Jag skrev nyligen en artikel om hur man använder sammanfattningsfunktioner i Excel för att enkelt sammanfatta stora mängder data, men den artikeln tog hänsyn till all data på kalkylbladet. Vad händer om du bara vill titta på en delmängd av data och sammanfatta delmängden av data?
I Excel kan du skapa filter på kolumner som döljer rader som inte matchar ditt filter. Dessutom kan du också använda specialfunktioner i Excel för att sammanfatta data med endast den filtrerade datan.
Innehållsförteckning
I den här artikeln går jag igenom stegen för att skapa filter i Excel och även använda inbyggda funktioner för att sammanfatta den filtrerade informationen.
Skapa enkla filter i Excel
I Excel kan du skapa enkla filter och komplexa filter. Låt oss börja med enkla filter. När du arbetar med filter bör du alltid ha en rad överst som används för etiketter. Det är inget krav att ha den här raden, men det gör det lite lättare att arbeta med filter.
Ovan har jag några falska data och jag vill skapa ett filter i kolumnen Stad . I Excel är detta väldigt enkelt att göra. Gå vidare och klicka på fliken Data i menyfliksområdet och klicka sedan på knappen Filter . Du behöver inte välja data på arket eller klicka på första raden heller.
När du klickar på Filter kommer varje kolumn i den första raden automatiskt ha en liten rullgardinsknapp tillagd till höger.
Gå nu vidare och klicka på rullgardinspilen i kolumnen Stad. Du kommer att se ett par olika alternativ, som jag kommer att förklara nedan.
Överst kan du snabbt sortera alla rader efter värdena i kolumnen Stad. Observera att när du sorterar data kommer den att flytta hela raden, inte bara värdena i kolumnen Stad. Detta kommer att säkerställa att din data förblir intakt precis som den var tidigare.
Det är också en bra idé att lägga till en kolumn längst fram som heter ID och numrera den från en till hur många rader du har i ditt kalkylblad. På så sätt kan du alltid sortera efter ID-kolumnen och få tillbaka din data i samma ordning som den var ursprungligen, om det är viktigt för dig.
Som du kan se är all data i kalkylarket nu sorterad utifrån värdena i kolumnen Stad. Än så länge är inga rader dolda. Låt oss nu ta en titt på kryssrutorna längst ner i filterdialogrutan. I mitt exempel har jag bara tre unika värden i kolumnen Stad och de tre visas i listan.
Jag gick vidare och avmarkerade två städer och lämnade en markerad. Nu har jag bara 8 rader med data som visas och resten är dolda. Du kan enkelt se att du tittar på filtrerad data om du kontrollerar radnumren längst till vänster. Beroende på hur många rader som är dolda kommer du att se några extra horisontella linjer och färgen på siffrorna blir blå.
Låt oss nu säga att jag vill filtrera på en andra kolumn för att ytterligare minska antalet resultat. I kolumn C har jag det totala antalet medlemmar i varje familj och jag vill bara se resultaten för familjer med fler än två medlemmar.
Gå vidare och klicka på rullgardinsmenyn i kolumn C så ser du samma kryssrutor för varje unikt värde i kolumnen. Men i det här fallet vill vi klicka på Nummerfilter och sedan klicka på Större än . Som du kan se finns det en massa andra alternativ också.
En ny dialog kommer upp och här kan du skriva in värdet för filtret. Du kan också lägga till mer än ett kriterium med en OCH- eller ELLER-funktion. Du kan till exempel säga att du vill ha rader där värdet är större än 2 och inte lika med 5.
Nu är jag nere på bara 5 rader med data: familjer endast från New Orleans och med 3 eller fler medlemmar. Lätt nog? Observera att du enkelt kan rensa ett filter på en kolumn genom att klicka på rullgardinsmenyn och sedan klicka på länken Rensa filter från "Kolumnnamn" .
Så det är ungefär det för enkla filter i Excel. De är mycket enkla att använda och resultaten är ganska enkla. Låt oss nu ta en titt på komplexa filter med hjälp av dialogrutan Avancerade filter.
Skapa avancerade filter i Excel
Om du vill skapa mer avancerade filter måste du använda dialogrutan Avancerat filter. Låt oss till exempel säga att jag ville se alla familjer som bor i New Orleans med fler än 2 medlemmar i sin familj ELLER alla familjer i Clarksville med mer än 3 medlemmar i familjen OCH bara de med en .EDU- slutande e-postadress. Nu kan du inte göra det med ett enkelt filter.
För att göra detta måste vi ställa in Excel-arket lite annorlunda. Fortsätt och infoga ett par rader ovanför din datauppsättning och kopiera rubriketiketterna exakt till den första raden som visas nedan.
Så här fungerar avancerade filter. Du måste först skriva in dina kriterier i kolumnerna längst upp och sedan klicka på knappen Avancerat under Sortera och filtrera på fliken Data .
Så vad exakt kan vi skriva in i dessa celler? OK, så låt oss börja med vårt exempel. Vi vill bara se data från New Orleans eller Clarksville, så låt oss skriva in dem i cellerna E2 och E3.
När du skriver värden på olika rader betyder det ELLER. Nu vill vi ha New Orleans-familjer med fler än två medlemmar och Clarksville-familjer med fler än 3 medlemmar. För att göra detta, skriv in >2 i C2 och >3 i C3.
Eftersom >2 och New Orleans är på samma rad kommer det att vara en AND-operator. Detsamma gäller för rad 3 ovan. Slutligen vill vi bara ha familjer med .EDU-slutande e-postadress. För att göra detta, skriv bara in *.edu i både D2 och D3. Symbolen * betyder valfritt antal tecken.
När du har gjort det klickar du var som helst i din datauppsättning och klickar sedan på knappen Avancerat . Fältet List Rang e kommer automatiskt att ta reda på din datauppsättning eftersom du klickade in i den innan du klickade på knappen Avancerat. Klicka nu på den lilla lilla knappen till höger om knappen Kriterieintervall .
Välj allt från A1 till E3 och klicka sedan på samma knapp igen för att komma tillbaka till dialogrutan Avancerat filter. Klicka på OK och din data ska nu filtreras!
Som du kan se har jag nu bara 3 resultat som matchar alla dessa kriterier. Observera att etiketterna för kriterieintervallet måste matcha exakt med etiketterna för datasetet för att detta ska fungera.
Du kan uppenbarligen skapa mycket mer komplicerade frågor med den här metoden, så lek med det för att få önskat resultat. Låt oss slutligen prata om att tillämpa summeringsfunktioner på filtrerade data.
Sammanfatta filtrerade data
Låt oss nu säga att jag vill summera antalet familjemedlemmar på min filtrerade data, hur skulle jag kunna göra det? Nåväl, låt oss rensa vårt filter genom att klicka på knappen Rensa i menyfliksområdet. Oroa dig inte, det är väldigt enkelt att använda det avancerade filtret igen genom att helt enkelt klicka på knappen Avancerat och klicka på OK igen.
Längst ner i vår datauppsättning, låt oss lägga till en cell som heter Totalt och sedan lägga till en summafunktion för att summera det totala familjemedlemmarna. I mitt exempel skrev jag bara =SUM(C7:C31) .
Så om jag tittar på alla familjer har jag totalt 78 medlemmar. Låt oss nu gå vidare och använda vårt avancerade filter igen och se vad som händer.
Hoppsan! Istället för att visa rätt siffra, 11, ser jag fortfarande att totalen är 78! Varför är det så? Tja, SUM-funktionen ignorerar inte dolda rader, så den gör fortfarande beräkningen med alla rader. Lyckligtvis finns det ett par funktioner du kan använda för att ignorera dolda rader.
Den första är SUBTOTAL . Innan vi använder någon av dessa specialfunktioner vill du rensa ditt filter och sedan skriva in funktionen.
När filtret har rensats, fortsätt och skriv in =SUBTOTAL( och du bör se en rullgardinsruta med en massa alternativ. Med den här funktionen väljer du först vilken typ av summeringsfunktion du vill använda med ett tal.
I vårt exempel vill jag använda SUM , så jag skulle skriva in siffran 9 eller bara klicka på den från rullgardinsmenyn. Skriv sedan ett kommatecken och välj cellintervallet.
När du trycker på enter bör du se att värdet 78 är detsamma som tidigare. Men om du nu använder filtret igen kommer vi att se 11!
Excellent! Det är precis vad vi vill. Nu kan du justera dina filter och värdet kommer alltid att återspegla bara de rader som för närvarande visas.
Den andra funktionen som fungerar ungefär likadant som funktionen SUBTOTAL är AGGREGATE . Den enda skillnaden är att det finns en annan parameter i AGGREGATE-funktionen där du måste ange att du vill ignorera dolda rader.
Den första parametern är summeringsfunktionen du vill använda och som med SUBTOTAL representerar 9 SUM-funktionen. Det andra alternativet är där du måste skriva in 5 för att ignorera dolda rader. Den sista parametern är densamma och är cellintervallet.
Du kan också läsa min artikel om sammanfattningsfunktioner för att lära dig hur du använder AGGREGATE-funktionen och andra funktioner som MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. mer detaljerat.
Förhoppningsvis ger den här artikeln dig en bra utgångspunkt för att skapa och använda filter i Excel. Om du har några frågor, skriv gärna en kommentar. Njut av!
Om du inte kan vara i samma rum med någon när du granskar ett dokument, är det näst bästa alternativet att lämna en kommentar. Microsoft Word gör det enkelt att både lämna feedback i ett stycke genom att markera text och infoga en kommentar samt svara på den feedbacken genom att svara på en kommentar.
Det är lätt att blanda ihop Microsoft Office och Office 365 eller Microsoft 365. Microsoft Office är standardsviten för kontor som du har använt i flera år och kan inkludera skrivbordsappversionerna av Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access och Publisher beroende på utgåva du får.
Microsoft Word kan göra mycket mer utöver det intetsägande med att göra rapporter och meritförteckningar. Den har en kapabel uppsättning grafiska verktyg som hjälper dig att göra grafiska berikade dokument som gratulationskort.
Microsoft OneNote är ett utmärkt sätt att förvara dina anteckningar. Appen är laddad med flera funktioner, varav många kanske du inte är medveten om.
Microsoft Office-verktyg blir mer och mer kraftfulla för varje uppdatering. Nuförtiden behöver du inte ens en dedikerad app för flödesscheman.
En MDI-fil, som står för Microsoft Document Imaging, är ett proprietärt Microsoft-bildformat som används för att lagra bilder av skannade dokument som skapats av programmet Microsoft Office Document Imaging (MODI). Programmet ingick i Office XP, Office 2003 och Office 2007.
Om du använder OneDrive för att säkerhetskopiera ditt fotobibliotek skickar det regelbundet minnen via e-post – bilder och videor från samma dag under tidigare år. Så här inaktiverar du dem på Windows, Android, iPhone och iPad.
Mail merge är en Microsoft Word-funktion som hjälper dig att effektivisera skapande av personliga brev, etiketter, kuvert, e-postmeddelanden och en katalog. Eftersom sammanslagning inte är bland de mest använda MS Word-funktionerna kanske vissa användare inte vet hur man gör en sammankoppling i Word för att skapa brev, etiketter och kuvert.
Så du har blivit ombedd att beräkna varians med Excel, men du är inte säker på vad det betyder eller hur du gör det. Oroa dig inte, det är ett enkelt koncept och ännu enklare process.
Letar du efter ett sätt att samarbeta med andra i ett Word-dokument. Om så är fallet kan du göra det väldigt enkelt i själva Word.
Det är alltid en fruktansvärd tragedi när någon förlorar något viktigt de arbetade med eftersom de inte sparade sitt dokument ordentligt. Detta händer oftare än du tror för Excel- och Word-användare.
Jag skrev nyligen en artikel om hur man använder sammanfattningsfunktioner i Excel för att enkelt sammanfatta stora mängder data, men den artikeln tog hänsyn till all data på kalkylbladet. Tänk om du bara vill titta på en delmängd av data och sammanfatta delmängden av data.
Letar du efter ett sätt att spåra ändringar som görs i ett Excel-kalkylblad. Det finns många fall där du måste distribuera en fil till flera personer och hålla reda på vilka ändringar som gjordes.
Att uppmana till handuppräckning i ett personligt möte är ett enkelt och snabbt sätt att mäta känslan i rummet. Bara för att alla dina möten är online nu betyder det inte att du inte kan åstadkomma samma sak.
De tre vanligaste formlerna i Excel som utför enkla matematiska beräkningar är COUNT, SUMMA och AVERAGE. Oavsett om du hanterar en ekonomisk budget i Excel eller helt enkelt håller reda på din nästa semester, har du förmodligen använt någon av dessa funktioner tidigare.
Om du använder Excel mycket har du förmodligen stött på en situation där du har ett namn i en enda cell och du behöver dela upp namnet i olika celler. Detta är ett mycket vanligt problem i Excel och du kan förmodligen göra en Google-sökning och ladda ner 100 olika makron skrivna av olika personer för att göra det åt dig.
Det finns många gånger när jag behöver inkludera några enkla databeräkningar i ett Word-dokument och en tabell är det bästa alternativet. Du kan alltid försöka infoga ett helt Excel-kalkylblad i ditt Word-dokument, men det är överdrivet ibland.
Om samma Microsoft Office-app har olika funktioner på olika enheter beror det troligen på att de är olika versioner. Vissa tillägg och mallar från tredje part har också funktioner som bara fungerar i specifika Office-versioner.
Möjligheten att spåra ändringar i ordbehandlingsdokument var en nyhet som förändrade spelet. Microsoft Word låg i spetsen för detta framsteg, och användare av Word har utnyttjat funktionen sedan dess.
Att använda en rullgardinslista i Excel kan avsevärt minska tiden det kan ta att mata in data i ett kalkylblad. Tack och lov är det väldigt enkelt att skapa en rullgardinslista i Excel.
Chrome, som standard, visar dig inte hela webbadressen. Du kanske inte bryr dig så mycket om denna detalj, men om du av någon anledning behöver den fullständiga webbadressen visas, detaljerade instruktioner om hur du får Google Chrome att visa hela webbadressen i adressfältet.
Reddit ändrade sin design ännu en gång i januari 2024. Omdesignen kan ses av datoranvändare och begränsar huvudflödet samtidigt som det tillhandahåller länkar
Att skriva ditt favoritcitat från din bok till Facebook är tidskrävande och fullt av fel. Lär dig hur du använder Google Lens för att kopiera text från böcker till dina enheter.
Påminnelser har alltid varit Google Homes stora höjdpunkt. De gör säkert vårt liv enklare. Låt oss ta en snabb rundtur om hur du skapar påminnelser på Google Home så att du aldrig missar att ta hand om viktiga ärenden.
Ibland, när du arbetar med Chrome, kan du inte komma åt vissa webbplatser och får felmeddelandet "Åtgärda serverns DNS-adress kunde inte hittas i Chrome". Så här kan du lösa problemet.
De säger att en persons hem är deras slott, men i Mojangs Minecraft kan du bygga ett slott som ditt hem. Oavsett om du bygger den i Nederländerna eller på ett berg, är de tjocka väggarna perfekta för att hålla folkmassor ute.
Läskvitton på Snapchat kan vara ett tveeggat svärd. Även om de ger feedback när ett meddelande har visats, kan de också skapa förväntningar och tryck på omedelbara svar.
När du skapar ett nytt Google Docs-dokument, tänker du på dess struktur i förväg. Vet du till exempel hur man lägger till sidor, en innehållsförteckning eller hur man numrerar sidorna.
Discord är en populär kommunikationsapp för spelare, men alla typer av människor använder den i stor utsträckning. Dess mest framträdande funktion är röstchatt, men du kan också skicka textmeddelanden, bilder och olika filer till individer eller hela samhällen.
Snapchat Streak eller Snapstreak är antalet dagar i följd du har bytt Snaps med din Snapchat-vän. Det visas bredvid vännernas namn i form av brand-emoji och ett nummer som representerar antalet dagar du höll kontakten via Snapchat-appen.
