Jakeluluettelon luominen Outlookissa

Jos käytät Outlookia viestimiseen kollegojesi kanssa, olet todennäköisesti halunnut lähettää sähköpostia toistuvasti tietylle ryhmälle, jonka jäsenyys vaihtuu usein. Saatat esimerkiksi joutua lähettämään sähköpostia kaikille asiakaspalveluedustajillesi joka päivä, mutta suuren vaihtuvuuden vuoksi luettelo saattaa muuttua usein.

Voit kirjoittaa jokaisen henkilön nimen tai sähköpostiosoitteen manuaalisesti joka kerta, kun lähetät sähköpostin, mutta tästä voi nopeasti tulla hankalaa, kun ryhmä kasvaa. Ei vain sitä, vaan olet myös vaarassa unohtaa vahingossa jonkun, mikä voi johtaa toimistodraamaan. Siellä jakelulista tai yhteysryhmä tulee käyttöön!

Useimmiten termit "yhteysryhmä" ja "jakelulista" ovat keskenään vaihdettavissa. Microsoft alkoi käyttää ilmausta "yhteysryhmä", oletettavasti siksi, että se on hieman intuitiivisempi kuin "jakeluluettelo". 

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

Microsoft 365:tä käyttävissä organisaatioissa on kuitenkin todellinen ero näiden kahden välillä. Microsoft 365:n järjestelmänvalvojat voivat muuntaa olemassa olevat Outlook-jakeluluettelot "ryhmiksi", mikä puolestaan ​​antaa ryhmän jäsenille pääsyn jaettuihin kirjastoihin ja yhteistyötiloihin, kuten Microsoft Teams , Yammer ja Planner .

Vaikka IT-osastosi todennäköisesti hallitsee organisaatiosi Outlook-jakeluluetteloita – erityisesti pelättyä ja usein huonosti ylläpidettyä koko henkilöstöluetteloa, voit silti luoda omia yhteysryhmiäsi Outlookissa

Alla opastamme sinua luomaan yhteysryhmiä Outlookissa sekä selainversiolle että työpöytäsovellukselle. 

Yhteystietoryhmän luominen Outlook Onlinessa

Yhteystietoryhmän luominen Outlookin selainversiossa on helppoa.

  1. Kirjaudu tilillesi osoitteessa outlook.com tai valitse Outlook sovellusten käynnistysohjelmasta, jos olet jo kirjautunut Microsoft 365:een. Jos et näe Outlookia sovellusluettelossa (näet), valitse Kaikki sovellukset .

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Valitse vasemman ruudun Ryhmät -kohdassa Uusi ryhmä .

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Anna ponnahdusikkunassa uudelle ryhmällesi nimi ja kuvaus ja valitse Luo . (Jos organisaatiosi on ottanut sen käyttöön, sinua saatetaan pyytää luomaan sähköpostiosoite ryhmälle. Yritä siinä tapauksessa käytön helpottamiseksi tehdä sähköpostiosoitteesta identtinen ryhmän nimen kanssa.)

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Lisää nyt jäseniä ryhmään. Etsi ihmisiä nimen tai sähköpostiosoitteen perusteella. Valitse hakutulos henkilölle, jonka haluat lisätä ryhmään, ja ne näkyvät kohdassa Tämä henkilö lisätään.

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Toista vaihetta 4, kunnes olet lisännyt kaikki haluamasi ryhmään. Valitse sitten Lisää - painike.
  2. Valitse Sulje .
  3. Lähetä sähköposti luomaasi ryhmään valitsemalla Uusi viesti .

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Aloita Luomasi ryhmän nimen kirjoittaminen Vastaanottaja-kenttään ja valitse se näkyviin tulevasta luettelosta .

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

Helppo nakki. Mutta entä jos sinun täytyy lisätä tai poistaa ihmisiä ryhmään? Jatka lukemista.

Yhteystietoryhmän muokkaaminen Outlook Onlinessa

Microsoft on tehnyt yhteysryhmän muokkaamisen helpoksi poistumatta Outlook Onlinesta. Jotkut vaiheet voivat olla hieman erilaisia ​​riippuen siitä, miten organisaatiosi on määrittänyt Microsoft 365:n, mutta alla olevien vaiheiden pitäisi viedä sinut perille.

  1. Valitse vasemman ruudun Ryhmät -kohdasta ryhmä, jota haluat muokata.
  2. Valitse kyseisen ryhmän kohdassa Lisää (kolme pistettä/ellipsi) -kuvake.

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Valitse Asetukset . (Riippuen siitä, miten Outlook on määritetty organisaatiollesi, saatat nähdä vaihtoehdon lisätä jäseniä suoraan Lisää-kuvakkeesta.)

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Valitse oikealla näkyvästä Ryhmäasetukset-paneelista Muokkaa ryhmää .

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Valitse Jäsenet - välilehti. 
  2. Sieltä voit lisätä jäseniä tai poistaa heidät ryhmästä valitsemalla X - kuvakkeen poistettavan henkilön merkinnän vieressä.

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Jos olet lisännyt jäseniä ryhmään, valitse Lisää - painike. Muussa tapauksessa valitse Sulje .

Toinen tapa muokata yhteysryhmiä Outlook Onlinessa

Riippuen siitä, miten Outlook on määritetty, saatat pystyä myös muokkaamaan yhteystietoryhmiä seuraavasti:

  1. Siirry Outlookin Ihmiset -osioon (kalenterikuvakkeen oikealla puolella). 

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Valitse Ryhmät-osion vasemmasta ruudusta Omistaja näyttääksesi luomasi ryhmät.

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Valitse luettelosta ryhmä, jota haluat muokata.
  2. Valitse Hallinnoi ryhmän jäseniä .

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Sieltä voit lisätä jäseniä tai poistaa olemassa olevia jäseniä valitsemalla X merkinnän vieressä.

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

Yhteystietoryhmän luominen Outlookin työpöytäsovelluksessa

Yhteystietoryhmän luominen Outlookin työpöytäversiossa on vieläkin yksinkertaisempaa kuin online-versiossa.

  1. Käynnistä Outlook ja valitse Ihmiset -kuvake lähellä vasenta alakulmaa (jossa voit vaihtaa sähköpostin, tehtävien, ihmisten ja kalenterin välillä).

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Valitse seuraavaksi työkaluriviltä Uusi yhteystietoryhmä . (Jos organisaatiosi käyttää Microsoft 365:tä, saatat nähdä myös Uusi ryhmä -painikkeen. Käytämme tarkoituksiinsa Uusi yhteysryhmä -toimintoa ryhmäsähköpostien helpottamiseksi.)

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Anna yhteysryhmällesi nimi näkyviin tulevassa Yhteystietoryhmä-ikkunassa ja valitse sitten Lisää jäseniä ja valitse, mistä haluat saada uudet jäsenet. Vaihtoehtoja voivat olla Outlook-yhteystiedoista , Osoitekirjasta tai Uusi sähköpostiyhteyshenkilö

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

  1. Etsi yksitellen henkilöt, jotka haluat lisätä yhteystietoryhmään. Varmista, että heidän merkintänsä on korostettu, ja lisää heidät valitsemalla Jäsenet -painike (tai kaksoisnapsauttamalla heidän merkintäänsä). Kun olet valmis, valitse OK .
  2. Sulje ikkuna ja muista vastata Kyllä , jos sinua kehotetaan tallentamaan muutokset.
  3. Nyt, kun osoitat uuden sähköpostin, voit kirjoittaa yhteystietoryhmän nimen Vastaanottaja - kenttään. Yhteystietoryhmäsi lisätään. Halutessasi voit laajentaa ryhmäluetteloa, jolloin Outlook korvaa luettelon jäsenillä. Huomaa kuitenkin, että et voi kutistaa luetteloa uudelleen.

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

Yhteystietoryhmät näkyvät merkintöinä Outlookin osoitekirjassa, joten voit löytää ne kyseisestä aakkosluettelosta.

Yhteystietoryhmän muokkaaminen Outlookin työpöytäsovelluksessa

Muokataan nyt olemassa olevaa yhteysryhmää Outlookin työpöytäversiossa.

  1. Käynnistä Outlook ja valitse Ihmiset -kuvake lähellä vasenta alakulmaa.
  2. Etsi ja valitse ryhmä, jota haluat muokata yhteystietoluettelostasi.
  3. Valitse oikealla olevasta ruudusta Muokkaa . Tämä vie sinut takaisin paikkaan, jossa voit hallita ryhmää lisäämällä ja/tai poistamalla jäseniä.

Jakeluluettelon luominen Outlookissa

Käytätpä sitten Outlookin verkkoversiota tai työpöytäsovellusta, kannattaa ehdottomasti käyttää muutama minuutti toistuvasti käytettävien Outlook-jakeluluetteloiden luomiseen. Olet iloinen, että teit.


Leave a Comment

Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

Kuinka tehdä tarkistuslista Excelissä

Tarkistuslistan luominen Excelissä on tärkeä taito, joka auttaa sinua hallitsemaan päivittäisiä tehtäviä ja varmistamaan, että mikään tärkeä ei jää huomiotta.

Automaattisen tekstin luominen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

Automaattisen tekstin luominen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

Tekstinkäsittelyohjelmat ovat kulkeneet pitkän tien 1980-luvun alusta, jolloin Microsoft julkaisi ensimmäisen kerran Microsoft Wordin MS-DOS:lle. Sen uraauurtava ominaisuus oli, että se oli suunniteltu käytettäväksi hiiren kanssa.

Gantt-kaavioiden luominen Microsoft Excelissä

Gantt-kaavioiden luominen Microsoft Excelissä

Gantt-kaaviot ovat suosittu tapa seurata projekteja, erityisesti ryhmille, joiden on pidettävä mielessä tehtävän kesto. Käyttämällä Gantt-kaaviota tehokkaasti voit varmistaa, että eri tehtävät eivät häiritse toisiaan, ja jopa määrittää, milloin yhden pitäisi valmistua, jotta toinen voi alkaa.

Allekirjoituksen lisääminen Microsoft Word -asiakirjaan

Allekirjoituksen lisääminen Microsoft Word -asiakirjaan

Tämä on yleinen skenaario: Olet saanut sähköpostilla Word-asiakirjan, joka sinun on allekirjoitettava ja lähetettävä takaisin. Voit tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja palauttaa asiakirjan, mutta Wordissa on helpompi, parempi ja nopeampi tapa lisätä allekirjoitus.

Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta

Tarrojen luominen Wordissa Excel-laskentataulukosta

Jos haluat luoda ja tulostaa kaikenlaisia ​​tarroja, etsi Microsoft Word ja Excel. Voit tallentaa tarratietosi Exceliin ja hakea ne sitten Wordissa tarrojen tallentamista tai tulostamista varten.

Yhdistämisen käyttäminen Wordissa kirjeiden, tarrojen ja kirjekuorien luomiseen

Yhdistämisen käyttäminen Wordissa kirjeiden, tarrojen ja kirjekuorien luomiseen

Yhdistäminen on Microsoft Wordin ominaisuus, jonka avulla voit yksinkertaistaa henkilökohtaisten kirjeiden, tarrojen, kirjekuorien, sähköpostien ja hakemiston luomista. Koska yhdistäminen ei ole MS Wordin yleisimmin käytettyjen ominaisuuksien joukossa, jotkut käyttäjät eivät ehkä tiedä, miten Wordissa yhdistetään kirjeitä, tarroja ja kirjekuoria.

Excelin automaattisen palautuksen ja automaattisen varmuuskopioinnin ominaisuuksien käyttäminen

Excelin automaattisen palautuksen ja automaattisen varmuuskopioinnin ominaisuuksien käyttäminen

Se on aina kauhea tragedia, kun joku menettää jotain tärkeää, jonka parissa hän työskenteli, koska hän ei tallentanut asiakirjaansa kunnolla. Tämä tapahtuu useammin kuin luulet Excel- ja Word-käyttäjille.

Kuinka lajitella tekstiä Wordissa

Kuinka lajitella tekstiä Wordissa

Kun useimmat ihmiset ajattelevat tekstin lajittelua sovelluksessa, he ajattelevat solujen lajittelua Excel-laskentataulukossa. Voit kuitenkin lajitella tekstiä Wordissa, kunhan on jokin, joka kertoo Wordille, missä tekstin eri osat alkavat ja päättyvät.

Kuinka tehdä histogrammi Excelissä

Kuinka tehdä histogrammi Excelissä

Histogrammi on kaavio, jonka voit luoda Excelin tiedoista. Sen avulla on helppo tehdä yhteenveto tiettyjen arvojen tiheydestä tietojoukossasi.

Kuinka luoda onnittelukortti MS Wordilla

Kuinka luoda onnittelukortti MS Wordilla

Microsoft Word voi tehdä paljon muutakin kuin pelkkä raporttien ja ansioluetteloiden tekeminen. Siinä on tehokkaat graafiset työkalut, joiden avulla voit tehdä graafisia asiakirjoja, kuten onnittelukortteja.

MLA-muodon määrittäminen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

MLA-muodon määrittäminen ja käyttäminen Microsoft Wordissa

Modern Language Association (MLA) on organisaatio, joka tarjoaa ohjeita ammatti- ja akateemisille kirjoittajille. Monet yliopistot, työnantajat ja ammattitoimistot vaativat nyt kirjoittajilta MLA-tyyliä, koska se on helppokäyttöinen ja johdonmukainen.

Office-asiakirjojen tallentaminen paikalliseen tietokoneeseen oletuksena

Office-asiakirjojen tallentaminen paikalliseen tietokoneeseen oletuksena

Oletuksena, jos olet kirjautunut Office-sovelluksiin Microsoft-tililläsi, sovelluksesi tallentavat asiakirjasi OneDrive-tallennustilaan. Tämä rohkaisee sinua tallentamaan tiedostosi pilveen, jotta voit käyttää niitä muilla synkronoiduilla laitteilla.

Kuinka saada OneDrive lopettamaan muistojen lähettäminen sähköpostilla

Kuinka saada OneDrive lopettamaan muistojen lähettäminen sähköpostilla

Jos käytät OneDrivea valokuvakirjastosi varmuuskopiointiin, se lähettää sinulle säännöllisesti muistoja sähköpostitse – kuvia ja videoita samalta päivältä aikaisempina vuosina. Näin voit poistaa ne käytöstä Windowsissa, Androidissa, iPhonessa ja iPadissa.

Kuinka avata useita Excelin esiintymiä

Kuinka avata useita Excelin esiintymiä

Jos olet joskus työskennellyt useiden työkirjojen kanssa Excelissä, tiedät, että se voi joskus aiheuttaa ongelmia, jos kaikki työkirjat ovat avoinna samassa Excel-esiintymässä. Jos esimerkiksi lasket kaikki kaavat uudelleen, se tekee sen kaikille avoimille työkirjoille samassa ilmentymässä.

Kuinka tulostaa kirjekuorelle Microsoft Wordissa

Kuinka tulostaa kirjekuorelle Microsoft Wordissa

Jos haluat lähettää ammattimaisen näköistä kirjeenvaihtoa, älä anna vastaanottajan ensimmäisenä nähdä sotkuista käsinkirjoitettua kirjekuorta. Tartu kirjekuoreen, aseta se tulostimeen ja kirjoita nimi ja osoite Microsoft Wordilla.

Kuinka luoda täytettäviä lomakkeita Wordissa

Kuinka luoda täytettäviä lomakkeita Wordissa

Tiesitkö, että voit luoda Wordissa lomakkeita, joita ihmiset voivat täyttää. Kun kuulet täytettävistä lomakkeista, se liittyy lähes aina Adobe- ja PDF-dokumentteihin, koska se on suosituin muoto.

Kuinka tehdä kirjanen Wordissa

Kuinka tehdä kirjanen Wordissa

Microsoft Word on välttämätön kaikille, jotka työskentelevät kaikenlaisten asiakirjojen kanssa. Sanat ovat olleet olemassa niin kauan, että on mahdotonta kuvitella tekevän toimisto-, koulu- tai muuta digitaalista työtä ilman sitä.

Kuinka tallentaa makro Exceliin

Kuinka tallentaa makro Exceliin

Samojen toimintojen suorittaminen kerta toisensa jälkeen ei ole vain tylsää, vaan se voi myös olla ajanhukkaa ja kuluttaa tuottavuuttasi. Tämä pätee erityisesti aloitteleville Excel-käyttäjille, jotka eivät ehkä ymmärrä, että yleisiä tehtäviä on helppo automatisoida tallentamalla makro.

Kuinka löytää ja laskea alue Excelissä

Kuinka löytää ja laskea alue Excelissä

Matemaattisesti lasket alueen vähentämällä vähimmäisarvon tietyn tietojoukon enimmäisarvosta. Se edustaa arvojen leviämistä tietojoukon sisällä ja on hyödyllinen vaihtelevuuden mittaamiseen – mitä suurempi alue, sitä hajautetumpi ja vaihtelevampi tietosi on.

Kuinka vähentää päivämääriä Excelissä

Kuinka vähentää päivämääriä Excelissä

Jos sinulla on Excel-arkki, jossa on paljon päivämääriä, joudut todennäköisesti lopulta laskemaan erot joidenkin näiden päivämäärien välillä. Ehkä haluat nähdä, kuinka monta kuukautta sinulla kesti maksaa velkasi tai kuinka monta päivää kesti laihduttaaksesi tietyn määrän.

7 Chrome-laajennusta, jotka tekevät Gmailista tuottavampaa

7 Chrome-laajennusta, jotka tekevät Gmailista tuottavampaa

Voit löytää useita laajennuksia Gmailille, jotta sähköpostinhallintasi olisi tuottavampaa. Tässä ovat parhaat Gmail Chrome -laajennukset.

Kuinka asettaa Chrome tyhjentämään evästeet poistuttaessa

Kuinka asettaa Chrome tyhjentämään evästeet poistuttaessa

Aseta Chrome tyhjentämään evästeet poistuttaessa parantaaksesi tietoturvaa poistamalla evästeet heti, kun suljet kaikki selainikkunat. Tässä on kuinka se tehdään.

Kuinka käyttää Samsung Payta Galaxy Z Fold 5:n kanssa

Kuinka käyttää Samsung Payta Galaxy Z Fold 5:n kanssa

Oikean maksukortin etsiminen taskustasi tai lompakostasi voi olla todellinen vaiva. Viime vuosina useat yritykset ovat kehittäneet ja lanseeranneet lähimaksuratkaisuja.

Kuinka muuttaa videon nopeutta Androidilla

Kuinka muuttaa videon nopeutta Androidilla

Muuta minkä tahansa videon nopeutta Android-laitteellasi ilmaisella hyödyllisellä sovelluksella. Lisää sekä hidastustoiminto että nopeasti eteenpäin -efekti samaan videoon.

Kuinka Asettaa Ajastimia Android-sovelluksiin

Kuinka Asettaa Ajastimia Android-sovelluksiin

Aseta ajastimia Android-sovelluksiin ja pidä käytön hallinta erityisesti silloin, kun sinulla on tärkeitä töitä tehtävänä.

Onko mahdollista estää joku näkemästä kommentteja Facebookissa?

Onko mahdollista estää joku näkemästä kommentteja Facebookissa?

Facebook-kaverisi voivat nähdä kaikki kommentit, joita kirjoitat julkisille julkaisuilla. Facebookin kommentit eivät sisällä yksittäisiä yksityisyysasetuksia.

Opera Androidille: Kuinka määrittää evästeasetuksia

Opera Androidille: Kuinka määrittää evästeasetuksia

Kun kuulet sanan evästeet, saatat ajatella suklaahippuevästeitä. Mutta on myös evästeitä, joita löydät selaimista, jotka auttavat sinua saamaan sujuvan selailukokemuksen. Tässä artikkelissa kerrotaan, kuinka voit konfiguroida evästeasetuksia Opera-selaimessa Androidille.

Google Play: Kuinka tyhjentää sovelluksen lataushistoria

Google Play: Kuinka tyhjentää sovelluksen lataushistoria

Tyhjennä sovelluksen lataushistoria Google Playssa saadaksesi uuden alun. Tässä ovat aloittelijaystävälliset vaiheet, joita seurata.

Windows 11: Korjaa laitteiden katkaisuäänet

Windows 11: Korjaa laitteiden katkaisuäänet

Jos USB-äänet ilmenevät ilman syytä, on olemassa muutamia menetelmiä, joilla voit päästä eroon tästä kummallisesta laitteiden katkaisuääneistä.

Nopea Vinkki: Kuinka Poistaa Google Assistant Käytöstä

Nopea Vinkki: Kuinka Poistaa Google Assistant Käytöstä

Katso, mitä vaiheita sinun tulee seurata poistaaksesi Google Assistant käytöstä nopeasti rauhoittuaksesi. Tunne itsesi vähemmän vakoilluksi ja poista Google Assistant käytöstä.