Si voleu crear i imprimir etiquetes de qualsevol tipus, no busqueu més que Microsoft Word i Excel. Podeu emmagatzemar les vostres dades d'etiquetes a Excel i després obtenir-les a Word per desar o imprimir les vostres etiquetes.
En aquesta guia, aprendràs a crear un full de càlcul d'etiquetes a Excel que sigui compatible amb Word, a configurar les teves etiquetes i a desar-les o imprimir-les.
1. Introduïu les dades de les vostres etiquetes en un full de càlcul d'Excel
El primer pas és crear un full de càlcul Excel amb les dades de l'etiqueta. Assignareu una capçalera adequada a cada camp de dades perquè pugueu recuperar les capçaleres a Word.
Per a l'exemple següent, crearem un full de càlcul amb els camps següents:
- Nom
- Cognom
- Adreça
- ciutat
- Estat
- Codi ZIP
Per començar a crear el vostre full de càlcul Excel:
- Inicieu Microsoft Excel al vostre ordinador Windows o Mac i creeu un nou full de càlcul.
- A la pantalla del full de càlcul d'Excel, seleccioneu la primera cel·la de la primera fila i escriviu Nom .
- Seleccioneu la primera cel·la de la columna B i escriviu Cognoms . De la mateixa manera, afegiu Adreça , Ciutat , Estat i Codi postal a les primeres files de les columnes C , D , E i F , respectivament.
- Ara afegiu les dades a sota de cada capçalera que acabeu de crear. El vostre full de càlcul hauria de semblar a això:
- Quan hàgiu acabat d'afegir dades, deseu el full de càlcul seleccionant Fitxer a la part superior.
- Seleccioneu Desa a la barra lateral esquerra.
- Seleccioneu Navega al panell de la dreta.
- Trieu una carpeta on desar el full de càlcul, introduïu un nom per al vostre full de càlcul al camp Nom del fitxer i seleccioneu Desa a la part inferior de la finestra.
- Tanqueu la finestra d'Excel.
El vostre full de càlcul d'Excel ja està llest.
2. Configura les etiquetes en Word
El segon pas és configurar les dimensions de les vostres etiquetes a Word. Hi ha diversos dissenys d'etiquetes predefinits que podeu triar. Fins i tot podeu crear la vostra pròpia etiqueta amb dimensions personalitzades, si voleu.
- Inicieu Microsoft Word al vostre ordinador Windows o Mac i inicieu un nou document en blanc.
- A la pantalla d'edició de documents, seleccioneu la pestanya Enviaments de la barra d'eines superior.
- A la pestanya Enviaments , seleccioneu Inicia la combinació de correspondència i, a continuació, trieu Etiquetes al menú.
- A la finestra que s'obre, seleccioneu un venedor d' etiquetes al menú desplegable Proveïdors d'etiquetes. A continuació, seleccioneu un tipus d'etiqueta a la llista Número de producte i, finalment, seleccioneu D' acord .
- Si voleu crear una etiqueta personalitzada, seleccioneu el botó Etiqueta nova i especifiqueu les dimensions de l'etiqueta a la finestra següent.
- El disseny de l'etiqueta ja està configurat i manteniu aquest document obert al Word.
3. Introduïu les dades d'Excel al document de Word
Ara que les vostres etiquetes estan configurades, importeu les dades que heu desat al vostre full de càlcul Excel al vostre document de Word. No cal que obriu l'Excel per fer-ho.
Començar:
- Mentre el document de Word encara estigui obert, seleccioneu la pestanya Enviaments a la part superior.
- A la pestanya Enviaments , seleccioneu Selecciona els destinataris i trieu Utilitza una llista existent . Esteu dient a Word que voleu utilitzar una llista predefinida per a les vostres etiquetes.
- A la finestra de l' Explorador de fitxers que s'obre, navegueu a la carpeta que conté el full de càlcul d'Excel que heu creat anteriorment. Feu doble clic al full de càlcul per importar-lo al vostre document de Word.
- Word obrirà una finestra de selecció de taula . Aquí, seleccioneu el full que conté les dades de l'etiqueta.
- Marqueu l' opció La primera fila de dades conté capçaleres de columna i seleccioneu D' acord .
4. Afegiu etiquetes d'Excel a un document de Word
Ara especificareu els camps que voleu utilitzar a les vostres etiquetes.
Per fer-ho:
- Assegureu-vos que encara sou al document d'etiquetes de Word.
- Seleccioneu la pestanya Enviaments a la part superior i, a continuació, a la secció Escriure i inserir camps , seleccioneu l' opció Bloc d'adreces .
- A la finestra Insereix un bloc d'adreces que s'obre, seleccioneu el botó Match Fields .
- Word obre una finestra de camps de coincidència . Aquí, assegureu-vos que cada camp del bloc d'adreces obligatoris coincideixi amb el camp adequat del vostre full de càlcul. Per exemple, l' adreça 1 s'hauria de configurar per utilitzar l'adreça postal del full de càlcul, etc.
- Seleccioneu D'acord per tancar la finestra.
- De nou a la finestra Insereix un bloc d'adreces , podeu veure una vista prèvia de la vostra etiqueta. Assegureu-vos que aquesta vista prèvia representi les etiquetes reals que voleu crear. A continuació, seleccioneu D' acord a la part inferior de la finestra.
- Al vostre document de Word, notareu que la primera etiqueta ara diu > .
- Seleccioneu la pestanya Enviaments a la part superior i, a continuació, seleccioneu Actualitza les etiquetes .
- Totes les etiquetes del document ara haurien de dir > .
5. Creeu etiquetes des d'Excel en un document de Word
Word ara té totes les dades que necessita per generar les vostres etiquetes. Ara acabareu el procés i Word mostrarà les dades reals de cada etiqueta:
- A la pestanya Enviaments de Word, seleccioneu l' opció Finalitza i combina i trieu Edita documents individuals al menú.
- A la finestra que s'obre, trieu Tot i seleccioneu D' acord .
- El vostre document de Word ara hauria de mostrar totes les vostres etiquetes amb les seves dades individuals.
Ara podeu desar aquest document d'etiquetes, generar-ne un PDF o imprimir el document físicament (etiquetes).
6. Deseu les etiquetes de Word creades a partir d'Excel com a PDF
No cal que utilitzeu cap eina de tercers per desar el document de l'etiqueta de Word com a PDF:
- Seleccioneu la pestanya Fitxer a la part superior de la finestra de Word.
- A la barra lateral de l'esquerra, seleccioneu Desa com a .
- Trieu Navega al panell dret.
- Seleccioneu una carpeta per desar el PDF, introduïu un nom per al vostre PDF al camp Nom del fitxer , trieu PDF al menú desplegable Desa com a tipus i seleccioneu Desa .
7. Imprimeix etiquetes de Word creades a partir d'Excel
Podeu imprimir les vostres etiquetes directament des de Word. Assegureu-vos que la impressora estigui connectada a l'ordinador quan imprimiu:
- Seleccioneu la pestanya Fitxer a la part superior de la finestra de Word.
- Seleccioneu Imprimeix a la barra lateral esquerra.
- Trieu una impressora al menú Impressora del panell dret i, a continuació, seleccioneu Imprimeix a la part superior.
I ja estàs a punt.
Com podeu veure més amunt, Word i Excel us ajuden a crear gairebé tot tipus d'etiquetes als vostres ordinadors Windows i Mac. Si això us va ajudar a generar el tipus d'etiquetes a Excel que voleu, feu-nos-ho saber als comentaris següents.