Brevfletning er en Microsoft Word-funktion, der hjælper dig med at strømline oprettelse af personlige breve, etiketter, konvolutter, e-mails og en mappe. Da brevfletning ikke er blandt de mest brugte MS Word-funktioner, ved nogle brugere muligvis ikke, hvordan man laver brevfletning i Word for at oprette breve, etiketter og konvolutter.
Hvis du forsøger at spare tid brugt på manuelt at tilpasse hvert brev, etiket eller andre dokumenter, kan brevfletning være praktisk. Selvom du aldrig har prøvet at oprette et brevfletningsbrev, er processen ret ligetil, og vi leder dig gennem hvert trin nedenfor.
Sådan opretter du brevfletningsbreve
Microsoft Word har en guide, der leder dig gennem oprettelse af brevfletningsbreve . Guiden vil bede om det brev, du gerne vil bruge, og modtagerne af brevet undervejs, så sørg for, at du har en liste over modtagere klar til at indsætte. Hvis du ikke gør det, no biggie, kan du altid tilføje en liste over modtagere manuelt.
- Åbn et Word-dokument og skriv din besked. Udelad de personlige elementer (f.eks. titel, navn, by osv.). Indtil videre kan du bare efterlade et tomt rum til, hvor du vil indsætte disse elementer, som sådan:
- Når din skabelon er klar, skal du vælge Forsendelser > Start brevfletning > Trin-for-trin Mail Merge Wizard fra det øverste bånd.
- En ny rude vises langs højre kant af dit MS Word-vindue. Dette er guiden, der vil lede dig gennem processen. Som et første trin skal du vælge den type dokument, du arbejder på. Vælg Bogstaver , og vælg Næste: Startdokument .
- Du skal vælge det dokument, du vil bruge til brevfletning i det næste.
Hvis du allerede har indtastet noget indhold til dit brev, skal du vælge Brug det aktuelle dokument .
Hvis du vil bruge en skabelon, der er klar til brug, skal du vælge Start fra en skabelon. Når du har valgt et startdokument, skal du klikke på Vælg modtagere .
- Det næste trin er at vælge modtagere. Forudsat at du har et Excel-ark udfyldt med modtagerdataene, kan du importere dataene ved at vælge indstillingen Brug en eksisterende fil og vælge Gennemse fra det efterfølgende afsnit.
Naviger til arket, der indeholder listen over modtagere ved hjælp af stifinderen, vælg arket, og vælg Åbn .
Når du vælger arket, vil du se vinduet Vælg tabel . Vælg den eller de relevante tabeller. Sørg for at markere afkrydsningsfeltet ud for teksten Første række af data indeholder kolonneoverskrifter , hvis det er sandt for dine data, og vælg OK .
Dernæst vil du se listen over modtagere, som Word vil bruge i din fletning. Hvis alt ser godt ud, skal du vælge OK .
Når du har tilføjet Excel-arket, skal du vælge Næste: Skriv dit brev .
- Du er nu klar til at tilføje pladsholdere i dit brev. Bring markøren til det sted, hvor du vil tilføje pladsholderen, og vælg Flere elementer fra brevfletningsruden.
Dialogboksen Indsæt fletfelt åbnes, hvorfra du kan vælge den relevante pladsholder og vælge Indsæt for at tilføje den til dit brev.
- Når du har indsat alle flettefelter, skal du vælge Næste: Se forhåndsvisning af dine bogstaver .
Dette vil vise dig en forhåndsvisning af alle breve genereret med brevfletning. Du kan bruge pileknapperne i brevfletningsruden til at skifte forhåndsvisning af breve.
- Vælg Næste: Fuldfør fletningen . I det efterfølgende trin skal du vælge enten Udskriv (hvis du vil udskrive alle bogstaver) eller Rediger individuelle bogstaver > Alle (hvis du vil flette bogstaverne til et enkelt dokument).
Sådan opretter du brevfletningsetiketter
Det er altid en god idé at samle din mailingliste overskueligt i et Excel-ark, så du ikke bliver svimmel, når du har brug for nogens mailingoplysninger. Men hvis du vil udskrive etiketterne, vil din Excel-arkkompilering ikke klippe det. I stedet skal du oprette brevfletningsetiketter på MS Word.
- Hvis du allerede har et Excel-ark med adresseoplysninger, kan du springe over til næste trin. Hvis ikke, så organiser din postliste på et Excel-ark. Tilføj nogle overskrifter (Fornavn, Efternavn, Adresse osv.) og få din liste sorteret.
- Skift over til MS Word. Brug guiden til at oprette etiketter. Åbn et tomt dokument, og vælg Forsendelser > Vælg brevfletning > Trin-for-trin Mail Merge Wizard .
- Vælg Etiketter og derefter Næste: Startdokument .
- På det næste skærmbillede skal du vælge Skift dokumentlayout . Vælg derefter etiketindstillinger for at indstille dit produktnummer og mærke.
Når du har valgt OK , vil du se etiketterne skitseret på dit dokument. Hvis du ikke gør det, skal du gå til Tabeldesign > Kanter og vælge Vis gitterlinjer.
- Gå tilbage til fanen Forsendelser i MS Word, og vælg Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste.
Naviger til Excel-filen, der indeholder postlisten. Vælg filen, og vælg Åbn .
- Du vil se vinduet Vælg tabel . Hvis du har flere ark i din projektmappe, kan du se mere end ét element her. Vælg den, der indeholder din postliste. Marker afkrydsningsfeltet ud for teksten Første række af data indeholder kolonneoverskrifter, og vælg OK .
- MS Word importerer postlisten. Vælg Adresseblok . Se forhåndsvisningen til højre.
Hvis det ikke ser ud, som du vil have det, skal du vælge Match felter. Sørg for, at alle detaljer svarer til en passende overskrift fra dit regneark, og vælg OK .
Se på forhåndsvisningen igen. Hvis det ser godt ud, skal du vælge OK .
- Du vil nu se > i etiketten. Gå til Forsendelser > Opdater etiketter for at tilføje > til alle etiketter.
- Etiketterne er nu klar til at blive flettet. Gå til Forsendelser > Afslut og flet > Rediger individuelle dokumenter .
Du vil se et lille vindue, der popper op. Vælg Alle og derefter OK .
- Du vil nu se alle dine etiketter slået sammen.
Sådan opretter du brevfletningskonvolutter
Oprettelse af brevfletningskonvolutter er for det meste det samme som for etiketter, men med nogle få justeringer.
Igen skal du klikke på Forsendelser > Start brevfletning > Trin-for-trin Mail Merge Wizard , men denne gang skal du vælge Konvolutter og derefter vælge Næste: Startdokument fra bunden.
- Du bliver bedt om at vælge et startdokument. Vælg Konvolutindstillinger for at vælge konvolutstørrelse og placering af leverings-/returadressen (se næste trin), og vælg Næste: Vælg modtagere .
- Når du vælger Konvolutindstillinger , vil du se et lille vindue, der popper op. Vælg din foretrukne konvolutstørrelse og vælg skrifttype og placering for levering og returadresse.
- Det næste trin i guiden er at vælge modtagere. Vælg Brug en eksisterende liste (forudsat at du allerede har et Excel-ark, der indeholder modtagerdataene), og vælg Gennemse for at søge efter filen . Vælg den relevante fil og klik på Næste: Arranger din konvolut .
- På din næste skærm skal du vælge Adresseblok , se på forhåndsvisningen for at sikre, at den ser ud, som du vil have den til, og vælg OK .
Du vil nu se > vises på konvolutten.
- Vælg Næste: Se forhåndsvisning af dine konvolutter . Du vil se det samme eksempel, som du så i det forrige trin, men på dit dokument. Du kan bruge pileknapperne i guideruden til at skifte mellem konvolutter.
Dine konvolutter er nu klar til at blive flettet sammen. Vælg Næste: Fuldfør fletningen .
- På det følgende skærmbillede vil du se en mulighed for at redigere individuelle konvolutter . Vælg det, vælg Alle for at flette alle poster, og vælg OK .
Du vil nu se alle konvolutter slået sammen til et enkelt dokument.
Masseudskrivning og e-mails gjort nemt
Brug af brevfletning kan spare dig for en masse tid, du ellers ville bruge på at tilpasse dine breve, etiketter eller konvolutter. Det er dog ikke alt, du kan gøre med MS Word. Du kan også oprette lykønskningskort , hæfter og kartotekskort .
Brevfletning har eksisteret i et stykke tid, men hvis du ønsker at gøre dine processer effektive, introducerede Microsoft Office 2019 nogle smarte funktioner, du måske vil se på.