Det är alltid en fruktansvärd tragedi när någon förlorar något viktigt de arbetade med för att de inte sparat sitt dokument ordentligt. Detta händer oftare än du tror för Excel- och Word-användare!
Som tur är har Microsoft lagt till många funktioner i de senaste versionerna som hjälper till att minska risken för att förlora data på grund av krascher, strömavbrott, oavsiktliga raderingar etc. En funktion kallas AutoRecover och den andra, mindre allmänt kända funktionen, kallas AutoBackup.
I den här artikeln kommer jag att prata om hur du konfigurerar båda alternativen så att din data är så säker som möjligt. Jag skulle också vilja nämna att de senaste versionerna av Office låter dig spara dokument direkt till OneDrive, vilket är ett bra alternativ att överväga eftersom du fortfarande kommer att kunna komma åt ditt arbete även om din hårddisk går sönder.
Excel AutoRecover
Funktionen för automatisk återställning är aktiverad som standard och sparar i princip ditt dokument automatiskt på en tillfällig plats efter ett visst tidsintervall. För att se inställningarna för automatisk återställning klickar du på Arkiv och sedan på Alternativ .
Klicka på Spara i menyn till vänster så ser du alternativet Autoåterställning under Spara arbetsböcker .
Som standard sparas information om automatisk återställning var tionde minut. Utöver intervallet måste Excel vara inaktivt i 30 sekunder innan data sparas. Den automatiskt sparade informationen sparas också på den AutoRecover-filplats som anges här. Så hur fungerar det? I grund och botten, låt oss säga att du har ett kalkylblad som det nedan och du har det sparat.
Låt oss nu säga att jag lägger till följande data i Excel-kalkylarket och väntar cirka 10 minuter utan att spara mitt dokument. Eftersom AutoRecover-intervallet är inställt på 10 minuter måste du vänta minst så länge på att data ska sparas.
I mitt fall simulerade jag en Excel-krasch genom att öppna aktivitetshanteraren och döda Excel-processen. Efter det öppnade jag Excel igen och såg omedelbart ett alternativ som heter Visa återställda filer .
Om du klickar på det kommer det upp en lista över Excel-filer som kan återställas. I mitt fall hade den originalfilen, som bara hade data i A1 och A2, och den hade också den AutoRecovered-filen, som inkluderade data som jag inte hade sparat på disken.
Om du klickar på något av objekten i listan öppnas en annan instans av Excel som visar data i den specifika filen. Sammantaget är detta en riktigt användbar funktion för de tillfällen då du inte sparat allt ditt arbete, men Excel slutar oväntat.
Den stora nackdelen med den här funktionen är att AutoRecover-data lagras på samma hårddisk som din fil, så om något händer med din hårddisk kommer allt att vara borta. Du kan ändra platsen i inställningarna ovan till en separat hårddisk eller till och med till en nätverksplats, vilket jag starkt rekommenderar.
Observera att AutoRecover-information också raderas automatiskt av Excel under följande omständigheter:
Så i princip, när du sparar filen, blir den av med AutoRecover-data. Dessutom, om du manuellt avslutar Excel och väljer att inte spara data, kommer det att radera AutoRecover-data. Tänk bara på det när du använder den här funktionen. Om du är en tung Excel-användare skulle jag föreslå att ställa in AutoRecover-intervallet till något som 2 eller 3 minuter istället för 10.
AutoBackup
En annan funktion som inte många verkligen känner till är AutoBackup. För att använda den måste du först gå och spara din fil för att komma till dialogrutan Spara . Om du redan har ett sparat Excel-dokument, gå till Arkiv och sedan Spara som och välj en plats. När du gör detta kommer dialogrutan Spara som att visas.
I dialogrutan klickar du på knappen Verktyg som finns till vänster om knappen Spara . Du kommer att se ett par alternativ, varav ett är Allmänna alternativ . När du klickar på det kommer ett litet fönster upp med några fler alternativ.
Gå vidare och markera rutan Skapa alltid säkerhetskopia . Klicka på OK och nu när du sparar filen skapas även en säkerhetskopia av Excel med filtillägget .XLK. Observera att första gången du gör detta kommer filerna att vara exakt likadana. Om du gör ändringar i originalfilen och sedan sparar den igen, kommer säkerhetskopian fortfarande att förbli densamma (originaldata). Tredje gången du sparar den kommer säkerhetskopian dock att uppdateras med information fram till den andra sparandet.
I grund och botten är säkerhetskopian alltid en version efter den aktuella versionen. Så om du gjorde en massa ändringar, sparade din fil och sedan ville gå tillbaka till versionen som inte hade dessa ändringar, kunde du bara öppna säkerhetskopian.
Filen sparas på samma plats som originalfilen och det verkar inte finnas något sätt att ändra det. Den här funktionen ger inte en hel del säkerhet till ditt dokument, men det är bra under vissa omständigheter.
Att aktivera dessa säkerhetskopierings- och återställningsfunktioner i Excel kommer förhoppningsvis att rädda dig från att förlora viktig data. Det är alltid ett bra alternativ att använda molnlagring (som OneDrive) som ett extra skyddsnät ifall din dator skulle misslyckas. Om du har några frågor, kommentera gärna. Njut av!
Om du inte kan vara i samma rum med någon när du granskar ett dokument, är det näst bästa alternativet att lämna en kommentar. Microsoft Word gör det enkelt att både lämna feedback i ett stycke genom att markera text och infoga en kommentar samt svara på den feedbacken genom att svara på en kommentar.
Det är lätt att blanda ihop Microsoft Office och Office 365 eller Microsoft 365. Microsoft Office är standardsviten för kontor som du har använt i flera år och kan inkludera skrivbordsappversionerna av Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access och Publisher beroende på utgåva du får.
Microsoft Word kan göra mycket mer utöver det intetsägande med att göra rapporter och meritförteckningar. Den har en kapabel uppsättning grafiska verktyg som hjälper dig att göra grafiska berikade dokument som gratulationskort.
Microsoft OneNote är ett utmärkt sätt att förvara dina anteckningar. Appen är laddad med flera funktioner, varav många kanske du inte är medveten om.
Microsoft Office-verktyg blir mer och mer kraftfulla för varje uppdatering. Nuförtiden behöver du inte ens en dedikerad app för flödesscheman.
En MDI-fil, som står för Microsoft Document Imaging, är ett proprietärt Microsoft-bildformat som används för att lagra bilder av skannade dokument som skapats av programmet Microsoft Office Document Imaging (MODI). Programmet ingick i Office XP, Office 2003 och Office 2007.
Om du använder OneDrive för att säkerhetskopiera ditt fotobibliotek skickar det regelbundet minnen via e-post – bilder och videor från samma dag under tidigare år. Så här inaktiverar du dem på Windows, Android, iPhone och iPad.
Mail merge är en Microsoft Word-funktion som hjälper dig att effektivisera skapande av personliga brev, etiketter, kuvert, e-postmeddelanden och en katalog. Eftersom sammanslagning inte är bland de mest använda MS Word-funktionerna kanske vissa användare inte vet hur man gör en sammankoppling i Word för att skapa brev, etiketter och kuvert.
Så du har blivit ombedd att beräkna varians med Excel, men du är inte säker på vad det betyder eller hur du gör det. Oroa dig inte, det är ett enkelt koncept och ännu enklare process.
Letar du efter ett sätt att samarbeta med andra i ett Word-dokument. Om så är fallet kan du göra det väldigt enkelt i själva Word.
Det är alltid en fruktansvärd tragedi när någon förlorar något viktigt de arbetade med eftersom de inte sparade sitt dokument ordentligt. Detta händer oftare än du tror för Excel- och Word-användare.
Jag skrev nyligen en artikel om hur man använder sammanfattningsfunktioner i Excel för att enkelt sammanfatta stora mängder data, men den artikeln tog hänsyn till all data på kalkylbladet. Tänk om du bara vill titta på en delmängd av data och sammanfatta delmängden av data.
Letar du efter ett sätt att spåra ändringar som görs i ett Excel-kalkylblad. Det finns många fall där du måste distribuera en fil till flera personer och hålla reda på vilka ändringar som gjordes.
Att uppmana till handuppräckning i ett personligt möte är ett enkelt och snabbt sätt att mäta känslan i rummet. Bara för att alla dina möten är online nu betyder det inte att du inte kan åstadkomma samma sak.
De tre vanligaste formlerna i Excel som utför enkla matematiska beräkningar är COUNT, SUMMA och AVERAGE. Oavsett om du hanterar en ekonomisk budget i Excel eller helt enkelt håller reda på din nästa semester, har du förmodligen använt någon av dessa funktioner tidigare.
Om du använder Excel mycket har du förmodligen stött på en situation där du har ett namn i en enda cell och du behöver dela upp namnet i olika celler. Detta är ett mycket vanligt problem i Excel och du kan förmodligen göra en Google-sökning och ladda ner 100 olika makron skrivna av olika personer för att göra det åt dig.
Det finns många gånger när jag behöver inkludera några enkla databeräkningar i ett Word-dokument och en tabell är det bästa alternativet. Du kan alltid försöka infoga ett helt Excel-kalkylblad i ditt Word-dokument, men det är överdrivet ibland.
Om samma Microsoft Office-app har olika funktioner på olika enheter beror det troligen på att de är olika versioner. Vissa tillägg och mallar från tredje part har också funktioner som bara fungerar i specifika Office-versioner.
Möjligheten att spåra ändringar i ordbehandlingsdokument var en nyhet som förändrade spelet. Microsoft Word låg i spetsen för detta framsteg, och användare av Word har utnyttjat funktionen sedan dess.
Att använda en rullgardinslista i Excel kan avsevärt minska tiden det kan ta att mata in data i ett kalkylblad. Tack och lov är det väldigt enkelt att skapa en rullgardinslista i Excel.
Lös ett Apple iTunes-fel som säger att filen iTunes Library.itl är låst, på en låst disk eller så har du inte skrivbehörighet för den här filen.
Kan du inte förstå hur man upprepar en låt eller spellista i Apple iTunes? Vi kunde inte heller först. Här är några detaljerade instruktioner om hur det går till.
Hur man skapar moderna bilder genom att lägga till rundade hörn i Paint.NET
Använde du Delete for me på WhatsApp för att radera meddelanden från alla? Inga problem! Läs det här för att lära dig ångra Radera åt mig på WhatsApp.
Hur man stänger av de irriterande AVG-aviseringarna som visas i det nedre högra hörnet av skärmen.
När du bestämmer dig är du klar med ditt Instagram-konto och vill bli av med det. Här är en guide som hjälper dig att ta bort ditt Instagram-konto tillfälligt eller permanent.
Om du har varit en Apple-användare länge kan du säkert ha stött på Find My-appen som kommer inbyggt installerad på iPhones, iPads, Macs och andra enheter i Apples ekosystem. Fena…
Google Fotos låst mapp: Steg-för-steg-guide för att konfigurera, lägga till foton, flytta foton och mer
Vad du ska veta Med Google Passkeys kan du använda ansikts- och fingeravtrycksigenkänning för att logga in på ditt Google-konto. Lösenord kan skapas genom att lägga till en enhet du äger i ditt Google-konto och ...
En bild säger mer än tusen ord. Men ibland måste ord skrivas ut explicit för att betona och förklara, eller bara för att ge ditt arbete en titel. För de som arbetar med Clipchamp är det här...
