Leder du efter en måde at spore ændringer foretaget i et Excel-regneark? Der er mange tilfælde, hvor du skal distribuere en fil til flere personer og holde styr på, hvilke ændringer der blev foretaget. Du vil måske spore, hvornår ændringen blev foretaget, hvem der lavede ændringen, hvilken celle ændringen fandt sted i, og hvilke data der blev ændret.
Excel har indbyggede sporingsfunktioner, der kan håndtere alle ovenstående sager. Du kan nemt gennemgå alle ændringerne direkte på arbejdsarket, og du kan også acceptere eller afvise hver ændring. Der er et par punkter at huske om sporingsfunktionerne i Excel:
Indholdsfortegnelse
- Aktivering af sporing
- Konfigurer sporing
- Visning af ændringer
1. Aktivering af sporing betyder ikke, at du kan vende regnearket tilbage i tiden til en tidligere tilstand ved at fortryde ændringerne. Det er dybest set en logfil, der registrerer alt, og det er det. Du kan manuelt gå og se, hvilke data der blev slettet eller tilføjet, men du skal selv foretage ændringerne i regnearket.
2. At slå sporing til betyder ikke, at hver eneste ændring, du foretager, bliver registreret. Alle data, der er gemt i en celle, spores, men andre ændringer som formatering er det ikke. Andre ændringer, der ikke spores, omfatter skjulning/fremvisning af rækker og kolonner, kommentarer og celleværdier, der ændres på grund af en formelgenberegning.
3. Ændringshistorik opbevares som standard kun i 30 dage. Hvis du foretager ændringer i et Excel-regneark og derefter åbner projektmappen igen 45 dage senere, vil du kunne se ændringshistorikken for alle 45 dage, indtil du lukker projektmappen. Når du lukker den, vil enhver ændringshistorik, der er ældre end 30 dage, være væk. Det betyder, at næste gang du åbner det, vil du ikke kunne se den ændring, du havde foretaget 45 dage tidligere.
4. Når du slår sporing til, bliver projektmappen en delt projektmappe. Det betyder, at flere brugere vil foretage ændringer i dokumentet.
Nu hvor du ved noget grundlæggende om, hvordan sporing fungerer i Excel, lad os tale om, hvordan du aktiverer det, ændrer indstillinger og holder styr på ændringer!
Aktivering af sporing
Lad os gå videre og slå sporing til først. Åbn Excel, og klik på fanen Gennemse på båndet. Yderst til højre bør du se en mulighed kaldet Spor ændringer under sektionen Ændringer .
Klik på knappen og vælg Fremhæv ændringer . Du får en dialogboks, hvor du nu skal markere indstillingen "Spor ændringer under redigering. Dette deler også din projektmappe” .
Du har flere muligheder her, herunder Hvornår , Hvem og Hvor . For Når betyder Alle , at hver ændring vil blive fremhævet. Du har også mulighed for at fremhæve ændringer fra sidste gang du gemte dokumentet, siden en bestemt dato, eller ændringer som endnu ikke er gennemgået.
Hvis du markerer Hvem , kan du vælge at spore ændringer foretaget af nogen eller ændringer foretaget af alle undtagen dig. Hvor -indstillingen giver dig mulighed for kun at spore ændringer for en bestemt del af regnearket . Bare klik på knappen til højre og vælg det celleområde, du vil holde styr på.
Endelig kan du fjerne markeringen i indstillingen Fremhæv ændringer på skærmen , hvis du ikke ønsker, at andre skal vide, at du sporer ændringer. Som standard, når du begynder at spore, og denne indstilling er valgt, vil enhver ændret celle vise en lille pil øverst til venstre for at angive, at den blev ændret.
Desuden, hvis du klikker på en ændret celle (med Fremhæv ændringer på skærmen slået til), får du et lille popup-vindue, der viser, hvad værdien blev ændret fra og ændret til og på hvilket tidspunkt. Hvis du fravælger indstillingen Fremhæv ændringer på skærmen, vises den lille sorte trekant ikke.
Så det, du for eksempel kan gøre, er at skjule ændringerne på skærmen ved ikke at markere afkrydsningsfeltet, sende din fil ud til alle, der skal lave ændringer i den, og når du får den tilbage, skal du bare gå til Track Changes og kontrollere igen kassen.
Konfigurer sporing
Det næste trin er at tage et kig på indstillingerne for sporing og justere dem, så de passer til dine behov. For at gøre dette skal du klikke på knappen Del projektmappe , der er direkte til venstre for knappen Spor ændringer . Klik på fanen Avanceret , når dialogboksen Del projektmappe dukker op.
Her kan du ændre antallet af dage for at opbevare ændringshistorik til noget andet end 30 dage. Som standard opdateres ændringer, når filen gemmes, men du kan gøre det, så det automatisk sker med få minutters mellemrum. Til sidst kan du vælge, hvordan du vil håndtere konflikter: enten ved at blive spurgt eller blot lade den sidste ændring, når du gemmer filen, vinde.
Visning af ændringer
Når du har aktiveret sporing og lavet et par ændringer, kan du klikke på knappen Spor ændringer igen, klikke på Fremhæv ændringer, og du vil bemærke, at boksen Listeændringer på et nyt ark ikke længere er nedtonet.
Tjek det, og klik på OK. Et nyt regneark kaldet Historik vil blive tilføjet, som giver dig mulighed for at se alle de ændringer, der er foretaget i den pågældende projektmappe.
På et tidspunkt skal du enten godkende eller afvise ændringerne. Du kan gennemgå alle ændringerne og derefter vælge, hvilke du vil beholde eller kassere.
Du skal blot klikke på Spor ændringer igen og vælge Accepter/afvis ændringer . Vælg mulighederne for at vælge, hvilke ændringer du vil acceptere eller afvise. Hvis du vil gennemgå alle ændringer, skal du bare lade Når markeret og sørge for, at den er indstillet til Ikke gennemgået .
Klik på OK, og Excel vil begynde at vise dig hver ændring, der blev foretaget, og give dig mulighed for at acceptere eller afvise . Du kan også acceptere alle eller afvise alle ændringer, hvis du vil.
Hvis du afviser en ændring, vil den straks vende tilbage til det, der oprindeligt var i den pågældende celle. Det er værd at bemærke, at hvis en anden celle refererer til indholdet af den afviste celle, vil denne værdi også ændre sig, n��r den refererede celleværdi vender tilbage. Dette kan få formler til at bryde osv., så vær forsigtig.
Det er det! Nu kan du nemt spore eventuelle ændringer i dit Excel-regneark ved at bruge denne indbyggede funktion. Hvis du har spørgsmål, så skriv en kommentar. God fornøjelse!
Sådan slår du sporændringer fra
Når du er færdig med gennemgangen og ikke vil fortsætte med at spore ændringer, der er foretaget i projektmappen, skal du deaktivere funktionen Spor ændringer.
-
Gå til fanen Gennemse , og vælg Spor ændringer > Fremhæv ændringer .
-
Fjern alle afkrydsningsfelterne i dialogboksen Fremhæv ændringer .
-
Vælg OK .