Как да сравните два файла на Excel и да подчертаете разликите

Има два файла на Excel с подобни имена в различни папки на вашия компютър. Как определяте дали файловете са дубликати или различни версии на една и съща работна книга на Excel? В този урок ще ви покажем как да сравните два файла на Excel, дори ако нямате инсталиран Excel на вашия компютър.

Тези инструменти за сравнение могат да ви помогнат да забележите непоследователни данни, остарели стойности, повредени формули, неправилни изчисления и други проблеми във вашия работен лист в Excel.

1. Сравнете два Excel листа: Преглед един до друг

Ако можете да прегледате данните на листа с един поглед, отворете ги в отделен прозорец и извършете паралелно сравнение с помощта на функцията „Преглед един до друг“ на Excel.

1. Отворете файла на Excel, съдържащ двата работни листа, отидете на раздела Изглед и изберете Нов прозорец .

1. В новия прозорец изберете или превключете към (втория) работен лист , който искате да сравните.

Преоразмерете или пренаредете прозорците, така че да имате изглед един до друг на двата работни листа на дисплея на вашия компютър. Отново, този метод е най-добрият за сравняване на работни листове на Excel само с няколко реда или колони.

1. Ако предпочитате да използвате инструмента за сравнение на Excel, за да поставите двата прозореца един до друг, проверете раздела „Преглед“ и изберете иконата Преглед един до друг.

Excel веднага ще подреди двата работни листа хоризонтално на екрана на вашия компютър. Може да е малко трудно да сравнявате листове в този пейзажен изглед, така че преминете към следващата стъпка, за да промените ориентацията към вертикална/портретна подредба.

1. Отидете отново в раздела „Преглед“ и изберете Подреждане на всички .

1. Изберете Вертикално в прозореца „Подреждане“ и изберете OK .

Това ще подреди двата работни листа един до друг на вашия екран. Има още една настройка, която трябва да активирате, за да направите сравнението много по-лесно.

1. Докоснете Синхронно превъртане и се уверете, че е маркирано. Това ви позволява да превъртате през двата работни листа едновременно, позволявайки синхронно сравнение ред по ред на вашия набор от данни.

Ако горните редове на двата работни листа са заглавки, уверете се, че сте ги замразили, така че да не се движат с останалата част от набора от данни, когато превъртате.

1. Изберете Замразяване на панели и изберете Замразяване на горния ред . Повторете тази стъпка за втория работен лист.

1. Изберете Нулиране на позицията на прозореца , за да върнете ориентацията за сравнение към пейзажен формат.

1. Когато приключите със сравнението, изберете Преглед един до друг , за да върнете работните листове към първоначалните им размери.

Сега можете да превъртите двата работни листа и да ги сравните ред по ред. Основното предимство на тази функция е, че е вградена във всички версии на Excel. Въпреки това все още ще трябва да свършите куп работа - т.е. да забележите клетки с различни фигури, макроси, формули и т.н.

2. Сравнете два Excel файла с помощта на онлайн инструменти

Има уеб базирани инструменти, които предлагат услуги за сравнение на Excel. Ще намерите тези инструменти за полезни, ако нямате инсталиран Excel на компютъра си. Този инструмент за сравнение на Excel от Aspose е добър уеб инструмент за сравняване на два файла на Excel.

Качете първия (основен) Excel файл в първото поле, плъзнете другия файл във второто поле и изберете бутона Сравни сега .

Ако файловете имат няколко листа, изберете листовете, които искате да сравните, в раздела Листове. Ако и двата листа имат клетки с различни стойности или съдържание, инструментът за сравнение на Aspose Excel ще подчертае разликите в жълто.

Ограничението на тези уеб базирани инструменти е, че те подчертават предимно различни стойности. Те не могат да подчертават несъответстващи формули, изчисления и т.н.

3. Сравнете два Excel файла с помощта на „Spreadsheet Compare“

Spreadsheet Compare е надежден софтуер за сравняване на два Excel файла или работни листа. За съжаление, в момента е наличен само за устройства с Windows. Предлага се като самостоятелна програма и също така е вградена в Microsoft Excel, включена във версиите/пакетите на Office: Office Professional Plus (2013 и 2016) или Microsoft 365.

Използвайте Spreadsheet Compare в Excel

Ако вашето приложение Excel е част от гореспоменатите пакети на Office, можете да получите достъп до инструмента за сравнение на електронни таблици чрез добавката „Запитване“. Ако няма раздел „Запитване“ във вашето приложение Excel, ето как да го включите.

1. Изберете Файл от лентата с менюта.

1. Изберете Опции от страничната лента.

1. Изберете Добавки в страничната лента, изберете COM добавка в падащото меню „Управление“ и изберете Отиди .

1. Поставете отметка в квадратчето Запитване и изберете OK .

Забележка: Ако не намерите квадратче за отметка „Запитване“ в страницата с добавки COM, вашата версия на Excel или Office не поддържа сравняване на електронни таблици. Или може би администраторът на вашата организация е деактивирал функцията. Инсталирайте версиите на Office с предварително инсталиран Spreadsheet Compare или се свържете с администратора на вашата организация.

1. Отворете двата файла на Excel, които искате да сравните, в отделен прозорец, отидете до раздела Запитване в лентата с менюта и изберете Сравнете файлове .

1. Excel автоматично ще добави първия и втория файл съответно в диалоговите прозорци „Сравнение“ и „До“. Изберете Размяна на файлове , за да обмените първичните и вторичните файлове, или изберете Сравнение , за да започнете сравнението.

Това ще стартира Spreadsheet Compare в нов прозорец, подчертавайки всяко несъответствие във вашия набор от данни. Обикновените клетки с различни стойности ще бъдат маркирани в зелено. Клетките с формули са форматирани в лилаво, докато клетките с макрос ще имат тюркоазен цвят на запълване.

Изберете Експортиране на резултати , за да генерирате и запишете копие на резултатите на вашия компютър като документ на Excel.

Отчетът ще посочи листа(ите) и препратките към клетки с различни набори от данни, както и точните стойности на старите и новите данни.

Можете да споделите отчета на Excel с вашите колеги, екип или други хора, които работят съвместно върху файла.

Използвайте Spreadsheet Compare като самостоятелна програма

Ако вашата версия на Excel или Office няма добавката за сравняване на електронни таблици, инсталирайте самостоятелния софтуер от уебсайта на програмиста. Когато инсталирате инсталационния файл, не забравяйте да поставите отметка в полето Регистрирайте и активирайте добавката в Excel .

След инсталирането стартирайте Spreadsheet Compare и следвайте тези стъпки, за да използвате програмата за сравняване на документите на Excel.

1. Изберете Сравнение на файлове в раздела „Начало“.

1. Изберете иконата на папка до диалоговия прозорец „Сравнение (по-стари файлове)“, за да добавите първия документ, който искате да сравните към инструмента. Добавете втория файл към полето „Към (по-нови файлове)“ и изберете OK , за да продължите.

Spreadsheet Compare ще обработи файловете и ще маркира клетки с различни стойности в зелено.

Открийте разликите

Инструментът за сравнение „Преглед един до друг“ е най-жизнеспособната опция за потребители на Office Home или Students. Ако използвате Excel за Microsoft 365 или Office Professional Plus (2013 или 2016), вграденият инструмент „Spreadsheet Compare“ е на ваше разположение. Но ако не работите с Excel на компютъра си, уеб базираните инструменти за сравнение на Excel ще свършат работата. Наистина е толкова лесно.