Как да създадете падащ списък в Excel

Използването на падащ списък в Excel може значително да намали времето, необходимо за въвеждане на данни в електронна таблица . За щастие е много лесно да създадете падащ списък в Excel. 

Има няколко метода за това, от прости до усъвършенствани. Ще научите всеки начин да го направите в тази статия.

Създайте падащ списък в Excel: прост метод

Най-лесният начин да създадете падащ списък в Excel е като въведете списъка ръчно. Това е идеално за ситуации, в които имате нужда само от падащ списък в една клетка и не е необходимо да го актуализирате често.

Например, ако изпращате на хората файл, където искате те да попълнят някои полета, и едно поле има прост списък с възможности за избор, този метод е идеален.

За да създадете падащ списък, като използвате простия метод:

1. Изберете клетката или клетките, в които искате да създадете своя списък.

2. Изберете Данни от менюто и изберете Проверка на данни на лентата.

3. Това ще отвори прозорец за проверка на данните. Изберете падащия списък под Разрешаване и изберете Списък .

4. Това ви позволява да въвеждате ръчно елементите, които искате в списъка си. Просто въведете всеки елемент в полето Източник , като всеки елемент е разделен със запетаи.

5. Изберете OK . Сега ще видите, че клетката, която сте избрали, има падаща стрелка до нея. Когато изберете тази стрелка, ще видите всички елементи, които сте въвели, включени в този списък.

Въпреки че това е най-бързият метод за създаване на падащ списък в Excel, той е и най-трудният за поддръжка. Промяната на списъка изисква връщане в настройките за валидиране и актуализиране на полето Източник. 

Ако създадете много от този вид падащи списъци в Excel, може да отнеме много работа, за да ги промените. Ето защо е важно да използвате този метод само за единични клетки и за списъци, които не очаквате да промените. 

Създаване на падащ списък в Excel: Използване на диапазон

Ако искате по-гъвкаво решение, можете да изтеглите елементи за вашия списък от набор от други клетки в Excel. 

Да го направя:

1. Първо избройте всички елементи, които искате в списъка си, във всяка колона от клетки. Можете да ги въведете в текущата електронна таблица или във всеки друг лист.

2. Повторете процеса по-горе, за да изберете клетката и да стартирате прозореца за проверка на данните. Задайте полето Разрешаване на Списък . Този път, вместо да въвеждате нещо в полето Източник, изберете иконата със стрелка нагоре вдясно от това поле. Това е опцията за избор на диапазон, която ви позволява да изберете полето, от което искате да изтеглите елементите от списъка си.

3. Ще видите как прозорецът за проверка на данните се свива, за да можете да видите целия лист. Плъзнете показалеца на мишката надолу през целия диапазон от клетки, които включват всички елементи от списъка, които искате да включите. Когато приключите с това, изберете иконата със стрелка надолу вдясно от полето за избор. Това отново ще разшири прозореца за проверка на данните.

4. Ще видите, че диапазонът, който сте избрали, сега се появява в полето Източник. Просто изберете OK , за да приемете тези настройки. 

5. Сега, когато изберете падащата стрелка вдясно от клетката, която сте конфигурирали като падащ списък, ще видите всички елементи, включени от диапазона, който току-що сте избрали.

Хубавото на този подход е, че можете да промените всеки от елементите в този списък, просто като модифицирате която и да е клетка в диапазона. Всяка промяна, която направите там, ще актуализира всеки падащ списък, който сте създали, където сте избрали този диапазон като източник.

Този метод е най-добър, когато искате да форматирате много клетки в падащо меню, като използвате едни и същи елементи от списъка. Можете да накарате съдържанието на един диапазон да контролира елементите за всички тези списъци и няма значение колко са.

Добавяне на елементи към вашия списък

В допълнение към промяната на артикулите във вашия асортимент, за да актуализирате списъците си, можете също да добавяте нови артикули. Няма да можете да добавите елемент в края на диапазона, защото изборът ви на диапазон е ограничен от първата и последната клетка, които сте избрали.

Вместо това ще трябва да вмъкнете нов запис някъде в средата на диапазона. Excel динамично ще актуализира вашия избор на диапазон в настройките за валидиране на данни, за да включи новия диапазон, който сте увеличили с една клетка.

Да го направя:

1. Щракнете с десния бутон върху която и да е клетка във вашия изходен диапазон и изберете Вмъкване от падащото меню.

2. В малкия прозорец за избор изберете Преместване на клетките надолу и изберете OK . Това ще премести всички клетки в диапазона с една надолу, вмъквайки празна клетка там, където сте избрали.

3. Въведете новия елемент, който искате да добавите, в празната клетка, която току-що сте създали.

Сега, когато изберете иконата със стрелка надолу вдясно от клетката на падащия списък, която сте създали, ще видите новия елемент, който току-що сте добавили в диапазона.

Това е лесен начин за добавяне на нови елементи към вашия падащ списък, но изисква няколко допълнителни стъпки. Със сигурност не е толкова просто, колкото просто да добавите нов артикул към края на гамата си. 

Ако искате да направите това, просто ще трябва да промените начина, по който сте конфигурирали валидирането на данните за вашия диапазон. Можете да научите как да направите това в следващия раздел.

Динамично добавяне на елементи към вашия списък

За по-удобен начин за добавяне на елементи към вашия падащ списък само чрез въвеждане на новия елемент в края на вашия конфигуриран диапазон, ще трябва да използвате функцията OFFSET .

С избраната клетка от падащия списък изберете Данни от менюто и Проверка на данни от лентата.

В прозореца за проверка на данните променете източника на следното:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Променете $E$1 и $E:$E във формулата , за да използвате буквата на колоната, в която сте въвели своя списък с елементи. Изберете OK, за да потвърдите тази нова конфигурация за валидиране на данни.

Ето как работи формулата:

• Аргументите 0 във функцията OFFSET й казват да не прилага никакво отместване към колони или редове.
• Резултатът от функцията COUNTA казва на функцията OFFSET височината на диапазона.
• Функцията COUNTA отчита броя на клетките, които не са празни в колоната, която съдържа вашия диапазон.

Сега, когато добавите нова стойност към тази колона, параметърът за височина на функцията OFFSET се увеличава с единица и функцията OFFSET връща целия диапазон, актуализиран, за да включва вашия нов запис.

За да видите това в действие, просто добавете нов запис към вашата гама от артикули. Изберете падащата стрелка вдясно от падащата ви клетка и ще видите новия си запис да се появява в падащия списък.

Имайте предвид, че може да се наложи да използвате лентата за превъртане вдясно, ако списъкът ви с елементи е дълъг.

Премахване на падащ списък в Excel

И накрая, ако някога искате да премахнете опцията за падащо меню от някоя от клетките, където сте задали това, просто изберете тази клетка и отворете отново прозореца за проверка на данните.

Променете падащото меню Разрешаване на Всяка стойност и изберете OK . 

След като промените тази настройка, ще видите, че клетката ще се върне към нормалното.

Създаване на падащи списъци в Excel

Създаването на падащ списък в Excel е лесно и имате много опции за избор. Избраният от вас метод зависи само от това колко клетки планирате да активирате с един списък с елементи и колко гъвкав искате да бъде списъкът с елементи. Ако планирате често да променяте елементите от списъка, определено използвайте динамичния подход.