Terjesztési lista létrehozása az Outlookban

Ha az Outlookot használja a kollégáival való kommunikációhoz, valószínűleg többször is szeretett volna e-mailt küldeni egy adott csoportnak, amelynek tagsága gyakran változik. Például előfordulhat, hogy minden nap e-mailt kell küldenie az összes ügyfélszolgálati képviselőnek, de a nagy fluktuáció miatt a lista gyakran változhat.

Minden egyes személy nevét vagy e-mail-címét manuálisan is beírhatja, amikor e-mailt küld, de ez gyorsan nehézkessé válhat, ahogy a csoport növekszik. Nem csak ez, de fennáll annak a veszélye is, hogy véletlenül elfelejt valakit, ami irodai drámához vezethet. Itt jön be a terjesztési lista vagy kapcsolattartó csoport!

A „kapcsolattartó csoport” és a „terjesztési lista” kifejezések többnyire felcserélhetők. A Microsoft elkezdte használni a „kapcsolattartó csoport” kifejezést, valószínűleg azért, mert ez egy kicsit intuitívabb, mint a „terjesztési lista”. 

A Microsoft 365-öt használó szervezetekben azonban van különbség a kettő között. A Microsoft 365 rendszergazdái a meglévő Outlook terjesztési listákat csoportokká alakíthatják, ami viszont hozzáférést biztosít a csoport tagjainak megosztott könyvtárakhoz és együttműködési terekhez, például a Microsofthoz . Teams , Yammer és Planner .

Míg valószínűleg az informatikai részleg irányítja a szervezet Outlook-terjesztési listáit – különösen a rettegett és gyakran rosszul karbantartott teljes személyzeti listát –, továbbra is létrehozhat saját névjegycsoportokat az Outlookban . 

Az alábbiakban végigvezetjük, hogyan hozhat létre névjegycsoportokat az Outlookban mind a böngészőverzióhoz, mind az asztali alkalmazáshoz. 

Kapcsolattartó csoport létrehozása az Outlook Online alkalmazásban

A névjegycsoport létrehozása az Outlook böngésző verziójában egyszerű.

1. Jelentkezzen be fiókjába az outlook.com webhelyen , vagy válassza az Outlook lehetőséget az alkalmazásindítóból, ha már bejelentkezett a Microsoft 365-be. Ha nem látja az Outlookot az alkalmazáslistában (ezt fogja látni), válassza az Összes alkalmazás lehetőséget .

1. A bal oldali panelen a Csoportok alatt válassza az Új csoport lehetőséget .

1. A felugró ablakban adjon nevet és leírást az új csoportnak, majd válassza a Létrehozás lehetőséget . (Ha a szervezete engedélyezte, előfordulhat, hogy a rendszer felkéri, hogy hozzon létre egy e-mail-címet a csoport számára. Ebben az esetben a könnyebb használat érdekében próbálja meg az e-mail-címet megegyezni a csoport nevével.)

1. Most adjon hozzá tagokat a csoporthoz. Keressen embereket név vagy e-mail cím alapján. Válassza ki a csoportba felvenni kívánt személy keresési eredményét, és az megjelenik a „Ez a személy hozzáadásra kerül” alatt.

1. Ismételje meg a 4. lépést, amíg mindenkit fel nem vett a csoporthoz, akit szeretne. Ezután válassza a Hozzáadás gombot.
2. Válassza a Bezárás lehetőséget .
3. E-mail küldése a létrehozott csoportnak az Új üzenet lehetőség kiválasztásával .

1. A Címzett mezőbe kezdje el beírni a létrehozott csoport nevét, és válassza ki azt a megjelenő listából.

Easy peasy. De mi van akkor, ha embereket kell hozzáadnia vagy eltávolítania a csoportból? Olvass tovább.

Névjegycsoport szerkesztése az Outlook Online alkalmazásban

A Microsoft egyszerűvé tette a névjegycsoportok szerkesztését az Outlook Online elhagyása nélkül. Egyes lépések kissé eltérhetnek attól függően, hogy a szervezet hogyan konfigurálta a Microsoft 365-öt, de az alábbi lépésekkel el kell érnie a célt.

1. A bal oldali panelen a Csoportok alatt válassza ki a szerkeszteni kívánt csoportot.
2. A csoport bejegyzésében válassza a Továbbiak (három pont/ellipszis) ikont.

1. Válassza a Beállítások lehetőséget . (Attól függően, hogy az Outlook hogyan van konfigurálva a szervezetben, előfordulhat, hogy a Továbbiak ikonról közvetlenül is felveheti a tagokat .)

1. A jobb oldalon megjelenő Csoportbeállítások panelen válassza a Csoport szerkesztése lehetőséget .

1. Válassza a Tagok lapot. 
2. Innen hozzáadhat tagokat, vagy törölheti őket a csoportból, ha kiválasztja az eltávolítani kívánt személy bejegyzése melletti X ikont.

1. Ha felvett tagokat a csoportba, kattintson a Hozzáadás gombra. Ellenkező esetben válassza a Bezárás lehetőséget .

A névjegycsoportok szerkesztésének másik módja az Outlook Online alkalmazásban

Attól függően, hogy az Outlook hogyan van konfigurálva, a következő lépések végrehajtásával is szerkesztheti a névjegycsoportokat:

1. Lépjen az Outlook Személyek részébe (a Naptár ikontól jobbra). 

1. A Csoportok részben a bal oldali panelen válassza a Tulajdonos lehetőséget a létrehozott csoportok megjelenítéséhez.

1. Válassza ki a szerkeszteni kívánt csoportot a listából.
2. Válassza a Csoporttagok kezelése lehetőséget .

1. Innen hozzáadhat tagokat vagy törölhet meglévő tagokat a bejegyzés melletti X jel kiválasztásával.

Kapcsolattartó csoport létrehozása az Outlook asztali alkalmazásában

A kapcsolattartó csoport létrehozása az Outlook asztali verziójában még egyszerűbb, mint az online verzióban.

1. Indítsa el az Outlookot, és válassza ki a Személyek ikont a bal alsó sarokban (ahol válthat az e-mailek, a feladatok, a személyek és a naptár között).

1. Ezután az eszköztáron válassza az Új kapcsolattartó csoport lehetőséget . (Ha a szervezete Microsoft 365-öt használ, láthat egy Új csoport gombot is. Céljainkra az Új kapcsolattartó csoportot használjuk a csoportos e-mailek megkönnyítésére.)

1. A megjelenő Partnercsoport ablakban adjon nevet a kapcsolattartó csoportnak, majd válassza a Tagok hozzáadása lehetőséget, és válassza ki, honnan szeretné elérni az új tagokat. A lehetőségek között szerepelhet az Outlook névjegyekből , a Címjegyzékből vagy az Új e-mailes kapcsolattartó . 

1. Egyenként keresse meg azokat a személyeket, akiket fel szeretne venni a névjegycsoportba. Győződjön meg róla, hogy a bejegyzésük ki van jelölve, és a hozzáadáshoz kattintson a Tagok gombra (vagy kattintson duplán a bejegyzésükre). Ha végzett, kattintson az OK gombra .
2. Zárja be az ablakot, és győződjön meg róla, hogy igennel válaszol, ha a rendszer kéri a módosítások mentésére.
3. Most, amikor új e-mailt címez, beírhatja a kapcsolattartó csoport nevét a Címzett mezőbe. A kapcsolattartó csoport hozzáadásra kerül. Ha kívánja, kibonthatja a csoportlistát, és az Outlook a listát a tagjaira cseréli. Figyelmeztetés azonban, hogy nem fogja tudni összecsukni újra a listát.

A névjegycsoportok bejegyzésekként jelennek meg az Outlook címjegyzékében, így megtalálhatja őket abban az ábécé szerinti listában.

Névjegycsoport szerkesztése az Outlook asztali alkalmazásában

Most szerkesszünk egy meglévő névjegycsoportot az Outlook asztali verziójában.

1. Indítsa el az Outlook programot, és válassza ki a Személyek ikont a bal alsó sarokban.
2. Keresse meg és válassza ki a szerkeszteni kívánt csoportot a névjegyzékben.
3. A jobb oldali panelen válassza a Szerkesztés lehetőséget . Ezzel visszatérhet oda, ahol tagok hozzáadásával és/vagy eltávolításával kezelheti a csoportot.

Akár az Outlook online verzióját, akár az asztali alkalmazást használja, mindenképpen megéri néhány percet szánni a többször használt Outlook terjesztési listák létrehozására. Örülni fog, hogy megtette.