Att utföra samma åtgärder om och om igen är inte bara tråkigt, utan det kan också vara ett slöseri med tid och en belastning på din produktivitet . Detta gäller särskilt för nybörjare Excel-användare , som kanske inte inser att det är lätt att automatisera vanliga uppgifter genom att spela in ett makro. Men vad är ett Excel-makro?
Excel-makron låter dig automatisera många av de vanliga uppgifterna du kommer att utföra, från att infoga formler till att formatera data. Du behöver inte vara programmerare för att skapa dem, eftersom Excel kan registrera dina åtgärder när du utför dem. Om du vill veta hur man spelar in ett makro i Excel, måste du följa stegen nedan.
Vad är ett Excel-makro?
Ett Excel-makro är en inspelad uppsättning instruktioner, skapade manuellt i VBA (Visual Basic for Applications) eller inspelade automatiskt med Excels Macro Recorder - verktyg. Ett makro låter dig spara valfritt antal vanliga åtgärder, som att ta bort tomma kolumner, ändra textformatering eller infoga nya formler i en arbetsbok.
Dessa sparade åtgärder kan sedan köras med ett klick på en knapp eller genom att använda ett specifikt kortkommando. Varje makro har en specifik genväg som du kan använda för att snabbt upprepa åtgärden.
Om du använder Excel för att spela in ett makro, kommer du att minska tiden det tar att skapa eller redigera ett kalkylblad, vilket påskyndar ditt arbetsflöde i processen.
Hur man spelar in ett makro i Excel
Det enklaste sättet att skapa ett nytt makro i Microsoft Excel är att spela in det med verktyget Macro Recorder , som du kan använda i Excel på Windows eller Mac. Tyvärr är det inte möjligt att spela in ett makro i Excel Online.
- För att spela in ett nytt makro i Excel, öppna en ny eller befintlig arbetsbok. På fliken Utvecklare i menyfliksområdet väljer du knappen Spela in makro . Alternativt, tryck på Alt + T + M + R -tangenterna på ditt tangentbord.
- I fönstret Spela in makro kan du ange ett namn för ditt makro för att identifiera dess syfte i rutan Makronamn , samt ge en beskrivning för andra användare i rutan Beskrivning . Du kan också lägga till en kortkommando (som Ctrl + T ) för att tilldela det nya makrot till en kortkommando.
- I rullgardinsmenyn Lagra makro i rullgardinsmenyn kan du ställa in var du vill spara makrot när det har spelats in, till exempel den här arbetsboken (för att spara den i den öppna arbetsboken), Ny arbetsbok (för att spara den i en ny arbetsbok ), eller Personal Macro Workbook (så att du kan använda den i flera arbetsböcker). Välj OK -knappen för att börja spela in när du har bekräftat dina val.
- När du väl väljer OK kommer Excel Macro Recorder att vara i inspelningsläge. Varje åtgärd du utför, från att klicka på en knapp till att redigera en cell, kommer att registreras. Utför de åtgärder du vill spela in som ett makro vid det här laget och välj sedan knappen Stoppa inspelning på fliken Utvecklare när du är klar.
Köra, redigera eller ta bort befintliga Microsoft Excel-makron
Beroende på lagringsplatsen du valde i fönstret Spela in makro , kommer ditt inspelade makro att vara redo att köras i din öppna arbetsbok eller i en nyöppnad arbetsbok.
- För att köra, redigera eller ta bort makrot du har skapat, välj Utvecklare > Makron från menyfliksområdet.
- I makrofönstret kommer en lista över tillgängliga makron att köras i din öppna arbetsbok att visas. För att köra makrot, välj det från listan och välj sedan knappen Kör . Du kan också använda kortkommandot du valde när du skapade makrot för att köra det istället.
- För att göra ändringar i det inspelade makrot istället, välj knappen Redigera . Detta öppnar Excel VBA-redigeraren, så att avancerade användare kan redigera VBA-koden och ändra hur makrot körs. VBA-nybörjare kan ha lättare att helt enkelt ta bort makrot och spela in det igen.
- För att ta bort makrot, välj det från listan och välj sedan knappen Ta bort .
- Excel kommer att be dig bekräfta att du vill ta bort makrot. Välj Ja för att bekräfta detta. När du har tagit bort det måste du spela in makrot igen med hjälp av stegen ovan.
Spara Excel-filer med inspelade makron
Excel-arbetsböcker sparas vanligtvis i filformatet XLSX (eller XLS för arbetsböcker skapade i Excel 2007 och äldre). Den här filtypen stöder de flesta Excel-data, men utesluter alla sparade Excel-makron.
För att spara en Excel-fil med inspelade makron måste du istället använda filformatet XLSM .
- För att spara en Excel-fil som en makroaktiverad arbetsbok, välj Arkiv > Spara som > Bläddra .
- I fönstret Spara som väljer du Excel Macro-Enabled Workbook (*.xlsm) från rullgardinsmenyn. Välj en plats för att spara filen och välj sedan knappen Spara för att spara den.
- När du öppnar den makroaktiverade Excel-filen på en annan PC eller Mac, kan du behöva tillåta Excel att köra alla inkluderade makron först. Välj knappen Aktivera makron för att göra detta.
Dela Excel-filer med inspelade makron
Excel-makron är användbara, men de inkluderar också potentiella säkerhetsrisker. Om du öppnar en Excel-fil som innehåller makron från en källa som du inte känner igen eller litar på, tillåter du den filen att köra farlig kod på din PC.
På grund av detta blockerar online-e-postleverantörer som Gmail automatiskt användare från att skicka XLSM -filer (makroaktiverad Excel-arbetsbok) till andra användare. Om detta händer kan du kanske använda fildelningstjänster som Google Drive för att dela det online med andra användare.
Om du vill dela din makroaktiverade Excel-fil med en annan användare i närheten, kan du också titta på lokala filöverföringsmetoder för att dela den med en annan PC eller Mac, eller med andra enheter som smartphones.
Makroaktiverade Excel-filer kan paketeras med virus eller annan skadlig kod, så om du öppnar en Excel-fil som du inte litar på kan du behöva söka efter skadlig programvara efteråt för att säkerställa att din dator inte äventyras. Eller skanna själva filen innan du öppnar den.
Avancerade Excel-tips och tricks
Att spela in ett makro är bara ett Excel-trick som kan hjälpa dig att spara tid, men det finns andra Excel-funktioner som också kan göra dig mer produktiv. Avancerade användare kan vara intresserade av att använda Excel för att skrapa data online , medan dataanalytiker kan vara nyfikna på hur man använder COUNTIFS, SUMIFS och AVERAGEIFS för omfattande dataanalys.
Om du föredrar att arbeta som ett team, eller om du kämpar med en komplicerad Excel-formel, kan du också samarbeta i Excel-kalkylblad med hjälp av en delad arbetsbok. Du kanske upptäcker att Google Sheets är ett bättre alternativ för onlinesamarbete, men med många av samma funktioner och funktioner.