Word té dues funcions realment útils que gairebé ningú fa servir mai: Comparar documents i Combinar documents . Tal com indiquen els seus noms, les funcions us permeten comparar dos documents de Word entre si o combinar-ne dos.
Aleshores, quan hauríeu de fer servir això? Bé, si sou com jo, probablement tingueu 20 versions diferents del vostre currículum desades en diverses ubicacions al llarg dels anys. De vegades modifico lleugerament un currículum per a una empresa concreta per posar èmfasi en una habilitat en particular o, de vegades, he afegit coses i acabo de desar una còpia nova.
De totes maneres, estaria bé veure ràpidament la diferència entre el meu darrer currículum i els més antics per veure si hi ha alguna cosa que hauria d'afegir a l'últim o possiblement eliminar. En aquesta publicació, us mostraré com podeu utilitzar aquestes dues funcions per trobar ràpidament diferències entre dos documents i combinar-les si voleu.
Compara i combina documents
En el meu exemple, volia veure quina diferència hi havia entre el meu antic currículum escrit l'any 2007 i l'últim actualitzat l'any 2013. Per fer-ho, obriu Word, feu clic a la pestanya Revisa i després feu clic a Compara .
Això mostrarà el quadre de diàleg Compara documents on heu de triar el document original i el document revisat.
A la part inferior, veureu una gran quantitat de paràmetres de comparació, que podeu deixar marcats. Per defecte, també mostrarà tots els canvis en un document nou, cosa que és millor que jugar amb els vostres documents originals o revisats.
S'obrirà un nou document amb diverses seccions diferents: una llista desplaçable de revisions a l'extrem esquerre, el document combinat que mostra tots els canvis al mig i els dos documents originals a la dreta. Fem una ullada més de prop a cada apartat.
Com podeu veure aquí, he suprimit algunes coses i he inserit un parell de línies de text més. Si feu doble clic a qualsevol dels encapçalaments ( Aseem Kishore inserit o Aseem Kishore eliminat ), mourà el cursor a aquesta posició exacta al document.
Al centre, veureu aquestes revisions en diversos colors. De manera predeterminada, qualsevol cosa amb un ratllat és el que s'ha suprimit i qualsevol cosa en vermell i subratllada és el que s'ha afegit al document revisat. Qualsevol cosa de verd s'ha mogut. El lloc d'on s'ha mogut serà de color verd doblement ratllat i el lloc on s'ha mogut serà verd doblement subratllat com es mostra aquí:
Finalment, a la part dreta, veureu el document original a la part superior i el document revisat a sota. A mesura que us desplaceu pel document superior, el de sota el segueix perquè estiguin sincronitzats. Tanmateix, podeu desplaçar-vos per la inferior independentment de la pantalla superior.
A més d'aquesta vista, també podeu eliminar els documents d'origen del panell dret i, en canvi, mostrar globus per veure fàcilment els canvis. Per veure què vull dir, seguiu endavant i feu clic de nou al botó Comparar , després a Mostra els documents d'origen i, finalment, feu clic a Amaga els documents d'origen .
Ara feu clic al botó Mostra l'etiquetatge a Seguiment i feu clic a Globus i després a Mostra les revisions als globus .
A la part dreta del document, ara veureu totes les revisions amb línies procedents del document. Això pot fer que sigui més fàcil veure tots els canvis si en teniu molts.
Tingueu en compte que si només voleu veure les diferències entre els documents, realment no heu de fer res més. Si voleu crear un document final a partir d'aquests dos documents, podeu fer clic amb el botó dret sobre qualsevol canvi i triar Acceptar o Rebutjar .
Un cop hagueu acabat, podeu desar el nou document amb tots els canvis que heu fet. Combina documents és gairebé exactament el mateix que Compara. Si trieu Combina, obtindreu el mateix diàleg on haureu de triar el document original i revisat.
Un cop ho feu, obtindreu el mateix disseny que abans, on veureu els canvis combinats al mig. De nou, s'elimina el text ratllat, s'afegeix el text subratllat en vermell i el text verd s'ha mogut. Només cal que feu clic amb el botó dret a cada canvi i trieu si voleu acceptar o rebutjar cada canvi. Quan hàgiu acabat, deseu el nou document combinat.
En general, són molt útils per als moments en què teniu diverses versions del mateix document o quan diverses persones editen un document de Word i acabeu amb diversos documents per combinar-los en un. Si teniu cap pregunta, no dubteu a comentar. Gaudeix!