Allt du gör genererar data någonstans. Denna data, när den samlas in och analyseras, blir information. Den informationen kan berätta för någon mer om dig än du förmodligen vill att de ska veta.
Den information som samlas in över tid kan berätta allt om dig för någon och kan användas för att hjälpa eller skada dig. Denna data är känd som metadata.
Vad är Metadata?
Metadata är data om data. Hatar du inte när folk använder ett ord för att definiera det ordet? Data är fakta som är helt objektiva. Det kan inte rimligen bestridas. Ett är ett och noll är noll. Temperaturen är vad den är. Dagens datum är dagens datum. Du förstår poängen.
Metadata är fakta om en enskild databit. Låt oss illustrera detta med exemplet att skriva ett brev i Microsoft Word.
Du skriver ett brev att skicka till myndigheterna om något som händer på jobbet som är oetiskt, möjligen till och med olagligt. Ja, vi blev dramatiska direkt.
Bokstaven är information gjord av de tecken du skrivit i en viss ordning. Tecknen du skrev genereras av ett gäng ettor och nollor. Etorna och nollorna är de uppgifter som utgör informationen i brevet.
När ettorna och nollorna förvandlas till bokstaven finns det andra data om bokstaven som skapas. En del av den metadatan inkluderar när du skrev brevet, vem som skrev brevet, när det senast sparades, vilken version av Word det skapades i, allt detta är data om data eller metadata.
Vad gör metadata?
I Microsoft Office finns det mesta av metadata bara för din fördel. Det kan hjälpa dig att hitta den senaste versionen av ett dokument eller se vem som skapade dokumentet så att du kan ställa frågor till dem om det. Det hjälper till att hålla reda på redigeringar eller kommentarer på dokument.
Det används också av Office-programmet och andra program för att arbeta med dokumentet. Windows Explorer använder informationen för att kategorisera och sortera dokument, till exempel.
Varför skulle jag vilja ta bort metadata?
Låt oss gå tillbaka till brevet du skickar till myndigheterna om att något skissartat händer på jobbet. Du gör detta anonymt för att du är rädd för vedergällning, eller så vill du helt enkelt inte vara inblandad utöver att uppmärksamma myndigheterna på det. Det är whistleblowing.
Du går all out och skaffar en tillfällig e-postadress och skickar den från en offentlig dator på ett bibliotek för att täcka dina spår. På grund av metadata kan dokumentet ha information som kan användas för att länka tillbaka det till dig. Det kan till och med fortfarande ha ditt namn bifogat.
Ännu värre, ändringar du gjort i dokumentet, även om de inte längre är synliga för dig, kan fortfarande finnas i dokumentet. Om du skrev ett stycke om något specifikt för dig men sedan tog bort det eftersom det kunde användas för att identifiera dig, kan det fortfarande vara en del av filen i form av metadata.
Hur kan jag se Office-metadata?
Följande är en lista över metoder för att se vilken metadata som är bifogad till dina Word-, Excel- eller PowerPoint-filer. Metadata kring e-post som skickas från Outlook är mycket mer komplex och ligger utanför ramen för denna artikel.
Visa metadata i Word, Excel eller PowerPoint
Med dokumentet, arbetsboken eller presentationen öppen som du vill kontrollera:
Klicka på Arkiv i det övre vänstra hörnet.
På infoskärmen ser du massor av information som storlek, sidor, ord, total redigeringstid, senast ändrad, skapad och relaterade personer bland andra data.
Under dessa uppgifter klickar du på Visa alla egenskaper för att se mer data.
OBS: Var uppmärksam på malldata. Om du använde en mall som har ditt namn, eller ett företagsnamn i filnamnet, kan det spåras till dig.
Visa metadata i Windows Explorer
Öppna Utforskaren och navigera till där du har sparat filen.
Högerklicka på filen och klicka på Egenskaper .
I fönstret Egenskaper klickar du på fliken Detaljer . Du kommer att se all metadata i en kompakt och koncis lista.
Visa alla metadata för Word-, Excel- eller PowerPoint-filer
Extensible Markup Language (XML) är det defacto-dokument för lagring av metadata i datorer. Det följer med alla typer av filer och Microsoft Office-filer är inget undantag.
Att visa dessa XML-dokument är förvånansvärt enkelt. Låt oss göra detta med en Word-fil.
Ändra filtillägget från .docx till .zip . Ja, varje Office-filtyp som slutar på x är en komprimerad fil som innehåller XML-dokument. Du kommer att få en varning om att göra detta. Klicka på Ja .
Högerklicka på filen och välj Extrahera alla...
I fönstret som öppnas kommer det att fråga dig var du vill spara de extraherade filerna och om du vill visa de extraherade filerna när du är klar. Standardvärdena är bra. Klicka på Extrahera .
När extraheringen är klar ser du tre mappar och en XML-fil. Utforska i dessa filer för att se vilken information som finns lagrad där. Om du dubbelklickar på en XML-fil kommer den troligen att öppnas i Internet Explorer.
Det kommer att se konstigt ut, men du bör kunna se vad det mesta av informationen betyder. Det finns två XML-filer som kan innehålla ditt namn: core.xml i mappen docProps och document.xml och people.xml , båda i word -mappen.
Hur man tar bort metadata från Microsoft Word, Excel eller PowerPoint
Det tog lång tid att komma hit, men om du ska göra något sådant här bör du veta exakt varför. Låt oss fortsätta med det.
Ta bort metadata i Word, Excel eller PowerPoint
Klicka på Arkiv i det övre vänstra hörnet.
På informationssidan klickar du på Sök efter problem till vänster, nära mitten av sidan.
Klicka på Inspektera dokument . Fönstret Document Inspector öppnas.
Se till att alla kryssrutor i dokumentgranskaren är markerade och klicka sedan på knappen Inspektera .
När dokumentinspektören är klar ser du information om vilken typ av data den hittade. En grön bock i en cirkel betyder att den inte hittade någon data av den typen. Ett rött utropstecken betyder att den hittade data av den typen. Bredvid den datatypens beskrivning ser du knappen Ta bort alla .
Klicka på det för att ta bort all data av den typen. Det kan finnas flera av dessa knappar, så scrolla ner för att säkerställa att du får alla.
När du har tagit bort metadatan kanske du vill klicka på knappen Inspektera igen , bara för att se till att den inte missade något.
Spara ditt dokument nu för att säkerställa att data inte skrivs in igen.
Hur man är säker på att metadata togs bort
Gå igenom stegen ovan för Visa alla metadata i Word, Excel eller PowerPoint . När du inspekterar filerna core.xml, document.xml och people.xml bör du se att det inte finns några personuppgifter i dokumentet längre.
Om du ändrar filtillägget tillbaka från .zip till .docx, kommer du att kunna öppna filen normalt i Word igen.
Hur man tar bort metadata i Windows Explorer
Detta är en bra metod om du snabbt vill ta bort metadata från flera filer. Att göra detta för 2 eller fler filer kan göras på några sekunder.
Öppna Utforskaren och navigera till filen du vill ta bort metadata från. Högerklicka på filen och klicka på Egenskaper .
I fönstret Egenskaper klickar du på fliken Detaljer och klickar sedan på Ta bort egenskaper och personlig information .
Du kan ta bort information på två sätt. Du kan ta bort metadata från originalfilen eller göra en kopia av filen utan metadata.
Ta bort metadata från originalfilen
Välj Ta bort följande egenskaper från den här filen: markera sedan antingen bara de rutor du vill ha eller klicka på knappen Välj alla . Klicka sedan på OK .
Gör en kopia utan metadata
Detta kommer att göra en kopia av filen och lägga till ordet Kopiera i slutet av filnamnet. Den kopian kommer inte att ha några metadata kopplade till sig.
I fönstret Ta bort egenskaper väljer du Skapa en kopia med alla möjliga egenskaper borttagna och klickar sedan på OK -knappen.
Jämför egenskaperna hos originalet och kopian för att se skillnaden.
I det klara?
Betyder detta att du är i klartext? Du kan inte identifieras nu från dokumentet? Det är svårt att säga. Vad du gör med dokumentet härnäst avgör det.
All ytterligare digital bearbetning av dokumentet, som att skicka det via e-post, kan lägga till metadata tillbaka i kedjan. Ett lämpligt alternativ är att skriva ut dokumentet och posta det. Det är svårt att få metadata från papper.
Om du inte kan vara i samma rum med någon när du granskar ett dokument, är det näst bästa alternativet att lämna en kommentar. Microsoft Word gör det enkelt att både lämna feedback i ett stycke genom att markera text och infoga en kommentar samt svara på den feedbacken genom att svara på en kommentar.
Det är lätt att blanda ihop Microsoft Office och Office 365 eller Microsoft 365. Microsoft Office är standardsviten för kontor som du har använt i flera år och kan inkludera skrivbordsappversionerna av Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access och Publisher beroende på utgåva du får.
Microsoft Word kan göra mycket mer utöver det intetsägande med att göra rapporter och meritförteckningar. Den har en kapabel uppsättning grafiska verktyg som hjälper dig att göra grafiska berikade dokument som gratulationskort.
Microsoft OneNote är ett utmärkt sätt att förvara dina anteckningar. Appen är laddad med flera funktioner, varav många kanske du inte är medveten om.
Microsoft Office-verktyg blir mer och mer kraftfulla för varje uppdatering. Nuförtiden behöver du inte ens en dedikerad app för flödesscheman.
En MDI-fil, som står för Microsoft Document Imaging, är ett proprietärt Microsoft-bildformat som används för att lagra bilder av skannade dokument som skapats av programmet Microsoft Office Document Imaging (MODI). Programmet ingick i Office XP, Office 2003 och Office 2007.
Om du använder OneDrive för att säkerhetskopiera ditt fotobibliotek skickar det regelbundet minnen via e-post – bilder och videor från samma dag under tidigare år. Så här inaktiverar du dem på Windows, Android, iPhone och iPad.
Mail merge är en Microsoft Word-funktion som hjälper dig att effektivisera skapande av personliga brev, etiketter, kuvert, e-postmeddelanden och en katalog. Eftersom sammanslagning inte är bland de mest använda MS Word-funktionerna kanske vissa användare inte vet hur man gör en sammankoppling i Word för att skapa brev, etiketter och kuvert.
Så du har blivit ombedd att beräkna varians med Excel, men du är inte säker på vad det betyder eller hur du gör det. Oroa dig inte, det är ett enkelt koncept och ännu enklare process.
Letar du efter ett sätt att samarbeta med andra i ett Word-dokument. Om så är fallet kan du göra det väldigt enkelt i själva Word.
Det är alltid en fruktansvärd tragedi när någon förlorar något viktigt de arbetade med eftersom de inte sparade sitt dokument ordentligt. Detta händer oftare än du tror för Excel- och Word-användare.
Jag skrev nyligen en artikel om hur man använder sammanfattningsfunktioner i Excel för att enkelt sammanfatta stora mängder data, men den artikeln tog hänsyn till all data på kalkylbladet. Tänk om du bara vill titta på en delmängd av data och sammanfatta delmängden av data.
Letar du efter ett sätt att spåra ändringar som görs i ett Excel-kalkylblad. Det finns många fall där du måste distribuera en fil till flera personer och hålla reda på vilka ändringar som gjordes.
Att uppmana till handuppräckning i ett personligt möte är ett enkelt och snabbt sätt att mäta känslan i rummet. Bara för att alla dina möten är online nu betyder det inte att du inte kan åstadkomma samma sak.
De tre vanligaste formlerna i Excel som utför enkla matematiska beräkningar är COUNT, SUMMA och AVERAGE. Oavsett om du hanterar en ekonomisk budget i Excel eller helt enkelt håller reda på din nästa semester, har du förmodligen använt någon av dessa funktioner tidigare.
Om du använder Excel mycket har du förmodligen stött på en situation där du har ett namn i en enda cell och du behöver dela upp namnet i olika celler. Detta är ett mycket vanligt problem i Excel och du kan förmodligen göra en Google-sökning och ladda ner 100 olika makron skrivna av olika personer för att göra det åt dig.
Det finns många gånger när jag behöver inkludera några enkla databeräkningar i ett Word-dokument och en tabell är det bästa alternativet. Du kan alltid försöka infoga ett helt Excel-kalkylblad i ditt Word-dokument, men det är överdrivet ibland.
Om samma Microsoft Office-app har olika funktioner på olika enheter beror det troligen på att de är olika versioner. Vissa tillägg och mallar från tredje part har också funktioner som bara fungerar i specifika Office-versioner.
Möjligheten att spåra ändringar i ordbehandlingsdokument var en nyhet som förändrade spelet. Microsoft Word låg i spetsen för detta framsteg, och användare av Word har utnyttjat funktionen sedan dess.
Att använda en rullgardinslista i Excel kan avsevärt minska tiden det kan ta att mata in data i ett kalkylblad. Tack och lov är det väldigt enkelt att skapa en rullgardinslista i Excel.
Lär dig hur du tar bort Yahoo Search som en oönskad sökmotor i Chrome, med effektiva metoder för att återställa dina webbläsarinställningar.
Lär dig att effektivt organisera och hantera dina bokmärken i Google Chrome för att lättare hitta det du behöver.
Lär dig hur du gör ditt Facebook-konto privat för att skydda din information.
Att hantera en grupp på Facebook kan vara utmanande. Denna guide hjälper dig att effektivt lägga till eller ta bort administratörer och moderatorer, vilket snabbar upp hanteringen av din Facebook-grupp.
Lär dig hur du enkelt ser dina sparade lösenord i Chrome, Opera, Edge och Firefox. Vi ger dig en steg-för-steg-guide för att hantera dina lösenord effektivt.
Upptäck hur du effektivt använder Signal-appen för att hålla dina konversationer säkra. Denna guide inkluderar användbara tips och tricks för bästa upplevelsen av den säkra meddelandeappen Signal.
I den här guiden visar du exakt hur du kan blockera Facebook från att komma åt dina foton och skydda din integritet.
Lösenordet till ditt Google-konto är inkörsporten till alla Google-tjänster. Lär dig hur du enkelt ändrar eller återställer lösenordet för att skydda dina personuppgifter.
Försöker du kontakta Facebook för hjälp eller support? Här är de bästa sätten att nå ut till Facebooks supportteam.
Även om Google Maps inte stöder radiefunktionen, kan du använda alternativa onlinekarttjänster för att enkelt rita en radie runt en plats.
