Här är våra 5 bästa tips för att ställa in Microsoft Teams

Förutom att lägga till användare, finns det mycket som en IT-administratör kan göra när han ställer in Teams. Här är en titt på några av våra toppval.

Kontrollera rollerna för teammedlem kontra teamägare

Skapa en anpassad policy i Teams

Styr meddelandeinställningar

Hantera dina användare och justera andra policyer

Ändra dina gäståtkomstfunktioner

Som IT-administratör eller ägare till ett litet företag eller en organisation, om du precis har börjat med Microsoft Teams, kanske du undrar hur tjänsten fungerar. Vi har tidigare täckt allmänna Teams-tricks och tips och även tittat på användargränssnittet , men vad händer om du just nu börjar ställa in saker och ting?

Förutom att lägga till användare, finns det mycket som en IT-administratör kan göra när han ställer in Teams. Dessa steg är viktiga för att säkerställa en Teams-upplevelse av hög kvalitet för alla dina anställda och användare. Här är en titt på några av våra toppval.

Tips 1: Kontrollera rollerna för teammedlem kontra teamägare

När du skapar ett team i Microsoft Teams för dina anställda eller användare att chatta och interagera i, vill du se till att du kontrollerar rollerna för teammedlem eller teamägare . Du vill se till att alla utom du själv (som lagägare) är inställda på en gruppmedlem för en specifik kanal.

Teammedlemmar kan inte redigera teamnamnet eller beskrivningen, kan inte ta bort teamet, kan inte ta bort den privata kanalen eller lägga till medlemmar. Lagägare hanterar samtidigt objekt för teamet. De är fria att lägga till och ta bort gäster, ändra inställningar och hantera några av de administrativa uppgifter som vi diskuterar här. Det kan inkludera att arkivera ett team, förnya ett team, tillåta användning av GIFS, lägga till gäster, ändra teambilden, ställa in teambehörigheter för kanaler, flikar och kopplingar och mer.

Du kan se alla dessa inställningar själv genom att gå till Microsoft Teams Admin Center , klicka på Teams, Hantera team och sedan klicka på Teamnamnet. Du kan sedan ändra roller genom att klicka på rollnamnet i kolumnen Roll och ändra det per användare som du tycker är lämpligt.

Tips 2: Skapa en anpassad policy i Teams

När ett team har skapats och användare har lagts till i Microsoft Teams vill du se till att du anpassar din Teams-policy . Detta låter dig ta kontroll över vad dina Teams-användare kan och inte kan göra i specifika uppgifter som att skapa privata kanaler. Du kan ändra policyer genom att gå till Microsoft Teams Admin Center, klicka på den andra ikonen från toppen för Teams och sedan klicka på Teams Policys

Som standard ser du en policy som kallas Global (Org-wide default.) Denna policy gäller för alla användare. Du kan dock skapa en användarspecifik ny policy genom att klicka på Lägg till högst upp och sedan ange ett policynamn. Du är sedan fri att välja några inställningar som gör att användare kan upptäcka privata team i sökresultat eller skapa privata kanaler. När du är klar klickar du på Spara. Du kan sedan lägga till användare till den anpassade policyn genom att markera policyn och klicka på Hantera användare. Det kan ta 24 timmar innan en ändring träder i kraft.

Tips 3: Kontrollera meddelandeinställningar

Microsoft Teams har massor av roliga saker som möjligheten att skapa GIFS och anpassade klistermärken. Men du kanske vill stänga av en del av det. Som administratör har du alla rättigheter över detta genom att besöka Microsoft Teams Admin Center och klicka på fliken Meddelandepolicyer. Det blir den sjunde från toppen om man tittar på sidofältet och ser ut som en chattbubbla.

Väl där kan du skapa eller redigera meddelandepolicyer. Tänk på Global (Org-wide default) är standardinställningen och gäller för alla användare i team. Det finns lite vitt här som du kan ändra, inklusive några av de saker vi har listat nedan.

• Ägare kan radera skickade meddelanden
• Radera skickade meddelanden
• Redigera skickade meddelanden
• Läskvitton (antingen användarkontrollerade eller på eller av för alla)
• Slå på/av privata chattar
• Använder Giphys i konversationer
• Använda memes i konversationer
• Använda klistermärken i konversationer
• URL-förhandsgranskningar
• Översätt meddelanden
• Uppslukande läsare
• Röstmeddelanden

Om du är äventyrlig kan du skapa en anpassad meddelandepolicy och slå på eller av dessa funktioner och rulla ut dem på individuell basis. Skapa bara en ny meddelandepolicy genom att klicka på + Lägg till och justera sedan dina inställningar för användaren eller gruppen av användare. När du är klar kan du klicka på namnet på policyn och tilldela användare till den genom att klicka på Hantera användare. Du kan sedan söka efter användarnamnet och klicka på Lägg till. När du är klar kan du klicka på Spara.

Tips 4: Hantera dina användare och justera andra policyer

På Teams Admin Dashboard finns det olika inställningar och policyer som du också kan justera. Dessa sträcker sig från mötespolicyer , liveevenemangsinställningar , samtalsinställningar och mer. Du kan leka med dessa som du vill och ändra dem. Mötespolicyer kommer att nås genom att klicka på kalendersektionen i sidofältet. Appinställningar kan nås genom att klicka på ikonen med de fyra rutorna, under chattikonen. Ringpolicyer kan nås genom att klicka på telefonikonen. Vi har bäddat in länkar från Microsoft på dessa policyer ovan.

Om du har justerat inställningarna som vi listade ovan, kommer du att kunna konfigurera och ändra användarna till policyerna som du tycker är lämpligt. Du kan göra detta genom att klicka på fliken Användare i Microsoft Teams administratörscenter. Det är den femte ikonen från toppen, formad som Teams logotyp. Du kan sedan klicka på bockmarkeringen bredvid användarnamnet på listan, följt av Redigera inställningar. Stäng gärna av användaren från den globala inställningen och ändra till de anpassade policyer du skapade som du tycker är lämpligt här.

Tips 5: Ändra dina gäståtkomstfunktioner

Teams har en funktion som kallas gäståtkomst, som låter personer utanför din organisation komma åt dina team och kanaler om du skickar en inbjudan till dem. Den här funktionen kan slås på eller av efter din egen vilja. Du kan också konfigurera vilka funktioner gäster har tillgång till. Det finns vippbrytare för privata samtal, möten, meddelanden, användning av GIFS och mer. Du kommer att kunna hitta dessa genom att gå till Microsoft Teams Admin Center, klicka på inställningskuggan längst ned på skärmen och sedan klicka på Gäståtkomst. 

Kolla in vår Teams-hub för mer

Det här är bara våra fem bästa val för att hantera och konfigurera Microsoft Teams. Om du funderar på att dela artiklar med dina Teams-användare, har vi dig täckt. Vi har gått igenom en mängd olika ämnen, allt från  videokonferenstips , chattkommandon , gå med i möten och mycket mer. Gå över till vårt Teams-nav för allt du behöver veta och håll koll på Blog.WebTech360 när vi fortsätter att dyka djupare in i Microsoft Teams.