I en tidigare artikel behandlade vi hur videokonferenser fungerar i Microsoft Teams . Sedan dess har Microsoft uppdaterat Teams med nya funktioner, inklusive den efterlängtade och mycket eftertraktade möjligheten att skapa grupprum. Faktum är att över 20 000 Microsoft-användare röstade för förslaget på Microsoft Teams UserVoice, användarfeedbackforumet för Teams-appen.
Vem som helst kan komma åt Teams med ett gratis Microsoft-konto, och premiumanvändare av Office 365-sviten kan njuta av en robust version av Teams med funktioner som utökad fillagring, mötesinspelning och möjligheten att vara värd för onlineevenemang för upp till 10 000 personer.
Minimikrav för grupprum i lag
Innan vi börjar, låt oss se till att allt är på plats för att du ska kunna skapa grupprum i dina Teams-möten. Som du kanske föreställer dig krävs vissa inställningar för att aktivera grupprum i Teams. Dubbelkolla dessa inställningar innan du börjar.
Ny mötesupplevelse
Först måste du använda Teams "nya mötesupplevelse." Du kan aktivera den nya upplevelsen genom att välja din profilbild i det övre högra hörnet av skrivbordsappen och gå till Inställningar . Välj sedan Aktivera ny mötesupplevelse och starta om Teams.
Minsta antal deltagare
För att alternativet för breakouts ska vara tillgängligt för mötesarrangören måste det finnas minst fem deltagare i mötet. Även om personer som ringer in via telefon inte kan gå med i breakouts för närvarande, räknas de till minimum fem personer.
Är du mötesarrangör?
Endast mötesarrangören kan skapa och hantera breakouts, även om det finns vissa indikationer från Microsoft att de kommer att tillåta arrangören att dela detta ansvar i framtida uppdateringar av Teams.
Dessutom måste mötesarrangören använda skrivbordsappen, inte webbläsarversionen eller mobilappen. (Oroa dig inte, deltagare som har gått med i mötet via Teams Android- eller iPhone-app har möjlighet att gå med i breakouts.)
Tips: Om mötesinbjudan behöver komma från någon annan än den som ska hantera breakouts, låt breakout manager skapa Teams-mötet och sedan använda den möteslänken i mötesinbjudan.
Så länge möteslänken skapades av personen som ska hantera breakouts spelar det ingen roll vem som delar länken.
Skapa Breakout Rooms i Teams
När detta skrivs kan grupprum i Teams inte konfigureras före mötet som de kan i Zoom. När Teams-mötet pågår kan du, mötesarrangören, börja med att välja ikonen Breakout Rooms i mötesverktygsfältet.
Genom att välja ikonen Breakout Rooms öppnas en skärm där du kan bestämma hur många breakoutrum du vill skapa och om du vill att Teams automatiskt ska tilldela deltagare till breakoutrum eller om du föredrar att manuellt välja vilket breakoutrum som varje deltagare kommer att skickas.
När du har skapat grupperingsrummen kan du tilldela deltagare till rummen via panelen grupprum.
Välj Tilldela deltagare så ser du en lista över alla deltagare i mötet. Markera rutan bredvid en deltagare och välj sedan vilket rum du vill tilldela dem till.
Som mötesorganisatör kan du tilldela deltagare till grupprum när som helst under mötet. När du är redo för att breakout-sessionen faktiskt ska börja, välj Starta rum för att öppna alla breakout-rum samtidigt och flytta personer till deras tilldelade rum.
Obs! För närvarande kan du inte ställa in en timer för att automatiskt stänga grupprum i Teams. Detta är ännu en funktion som vi förväntar oss att Teams lägger till i framtida uppdateringar.
Alternativ för mötesarrangören
Precis som i Zoom kan mötesarrangören gå med i vilket som helst av grupperna när som helst. Arrangören kan också byta namn på rum och, när alla grupprum är öppna, kan de sända ett meddelande till alla rum. Meddelanden kommer att visas i grupprummets chattpanel.
Inom rumsinställningarna kan mötesarrangören välja att Teams automatiskt flyttar deltagare till breakouts kontra att tvinga deltagare att manuellt gå med i deras breakoutrum. Det finns också ett alternativ att tillåta eller förhindra deltagare från att återvända till huvudmötesrummet under breakout-sessionen.
Inuti Teams Breakout Rooms
Upplevelsen för deltagare i grupperingsrum i Teams liknar att vara i Teams huvudmöte. Deltagarna har tillgång till alla vanliga möteskontroller. De kan slå på och stänga av webbkameran, stänga av och stänga av ljudet själva, dela sin skärm, räcka upp handen eller slå på och av chatt- och deltagarpanelerna.
Återvänder till huvudgruppens möte
Om mötesarrangören tillåter det (se ovan), kan deltagare i grupperingsrum när som helst återvända till huvudmötet genom att klicka på knappen Retur . Varning: Om du väljer knappen Lämna kommer du att avsluta mötet helt.
Andra appar för videokonferenser
Microsoft Teams-användare är verkligen glada över det senaste tillskottet av grupprum till Teams-upplevelsen, men Teams saknar fortfarande vissa funktioner som andra videokonferensappar erbjuder. Om du inte är helt sugen på att använda Teams för onlinemöten kanske du är intresserad av vår jämförelse av fyra olika appar för videokonferenser . För ytterligare läsning, kolla in våra artiklar om Google Meet vs. Zoom och Zoom vs. Skype .
Om du inte kan vara i samma rum med någon när du granskar ett dokument, är det näst bästa alternativet att lämna en kommentar. Microsoft Word gör det enkelt att både lämna feedback i ett stycke genom att markera text och infoga en kommentar samt svara på den feedbacken genom att svara på en kommentar.
Det är lätt att blanda ihop Microsoft Office och Office 365 eller Microsoft 365. Microsoft Office är standardsviten för kontor som du har använt i flera år och kan inkludera skrivbordsappversionerna av Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access och Publisher beroende på utgåva du får.
Microsoft Word kan göra mycket mer utöver det intetsägande med att göra rapporter och meritförteckningar. Den har en kapabel uppsättning grafiska verktyg som hjälper dig att göra grafiska berikade dokument som gratulationskort.
Microsoft OneNote är ett utmärkt sätt att förvara dina anteckningar. Appen är laddad med flera funktioner, varav många kanske du inte är medveten om.
Microsoft Office-verktyg blir mer och mer kraftfulla för varje uppdatering. Nuförtiden behöver du inte ens en dedikerad app för flödesscheman.
En MDI-fil, som står för Microsoft Document Imaging, är ett proprietärt Microsoft-bildformat som används för att lagra bilder av skannade dokument som skapats av programmet Microsoft Office Document Imaging (MODI). Programmet ingick i Office XP, Office 2003 och Office 2007.
Om du använder OneDrive för att säkerhetskopiera ditt fotobibliotek skickar det regelbundet minnen via e-post – bilder och videor från samma dag under tidigare år. Så här inaktiverar du dem på Windows, Android, iPhone och iPad.
Mail merge är en Microsoft Word-funktion som hjälper dig att effektivisera skapande av personliga brev, etiketter, kuvert, e-postmeddelanden och en katalog. Eftersom sammanslagning inte är bland de mest använda MS Word-funktionerna kanske vissa användare inte vet hur man gör en sammankoppling i Word för att skapa brev, etiketter och kuvert.
Så du har blivit ombedd att beräkna varians med Excel, men du är inte säker på vad det betyder eller hur du gör det. Oroa dig inte, det är ett enkelt koncept och ännu enklare process.
Letar du efter ett sätt att samarbeta med andra i ett Word-dokument. Om så är fallet kan du göra det väldigt enkelt i själva Word.
Det är alltid en fruktansvärd tragedi när någon förlorar något viktigt de arbetade med eftersom de inte sparade sitt dokument ordentligt. Detta händer oftare än du tror för Excel- och Word-användare.
Jag skrev nyligen en artikel om hur man använder sammanfattningsfunktioner i Excel för att enkelt sammanfatta stora mängder data, men den artikeln tog hänsyn till all data på kalkylbladet. Tänk om du bara vill titta på en delmängd av data och sammanfatta delmängden av data.
Letar du efter ett sätt att spåra ändringar som görs i ett Excel-kalkylblad. Det finns många fall där du måste distribuera en fil till flera personer och hålla reda på vilka ändringar som gjordes.
Att uppmana till handuppräckning i ett personligt möte är ett enkelt och snabbt sätt att mäta känslan i rummet. Bara för att alla dina möten är online nu betyder det inte att du inte kan åstadkomma samma sak.
De tre vanligaste formlerna i Excel som utför enkla matematiska beräkningar är COUNT, SUMMA och AVERAGE. Oavsett om du hanterar en ekonomisk budget i Excel eller helt enkelt håller reda på din nästa semester, har du förmodligen använt någon av dessa funktioner tidigare.
Om du använder Excel mycket har du förmodligen stött på en situation där du har ett namn i en enda cell och du behöver dela upp namnet i olika celler. Detta är ett mycket vanligt problem i Excel och du kan förmodligen göra en Google-sökning och ladda ner 100 olika makron skrivna av olika personer för att göra det åt dig.
Det finns många gånger när jag behöver inkludera några enkla databeräkningar i ett Word-dokument och en tabell är det bästa alternativet. Du kan alltid försöka infoga ett helt Excel-kalkylblad i ditt Word-dokument, men det är överdrivet ibland.
Om samma Microsoft Office-app har olika funktioner på olika enheter beror det troligen på att de är olika versioner. Vissa tillägg och mallar från tredje part har också funktioner som bara fungerar i specifika Office-versioner.
Möjligheten att spåra ändringar i ordbehandlingsdokument var en nyhet som förändrade spelet. Microsoft Word låg i spetsen för detta framsteg, och användare av Word har utnyttjat funktionen sedan dess.
Att använda en rullgardinslista i Excel kan avsevärt minska tiden det kan ta att mata in data i ett kalkylblad. Tack och lov är det väldigt enkelt att skapa en rullgardinslista i Excel.
Lär dig hur du tar bort Yahoo Search som en oönskad sökmotor i Chrome, med effektiva metoder för att återställa dina webbläsarinställningar.
Lär dig att effektivt organisera och hantera dina bokmärken i Google Chrome för att lättare hitta det du behöver.
Lär dig hur du gör ditt Facebook-konto privat för att skydda din information.
Att hantera en grupp på Facebook kan vara utmanande. Denna guide hjälper dig att effektivt lägga till eller ta bort administratörer och moderatorer, vilket snabbar upp hanteringen av din Facebook-grupp.
Lär dig hur du enkelt ser dina sparade lösenord i Chrome, Opera, Edge och Firefox. Vi ger dig en steg-för-steg-guide för att hantera dina lösenord effektivt.
Upptäck hur du effektivt använder Signal-appen för att hålla dina konversationer säkra. Denna guide inkluderar användbara tips och tricks för bästa upplevelsen av den säkra meddelandeappen Signal.
I den här guiden visar du exakt hur du kan blockera Facebook från att komma åt dina foton och skydda din integritet.
Lösenordet till ditt Google-konto är inkörsporten till alla Google-tjänster. Lär dig hur du enkelt ändrar eller återställer lösenordet för att skydda dina personuppgifter.
Försöker du kontakta Facebook för hjälp eller support? Här är de bästa sätten att nå ut till Facebooks supportteam.
Även om Google Maps inte stöder radiefunktionen, kan du använda alternativa onlinekarttjänster för att enkelt rita en radie runt en plats.
