Så här kan IT-administratörer ta bort Office 365-konton och användare

Så här kan IT-administratörer ta bort gamla Office 365-konton och även ta bort licenser för att slippa betala för oanvända/borttagna användarkonton.

Besök Microsoft 365 Admin Center

Se till att omkopplaren Prova det nya administratörscentret är växlad på toppen

Klicka på Användare i sidofältet, välj den användare som ska tas bort och välj Ta bort användare

Gå till sidan Fakturering i Microsoft 365 Admin Center

Klicka på sidan Produkter och tjänster

Välj prenumerationen och välj sedan Lägg till/ta bort licenser för att ta bort licensen.

Närhelst någon lämnar ett jobb eller inte längre är i en organisation är det vettigt att radera deras data och ta bort dem från Office 365. Detta frigör inte bara en plats för framtida anställda utan det hindrar användaren från att gå tillbaka och komma åt sina data. Det eliminerar också att betala en extra Office 365-prenumerationsavgift för användaren. I den här guiden tar vi en titt på hur IT-administratörer kan ta bort gamla Office 365-konton.

Lite information

Innan vi går in på något ska vi nämna att detta är en guide endast för IT-administratörer. Endast personer som har Office 365 global administratörs- eller användarbehörighet för ett företag eller en skola kan ta bort användarkonton. Det är också värt att notera att en IT-administratör bara har 30 dagar på sig att återställa kontot innan användarens data raderas permanent.

Vi kommer också att nämna att även om du tar bort en Office 365-användare, kommer du fortfarande att betala för deras licens. Du måste ta det extra steget att sluta betala för licensen eller flytta den till en annan användare för att undvika att betala extra.

Om det är ett problem att förlora viktig företagsinformation finns det sätt att säkerhetskopiera en tidigare användares data om det behövs. Slutligen är det fortfarande möjligt att behålla användarens e-post, innan du raderar kontot genom att flytta e-postmeddelandet till en annan plats. IT-administratörer med Office 365-prenumerationer på företagsnivå kan också bevara postlådedata för ett borttaget Office 365-användarkonto genom att göra det till en inaktiv postlåda.

Steg 1: Ta bort en användare

Om du tar bort en användares konto som du har konverterat till en delad postlåda måste du ta en särskild hänsyn innan du tar bort en användare. Det finns också särskild hänsyn om du har ställt in vidarebefordran av e-post på kontot.

Anledningen till? När en person svarar på ett meddelande som skickats till den delade brevlådan kommer e-postmeddelandet att verka vara från den delade brevlådan och inte från den enskilda användaren. Dessutom beror vidarebefordran av e-post också på att det faktiska kontot fortfarande är aktivt och om du tar bort kontot blir brevlådan inaktiv. I dessa situationer rekommenderar Microsoft att du slutar betala för licensen istället för att ta bort kontot (vilket vi beskriver i nästa avsnitt.)

Hur som helst, för att komma igång med att ta bort ett Office 365-konto eller en användare måste du besöka Microsoft 365 Admin Center . Härifrån vill du se till att omkopplaren Prova det nya administratörscentret är växlad på toppen. Du kan sedan klicka på Användare i sidofältet, välj den användare du vill ta bort och välj Ta bort användare.

IT-administratörer med mer djupgående erfarenhet kan också ta bort många användare samtidigt med Remove-MsolUser PowerShell cmdlet. Vi kommer inte in på de tekniska aspekterna av det, men du kan läsa om det här om så önskas .

Steg 2: Sluta betala för deras licens

Återigen, att ta bort ett Office 365-konto innebär fortfarande att du kommer att betala för licensen. Du kan sluta betala för licensen genom att göra följande. Du vill först gå till sidan Fakturering i Microsoft 365 Admin Center . Sedan vill du klicka på sidan Produkter och tjänster. Du kan sedan välja prenumeration och sedan välja Lägg till/ta bort licenser för att ta bort licensen. Du kan också överlåta licensen till någon annan från samma sida om det behövs. Tänk bara på att det inte kommer att tilldelas någon automatiskt.

Andra anteckningar

Beroende på din situation kanske du inte kan ta bort motsvarande licens när du har tagit bort en Office 365-användare (i det här fallet kan du fortfarande tilldela den nu frigjorda licensen till en ny användare). Detta kommer att hända om du har köpt licenser via en partner eller volymlicens. Du kanske inte heller kan ta bort licenser om du betalar för en årlig plan eller om du är mitt i en faktureringscykel. I det här fallet kommer du inte att kunna ta bort licensen från din prenumeration förrän ditt åtagande är fullbordat. Du kan lära dig mer om att ta bort Office 365-konton från Microsoft här .