bár még nem tartasz ott.
- Valószínűleg át kell méreteznie az ablakot (a fenti példában már megtettük), majd a diagram címmezőjére kattintva át kell nevezni a diagramot . Amíg ezzel foglalkozol,. Távolítsa el a diagram alján található jelmagyarázatot is – ahol a kezdési dátum és az időtartam szerepel – úgy, hogy kijelöli, és megnyomja a Delete billentyűt a billentyűzeten.
- Ezután át kell rendeznie a diagramot. Jelenleg az 5. feladat felül van, az 1. feladat pedig alul, és ennek pontosan fordítva kell lennie. A probléma megoldásához kattintson a jobb gombbal a diagram tetszőleges pontjára, és válassza a Formátum lehetőséget a megjelenő párbeszédpanelen.
- Megnyílik egy új tálca a képernyő jobb oldalán, „Chart” néven. Az összes lehetőség közül válassza a Függőleges tengely lehetőséget .
- A kihajtható menüben jelölje be a kategóriák fordított sorrendben beállítás melletti négyzetet . Ezzel az 1. feladat a diagram tetejére kerül.
- Ha ez megtörtént, már csak egy lépés van hátra, nevezetesen a sáv kék részének – amely a kezdési dátumot jelenti – eltávolítása a diagramról. Végül is egy Gantt-diagramban csak a feladatok időtartama érdekel; a kék sáv csak akadályozza.
- Megszabadulásához kattintson a jobb gombbal bármelyik kék sávra. Egy másik formátummező jelenik meg; kattints rá. Ismét megnyílik a jobb oldali ablaktábla. Ezúttal azonban a sorozat „Kezdési dátuma” bejegyzésére kell kattintanunk.
- Ebben a menüben kattintson a Kitöltés elemre , majd a felugró nagy színes menüben menjen egészen az aljáig, és válassza a Nincs kitöltést .
Ezzel a Gantt-diagramja elkészült. A narancssárga négyzetek (ha akarja, átszínezheti őket a kitöltési paranccsal) azt mutatják, hogy egy adott feladaton dolgoznak.
Gantt diagramok Excelben
Ennek elégnek kell lennie ahhoz, hogy elkezdje saját Gantt-diagramjait. Bár az Excel által kínált sablonok – nem is beszélve a személyre szabott projektmenedzsment szoftverekről – valószínűleg jobb megoldást jelentenek, ha sok feladatot szeretne kezelni, a fentiekhez hasonló homebrew opció használata jobb lehet, ha kis számú projektet nyomon követ. feladatokat, vagy valami egyszerű ízt szeretne adni a prezentációknak.