Gantt-diagrammer er en populær måde at holde styr på projekter på, især for teams, der skal have varigheden af en opgave i tankerne. Ved at bruge et Gantt-diagram effektivt, kan du sikre dig, at forskellige opgaver ikke forstyrrer hinanden, og endda bestemme, hvornår en skal afsluttes, så en anden kan starte.
Der er flere måder at lave Gantt-diagrammer på, men i denne artikel viser vi dig, hvordan du laver et i et program, som du sandsynligvis har tilgængeligt: Microsoft Excel. Selvom det sandsynligvis ikke vil overgå skræddersyet software, når du håndterer et stort antal opgaver, er det til små projekter et perfekt alternativ.
Sådan opretter du Gantt-diagrammer i Microsoft Excel
Det gode ved at oprette et Gantt-diagram i Excel er, at du sandsynligvis allerede ejer en kopi af regnearket og ved, hvordan du bruger det. Hvis ikke, anbefaler vi, at du tjekker vores Excel-tutorial . De seneste versioner af Microsoft Excel (vi bruger Office Online til denne guide, selvom du også kan få Office 365 gratis ) har en Gantt-skabelon inkluderet, så lad os tage et hurtigt kig på det, før vi viser dig, hvordan du laver din egen .
Microsoft Excel Gantt skabelon
Før du begynder at bygge et diagram fra bunden, skal du være opmærksom på, at der er en Gantt-skabelon inkluderet i Excel. Hvis du bruger Office Online, er det en af de tilgængelige projektmapper på Excels startskærm
Gantt-diagramskabelonen er ret god. Du kan indtaste dine data i en tabel, som derefter automatisk eksporterer dataene til et omvendt søjlediagram. Vi anbefaler at rode lidt med det for at se, hvad der er muligt med Excel Gantt-diagrammer. Skabelonen er dog lidt ufleksibel, så hvis den ikke virker for dig, bliver du nødt til at bygge dine Gantt-diagrammer fra bunden.
Lav dit eget Gantt-diagram
- Hvis du vil have, at tingene skal være præcis, som du kan lide, skal du starte med en tom projektmappe. For at gøre det skal du vælge knappen ny tom projektmappe fra den øverste bjælke - den er helt til venstre - og vente på, at den indlæses. Når det er gjort, vil du blive præsenteret for et tomt regneark.
- Før du kan lave Gantt-diagrammet, skal du sammensætte nogle data. Til illustrationsformål foregiver vi, at vi har fem opgaver og nummererer dem fra 1 til 5. De går ind i kolonne A. I kolonne B skal du tilføje nogle fiktive startdatoer fire opgaverne - sørg for, at cellerne er indstillet til at acceptere datoer. Til sidst skal du i kolonne C angive varigheden af hver opgave i dage.
Hvis du vil, kan du også tilføje en slutdato i kolonne C, derefter trække datoerne automatisk fra og få den resulterende varighed vist i kolonne D. Men kun for at opsætte Gantt-diagrammet er startdatoen og varigheden nok.
- Med datoerne klar, er næste trin at oprette et stablet diagram baseret på startdatoen for vores opgaver. Til det skal du vælge alle data i tabellen, fra A1 til C6, og derefter vælge indsæt øverst på siden (læs alt om at lave diagrammer i Excel ).
- Værktøjslinjen vil skifte til en række grafindstillinger, du skal gå til de grafiske muligheder og klikke på pil ned. En lang liste af muligheder vises, under søjler vælg stablet søjle . Sørg for ikke at vælge den, der hedder 100% stablet bar, da det ikke virker.
- Microsoft Excel vil begynde at arbejde, og et nyt diagram vil dukke op midt på skærmen. Dette er begyndelsen på dit Gantt-diagram, selvom du ikke er der endnu.
- For det første skal du sandsynligvis ændre størrelsen på vinduet (det gjorde vi allerede i ovenstående eksempel), og derefter omdøbe diagrammet ved at klikke på diagrammets titelboks . Mens du er i gang,. Fjern også forklaringen nederst på diagrammet - hvor der står startdato og varighed - ved at vælge den og trykke på Delete - tasten på dit tastatur.
- Dernæst skal du omarrangere diagrammet. Lige nu er opgave 5 øverst og opgave 1 nederst, og det skal være præcis omvendt. For at rette op på det, højreklik hvor som helst på diagrammet og vælg Formater i dialogboksen, der vises.
- En ny proceslinje åbnes i højre side af din skærm, kaldet "Chart". Vælg Lodret akse blandt alle mulighederne .
- I menuen, der foldes ud, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for indstillingen, der siger kategorier i omvendt rækkefølge . Det burde placere opgave 1 øverst i diagrammet.
- Når dette er gjort, er der kun ét trin tilbage, nemlig at fjerne den blå del - som repræsenterer startdatoen - af søjlen fra diagrammet. I et Gantt-diagram bekymrer du dig jo kun om varigheden af opgaver; den blå bjælke er lige i vejen.
- For at slippe af med det, højreklik på en af de blå bjælker. En anden formatboks vil poppe op; klik på den. Endnu en gang vil du have den højre rude åben. Denne gang skal vi dog klikke på posten for serien "Startdato."
- I denne menu skal du klikke på punktet, der siger Fyld , derefter på den store farvemenu, der dukker op, gå helt til bunden og vælg Ingen fyld .
Med det er dit Gantt-diagram færdigt. De orange felter (du kan omfarve dem ved hjælp af udfyldningskommandoen, hvis du vil) viser, når der arbejdes på en bestemt opgave.
Gantt-diagrammer i Excel
Det burde være nok til at få dig i gang med at lave dine egne Gantt-diagrammer. Selvom de skabeloner, som Excel tilbyder - for ikke at nævne skræddersyet projektstyringssoftware - sandsynligvis er en bedre mulighed, hvis du planlægger at styre mange opgaver, kan det være bedre at bruge en hjemmebryggningsmulighed som ovenfor, hvis du holder styr på et lille antal opgaver eller ønsker at tilføje en let smag til præsentationer.