Sähköpostin hallinta: tutustu näihin parhaisiin käytäntöihin sähköpostin lähettämiseen Windows 10:n Outlookin avulla

Uusimmassa Microsoft 365 -kappaleessamme selitämme joitain parhaita käytäntöjämme Outlookin Windowsissa.

Järjestä sähköpostisi kansioihin Outlookissa

Käytä suodattimia ja luokkia postilaatikon puhdistamiseen ja viestien löytämiseen

Käytä Outlookia Teams-kokousten ajoittamiseen

Estä roskaposti ja roskaposti roskapostivaihtoehdoilla

Nykyään saatat viettää paljon aikaa sähköpostiisi saadaksesi aikaa kouluun ja töihin ja jopa kaikkiin verkkokauppatilauksiin. Tämä voi tarkoittaa, että postilaatikkosi on sekaisin, mikä tarkoittaa, että sähköpostien hallinta on vielä tärkeämpää.

No, jos et vielä käytä sitä, Microsoft Outlook -sovellus, joka sisältyy Microsoft 365:een, on loistava tapa hallita sähköpostejasi Windows 10:ssä. Sen avulla voit järjestää sähköpostit kansioihin, luoda Teams-kokouksia, ja niin paljon muuta. Siksi viimeisimmässä Microsoft 365 -kappaleessamme selitämme joitain parhaita käytäntöjämme Outlookin Windowsissa.

Käytä kansioita

Ensinnäkin sinun kannattaa järjestää sähköpostisi kansioihin Outlookissa. Tämä saattaa tuntua yhdeltä ilmeisemmistä tehtävistä, mutta se todella auttaa siivoamaan postilaatikkosi ja järjestämään itsesi. Tämän tekeminen on melko helppoa. Ensin sinun kannattaa avata Outlook ja käydä postilaatikossasi ja viestiluettelossasi. Napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella Saapuneet-kansiota ja valitse Uusi kansio.

Kun olet tehnyt tämän, voit palata postilaatikkoosi, napsauttaa viestiä hiiren kakkospainikkeella ja valita sitten luomasi kansion. Voit luoda kansioita useimpiin Outlookin paikkoihin, mukaan lukien Poistetut kohteet -kansioon, johon poistetut kohteet siirretään. Näin voit helposti löytää viestit, jotka saatat lopulta unohtaa. Ja kaikki Outlook Desktop -sovelluksessa luomasi kansiot synkronoidaan myös Outlookin verkkoversion ja puhelimesi Outlookin kanssa, mikä antaa sinulle loistavan tavan järjestää sähköpostit missä tahansa.

Käytä suodattimia ja luokkia

Jos kansiot eivät toimi sinulle ja postilaatikkosi on edelleen sekaisin, Windows 10:n Outlook-sovelluksessa on joitain lisäsäätimiä, joita voit käyttää hyödyksesi. Näitä ovat luokat ja suodattimet.

Luokat ovat paljon kuin kansioita, mutta sen sijaan, että siirtäisivät sähköpostit omaan tilaan, jokainen luokittelemasi sähköposti saa värikoodin, kun se pysyy postilaatikossasi. Oletuksena on muutamia luokkia. Luettelossa on sininen, vihreä, punainen, keltainen ja violetti. Kun napsautat sähköpostia hiiren oikealla painikkeella luokitellaksesi sen ensimmäistä kertaa, saat mahdollisuuden nimetä luokka ja jopa määrittää pikakuvakkeen. Kun olet luokitellut sähköpostisi, voit siirtyä Etusivu-välilehteen ja valita nelivärisen neliön kuvakkeen, joka näyttää luokkakuvakkeen sähköpostissa. Näet tietyn väriluokan näkyvän päivämäärän yläpuolella.

Luokkien lisäksi Outlookissa on myös suodatinvaihtoehto. Tällä valinnalla, joka näkyy Aloitus-välilehdellä kolmiona näytön oikealla puolella, voit suodattaa viestisi lukemattomien, liitetiedostoja sisältävien viestien, viikon, luokan ja jopa sen mukaan, kenelle on lähetetty kopio. Tämä tekee sähköpostien löytämisestä paljon helpompaa!

Käytä Teamsia Outlookin kanssa

Microsoft Teams toimii yhdessä Outlookin kanssa ja Outlook yhdessä Teamsin kanssa. Mutta tiesitkö, että voit luoda Teams-kokouksia suoraan Outlookista? Sen sijaan, että luot kokouksen manuaalisesti Microsoft Teams -sovelluksessa, voit tehdä sellaisen myös Outlookin kautta, johon sinun on joka tapauksessa yleensä lähetettävä sähköpostilinkki.

Olemme aiemmin selittänyt, miten voisit tehdä tämän , mutta me kertaus. Jälleen, se on melko helppoa. Avaa ensin Outlook ja vaihda tilille, jonka kanssa haluat tämän kokouksen olevan. Siirry sen jälkeen ylävälilehteen ja valitse Aloitus. Uusi sähköposti -kohdan vieressä pitäisi olla avattava nuoli. Kun napsautat tätä, ne ovat Teams-kokouksen vaihtoehto. Näkyviin tulee uusi kokousikkuna, jonka jälkeen voit täyttää tietokentät tarpeen mukaan. Kun olet valmis, voit napsauttaa Lähetä. Juuri näin, Teams-kokouksen luominen Outlookissa on niin helppoa!

Estä roskaposti ja roskaposti

Roskaposti on vaarallista. Se ei vain saastuta postilaatikkoasi, mutta joskus niissä olevat linkit voivat vahingoittaa tietokonettasi, jos napsautat niitä vahingossa. Tästä syystä voit estää roskapostin Outlookissa napsauttamalla tiettyjä lähettäjiä. Yleensä Outlookin omat roskaposti- ja roskapostisuodattimet hoitavat tehtävänsä, mutta jos saat jatkuvasti ei-toivottuja viestejä, voit estää tietyltä lähettäjältä tulevat viestit Windows 10:n Outlook-sovelluksella.

Voit estää viestit siirtymällä Koti-välilehdelle ja sen jälkeen Roskapostivaihtoehdoille. Sinun pitäisi sitten avautua uusi ikkuna, jossa voit valita, mitkä lähettäjät ja sähköpostit mistä maasta haluat tunnistaa roskapostiksi. Täältä voit myös muuttaa suojaustasoasi.

On olemassa useita tasoja, alhaisista, korkeista ja turvallisista luetteloista. Matala on yleensä paras, jos et saa paljon roskapostiviestejä. Korkea on, jos saat paljon roskaa. Ja turvalliset luettelot ovat kaikkein rajoittavin. Microsoft selittää kaikki nämä perusteellisesti tällä tukisivulla .

Meillä on lisää oppaita!

Parhaat käytäntömme sähköpostin lähettämiseen Outlookin avulla ovat vasta alkua. Olemme myös selostaneet joitain suosikkitemppujamme Outlook-sovellukselle , joka sisältää pikanäppäimet ja sähköpostien varmuuskopiot. Olemme myös jakaneet vinkkejä ja temppuja, joiden avulla saat kaiken irti Outlookista verkkoversiossa . Se kaikki on osa Microsoft 365 -kattavuuttamme, johon voit tutustua täältä löytääksesi lisää oppaita, ohjeita, uutisartikkeleita ja paljon muuta.