Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

Текстові процесори пройшли довгий шлях з початку 1980-х років, коли Microsoft вперше випустила Microsoft Word для MS-DOS. Його новаторською особливістю було те, що він був розроблений для використання з мишею. Сучасні версії Microsoft Word включають функції, про які користувачі навіть не могли уявити тоді, включно з використанням можливості автотексту Microsoft Word для створення вмісту швидше та з меншою кількістю помилок. 

Якщо ви часто використовуєте Word, швидше за все, є фрази, блоки тексту чи графіки, які ви використовуєте часто. Функції автовиправлення та автотексту Word допомагають швидко вставляти повторювані записи, заощаджуючи ваш час. Прикладом може бути додавання вашого підпису в кінці листа або вставка шаблонної мови в документи, такі як контракти чи запити на пропозиції. 

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

Різниця між автовиправленням і автотекстом

У Microsoft Word функція автозаміни дозволяє створювати багаторазові текстові фрагменти — до 255 символів. Ці фрагменти будуть доступні не лише у Word, але й у всіх програмах Office, як-от Outlook і PowerPoint .

З іншого боку, автотекст набагато надійніший. Він створений для керування набагато більшими блоками тексту. Записи автотексту, які ви створюєте, зберігаються разом із шаблоном Word і недоступні в інших програмах Office, які ви використовуєте. Як автовиправлення, так і автотекст доступні в настільній та онлайн-версіях Microsoft Word.

Як створити та використовувати автовиправлення

Щоб налаштувати та використовувати запис автовиправлення, відкрийте документ із текстом, який потрібно перетворити на фрагмент для повторного використання. У наведеному нижче прикладі ми налаштовуємо автовиправлення, щоб вставити короткий блок тексту, коли ми вводимо -123 .

  1. Виберіть до 255 символів тексту, який потрібно повторно використати, ввівши короткий набір символів.

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Перейдіть до « Файл » > « Параметри» > « Перевірка » та виберіть кнопку « Параметри автовиправлення ».

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Переконайтеся, що встановлено прапорець Замінювати текст під час введення .

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Далі в розділі « Замінити » введіть символи, які потрібно замінити блоком тексту, який ви вибрали на кроці 1. У цьому випадку ми використовуємо символи -123 . Текст, який ви вибрали на кроці 1, з’явиться під З .

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Нарешті виберіть « Додати », потім «ОК » і знову «ОК ». 

Використання запису автозаміни

Тепер, щоб використати запис автозаміни, який ви створили, виконавши наведені вище дії, просто введіть -123 у свій документ Word, і ці символи буде замінено блоком тексту, який ви вибрали на кроці 1. 

Як створити та використовувати автотекст

Якщо потрібно автоматично вставляти блоки тексту, довжина яких перевищує 255 символів, або які містять зображення, використовуйте автотекст замість автовиправлення.

Створення нового запису автотексту

Знову ж таки, почніть із відкриття документа з текстом, який ви хочете перетворити на багаторазовий фрагмент.

  1. Виберіть блок тексту, включаючи зображення, який потрібно перетворити на запис автотексту.

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Натисніть Alt + F3 . Це запустить діалогове вікно « Створити новий будівельний блок » , де ви матимете кілька варіантів.
  2. Заповніть інформацію, обов’язково вказавши унікальне ім’я та опис. 

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Виберіть OK

Використання запису автотексту Microsoft Word 

Тепер, щоб використати запис автотексту, який ви щойно створили, виконайте такі дії.

  1. Виберіть вкладку « Вставити » на панелі інструментів.
  2. Виберіть «Швидкі частини » , а потім «Автотекст» .
  3. Виберіть потрібний запис автотексту, і його буде вставлено у ваш документ Word.

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

Використання запису автотексту через автовиправлення

Крім того, ви можете вставити створений вами запис автотексту, ввівши назву запису. Цей метод по суті використовує функцію автовиправлення. Наприклад, використовуючи запис автотексту вище, ви можете почати вводити «Використовуйте гнучкі інфраструктури», і ви побачите спливаючу підказку «(Натисніть ENTER, щоб вставити)».

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

Коли ви натискаєте Enter , у ваш документ буде вставлено повний блок автотексту.

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

Якщо ви не бачите спливаючу підказку «(Натисніть ENTER, щоб вставити)», потрібно ввімкнути « Показати пропозиції автозаповнення» . Ви можете зробити це, перейшовши до « Файл » > « Параметри» > « Додатково » та встановивши прапорець « Показати пропозиції автозаповнення» .

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

Додавання запису автотексту на панель швидкого доступу

Якщо ви хочете скоротити кількість дій, які потрібно виконати, щоб вставити автотекст Microsoft Word, ви можете додати запис на панель швидкого доступу. 

  1. Виберіть стрілку спадного меню панелі швидкого доступу та виберіть Інші команди .

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. У розкривному списку Вибрати команди виберіть Усі команди

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Знайдіть автотекст у списку ліворуч і натисніть кнопку « Додати », щоб додати його до списку праворуч.

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Виберіть OK .
  2. Тепер ви побачите, що на панель швидкого доступу додано кнопку автотексту. 

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Щоб вставити запис автотексту, натисніть кнопку «Автотекст», а потім виберіть запис автотексту, який потрібно вставити в документ.

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

Використання запису автотексту за допомогою ярлика

Ще один спосіб вставити запис автотексту — створити комбінацію клавіш.

  1. Клацніть правою кнопкою миші будь-де на стрічці панелі інструментів і виберіть Налаштувати стрічку…

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Виберіть кнопку Налаштувати внизу діалогового вікна.
  2. У списку Категорії ліворуч виберіть Будівельні блоки .
  3. У списку будівельних блоків праворуч виберіть будівельний блок, для якого потрібно створити комбінацію клавіш.
  4. Помістіть курсор у поле Натисніть нову клавішу швидкого доступу та введіть комбінацію клавіш, яку потрібно використати. У прикладі нижче ми використовуємо Alt + Ctrl + Shift + L як комбінацію клавіш. 

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

  1. Виберіть кнопку Призначити .
  2. Виберіть Закрити , а потім OK
  3.  Тепер, коли ви повернетесь у свій документ Word, ви можете використати щойно створене сполучення клавіш, щоб вставити запис автотексту.

Будьте розумнішими та швидшими з хитрощами, які ви навчилися

Навіть якщо ви не дуже орієнтована на деталі, поради, наведені вище, створять враження, що ви є! Ви заощадите час і зробите менше помилок під час створення документа Word, якщо скористаєтеся цими функціями. Якщо хочете, зробіть ще один крок далі та створіть кілька макросів у Word для будь-якої серії дій, які ви виконуєте неодноразово.


Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

Як створити та використовувати автотекст у Microsoft Word

Текстові процесори пройшли довгий шлях з початку 1980-х років, коли Microsoft вперше випустила Microsoft Word для MS-DOS. Його новаторською особливістю було те, що він був розроблений для використання з мишею.

Як створити діаграми Ганта в Microsoft Excel

Як створити діаграми Ганта в Microsoft Excel

Діаграми Ганта є популярним способом відстеження проектів, особливо для команд, яким потрібно пам’ятати про тривалість завдання. Ефективно використовуючи діаграму Ганта, ви можете переконатися, що різні завдання не заважають одне одному, і навіть визначити, коли одне має закінчитися, щоб інше могло почати.

Як вставити підпис у документ Microsoft Word

Як вставити підпис у документ Microsoft Word

Ось поширений сценарій: ви отримали документ Word електронною поштою, який потрібно підписати та надіслати назад. Ви можете роздрукувати, підписати, відсканувати та повернути документ, але є простіший, кращий і швидший спосіб вставити підпис у Word.

Як створити мітки в Word з електронної таблиці Excel

Як створити мітки в Word з електронної таблиці Excel

Якщо ви хочете створювати та друкувати етикетки будь-якого типу, шукайте не далі, ніж Microsoft Word і Excel. Ви можете зберігати дані про етикетки в Excel, а потім отримати ці дані в Word, щоб зберегти або надрукувати етикетки.

Як використовувати злиття в Word для створення листів, наклейок і конвертів

Як використовувати злиття в Word для створення листів, наклейок і конвертів

Злиття — це функція Microsoft Word, яка допомагає спростити створення персоналізованих листів, етикеток, конвертів, електронних листів і каталогу. Оскільки злиття не входить до числа найпоширеніших функцій MS Word, деякі користувачі можуть не знати, як виконати злиття в Word для створення листів, наклейок і конвертів.

Як використовувати функції автовідновлення та автоматичного резервного копіювання Excel

Як використовувати функції автовідновлення та автоматичного резервного копіювання Excel

Це завжди жахлива трагедія, коли хтось втрачає щось важливе, над чим працював, тому що не зберіг свій документ належним чином. З користувачами Excel і Word це трапляється частіше, ніж ви думаєте.

Як відсортувати текст у Word

Як відсортувати текст у Word

Коли більшість людей думають про сортування тексту в програмі, вони думають про сортування клітинок в електронній таблиці Excel. Однак ви можете сортувати текст у Word, якщо є щось, що повідомляє Word, де починаються та закінчуються різні частини тексту.

Як зробити гістограму в Excel

Як зробити гістограму в Excel

Гістограма — це тип діаграми, який можна створити з даних у Excel. Це полегшує узагальнення частоти певних значень у вашому наборі даних.

Як створити вітальну листівку в MS Word

Як створити вітальну листівку в MS Word

Microsoft Word може зробити набагато більше, ніж просто складання звітів і резюме. Він має потужний набір графічних інструментів, які допоможуть вам створювати документи, збагачені графікою, як-от вітальні листівки.

Як налаштувати та використовувати формат MLA у Microsoft Word

Як налаштувати та використовувати формат MLA у Microsoft Word

Асоціація сучасної мови (MLA) — це організація, яка надає рекомендації для професійних та академічних письменників. Зараз багато університетів, роботодавців і професійних агентств вимагають від авторів відповідності стилю MLA, оскільки він простий у використанні та послідовний.

Як зберегти документи Office на локальному комп’ютері за замовчуванням

Як зберегти документи Office на локальному комп’ютері за замовчуванням

За умовчанням, якщо ви ввійшли в свої програми Office за допомогою облікового запису Microsoft, ваші програми зберігають ваші документи в сховищі OneDrive. Це спонукає вас зберігати свої файли в хмарі, щоб мати доступ до них на інших синхронізованих пристроях.

Як змусити OneDrive припинити надсилати спогади електронною поштою

Як змусити OneDrive припинити надсилати спогади електронною поштою

Якщо ви використовуєте OneDrive для резервного копіювання бібліотеки фотографій, він регулярно надсилає вам спогади електронною поштою — зображення та відео того самого дня минулих років. Ось як вимкнути їх на Windows, Android, iPhone та iPad.

Як відкрити декілька екземплярів Excel

Як відкрити декілька екземплярів Excel

Якщо ви коли-небудь працювали з кількома книгами в Excel, ви знаєте, що іноді можуть виникнути проблеми, якщо всі книги відкриті в одному екземплярі Excel. Наприклад, якщо ви перераховуєте всі формули, це буде зроблено для всіх відкритих робочих книг в одному екземплярі.

Як друкувати на конверті в Microsoft Word

Як друкувати на конверті в Microsoft Word

Якщо ви хочете надіслати кореспонденцію професійного вигляду, нехай перше, що побачить ваш одержувач, буде брудним рукописним конвертом. Візьміть конверт, помістіть його в принтер і введіть ім’я та адресу за допомогою Microsoft Word.

Як створити форми для заповнення в Word

Як створити форми для заповнення в Word

Чи знаєте ви, що в Word можна створювати форми, які люди зможуть заповнювати. Коли ви чуєте про заповнювані форми, це майже завжди стосується документів Adobe і PDF, оскільки це найпопулярніший формат.

Як зробити буклет в Word

Як зробити буклет в Word

Microsoft Word необхідний кожному, хто виконує будь-яку роботу з документами. Слова існують так давно, що без них неможливо уявити роботу в офісі, у школі чи будь-яку іншу цифрову роботу.

Як записати макрос в Excel

Як записати макрос в Excel

Виконання одних і тих самих дій знову і знову не просто нудно, це також може бути марною тратою часу та зниженням продуктивності. Це особливо вірно для початківців користувачів Excel, які можуть не усвідомлювати, що легко автоматизувати типові завдання, записавши макрос.

Як знайти та обчислити діапазон у Excel

Як знайти та обчислити діапазон у Excel

Математично ви обчислюєте діапазон, віднімаючи мінімальне значення від максимального значення певного набору даних. Він представляє розкид значень у наборі даних і корисний для вимірювання мінливості – чим більший діапазон, тим більш розкиданими та мінливими є ваші дані.

Як відняти дати в Excel

Як відняти дати в Excel

Якщо у вас є аркуш Excel із багатьма датами, швидше за все, вам знадобиться обчисли��и різницю між деякими з цих дат. Можливо, ви хочете дізнатися, скільки місяців вам знадобилося, щоб погасити свій борг, або скільки днів вам знадобилося, щоб схуднути.

Як приховати аркуші, клітинки, стовпці та формули в Excel

Як приховати аркуші, клітинки, стовпці та формули в Excel

Якщо ви використовуєте Excel щодня, то, напевно, ви стикалися з ситуаціями, коли вам потрібно було щось приховати на робочому аркуші Excel. Можливо, у вас є додаткові аркуші даних, на які є посилання, але їх не потрібно переглядати.

LinkedIn: Як заблокувати/розблокувати людей

LinkedIn: Як заблокувати/розблокувати людей

Дізнайтеся, як ефективно заблокувати чи розблокувати користувачів на LinkedIn з нашими зрозумілими інструкціями.

Як приховати, за ким ви стежите у Facebook

Як приховати, за ким ви стежите у Facebook

Дізнайтеся, як приховати свою активність на Facebook, щоб інші не бачили, за ким ви стежите. Відкрийте налаштування конфіденційності та захистіть свою інформацію.

Facebook: як приховати своє прізвище

Facebook: як приховати своє прізвище

Дізнайтеся, як приховати своє прізвище у Facebook за допомогою налаштувань мови та конфіденційності для збереження вашої анонімності.

Як виправити проблему «Відео на Facebook не відтворюється» 12 найкращих методів

Як виправити проблему «Відео на Facebook не відтворюється» 12 найкращих методів

Дізнайтеся, як вирішити проблему «Відео на Facebook не відтворюється» за допомогою 12 перевірених методів.

Як додати фігури в Google Docs

Як додати фігури в Google Docs

Дізнайтеся, як додати фігури в Google Docs за допомогою Google Drawings, зображень та таблиць. Використовуйте ці методи для покращення ваших документів.

Google Таблиці: видалити лінії сітки (відображення та роздруківки)

Google Таблиці: видалити лінії сітки (відображення та роздруківки)

Google Таблиці є чудовою альтернативою дорогим програмам для підвищення продуктивності, як-от Excel. Наш посібник допоможе вам легко видалити лінії сітки з Google Таблиць.

Виправлено: історія переглядів YouTube не оновлюється

Виправлено: історія переглядів YouTube не оновлюється

Дізнайтеся, чому YouTube не зберігає вашу історію переглядів і як можна це виправити. Вимкніть блокувальник реклами та перевірте інші рішення для відновлення історії.

Зум: як віддзеркалити веб-камеру

Зум: як віддзеркалити веб-камеру

Дізнайтеся, як налаштувати дзеркальне відображення веб-камери в Zoom для природного вигляду вашого відео під час дзвінків.

Як змінити відображуване ім’я та ім’я в Twitter

Як змінити відображуване ім’я та ім’я в Twitter

У Twitter у вас є два способи ідентифікувати себе: за допомогою ідентифікатора Twitter і відображуваного імені. Дізнайтеся, як правильно змінити ці дані для кращого використання Twitter.

Ваша PS5 перегрівається? 6 способів охолодити

Ваша PS5 перегрівається? 6 способів охолодити

Якщо ваша PlayStation 5 перегрівається, дізнайтеся 6 ефективних способів охолодження для запобігання пошкодженням.