Как да проследявате промените в Excel

Търсите ли начин да проследите промените, направени в електронна таблица на Excel? Има много случаи, в които трябва да разпространите файл на множество хора и да следите какви промени са направени. Може да искате да проследите кога е направена промяната, кой я е направил, в коя клетка е настъпила промяната и какви данни са били променени.

Excel има вградени функции за проследяване, които могат да се справят с всички горепосочени случаи. Можете лесно да прегледате всички промени директно в работния лист и можете също да приемете или отхвърлите всяка промяна. Има няколко неща, които трябва да запомните относно функциите за проследяване на Excel:

Съдържание

• Активиране на проследяването
• Конфигуриране на проследяването
• Преглед на промените

1. Включването на проследяването не означава, че можете да върнете електронната таблица назад във времето към предишно състояние, като отмените промените. По същество това е лог файл, който записва всичко и това е всичко. Можете ръчно да отидете и да видите какви данни са изтрити или добавени, но ще трябва сами да направите промените в електронната таблица.

2. Включването на проследяването не означава, че всяка една промяна, която направите, ще бъде записана. Всички данни, съхранявани в клетка, се проследяват, но други промени, като форматиране, не. Други промени, които не се проследяват, включват скриване/показване на редове и колони, коментари и стойности на клетки, които се променят поради преизчисляване на формула.

3. Историята на промените се съхранява само за 30 дни по подразбиране. Ако направите промени в работен лист на Excel и след това отворите отново работната книга 45 дни по-късно, тогава ще можете да видите хронологията на промените за всичките 45 дни, докато не затворите работната книга. Когато го затворите, всяка история на промените, по-стара от 30 дни, ще изчезне. Това означава, че следващия път, когато го отворите, няма да можете да видите тази промяна, която сте направили преди 45 дни.

4. Всеки път, когато включите проследяването, работната книга става споделена работна книга. Това означава, че множество потребители ще правят промени в документа.

Сега, след като знаете някои основи за това как работи проследяването в Excel, нека поговорим за това как да го активирате, да промените настройките и да следите промените!

Активиране на проследяването

Нека първо да включим проследяването. Отворете Excel и щракнете върху раздела Преглед  на лентата. Най-вдясно трябва да видите опция, наречена Проследяване на промените  в раздела Промени .

Щракнете върху бутона и изберете  Маркиране на промените . Ще получите диалогов прозорец, в който сега трябва да отметнете опцията „Проследяване на промените при редактиране. Това също споделя вашата работна книга” .

Тук имате няколко опции, включително  Кога , Кой и Къде . За Когато , Всички означава, че всяка промяна ще бъде маркирана. Освен това имате възможност да маркирате промените от последния път, когато сте запазили документа, след определена дата или промени, които все още не са прегледани.

Ако поставите отметка  Кой , можете да изберете да проследявате промените, направени от всеки, или промените, направени от всички освен вас. Опцията Where  ви позволява да проследявате промените само за определена част от електронната таблица. Просто щракнете върху бутона вдясно и изберете диапазона от клетки, които искате да следите.

И накрая, можете да премахнете отметката от опцията Маркиране на промените на екрана , ако не искате другите да знаят, че проследявате промените. По подразбиране, след като започнете да проследявате и тази опция е избрана, всяка променена клетка ще показва малка стрелка горе вляво, за да покаже, че е променена.

Освен това, ако щракнете върху променена клетка (с включено Открояване на промените на екрана ), ще получите малък изскачащ прозорец, показващ от какво е променена стойността и на какво е променена и по кое време. Ако премахнете отметката от опцията Открояване на промените на екрана, този малък черен триъгълник няма да се покаже.

Така че това, което можете да направите, например, е да скриете промените на екрана, като не поставите отметка в квадратчето, да изпратите файла си на всички, които трябва да направят промени в него, и когато го получите обратно, просто отидете на Проследяване на промените и проверете отново кутията.

Конфигуриране на проследяването

Следващата стъпка е да разгледате настройките за проследяване и да ги коригирате, за да отговарят на вашите нужди. За да направите това, щракнете върху бутона Споделяне на работна книга , който е директно отляво на бутона Проследяване на промените . Щракнете върху раздела Разширени , когато се появи диалоговият прозорец Споделяне на работна книга .

Тук можете да промените броя на дните за съхраняване на историята на промените на нещо различно от 30 дни. По подразбиране промените се актуализират, когато файлът бъде запазен, но можете да го направите така, че да се извършва автоматично на всеки няколко минути. И накрая, можете да изберете как искате да се справите с конфликтите: или като бъдете попитани, или просто оставите последната промяна при запазване на файла да спечели.

Преглед на промените

След като сте активирали проследяването и сте направили няколко промени, можете да щракнете отново върху бутона Проследяване на промените, щракнете върху Маркиране на промените и ще забележите, че полето Списък с промени в нов лист вече не е сиво.

Проверете това и щракнете върху OK. Ще бъде добавен нов работен лист, наречен Хронология , който ще ви позволи да видите всички промени, направени в тази работна книга.

В даден момент ще трябва или да одобрите, или да отхвърлите промените. Можете да прегледате всички промени и след това да изберете кои искате да запазите или да отхвърлите.

Просто кликнете върху Проследяване на промените отново и изберете Приемане/Отхвърляне на промените . Изберете опциите, за да изберете кои промени искате да приемете или отхвърлите. Ако искате да прегледате всички промени, просто оставете Когато е отметнато и се уверете, че е зададено на Не е прегледано .

Щракнете върху OK и Excel ще започне да ви показва всяка направена промяна и ще ви даде възможност да приемете или отхвърлите . Можете също да приемете всички или да отхвърлите всички промени, ако желаете.

Ако отхвърлите промяна, тя веднага ще се върне обратно към това, което е било първоначално в тази клетка. Струва си да се отбележи, че ако друга клетка препраща към съдържанието на отхвърлената клетка, тогава тази стойност също ще се промени, когато стойността на реферираната клетка се върне обратно. Това може да доведе до счупване на формули и т.н., така че внимавайте.

Това е! Сега можете лесно да проследявате всички промени, направени във вашата електронна таблица в Excel, като използвате тази вградена функция. Ако имате въпроси, напишете коментар. Наслади се!