Vinkkejä ja temppuja, joiden avulla saat kaiken irti Outlook.comista

Pandemian jatkuessa monet suuret ja pienet yritykset ehdottavat edelleen työntekijöiden työskentelevän kotoa käsin. Tämä tarkoittaa, että vietät todennäköisesti enemmän aikaa postilaatikossasi. Siksi tarkastelemme joitain vinkkejä ja temppuja, joiden avulla saat kaiken irti Outlook.comista.

Ota Kohdennettu postilaatikko käyttöön. Se on yleensä oletuksena käytössä, mutta voit ottaa sen käyttöön napsauttamalla asetusratasta näytön vasemmassa yläkulmassa ja napsauttamalla sitten Kohdistetun postilaatikon vaihtokytkintä. Kohdistetun postilaatikon avulla Outlook suodattaa tärkeimpinä pitämänsä viestit

Harjoittele Focussed-postilaatikkoasi siirtämällä viestejä Fokusoidun ja Muun välillä. Voit tehdä tämän napsauttamalla Muut-viestiä ja napsauttamalla sitten näytön yläreunassa olevaa Siirrä kohteeseen -painiketta. Valitse sieltä Siirrä aina kohdennettuun postilaatikkoon.

Käytä pikanäppäimiä säästääksesi aikaa kiireisenä päivänä.

Voit etsiä yleisiä asetuksia näytön oikeassa yläkulmassa olevasta asetushampaasta. Tämä sisältää teeman vaihtamisen, jakamisen, edelleenlähetyksen, aikavyöhykkeet ja paljon muuta.

Luo allekirjoitus ja aseta poissaoloilmoitus, jotta voit mukauttaa Outlook-kokemustasi.

Riippumatta siitä, kuinka suuri yrityksesi on, jos käytät Microsoft 365:tä, sinun on luotettava Outlookin verkkoversioon osana toimintaasi. Mutta pandemian jatkuessa monet suuret ja pienet yritykset ehdottavat edelleen työntekijöiden työskentelevän kotoa käsin. Tämä tarkoittaa, että vietät todennäköisesti enemmän aikaa postilaatikossasi. Siksi tarkastelemme tänään joitain vinkkejä ja temppuja, joiden avulla saat kaiken irti Outlook.comista

Järjestä postilaatikkosi

Ensimmäisenä listallamme on joitakin tapoja järjestää postilaatikkosi. Suosittelemme ottamaan käyttöön kohdistetun postilaatikon. Se on yleensä oletuksena käytössä, mutta voit ottaa sen käyttöön napsauttamalla asetusratasta näytön vasemmassa yläkulmassa ja napsauttamalla sitten Kohdistetun postilaatikon vaihtokytkintä. Kohdistetun postilaatikon avulla Outlook suodattaa tärkeimpinä pitämänsä viestit. Voit vaihtaa ei-tärkeisiin viesteihin milloin tahansa napsauttamalla Muut-osiota.

Kun olet täällä, voit myös suodattaa postilaatikkoasi. Vaikka Kohdennettu postilaatikko olisi käytössä, saat silti joitain viestejä, jotka eivät koske sinua, joten voit käyttää suodatintoimintoja. Napsauta Suodata-painiketta postilaatikon oikeassa yläkulmassa suodattaaksesi viestimme. Voit suodattaa lukemattomien, minulle, merkittyjen, mainintojen, liitteiden, lajittelun ja monien muiden perusteella.

Harjoittele keskittynyttä postilaatikkoasi

Jos Kohdennettu-postilaatikkosi ei ole täsmälleen kohdistettu ja viestit näkyvät sen sijaan Muussa, voit siivota asioita. Toisena vinkkinä suosittelemme, että koulutamme Focussed-postilaatikkoasi siirtämällä viestejä niiden välillä. Voit tehdä tämän napsauttamalla Muut-viestiä ja napsauttamalla sitten näytön yläreunassa olevaa Siirrä kohteeseen -painiketta. Valitse sieltä Siirrä aina kohdennettuun postilaatikkoon. Kun tämä vaihtoehto on valittuna, tältä lähettäjältä tulevat viestit siirtyvät aina kohdennettuun postilaatikkoosi, jotta se voidaan näyttää.

Kokeile pikanäppäimiä

Haluatko säästää aikaa kiireisenä päivänä, kun käytät Outlook.com-sivustoa? Mikset käyttäisi joitain pikanäppäimiä hiiren vetämisen sijaan. Aivan kuten Wordissa, Excelissä ja PowerPointissa, Outlookin verkkoversiossa on joitain pikanäppäimiä yleisiä toimintoja varten. Näillä pikanäppäimillä voit säästää aikaa ja ehkä tehdä enemmän töitä. Katso yllä olevaa taulukkoa ja koko luettelo täällä Microsoftissa .

Tunnetko olosi hukassa? Etsi asetuksia saadaksesi apua

Jos olet aloittelija Outlook.comissa, saattaa olla helppo eksyä. Et ehkä ymmärrä, miten voit muuttaa asetusta, joka liittyy postilaatikkoosi, viestien lukemiseen, viestien lähettämiseen tai muuhun. Microsoft tukee sinua. Voit etsiä yleisiä asetuksia näytön oikeassa yläkulmassa olevasta asetushampaasta. Tämä sisältää teeman vaihtamisen, jakamisen, edelleenlähetyksen, aikavyöhykkeet ja paljon muuta. Voit myös napsauttaa linkkiä nähdäksesi kaikki Outlook-asetukset. Se on saatavilla alhaalta.

Luo allekirjoitus tai aseta poissaoloilmoitus

Listallamme on kaksi asiaa, joista on sinulle hyötyä. Ensimmäinen on allekirjoituksen luominen ja toinen poissaoloilmoituksen asettaminen. Allekirjoituksen luominen tekee sähköpostistasi persoonallisen, ja poissaoloilmoitukset vastaavat viesteihin automaattisesti, kun et ole käytettävissä töissä.

Voit määrittää allekirjoituksen siirtymällä asetusvalikkoon ja valitsemalla Näytä kaikki Outlook-asetukset. Napsauta sieltä Mail ja sitten Kirjoita ja vastaa. Tältä sivulta voit luoda allekirjoituksen, joka lisätään automaattisesti sähköpostiviesteihisi. Voit sisällyttää sen uusiin luomiisi viesteihin tai viesteihin, jotka lähetät edelleen tai joihin vastaat.

Lopuksi voit määrittää poissaoloilmoituksen palaamalla asetusvalikkoon ja valitsemalla Näytä kaikki Outlook-asetukset. Valitse sieltä sähköposti ja sitten Automaattiset vastaukset. Valitse valintaruutu ottaaksesi automaattiset vastaukset käyttöön, syötä sitten vastausten lähetysaika ja päivämäärä, kirjoita sitten viestisi (poissaolosta) ja napsauta sitten Tallenna. 

Katso lisää muista oppaistamme!

Viime vuoden aikana olemme käsitelleet monia muita Microsoft 365:een liittyviä aiheita. Suosittelemme, että tutustut niihin omassa uutiskeskuksessamme . Joitakin aiheita ovat muun muassa kokousten hallinta , Microsoft To Do with Outlookin käyttö ja paljon muuta. Voit myös kertoa meille, kuinka käytät Outlookia pudottamalla meille alla oleva kommentti.