Kokousten hallinta Outlookissa

Tässä on valintamme, kuinka voit hallita kokouksia Outlookissa

Käytä ajoitusavustajaa. Tämä Outlookin sisäänrakennettu ominaisuus löytyy napsauttamalla Aloitus-välilehteä, napsauttamalla Uusi sähköposti -kohdan vieressä olevaa alanuolta ja valitsemalla sitten Kokous.

Ennen kuin hyväksyt kokoukseen liittymisen sähköpostista, voit nopeasti tarkastella kalenteriasi nähdäksesi, miten päiväsi tai viikkosi kehittyy. Vie hiiri Kalenteri-kuvakkeen päälle nähdäksesi kuukausikalenterin.

Avaa kokouspyyntösähköposti. Sinun pitäisi nähdä Hyväksy, Alustava tai Hylkää. Napsauta jotakin niistä, jos haluat kertoa kokouksen osallistujille tilasi ja lisätäksesi sen kalenteriin.

Jos työskentelet kotoa käsin tai palaat nyt toimistoon, jokin on aina toistunut ajan myötä, ovat kokoukset. Tärkeistä aiheista keskustelemisesta, haastatteluista, haastatteluista ja paljon muusta, osa liiketoimintaa tai työtä sisältää kokouksia, jotta kaikki pääsevät vauhtiin ja pysyvät samalla sivulla.

Mitä enemmän tapaamisia sinulla on, sitä sotkuisemmaksi kalenteristasi voi tulla. Windows 10:n Outlook-sovellus, sellaisena kuin se sisältyy Microsoft 365:een, tekee kokousten hallinnasta helppoa. Tässä on valintamme, kuinka voit hallita kokouksia Outlookissa.

Käytä ajoitusavustajaa

Suosituin valintamme kokousten hallintaan Outlookissa on käyttää ajoitusavustajaa. Tämä Outlookin sisäänrakennettu ominaisuus löytyy napsauttamalla Aloitus-välilehteä, napsauttamalla Uusi sähköposti -kohdan vieressä olevaa alanuolta ja valitsemalla sitten Kokous. Sinun pitäisi sitten nähdä yläreunassa Scheduling Assistantin välilehti. Napsauta tätä.

Aikatauluavustajaa tarkasteltaessa varjostettu alue pystypalkeilla näyttää haluamasi kokousajat. Voit säätää aikaa vetämällä palkkeja. Ruudukko näyttää myös, milloin osallistujia on saatavilla. Näet, että Outlook ehdottaa myös kyseisen kokouksen aikoja ja ristiriitojen määrää, jos sellaisia ​​on.

Scheduling Assistant auttaa varmistamaan, että kaikki kokouksen osallistujat ovat samalla sivulla ja ettei ole ristiriitoja. Se estää ajat, jolloin kollegasi eivät ole tavoitettavissa, ja jopa antaa sinun nähdä, milloin kokoushuoneet ovat ja milloin eivät ole käytettävissä kokouksen aikana.

Tarkastele kalenteriasi nopeasti

Seuraavaksi kokousten hallinnassa Outlookissa on käyttää Outlookin kalenteria hyödyksesi. Ennen kuin hyväksyt kokoukseen liittymisen sähköpostista, voit nopeasti tarkastella kalenteriasi nähdäksesi, miten päiväsi tai viikkosi kehittyy. Vie hiiri Kalenteri-kuvakkeen päälle nähdäksesi kuukausikalenterin. Kalenterin pikanäkymän avulla voit nähdä aikataulusi poistumatta sähköpostistasi.

Kun viet hiiren osoittimen kuvakkeen päälle, näet viikon tulevat kokoukset ja tapaamiset. Voit myös nähdä, missä huoneissa ne esiintyvät ja mihin aikaan. Halutessasi voit myös valita Kiinnitä kurkistus -kuvakkeen kalenterin oikeasta yläkulmasta (vierityspalkin läheltä), jolloin kurkistus näkyy ja se seuraa sinua, kun luet sähköpostisi.

Käytä kokouspyyntötoimintoa hyödyksesi

Lopullinen valintamme liittyy Outlookin kokouspyyntötoimintoon. Tämän avulla voit täysin vastata kokouspyyntöihin sitä mukaa kun saat ne, ja varmistaa, että sinulla on ajantasaisimmat tiedot kalenterissasi. Se auttaa myös tyhjentämään postilaatikkosi kutsuista.

Jotta voit käyttää tätä ominaisuutta, sinun on avattava kokouspyyntösähköposti. Sinun pitäisi nähdä Hyväksy, Alustava tai Hylkää. Napsauta jotakin niistä, jos haluat kertoa kokouksen osallistujille tilasi ja lisätäksesi sen kalenteriin. Jos hyväksyt, voit muokata vastausta ennen lähettämistä, Lähetä vastaus nyt tai Älä lähetä vastausta. Nämä valinnat auttavat kokouksen järjestäjää saamaan paremman käsityksen siitä, kuka suunnittelee osallistuvansa. Jos et vastaa, sen järjestäjä ei tiedä, aiotteko osallistua vai et.

Voit tietysti myös napsauttaa vaihtoehtoa Ehdota uutta aikaa ehdottaaksesi vaihtoehtoista aikaa kokoukselle. Tai kun olet hyväksynyt, voit muokata kokousta kalenteristasi, esimerkiksi muuttaaksesi aikaa, napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella.

Tutustu myös muihin ominaisuuksiin

Vaikka olemme keskustelleet Outlook-sovelluksesta Windowsissa, on myös joitain muita tapoja hallita kokouksia. Nämä kattavat Outlook for the web- ja Outlook Mobilen. Kuten heinäkuussa ilmoitettiin , Outlook on Web antaa nyt käyttäjille enemmän hallintaa kokouskutsuihin näyttämällä viestejä, kokouksen tietoja, osallistujien vastauksia ja paljon muuta. Androidin Outlook näyttää puolestaan ​​kalenterisi tapahtumatiedoissa tarvittavat tiedot, kuten sähköpostit ja tiedostot, jotta voit suunnitella kokouksia paremmin. Kokousten hallintaan Outlookissa on varmasti useita tapoja, joten kerro meille, kuinka hallitset kokouksiasi pudottamalla meille alla oleva kommentti.