Om du funderar på att skapa och skriva ut etiketter av något slag, leta inte längre än till Microsoft Word och Excel. Du kan lagra dina etikettdata i Excel och sedan hämta dessa data i Word för att spara eller skriva ut dina etiketter.
I den här guiden får du lära dig hur du skapar ett etikettkalkylblad i Excel som är kompatibelt med Word, konfigurerar dina etiketter och sparar eller skriver ut dem.
1. Ange data för dina etiketter i ett Excel-kalkylblad
Det första steget är att skapa ett Excel-kalkylblad med dina etikettdata. Du tilldelar en lämplig rubrik till varje datafält så att du kan hämta rubrikerna i Word.
För följande exempel skapar vi ett kalkylblad med följande fält:
- Förnamn
- Efternamn
- Gatuadress
- Stad
- stat
- Postnummer
Så här börjar du skapa ditt Excel-kalkylblad:
- Starta Microsoft Excel på din Windows- eller Mac-dator och skapa ett nytt kalkylblad.
- På Excels kalkylbladsskärm, välj den första cellen i den första raden och skriv Förnamn .
- Markera den första cellen i kolumnen B och skriv Efternamn . På samma sätt lägger du till gatuadress , stad , stat och postnummer i kolumnerna C , D , E och Fs första rader.
- Lägg nu till data under varje rubrik du just skapat. Ditt kalkylblad bör se ut ungefär så här:
- När du har lagt till data, spara ditt kalkylblad genom att välja Arkiv högst upp.
- Välj Spara i det vänstra sidofältet.
- Välj Bläddra i rutan till höger.
- Välj en mapp att spara ditt kalkylblad i, ange ett namn för ditt kalkylblad i fältet Filnamn och välj Spara längst ned i fönstret.
- Stäng Excel-fönstret.
Ditt Excel-kalkylblad är nu klart.
2. Konfigurera etiketter i Word
Det andra steget är att konfigurera dimensionerna för dina etiketter i Word. Det finns flera fördefinierade etikettlayouter som du kan välja mellan. Du kan till och med skapa din egen etikett med anpassade mått om du vill.
- Starta Microsoft Word på din Windows- eller Mac-dator och starta ett nytt tomt dokument.
- På skärmen för dokumentredigering väljer du fliken Utskick från det övre verktygsfältet.
- På fliken Utskick , välj Starta sammanfogning av brev och välj sedan Etiketter från menyn.
- I fönstret som öppnas väljer du en etikettleverantör från rullgardinsmenyn Etikettleverantörer . Välj sedan en etiketttyp från produktnummerlistan , välj slutligen OK .
- Om du vill skapa en anpassad etikett, välj knappen Ny etikett och ange dina etikettmått i följande fönster.
- Din etikettlayout är nu konfigurerad och håll detta dokument öppet i Word.
3. Ta med Excel-data till Word-dokumentet
Nu när dina etiketter är konfigurerade importerar du data som du sparat i ditt Excel-kalkylblad till ditt Word-dokument. Du behöver inte öppna Excel för att göra detta.
Att börja:
- Medan ditt Word-dokument fortfarande är öppet väljer du fliken Utskick högst upp.
- På fliken Utskick väljer du Välj mottagare och väljer Använd en befintlig lista . Du säger åt Word att du vill använda en fördefinierad lista för dina etiketter.
- I fönstret Filutforskare som öppnas, navigera till mappen som innehåller Excel-kalkylarket du skapade ovan. Dubbelklicka på kalkylarket för att importera det till ditt Word-dokument.
- Word öppnar ett Välj tabell- fönster. Välj här det ark som innehåller etikettdata.
- Markera alternativet Första raden med data innehåller kolumnrubriker och välj OK .
4. Lägg till etiketter från Excel till ett Word-dokument
Du kommer nu att ange de fält du vill använda i dina etiketter.
Att göra det:
- Se till att du fortfarande finns på etikettdokumentet i Word.
- Välj fliken Utskick högst upp och välj sedan alternativet Adressblock i avsnittet Skriv och infoga fält .
- I fönstret Infoga adressblock som öppnas, välj knappen Matcha fält .
- Word öppnar ett Matchfält- fönster. Se här till att varje fält i Required for Address Block matchar med lämpligt fält i ditt kalkylblad. Till exempel bör adress 1 ställas in för att använda gatuadress från ditt kalkylblad, och så vidare.
- Välj OK för att stänga fönstret.
- Tillbaka i fönstret Infoga adressblock kan du se en förhandsvisning av din etikett. Se till att den här förhandsgranskningen representerar de faktiska etiketterna du vill skapa. Välj sedan OK längst ned i fönstret.
- I ditt Word-dokument kommer du att märka att den första etiketten nu säger > .
- Välj fliken Utskick högst upp och välj sedan Uppdatera etiketter .
- Alla etiketter i ditt dokument ska nu säga > .
5. Skapa etiketter från Excel i ett Word-dokument
Word har nu all data som behövs för att generera dina etiketter. Du kommer nu att avsluta processen och Word kommer att visa den faktiska informationen för varje etikett:
- På fliken Utskick i Word, välj alternativet Slutför och slå samman och välj Redigera enskilda dokument från menyn.
- I fönstret som öppnas väljer du Alla och väljer OK .
- Ditt Word-dokument bör nu visa alla dina etiketter med deras individuella data.
Du kan nu spara detta etikettdokument, skapa en PDF av det eller fysiskt skriva ut dokumentet (etiketter).
6. Spara Word-etiketter skapade från Excel som PDF
Du behöver inte använda ett verktyg från tredje part för att spara ditt Word-etikettdokument som PDF:
- Välj fliken Arkiv överst i Word-fönstret.
- Välj Spara som i sidofältet till vänster .
- Välj Bläddra i den högra rutan.
- Välj en mapp att spara din PDF i, ange ett namn för din PDF i fältet Filnamn , välj PDF från rullgardinsmenyn Spara som typ och välj Spara .
7. Skriv ut Word-etiketter skapade från Excel
Du kan skriva ut dina etiketter direkt från Word. Se till att din skrivare är ansluten till din dator när du skriver ut:
- Välj fliken Arkiv överst i Word-fönstret.
- Välj Skriv ut i det vänstra sidofältet.
- Välj en skrivare från menyn Skrivare i den högra rutan och välj sedan Skriv ut överst.
Och du är klar.
Som du kan se ovan hjälper Word och Excel dig att skapa nästan alla typer av etiketter på dina Windows- och Mac-datorer. Om detta hjälpte dig att skapa den typ av etiketter i Excel som du ville ha, låt oss veta i kommentarerna nedan.