Виконання одних і тих самих дій знову і знову не просто нудно, це також може бути марною тратою часу та зниженням вашої продуктивності . Це особливо вірно для початківців користувачів Excel , які можуть не усвідомлювати, що легко автоматизувати типові завдання, записавши макрос. Але що таке макрос Excel?
Макроси Excel дозволяють автоматизувати багато звичайних завдань, які ви виконуватимете, від вставлення формул до форматування даних. Для їх створення не потрібно бути програмістом, оскільки Excel може записувати ваші дії під час їх виконання. Якщо ви хочете знати, як записати макрос у Excel, вам потрібно буде виконати наведені нижче дії.
Що таке макрос Excel?
Макрос Excel — це записаний набір інструкцій, створений вручну у VBA (Visual Basic для додатків) або записаний автоматично за допомогою засобу запису макросів Excel . Макрос дозволяє зберігати будь-яку кількість типових дій, наприклад видалення порожніх стовпців, змінення форматування тексту або вставлення нових формул у робочу книгу.
Потім ці збережені дії можна виконати одним натисканням кнопки або за допомогою спеціальної комбінації клавіш. Кожен макрос має спеціальний ярлик, за допомогою якого можна швидко повторити дію.
Якщо ви використовуєте Excel для запису макросу, ви зменшите час, необхідний для створення або редагування електронної таблиці, пришвидшивши робочий процес у цьому процесі.
Як записати макрос в Excel
Найпростіший спосіб створити новий макрос у Microsoft Excel — це записати його за допомогою інструмента Macro Recorder , який можна використовувати в Excel на Windows або Mac. На жаль, у Excel Online неможливо записати макрос.
- Щоб записати новий макрос в Excel, відкрийте нову або наявну книгу. На вкладці « Розробник » на панелі стрічки виберіть кнопку « Записати макрос ». Або натисніть клавіші Alt + T + M + R на клавіатурі.
- У вікні « Запис макросу » ви можете встановити назву свого макросу, щоб визначити його призначення в полі « Назва макросу », а також надати опис для інших користувачів у полі « Опис » . Ви також можете додати комбінацію клавіш (наприклад, Ctrl + T ), щоб призначити новий макрос комбінації клавіш.
- У розкривному меню « Зберігати макрос у » можна вказати, куди зберігати макрос після його запису, наприклад « Ця книга » (щоб зберегти її у відкритій книзі), « Нова книга » (щоб зберегти її в новій робочій книзі ). ) або особиста робоча книга макросів (щоб ви могли використовувати її в кількох книгах). Натисніть кнопку OK , щоб розпочати запис після підтвердження вибору.
- Після того, як ви виберете OK , Excel Macro Recorder перейде в режим запису. Кожна ваша дія, від натискання кнопки до редагування клітинки, буде записана. Виконайте дії, які ви хочете записати як макрос, а потім натисніть кнопку « Зупинити запис » на вкладці « Розробник », коли закінчите.
Запуск, редагування або видалення існуючих макросів Microsoft Excel
Залежно від місця збереження, яке ви вибрали у вікні запису макросу , ваш записаний макрос буде готовий до запуску у вашій відкритій робочій книзі або в щойно відкритій робочій книзі.
- Щоб запустити, відредагувати або видалити створений макрос, виберіть « Розробник» > «Макроси » на панелі стрічки.
- У вікні макросів буде наведено список доступних макросів для запуску у відкритій книзі. Щоб запустити макрос, виберіть його зі списку, а потім натисніть кнопку « Виконати ». Ви також можете використовувати комбінацію клавіш, яку ви вибрали під час створення макросу, щоб запустити його.
- Щоб замість цього внести зміни до записаного макросу, натисніть кнопку « Редагувати ». Це відкриє редактор Excel VBA, дозволяючи досвідченим користувачам редагувати код VBA та змінювати спосіб запуску макросу. Новачкам VBA може бути легше просто видалити макрос і записати його знову.
- Щоб видалити макрос, виберіть його зі списку, а потім натисніть кнопку « Видалити ».
- Excel попросить вас підтвердити, що ви хочете видалити макрос. Виберіть Так , щоб підтвердити це. Після видалення вам потрібно буде знову записати макрос, виконавши наведені вище дії.
Збереження файлів Excel із записаними макросами
Робочі книги Excel зазвичай зберігаються у форматі XLSX (або XLS для книг, створених у Excel 2007 і старіших версіях). Цей тип файлу підтримує більшість даних Excel, але виключає будь-які збережені макроси Excel.
Щоб зберегти файл Excel із записаними макросами, натомість потрібно використовувати формат файлу XLSM .
- Щоб зберегти файл Excel як книгу з підтримкою макросів, виберіть Файл > Зберегти як > Огляд .
- У вікні « Зберегти як » у розкривному меню виберіть Робоча книга Excel із підтримкою макросів (*.xlsm) . Виберіть місце для збереження файлу, а потім натисніть кнопку « Зберегти », щоб зберегти його.
- Коли ви відкриваєте файл Excel із підтримкою макросів на іншому ПК чи Mac, вам може знадобитися спочатку авторизувати Excel для запуску будь-яких включених макросів. Для цього натисніть кнопку « Увімкнути макроси ».
Спільне використання файлів Excel із записаними макросами
Макроси Excel корисні, але вони також містять потенційні ризики для безпеки. Якщо ви відкриваєте файл Excel, що містить макроси з джерела, яке ви не впізнаєте чи якому не довіряєте, ви дозволяєте цьому файлу запускати небезпечний код на вашому ПК.
Через це постачальники послуг електронної пошти в Інтернеті, як-от Gmail, автоматично блокують користувачам надсилання файлів XLSM (книги Excel із підтримкою макросів) іншим користувачам. Якщо це станеться, ви можете скористатися службами обміну файлами, як-от Google Диск, щоб поділитися ними в Інтернеті з іншими користувачами.
Якщо ви хочете поділитися своїм файлом Excel із підтримкою макросів іншим користувачем поблизу, ви також можете переглянути локальні методи передачі файлів, щоб поділитися ним з іншим ПК чи Mac або іншими пристроями, наприклад смартфонами.
Файли Excel із підтримкою макросів можуть містити віруси чи інше зловмисне програмне забезпечення, тому, якщо ви відкриєте файл Excel, якому не довіряєте, вам може знадобитися згодом перевірити на наявність зловмисного програмного забезпечення, щоб переконатися, що ваш ПК не зламано. Або відскануйте сам файл перед його відкриттям.
Розширені поради та хитрощі Excel
Записування макросу — це лише один прийом Excel , який може допомогти вам заощадити час, але є й інші функції Excel, які також можуть підвищити вашу продуктивність. Досвідчені користувачі можуть зацікавитися використанням Excel для збору даних в Інтернеті , а аналітики даних можуть бути зацікавлені в тому , як використовувати COUNTIFS, SUMIFS і AVERAGEIFS для широкого аналізу даних.
Якщо ви віддаєте перевагу працювати в команді або маєте проблеми зі складною формулою Excel, ви також можете співпрацювати над електронними таблицями Excel за допомогою спільної книги. Ви можете виявити, що Google Таблиці є кращим варіантом для онлайн-співробітництва, проте з багатьма такими самими функціями та можливостями.