Tekstbehandlingsprogrammer er kommet langt siden begyndelsen af 1980'erne, da Microsoft første gang udgav Microsoft Word til MS-DOS. Dens banebrydende funktion var, at den var designet til at blive brugt med en mus. Nutidens versioner af Microsoft Word indeholder funktioner, som brugerne ikke engang kunne forestille sig dengang, herunder at bruge Microsoft Words AutoText-funktion for at skabe indhold hurtigere og med færre fejl.
Hvis du bruger Word meget, er der sandsynlighed for, at der er sætninger, tekstblokke eller grafik, som du bruger ofte. Words Autokorrektur og AutoTekst-funktioner er lavet til at hjælpe dig med at indsætte disse gentagne indtastninger hurtigt, hvilket sparer dig tid. Eksempler kan være at tilføje din underskrift i slutningen af et brev eller indsætte kedelsprog i dokumenter som kontrakter eller anmodninger om forslag.

Forskellen mellem autokorrektur og autotekst
I Microsoft Word giver Autokorrektur dig mulighed for at oprette genanvendelige tekstuddrag - op til 255 tegn. Disse uddrag er så tilgængelige for dig, ikke kun i Word, men også i alle dine Office-apps som Outlook og PowerPoint .
AutoText er på den anden side meget mere robust. Det er lavet til at styre meget større tekstblokke. Autotekstposter, som du opretter, gemmes med din Word-skabelon og er ikke tilgængelige i de andre Office-apps, du bruger. Både Autokorrektur og Autotekst er tilgængelige i desktop- og onlineversionerne af Microsoft Word.
Sådan opretter og bruger du autokorrektur
For at konfigurere og bruge en autokorrektur, skal du åbne et dokument med tekst, du vil konvertere til et genanvendeligt uddrag. I eksemplet nedenfor konfigurerer vi Autokorrektur til at indsætte en kort tekstblok, når vi skriver -123 .
- Vælg op til 255 tegn tekst, som du vil genbruge, ved at skrive en kort serie af tegn.

- Gå til Filer > Indstillinger > Korrektur , og vælg knappen Autokorrekturindstillinger .

- Sørg for, at afkrydsningsfeltet Erstat tekst, mens du skriver , er markeret.

- Dernæst, i sektionen Erstat , skal du skrive de tegn, du ønsker at blive erstattet med den tekstblok, du valgte i trin 1. I dette tilfælde bruger vi tegnene -123 . Den tekst, du valgte i trin 1, vises under Med .

- Til sidst skal du vælge Tilføj , derefter OK og derefter OK igen.
Brug af en autokorrekturpost
Nu, for at bruge den autokorrektur, du oprettede ved at følge trinene ovenfor, skal du bare skrive -123 i dit Word-dokument, og disse tegn vil blive erstattet med den tekstblok, du valgte i trin 1.
Sådan opretter og bruger du autotekst
Hvis du automatisk vil indsætte tekstblokke, der er længere end 255 tegn, eller som indeholder billeder, skal du bruge AutoTekst i stedet for Autokorrektur.
Oprettelse af en ny autotekstindgang
Begynd igen med at åbne et dokument, der har den tekst, du vil lave om til et genanvendeligt uddrag.
- Vælg den tekstblok, inklusive billeder, du vil konvertere til en autotekstpost.

- Tryk på Alt + F3 . Det vil starte en dialogboks Opret ny byggeblok , hvor du har et par muligheder.
- Udfyld oplysningerne, og sørg for at inkludere et unikt navn og beskrivelse.

- Vælg OK .
Brug af en Microsoft Word AutoText Entry
For nu at bruge den autotekstpost, du lige har oprettet, skal du følge disse trin.
- Vælg fanen Indsæt på værktøjslinjen.
- Vælg Quick Parts og derefter AutoText .
- Vælg den autotekstpost, du ønsker, og den vil blive indsat i dit Word-dokument.

Brug af en autotekstindtastning via autokorrektur
Alternativt kan du indsætte den autotekstpost, du har oprettet, ved at skrive navnet på posten. Denne metode bruger i det væsentlige Autokorrektur-funktionen. For eksempel, ved at bruge AutoText-indgangen ovenfor, kan du begynde at skrive "Udnyt agile rammer", og du vil se et værktøjstip, der siger, "(Tryk ENTER for at indsætte)."

Når du trykker på Enter , indsættes den fulde autotekstblok i dit dokument.

Hvis du ikke kan se "(Tryk ENTER for at indsætte)" værktøjstip, skal du aktivere Vis autofuldførelsesforslag . Du kan gøre det ved at gå til Filer > Indstillinger > Avanceret og markere afkrydsningsfeltet ud for Vis forslag til autofuldførelse .

Tilføjelse af en autotekstindgang til værktøjslinjen Hurtig adgang
Hvis du vil skære ned på antallet af handlinger, du skal udføre for at indsætte Microsoft Word AutoText, kan du tilføje posten til værktøjslinjen Hurtig adgang.
- Vælg rullemenuen Hurtig adgang på værktøjslinjen , og vælg Flere kommandoer .

- Vælg Alle kommandoer i rullemenuen Vælg kommandoer fra .

- Find AutoText på listen til venstre, og vælg knappen Tilføj for at tilføje den til listen til højre.

- Vælg OK .
- Nu vil du se, at en AutoText-knap er blevet tilføjet til værktøjslinjen Hurtig adgang.

- For at indsætte en autotekstpost skal du vælge knappen Autotekst og derefter vælge den autotekstpost du vil indsætte i dit dokument.

Brug af en autotekstindtastning via en genvej
En anden måde at indsætte en AutoText-indgang på er ved at oprette en tastaturgenvej.
- Højreklik hvor som helst på værktøjslinjens bånd, og vælg Tilpas båndet...

- Vælg knappen Tilpas nederst i dialogboksen.
- Vælg Byggeklodser på listen Kategorier til venstre .
- På listen Building Blocks til højre skal du vælge den byggeblok, som du vil oprette en tastaturgenvej til.
- Placer din markør i feltet Tryk på ny genvejstast , og skriv den tastaturgenvej, du vil bruge. I eksemplet nedenfor bruger vi Alt + Ctrl + Shift + L som tastaturgenvej.

- Vælg knappen Tildel .
- Vælg Luk og derefter OK .
- Nu, når du er tilbage i dit Word-dokument, kan du bruge den tastaturgenvej, du lige har oprettet, til at indsætte AutoText-posten.
Bliv smartere og hurtigere med de tricks, du har lært
Selvom du ikke virkelig er en detaljeorienteret person, vil tipsene ovenfor få det til at virke som om du er det! Du sparer tid og laver færre fejl, når du opretter et Word-dokument, hvis du benytter dig af disse funktioner. Hvis du vil, kan du tage det et skridt videre og oprette nogle makroer i Word til enhver række af handlinger, du udfører gentagne gange.