Текстові процесори пройшли довгий шлях з початку 1980-х років, коли Microsoft вперше випустила Microsoft Word для MS-DOS. Його новаторською особливістю було те, що він був розроблений для використання з мишею. Сучасні версії Microsoft Word включають функції, про які користувачі навіть не могли уявити тоді, включно з використанням можливості автотексту Microsoft Word для створення вмісту швидше та з меншою кількістю помилок.
Якщо ви часто використовуєте Word, швидше за все, є фрази, блоки тексту чи графіки, які ви використовуєте часто. Функції автовиправлення та автотексту Word допомагають швидко вставляти повторювані записи, заощаджуючи ваш час. Прикладом може бути додавання вашого підпису в кінці листа або вставка шаблонної мови в документи, такі як контракти чи запити на пропозиції.
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-1867-1213192843855.jpg)
Різниця між автовиправленням і автотекстом
У Microsoft Word функція автозаміни дозволяє створювати багаторазові текстові фрагменти — до 255 символів. Ці фрагменти будуть доступні не лише у Word, але й у всіх програмах Office, як-от Outlook і PowerPoint .
З іншого боку, автотекст набагато надійніший. Він створений для керування набагато більшими блоками тексту. Записи автотексту, які ви створюєте, зберігаються разом із шаблоном Word і недоступні в інших програмах Office, які ви використовуєте. Як автовиправлення, так і автотекст доступні в настільній та онлайн-версіях Microsoft Word.
Як створити та використовувати автовиправлення
Щоб налаштувати та використовувати запис автовиправлення, відкрийте документ із текстом, який потрібно перетворити на фрагмент для повторного використання. У наведеному нижче прикладі ми налаштовуємо автовиправлення, щоб вставити короткий блок тексту, коли ми вводимо -123 .
- Виберіть до 255 символів тексту, який потрібно повторно використати, ввівши короткий набір символів.
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-1111-1213192845003.png)
- Перейдіть до « Файл » > « Параметри» > « Перевірка » та виберіть кнопку « Параметри автовиправлення ».
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-4458-1213192846079.png)
- Переконайтеся, що встановлено прапорець Замінювати текст під час введення .
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-2116-1213192846925.png)
- Далі в розділі « Замінити » введіть символи, які потрібно замінити блоком тексту, який ви вибрали на кроці 1. У цьому випадку ми використовуємо символи -123 . Текст, який ви вибрали на кроці 1, з’явиться під З .
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-3843-1213192848005.png)
- Нарешті виберіть « Додати », потім «ОК » і знову «ОК ».
Використання запису автозаміни
Тепер, щоб використати запис автозаміни, який ви створили, виконавши наведені вище дії, просто введіть -123 у свій документ Word, і ці символи буде замінено блоком тексту, який ви вибрали на кроці 1.
Як створити та використовувати автотекст
Якщо потрібно автоматично вставляти блоки тексту, довжина яких перевищує 255 символів, або які містять зображення, використовуйте автотекст замість автовиправлення.
Створення нового запису автотексту
Знову ж таки, почніть із відкриття документа з текстом, який ви хочете перетворити на багаторазовий фрагмент.
- Виберіть блок тексту, включаючи зображення, який потрібно перетворити на запис автотексту.
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-8604-1213192848898.png)
- Натисніть Alt + F3 . Це запустить діалогове вікно « Створити новий будівельний блок » , де ви матимете кілька варіантів.
- Заповніть інформацію, обов’язково вказавши унікальне ім’я та опис.
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-432-1213192849975.png)
- Виберіть OK .
Використання запису автотексту Microsoft Word
Тепер, щоб використати запис автотексту, який ви щойно створили, виконайте такі дії.
- Виберіть вкладку « Вставити » на панелі інструментів.
- Виберіть «Швидкі частини » , а потім «Автотекст» .
- Виберіть потрібний запис автотексту, і його буде вставлено у ваш документ Word.
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-8161-1213192851305.png)
Використання запису автотексту через автовиправлення
Крім того, ви можете вставити створений вами запис автотексту, ввівши назву запису. Цей метод по суті використовує функцію автовиправлення. Наприклад, використовуючи запис автотексту вище, ви можете почати вводити «Використовуйте гнучкі інфраструктури», і ви побачите спливаючу підказку «(Натисніть ENTER, щоб вставити)».
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-9371-1213192852183.png)
Коли ви натискаєте Enter , у ваш документ буде вставлено повний блок автотексту.
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-336-1213192853314.png)
Якщо ви не бачите спливаючу підказку «(Натисніть ENTER, щоб вставити)», потрібно ввімкнути « Показати пропозиції автозаповнення» . Ви можете зробити це, перейшовши до « Файл » > « Параметри» > « Додатково » та встановивши прапорець « Показати пропозиції автозаповнення» .
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-3995-1213192854425.jpg)
Додавання запису автотексту на панель швидкого доступу
Якщо ви хочете скоротити кількість дій, які потрібно виконати, щоб вставити автотекст Microsoft Word, ви можете додати запис на панель швидкого доступу.
- Виберіть стрілку спадного меню панелі швидкого доступу та виберіть Інші команди .
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-1307-1213192855559.png)
- У розкривному списку Вибрати команди виберіть Усі команди .
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-2516-1213192856433.png)
- Знайдіть автотекст у списку ліворуч і натисніть кнопку « Додати », щоб додати його до списку праворуч.
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-7245-1213192857637.jpg)
- Виберіть OK .
- Тепер ви побачите, що на панель швидкого доступу додано кнопку автотексту.
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-693-1213192858694.png)
- Щоб вставити запис автотексту, натисніть кнопку «Автотекст», а потім виберіть запис автотексту, який потрібно вставити в документ.
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-8249-1213192859548.png)
Використання запису автотексту за допомогою ярлика
Ще один спосіб вставити запис автотексту — створити комбінацію клавіш.
- Клацніть правою кнопкою миші будь-де на стрічці панелі інструментів і виберіть Налаштувати стрічку…
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-8044-1213192900609.png)
- Виберіть кнопку Налаштувати внизу діалогового вікна.
- У списку Категорії ліворуч виберіть Будівельні блоки .
- У списку будівельних блоків праворуч виберіть будівельний блок, для якого потрібно створити комбінацію клавіш.
- Помістіть курсор у поле Натисніть нову клавішу швидкого доступу та введіть комбінацію клавіш, яку потрібно використати. У прикладі нижче ми використовуємо Alt + Ctrl + Shift + L як комбінацію клавіш.
![Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word](https://img2.webtech360.com/resources8/c6/image-1804-1213192901707.png)
- Виберіть кнопку Призначити .
- Виберіть Закрити , а потім OK .
- Тепер, коли ви повернетесь у свій документ Word, ви можете використати щойно створене сполучення клавіш, щоб вставити запис автотексту.
Будьте розумнішими та швидшими з хитрощами, які ви навчилися
Навіть якщо ви не дуже орієнтована на деталі, поради, наведені вище, створять враження, що ви є! Ви заощадите час і зробите менше помилок під час створення документа Word, якщо скористаєтеся цими функціями. Якщо хочете, зробіть ще один крок далі та створіть кілька макросів у Word для будь-якої серії дій, які ви виконуєте неодноразово.