To Do-toiminnon käyttäminen Outlookissa Microsoft 365:n kanssa tuottavuuden parantamiseksi

Microsoft Outlook on integroitu To Do -tehtävienhallintatyökaluun, joka voi auttaa sinua olemaan hieman tuottavampi. Näin voit käyttää sitä.

• "My Day" -näkymässä voit lisätä tehtäviä, jotka haluat suorittaa joka päivä
• "Tärkeä"-näkymässä voit lisätä tärkeitä ja kiireellisiä tehtäviä
• "Suunniteltu"-näkymässä voit lisätä tehtäviä tulevaisuutta varten
• Voit myös nähdä tehtäviä sähköposteista ja Microsoft Plannerista, jossa on "Sinulle osoitettu" ja "merkitty sähköposti" -osio

Jos olet Microsoft 365 Personal-, Family- tai Business -tilaaja, olet saattanut huomata pienen valintamerkin postilaatikon oikeassa alakulmassa, kun katsot Outlookin Web-sivupalkkia. Jos napsautat myös Kokeile uutta Outlookia -kytkintä, tämä on linkki, joka vie sinut kokeilemaan esikatseluintegraatiota Microsoftin uuteen tehtävänhallintatyökaluun To Do.

Tämä työkalu voi olla hyödyllinen pienyritysten omistajille, opiskelijoille, vanhemmille tai opettajille. Se voi noutaa tärkeät merkityt sähköpostisi, näyttää sinulle suunniteltuja asioita ja jopa hakea tehtäväsi Microsoft Plannerissa. Tässä on katsaus tähän kaikkeen ja siihen, kuinka voit käyttää sitä tuottavuuden parantamiseen.

Päiväni ja tehtäväni

Ensimmäinen asia, joka havaitaan To Do -sovelluksessa, on se, joka tunnetaan nimellä "My Day". My Day on tuore puhdas pöytä lisätä tiettyjä tehtäviä, jotka haluat suorittaa joka päivä. Voit lisätä yleisiä tehtäviä manuaalisesti Lisää tehtävä -painikkeella, tai voit nähdä päivällesi ehdotetut matkasuunnitelmat ja muut kohteet näytön yläreunassa olevan hehkulamppukuvakkeen avulla. Ehdotukset ryhmitellään Eilen, Myöhemmin ja Aikaisemmin mukaan sen mukaan, milloin To Do mielestä sinun pitäisi lisätä ne. Voit lisätä tehtävän vieressä olevaa +-kuvaketta tai suorittaa sen loppuun napsauttamalla ympyräruutua. Muita My Day -sivun vaihtoehtoja ovat lajitteluvaihtoehdot. Näet vaihtoehdot, joilla voit lajitella tärkeyden, määräpäivän, aakkosjärjestyksen tai luontipäivämäärän mukaan.

Huomionarvoista on myös "Tehtävät"-osio. Tämä näkyy sivupalkin alareunassa ja on luettelo kaikista asioista, jotka olet lisännyt tehtäväksi kaikista luokista, joista keskustelemme seuraavaksi.

Tärkeää tehtävässä

Seuraavaksi tehtävässä on niin sanottu "tärkeä". Tärkeitä tehtävissä on joukko tehtäviä, jotka olet merkinnyt kiireellisiksi, esimerkiksi osallistuaksesi kyseiseen tärkeään kokoukseen, arvostelemalla papereita tai jopa ruokkimalla kissanpentuja. Nämä saavat lisää visuaalista huomiota niiden vieressä näkyvän tähtikuvakkeen ansiosta. Tärkeät tehtävät toimivat kuitenkin aivan kuten muutkin tehtävät. Kun olet luonut sellaisen Lisää tehtävä -painikkeella, näet sen täyttävän luettelon ja voit merkitä sen tärkeäksi tähdellä. Voit suorittaa sen napsauttamalla ympyrän valintaruutua. Kaikkien Tehtävä-kohdassa olevien tehtävien vieressä on myös kuvake, joka kertoo, mistä se tuli --- olipa kyseessä sitten Oma päivä tai sähköposti.

Suunniteltu tehtäväksi

Kolmas To Do -alue on se, mikä tunnetaan suunnitelluna. Kuten nimestä voi päätellä, suunnitellut tehtävät ovat tulevaisuuden tehtäviä. Voit luoda nämä tehtävät +-kuvakkeella ja napsauttaa sitten lisää. Kun olet lisännyt, voit muuttaa eräpäivää napsauttamalla hiiren kakkospainiketta ja valitsemalla toisen päivämäärän. Perinteinen tehtävän vasen napsautus antaa sinulle muistutusvaihtoehtoja, vaiheita ja muita vaihtoehtoja toisen päivämäärän asettamiseen. Voit jopa liittää tiedostoja tai jättää muistiinpanoja tarvittaessa.

Sinulle osoitettu ja merkitty sähköposti To Do -kohdassa

Jos pienyrityksesi tai koulusi on tilannut Microsoft 365:n ja käyttää Microsoft Planneria, tämä tehtävän osa on sinua varten. "Sinulle määrätty" -osiossa näet tehtävät, jotka johto on sinulle määrittänyt To Do- tai Microsoft Plannerin kautta.

Sinun on ehkä näytettävä se napsauttamalla Luo-painiketta sivupalkin ponnahdusikkunassa yhdistääksesi Planner-tilisi tehtävään. Kun olet määrittänyt, kaikki Planner-tehtävät näkyvät Tehtävät-kohdassa. Voit jopa nähdä vanhoja napsauttamalla . . . ja valitse sitten Näytä valmiit tehtävät. Se on näppärä pieni ominaisuus, joka antaa sinulle hyvän tuottavuuden lisäyksen ja näyttää kaikki tehtävät, jotka sinun on suoritettava päivän aikana.

Puhumme myös Merkitty sähköposti -osiosta. Jos olet merkinnyt sähköpostit Ourlookissa, ne näkyvät tässä Tehtävät-osiossa. Täältä voit napsauttaa tehtävää hiiren kakkospainikkeella lisätäksesi sen "My Day" -luetteloon, poistaaksesi sen tärkeyden tai muuttaaksesi eräpäivää. Napsauttamalla sitä kaksoisnapsauttamalla näet viestin tiedot ja voit avata sen Outlookissa. Jälleen, se on mukava pieni pikakuvake, jotta sinun ei tarvitse napsauttaa useita asioita löytääksesi tärkeän.

Muut tehtävän osa-alueet

Olemme käsitelleet To Do -palvelun ydinnäkökohtia, mutta voit myös hyödyntää palvelun Listat-toimintoa. Kun olet lisännyt tehtävän tehtävään, voit luoda sille luettelon. Oletetaan, että jos tehtävänä on käydä ostoksilla, voit napsauttaa tehtävää hiiren kakkospainikkeella ja luoda sille luettelon. Luettelo tulee näkyviin sivupalkkiin, ja voit tarkistaa asiat suorittaessasi niitä. Se on todella näppärä tapa hallita monimutkaisia ​​tilanteita, kuten arviointipapereita tai jopa tavaraluetteloa.

Jos To Do on mielestäsi hyödyllinen, kerro siitä meille alla olevissa kommenteissa. Voit myös tutustua uutiskeskukseemme , jossa puhumme muista Microsoft 365 -sovelluksista ja -palveluista.