Vill du skicka ett massmail? Så här skapar du e-postsammanslagningar i Publisher

Att skicka ett massmail brukade vara en tidskrävande process, men Microsoft Publisher gör det enkelt. Här är hur.

Skapa din utgivarfil och gå sedan till utskick-menyn och välj alternativet för sammanfogning av e-post .

Öppna det första steget i guiden för att välja mottagare eller för att skapa en ny lista med mottagare

Välj de anpassade fält som ska infogas i din utgivarfil

Välj vem du ska skicka massmailet till och lägg sedan till ett ämne eller bifoga filer

Om du äger ett litet företag är en av de mest användbara sakerna att skicka massmail till potentiella kunder eller klienter. Tjänster som Mailchimp erbjuder möjlighet till massmarknadsföring via e-post men till ett extra pris. Du kan också vanligtvis skicka ut mass-e-postmeddelanden och marknadsföringsmaterial genom att använda funktionerna för sammankoppling av e-post i Outlook eller Microsoft Word.

Microsoft Publisher låter dig dock skapa mycket mer professionella och snygga mass-e-postmeddelanden eller nyhetsbrev. Vi fördjupar oss fortfarande i funktionerna i var och en av Office-apparna och idag visar vi dig hur du kan skapa en e-postsammanfogning med ett professionellt utseende med Publisher utan extra kostnad med din Office 365-prenumeration.

Starta Publisher och gå till utskick-menyn

För att komma igång kan du skapa din egen förlagsfil från början med alternativet Blank 8,5 x 11" eller genom att använda en av mallarna. Om du inte är säker på hur du ska börja kan du söka efter onlinemallar från den nya filen sida Ett trevligt förslag för att börja med ett massmail är mallen "nyhetsbrev", som har många områden med texter och bilder som du kan byta ut eller anpassa med ditt eget företagsmaterial.

När du har anpassat din fil eller mall med din egen företagsinformation kan du gå till menyn längst upp. Därifrån vill du välja alternativet Utskick . Du bör då se ett alternativ till vänster för  E-postsammanfogning. Du vill klicka på nedåtpilen bredvid den och välja  Steg-för-steg-guiden. 

Välj dina mottagaralternativ

Från guiden ser du en lista med alternativ och en förklaring om hur processen för en e-postsammanslagning fungerar. För det här första steget bör du vara uppmärksam på Skapa mottagarlista. Därifrån kan du antingen använda en befintlig lista med kontakter , välja dina kontakter från Outlook, eller välja att t yp ut en ny lista . Vanligtvis är det bäst att välja kontakter från Outlook, som redan kommer att vara hem för de flesta som du vill kontakta. Om du väljer det kan du välja välj en lista med kontakter och välja dina kontakter, och sedan hoppa till nästa steg.

Annars kan du välja att skriva ut en ny lista. som vi är här. För att göra det kan du gå tillbaka till fliken Utskick och klicka på Välj mottagare och välj sedan Skriv en ny lista. När namnen och den personliga informationen har skrivits ut kan du sedan hitta en plats för att spara adresslistan och klicka på OK, följt av  Ja och sedan Ja för att ha den till hands för framtida referens.

Förbered ditt dokument för e-postsammanfogningen

Nästa upp kan du gå tillbaka till e-postsammanfogningsguiden genom att klicka på den från menyfliksområdet överst. I guiden vill du se till att din kontaktlista är vald. Om det inte är det kan du gå tillbaka ett steg och klicka på Redigera mottagarlista.  Därifrån kan du sedan klicka under Välj en befintlig lista för att ladda upp listan som du tidigare har skapat.

När du har valt det kan du gå till steg 2 genom att klicka dig igenom guiden. Du måste förbereda ditt dokument för e-postsammanfogningen. Som en del av processen kommer du att se en lista med alternativ som visas i guiden, inklusive namn, nummer och e-postadresser och annan typ av information. Var noga med att placera markören där dessa behövs i dokumentet och klicka sedan för att infoga. I vårt fall går vi bara på namnet. eller adress. Det finns alternativ för några personliga länkar, såväl som bilder, men vi kommer inte att beröra dem.

Gör dig redo att skicka ditt massmejl

När du har angett klart fält i fältet Utgivare är det dags att skicka det e-postmeddelandet! Du kommer att se ett alternativ för att förhandsgranska e-postmeddelandet, bara för att se till att det är rätt. Du kommer också att märka att det kommer en varning om det finns potentiella problem. Du kan klicka på detta för att korrigera. Annars kan du bara klicka på Skicka e-post för att fortsätta.

Från popup-rutan, se till att klicka på  Till och rulla nedåt och välj alternativet E-postadress  från listan. Du kan sedan skriva in ditt eget ämne. För ultimat anpassning kan du också klicka på Alternativ och välja CC, BCC och ange prioritet för e-postmeddelandet. Du kan också bifoga filer.

När du är nöjd kan du trycka på  Skicka för att skicka ditt meddelande. Publisher kommer att varna dig om vem du skickar e-postmeddelandet också, så du vill trycka på  OK för att bekräfta. När du gör det kommer ditt mass-e-postmeddelande att skickas.

Hur kommer du att utnyttja kraften i Microsoft Publisher?

Även om vi har förklarat hur du kan använda Microsoft Publisher för att skicka massmeddelanden eller nyhetsbrev, finns det många andra användningsområden för det. Denna Office 365-applikation är utmärkt för att skapa tackkort, födelsedagskort, banderoller, affischer, etiketter, visitkort och mer. Möjligheterna är oändliga, och du kan göra nästan vad som helst med Publisher för att få ditt företag att glänsa! Låt oss gärna veta hur du använder Publisher genom att lämna oss en kommentar nedan.