Якщо ви часто використовуєте Excel, ви, ймовірно, стикалися з ситуацією, коли у вас є ім’я в одній клітинці, і вам потрібно розділити ім’я на різні клітинки. Це дуже поширена проблема в Excel, ймовірно, ви можете виконати пошук у Google і завантажити 100 різних макросів, написаних різними людьми, щоб зробити це за вас.
Однак у цій публікації я покажу вам, як налаштувати формулу, щоб ви могли зробити це самостійно та насправді зрозуміти, що відбувається. Якщо ви часто користуєтеся Excel, можливо, буде гарною ідеєю вивчити деякі з більш розширених функцій, щоб ви могли робити цікавіші речі зі своїми даними.
Якщо вам не подобаються формули, і ви бажаєте швидшого рішення, прокрутіть униз до розділу « Текст у стовпці », де ви дізнаєтеся, як використовувати функцію Excel, щоб зробити те саме. Крім того, функцію тексту в стовпці також краще використовувати, якщо у вас є більше двох елементів у клітинці, яку потрібно розділити. Наприклад, якщо в одному стовпці об’єднано 6 полів, використання наведених нижче формул стане справді безладним і складним.
Окремі імена в Excel
Для початку давайте подивимося, як зазвичай зберігаються імена в електронній таблиці Excel. Найпоширеніші два способи, які я бачив, це ім’я , прізвище з пробілом і прізвище , ім’я з комою, що розділяє їх. Щоразу, коли я бачу середні ініціали, зазвичай це ім’я, мінііціали , прізвища , як показано нижче :

Використовуючи кілька простих формул і комбінуючи пару з них разом, ви можете легко розділити ім’я, прізвище та ініціал по батькові в окремі комірки в Excel. Почнемо з вилучення першої частини імені. У моєму випадку ми будемо використовувати дві функції: ліворуч і пошук. Логічно ось що нам потрібно зробити:
Знайдіть у тексті клітинки пробіл або кому, знайдіть позицію, а потім видаліть усі літери ліворуч від цієї позиції.
Ось проста формула, яка правильно виконує роботу: =LEFT(NN, ПОШУК(” “, NN) – 1) , де NN – клітинка, ім’я якої зберігається в ній. Знак -1 призначений для видалення зайвого пробілу або коми в кінці рядка.

Як бачите, ми починаємо з лівої функції, яка приймає два аргументи: рядок і кількість символів, які ви хочете отримати, починаючи з початку рядка. У першому випадку ми шукаємо пробіл, використовуючи подвійні лапки та ставлячи пробіл між ними. У другому випадку ми шукаємо кому замість пробілу. Отже, який результат для трьох сценаріїв, які я згадав?

Ми отримали ім’я з рядка 3, прізвище з рядка 5 і ім’я з рядка 7. Чудово! Отже, залежно від того, як зберігаються ваші дані, ви вилучили або ім’я, або прізвище. Тепер до наступної частини. Ось що нам зараз логічно потрібно зробити:
– Знайдіть у тексті клітинки пробіл або кому, знайдіть позицію, а потім відніміть позицію від загальної довжини рядка. Ось як виглядатиме формула:
=ПРАВО(NN,LEN(NN) -ПОШУК(” “,NN))

Тож тепер ми використовуємо правильну функцію. Для цього також потрібні два аргументи: рядок і кількість символів, які ви хочете захопити, починаючи з кінця рядка, що йде ліворуч. Отже, нам потрібна довжина рядка мінус позиція пробілу або коми. Це дасть нам все праворуч від першого пробілу або коми.

Чудово, тепер у нас є друга частина імені! У перших двох випадках ви майже зробили, але якщо в імені є середній ініціал, ви можете побачити, що результат все ще включає прізвище з середнім ініціалом. Отже, як нам просто отримати прізвище та позбутися середньої букви? легко! Просто знову запустіть ту саму формулу, яку ми використовували для отримання другої частини назви.

Отже, ми просто робимо ще один правильний крок і цього разу застосовуємо формулу до комбінованої клітинки з ініціалом і прізвищем. Він знаходить пробіл після середнього ініціалу, а потім бере довжину за вирахуванням позиції пробілу кількості символів у кінці рядка.

Ось і все! Тепер ви розділили ім’я та прізвище на окремі стовпці за допомогою кількох простих формул у Excel! Очевидно, що не кожен матиме свій текст у такому форматі, але ви можете легко відредагувати його відповідно до своїх потреб.
Текст у стовпці
Є ще один простий спосіб розділити об’єднаний текст на окремі стовпці в Excel. Це функція під назвою « Текст у стовпці » , і вона працює дуже добре. Це також набагато ефективніше, якщо у вас є стовпець, який містить більше двох частин даних.
Наприклад, нижче я маю деякі дані, де один рядок містить 4 частини даних, а інший рядок має 5 частин даних. Я хотів би розділити це на 4 стовпці та 5 стовпців відповідно. Як бачите, спроба використати наведені вище формули була б недоцільною.

В Excel спочатку виберіть стовпець, який потрібно відокремити. Потім перейдіть на вкладку Дані , а потім натисніть Текст у стовпці .

Відкриється майстер «Текст у стовпці». На кроці 1 ви вибираєте, чи буде поле з роздільниками чи фіксованою шириною. У нашому випадку ми виберемо Розмежований .

На наступному екрані ви виберете роздільник. Ви можете вибрати вкладку, крапку з комою, кому, пробіл або ввести спеціальний.

Нарешті, ви вибираєте формат даних для стовпця. Зазвичай Загальні добре працюють для більшості типів даних. Якщо у вас є щось конкретне, наприклад дати, виберіть цей формат.

Натисніть «Готово » та подивіться, як ваші дані чарівним чином розділені на стовпці. Як бачите, один рядок перетворився на п’ять стовпців, а інший – на чотири. Функція Text to Columns дуже потужна і може значно полегшити ваше життя.

Якщо у вас виникли проблеми з розділенням імен у форматі, який не відповідає наведеному вище, опублікуйте коментарі зі своїми даними, і я спробую допомогти. Насолоджуйтесь!