Ako vytvoriť distribučný zoznam v programe Outlook

Ak na komunikáciu s kolegami používate Outlook, pravdepodobne ste chceli opakovane posielať e-maily konkrétnej skupine, ktorej členstvo sa často mení. Možno budete musieť napríklad každý deň poslať e-mail všetkým zástupcom zákazníckeho servisu, ale kvôli vysokej fluktuácii sa zoznam môže často meniť.

Meno alebo e-mail každej osoby by ste mohli napísať ručne pri každom odoslaní e-mailu, ale rýchlo sa to môže stať ťažkopádnym, keď sa skupina zväčší. Nielen to, ale tiež riskujete, že na niekoho neúmyselne zabudnete, čo môže viesť k kancelárskej dráme. Tu prichádza na rad distribučný zoznam alebo skupina kontaktov!

Pojmy „skupina kontaktov“ a „distribučný zoznam“ sú väčšinou zameniteľné. Microsoft začal používať frázu „skupina kontaktov“, pravdepodobne preto, že je o niečo intuitívnejšia ako „distribučný zoznam“. 

Existuje však skutočný rozdiel medzi týmito dvoma v organizáciách, ktoré používajú Microsoft 365. Správcovia Microsoft 365 môžu previesť existujúce distribučné zoznamy Outlooku na „Skupiny“, čo zase poskytuje členom skupiny prístup k zdieľaným knižniciam a priestorom na spoluprácu, ako je napríklad Microsoft Tímy , Yammer a Plánovač .

Aj keď vaše IT oddelenie pravdepodobne vládne nad distribučnými zoznamami Outlooku vašej organizácie – najmä nad obávaným a často zle udržiavaným zoznamom všetkých zamestnancov, stále si môžete v Outlooku vytvárať svoje vlastné skupiny kontaktov . 

Nižšie vám ukážeme, ako vytvoriť skupiny kontaktov v Outlooku pre verziu prehliadača aj pre počítačovú aplikáciu. 

Ako vytvoriť skupinu kontaktov v programe Outlook Online

Vytvorenie skupiny kontaktov vo verzii prehliadača Outlooku je jednoduché.

1. Prihláste sa do svojho konta na stránke outlook.com alebo vyberte Outlook zo spúšťača aplikácií, ak ste už prihlásený/-á do Microsoft 365. Ak sa Outlook v zozname aplikácií nezobrazuje (budete), vyberte Všetky aplikácie .

1. Na ľavej table v časti Skupiny vyberte položku Nová skupina .

1. Vo vyskakovacom okne zadajte názov a popis svojej novej skupiny a vyberte položku Vytvoriť . (Ak to vaša organizácia povolila, môže sa zobraziť výzva na vytvorenie e-mailovej adresy pre skupinu. V takom prípade sa v záujme zjednodušenia používania pokúste nastaviť e-mailovú adresu zhodnú s názvom skupiny.)

1. Teraz pridajte členov do skupiny. Vyhľadávajte ľudí podľa mena alebo e-mailovej adresy. Vyberte výsledok vyhľadávania pre osobu, ktorú chcete pridať do skupiny, a táto osoba sa zobrazí v časti „Táto osoba bude pridaná“.

1. Opakujte krok 4, kým do skupiny nepridáte všetkých, ktorých chcete. Potom vyberte tlačidlo Pridať .
2. Vyberte možnosť Zavrieť .
3. Pošlite e-mail skupine, ktorú ste vytvorili, výberom položky Nová správa .

1. Do poľa Komu začnite písať názov skupiny, ktorú ste vytvorili, a vyberte ju zo zoznamu, ktorý sa zobrazí.

Brnkačka. Ale čo ak potrebujete pridať alebo odstrániť ľudí zo skupiny? Pokračuj v čítaní.

Ako upraviť skupinu kontaktov v programe Outlook Online

Spoločnosť Microsoft zjednodušila úpravu skupiny kontaktov bez toho, aby ste museli opustiť Outlook Online. Niektoré kroky sa môžu mierne líšiť v závislosti od toho, ako vaša organizácia nakonfigurovala Microsoft 365, ale kroky uvedené nižšie by vás tam mali dostať.

1. Na ľavej table v časti Skupiny vyberte skupinu, ktorú chcete upraviť.
2. V položke tejto skupiny vyberte ikonu Viac (tri bodky/elipsa).

1. Vyberte položku Nastavenia . (V závislosti od toho, ako je Outlook nakonfigurovaný pre vašu organizáciu, sa vám môže zobraziť možnosť Pridať členov priamo z ikony Viac.)

1. Na paneli Nastavenia skupiny, ktorý sa zobrazí vpravo, vyberte položku Upraviť skupinu .

1. Vyberte kartu  Členovia .
2. Odtiaľ môžete pridávať členov alebo ich zo skupiny vymazať výberom ikony X vedľa položky osoby, ktorú chcete odstrániť.

1. Ak ste do skupiny pridali členov, vyberte tlačidlo Pridať . V opačnom prípade zvoľte Zavrieť .

Ďalší spôsob úpravy skupín kontaktov v programe Outlook Online

V závislosti od toho, ako je program Outlook nakonfigurovaný, môžete skupiny kontaktov upravovať aj podľa týchto krokov:

1. Prejdite do časti Ľudia v programe Outlook (napravo od ikony Kalendár). 

1. Na ľavej table v časti Skupiny vyberte Vlastník , aby sa zobrazili skupiny, ktoré ste vytvorili.

1. Zo zoznamu vyberte skupinu, ktorú chcete upraviť.
2. Vyberte položku Spravovať členov skupiny .

1. Odtiaľ môžete pridať členov alebo odstrániť existujúcich členov výberom X vedľa položky.

Ako vytvoriť skupinu kontaktov v aplikácii Outlook pre počítače

Vytvorenie skupiny kontaktov v počítačovej verzii Outlooku je ešte jednoduchšie ako v online verzii.

1. Spustite Outlook a vyberte ikonu Ľudia v ľavom dolnom rohu (kde prepínate medzi e-mailom, úlohami, ľuďmi a kalendárom).

1. Ďalej na paneli s nástrojmi vyberte položku Nová skupina kontaktov . (Ak vaša organizácia používa Microsoft 365, môže sa vám zobraziť aj tlačidlo Nová skupina. Na naše účely použijeme Nová skupina kontaktov na zjednodušenie skupinových e-mailov.)

1. V okne Skupina kontaktov, ktoré sa zobrazí, pomenujte svoju skupinu kontaktov a potom vyberte Pridať členov a vyberte, odkiaľ chcete získať nových členov. Možnosti môžu zahŕňať Z kontaktov programu Outlook , Z adresára alebo Nový e-mailový kontakt . 

1. Postupne vyhľadajte ľudí, ktorých chcete pridať do skupiny kontaktov. Uistite sa, že je ich položka zvýraznená a kliknutím na tlačidlo Členovia (alebo dvojitým kliknutím na ich položku) ich pridajte. Keď skončíte, vyberte OK .
2. Zatvorte okno a nezabudnite odpovedať Áno , ak sa zobrazí výzva na uloženie zmien.
3. Teraz, keď adresujete nový e-mail, môžete do poľa Komu zadať názov skupiny kontaktov . Vaša skupina kontaktov bude pridaná. Ak chcete, môžete rozbaliť zoznam skupín a Outlook nahradí zoznam svojimi členmi. Upozorňujeme však, že zoznam už nebudete môcť znova zbaliť.

Skupiny kontaktov sa zobrazujú ako položky v adresári programu Outlook, takže ich budete môcť nájsť v tomto abecednom zozname.

Ako upraviť skupinu kontaktov v počítačovej aplikácii Outlooku

Teraz upravme existujúcu skupinu kontaktov v počítačovej verzii Outlooku.

1. Spustite Outlook a vyberte ikonu Ľudia v ľavom dolnom rohu.
2. Nájdite a vyberte skupinu, ktorú chcete upraviť, v zozname kontaktov.
3. Na table vpravo vyberte položku Upraviť . To vás privedie späť tam, kde môžete spravovať skupinu pridávaním a/alebo odoberaním členov.

Či už používate online verziu Outlooku alebo počítačovú aplikáciu, určite sa oplatí venovať pár minút vytvoreniu distribučných zoznamov Outlooku, ktoré budete používať opakovane. Budete radi, že ste to urobili.