Tekstitöötlusprogrammid on teinud pika tee alates 1980. aastate algusest, mil Microsoft esmakordselt välja andis Microsoft Wordi MS-DOS-i jaoks. Selle murranguline omadus oli see, et see oli mõeldud kasutamiseks koos hiirega. Microsoft Wordi tänapäevased versioonid sisaldavad funktsioone, mida kasutajad tollal isegi ette ei kujutanud, sealhulgas Microsoft Wordi automaatteksti funktsiooni kasutamine, et luua sisu kiiremini ja vähemate vigadega.
Kui kasutate Wordi palju, on tõenäoline, et kasutate sageli fraase, tekstiplokke või graafikat. Wordi automaatse parandamise ja automaatse teksti funktsioonid on loodud selleks, et aidata teil neid korduvaid kirjeid kiiresti sisestada, säästes teie aega. Näiteks allkirja lisamine kirja lõppu või standardkeele lisamine sellistesse dokumentidesse nagu lepingud või ettepanekud.
Erinevus automaatse parandamise ja automaatse teksti vahel
Microsoft Wordis võimaldab automaatkorrektuur luua korduvkasutatavaid tekstilõike – kuni 255 tähemärki. Need väljavõtted on teile saadaval mitte ainult Wordis, vaid ka kõigis teie Office'i rakendustes, nagu Outlook ja PowerPoint .
AutoText on seevastu palju jõulisem. See on loodud palju suuremate tekstiplokkide juhtimiseks. Teie loodud automaatteksti kirjed salvestatakse teie Wordi malliga ja need pole saadaval teistes teie kasutatavates Office'i rakendustes. Nii automaatkorrektuur kui ka automaattekst on saadaval Microsoft Wordi töölaua- ja võrguversioonides.
Automaatkorrektsiooni loomine ja kasutamine
Automaatkorrektsiooni kirje konfigureerimiseks ja kasutamiseks avage dokument tekstiga, mille soovite teisendada korduvkasutatavaks väljavõtteks. Allolevas näites konfigureerime automaatkorrektsiooni sisestama lühikest tekstiplokki, kui sisestame -123 .
- Valige kuni 255 tähemärki teksti, mida soovite uuesti kasutada, tippides lühikese tähemärgiseeria.
- Avage Fail > Valikud > Korrigeerimine ja valige nupp Automaatkorrektsiooni suvandid .
- Veenduge, et märkeruut Asenda tekst tippimisel on märgitud.
- Järgmisena tippige jaotises Asenda märgid, mida soovite asendada 1. sammus valitud tekstiplokiga. Sel juhul kasutame märke -123 . 1. sammus valitud tekst kuvatakse jaotises Koos .
- Lõpuks valige Lisa , seejärel OK ja seejärel uuesti OK .
Automaatkorrektse sisestuse kasutamine
Nüüd, et kasutada ülaltoodud samme järgides loodud automaatkorrektsiooni kirjet, tippige lihtsalt Wordi dokumenti -123 ja need märgid asendatakse 1. sammus valitud tekstiplokiga.
Kuidas luua ja kasutada automaatteksti
Kui soovite automaatselt sisestada tekstiplokke, mis on pikemad kui 255 tähemärki või mis sisaldavad pilte, kasutage automaatse parandamise asemel automaatteksti.
Uue automaatteksti kirje loomine
Jällegi alustage dokumendi avamisega, milles on tekst, mille soovite korduvkasutatavaks väljavõtteks muuta.
- Valige tekstiplokk, sealhulgas pildid, mille soovite teisendada automaatteksti kirjeks.
- Vajutage Alt + F3 . See käivitab dialoogiboksi Uue ehitusploki loomine , kus on mõned valikud.
- Täitke teave, lisades kindlasti kordumatu nime ja kirjelduse.
- Valige OK .
Microsoft Wordi automaatteksti kirje kasutamine
Äsja loodud automaatteksti kirje kasutamiseks järgige neid samme.
- Valige tööriistaribal vahekaart Lisa .
- Valige Kiirosad ja seejärel Automaattekst .
- Valige soovitud automaatteksti kirje ja see lisatakse teie Wordi dokumenti.
Automaatteksti sisestuse kasutamine automaatse parandamise kaudu
Teise võimalusena saate sisestada loodud automaatteksti kirje, sisestades kirje nime. See meetod kasutab põhiliselt automaatkorrektsiooni funktsiooni. Näiteks, kasutades ülaltoodud automaatteksti kirjet, võite alustada tippimist „Võrdage agile raamistikke” ja kuvatakse kohtspikker, mis ütleb: „(Sisestamiseks vajutage sisestusklahvi ENTER).”
Kui vajutate sisestusklahvi , lisatakse teie dokumenti täisautomaattekstiplokk.
Kui te ei näe tööriistavihjet „(Sisestamiseks vajutage sisestusklahvi)”, peate lubama automaatse täitmise soovituste kuvamise . Seda saate teha, minnes menüüsse Fail > Valikud > Täpsemalt ja märkige ruut valiku Näita automaatse täitmise soovitusi kõrval .
Automaatteksti kirje lisamine kiirjuurdepääsu tööriistaribale
Kui soovite vähendada Microsoft Wordi automaatteksti sisestamiseks tehtavate toimingute arvu, saate kirje lisada kiirjuurdepääsu tööriistaribale.
- Valige kiirjuurdepääsu tööriistariba rippmenüü nool ja valige Rohkem käske .
- Valige rippmenüüst Käskude valimine valik Kõik käsud .
- Leidke vasakpoolsest loendist automaattekst ja valige nupp Lisa , et see parempoolsesse loendisse lisada.
- Valige OK .
- Nüüd näete, et kiirjuurdepääsu tööriistaribale on lisatud automaatteksti nupp.
- Automaatteksti kirje sisestamiseks valige nupp Automaattekst ja seejärel valige automaatteksti kirje, mille soovite oma dokumenti lisada.
Automaatteksti sisestuse kasutamine otsetee kaudu
Teine võimalus automaatteksti kirje sisestamiseks on kiirklahvi loomine.
- Paremklõpsake tööriistariba lindil ja valige Kohanda linti…
- Valige dialoogiboksi allservas nupp Kohanda .
- Vasakpoolses loendis Kategooriad valige Ehitusplokid .
- Parempoolses loendis Ehitusplokid valige ehitusplokk, mille jaoks soovite kiirklahvi luua.
- Viige kursor väljale Vajutage uut kiirklahvi ja tippige kasutatav kiirklahv. Allolevas näites kasutame kiirklahvina Alt + Ctrl + Shift + L.
- Valige nupp Määra .
- Valige Sule ja seejärel OK .
- Nüüd, kui olete tagasi Wordi dokumendis, saate automaatteksti kirje sisestamiseks kasutada just loodud kiirklahvi.
Olge oma õpitud nippidega targem ja kiirem
Isegi kui te pole tõeliselt detailidele orienteeritud inimene, jätavad ülaltoodud näpunäited mulje, nagu oleksite! Kui kasutate neid funktsioone, säästate aega ja teete Wordi dokumendi koostamisel vähem vigu. Kui soovite, astuge üks samm edasi ja looge Wordis makrod mis tahes korduvate toimingute jaoks.